全員化檔案在職教育培訓(xùn)相關(guān)影響因素以及機(jī)制分析

郭燕

摘要：中國是一個(gè)人口眾多的國家，在世界上中國的人口數(shù)量居于第一位，中國的人口檔案也是如此，中國的檔案數(shù)量也是世界上非常多的國家，不計(jì)算檔案數(shù)量，只是在檔案的管理中，管理人員就已經(jīng)是數(shù)以百萬計(jì)。在我國現(xiàn)階段檔案管理中，不能完全依賴于專業(yè)檔案人員的管理，全員化檔案在職教育培訓(xùn)已經(jīng)開始，并且顯得尤為重要。對現(xiàn)階段我國的檔案管理研究表明，全員化檔案在職教育是非常必要的，并且是具有非常大的可行性的。但是，我國的全員化檔案在職教育卻受到很多原因的影響，阻礙其發(fā)展，分析產(chǎn)生阻礙的原因，在此基礎(chǔ)上，對全員化檔案在職教育培訓(xùn)進(jìn)行深刻的探究，研究出合理的全員化檔案在職教育培訓(xùn)的機(jī)制，找到正確的思路，構(gòu)建出一個(gè)適合的框架。

關(guān)鍵詞：全員化；檔案在職教育培訓(xùn)；影響因素；機(jī)制

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-5349（2016）05-0243-02

面對眾多的檔案需要被管理的現(xiàn)狀，我們可以預(yù)見全員化檔案在職教育培訓(xùn)的巨大發(fā)展空間和市場空間。全員化檔案在職教育培訓(xùn)在我國的發(fā)展歷史較為短暫，但是必要性卻要求我們能夠盡快建立有效的機(jī)制促進(jìn)它的發(fā)展。全員化檔案教育培訓(xùn)隨著檔案數(shù)量的與日俱增，它的良好的較快的發(fā)展已經(jīng)不容忽視。

一、檔案在職教育培訓(xùn)概況

（一）檔案在職教育培訓(xùn)含義

檔案教育培訓(xùn)是指由各級檔案管理部門實(shí)施的，對檔案工作人員的一種專業(yè)培養(yǎng)和訓(xùn)練。

（二）檔案教育培訓(xùn)的歷史回顧

20世紀(jì)40年代，檔案教育培訓(xùn)在國外興起，1951年，法國巴黎成立了正式的國際檔案講習(xí)班。過去的檔案在職教育培訓(xùn)中，理論知識和社會實(shí)踐沒有很好的處理，往往是偏重一方，輕視一方。但是隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案教育培訓(xùn)，這樣的缺點(diǎn)也正在逐步改善之中。

二、全員化檔案教育培訓(xùn)的必要性和可行性分析

（一）必要性解析

通過近些年的一些調(diào)查結(jié)果顯示，我國的檔案管理人員中有近85%的人員在學(xué)校時(shí)所學(xué)的專業(yè)并不是檔案專業(yè)，非專業(yè)出身的占據(jù)檔案管理人員的8成以上，這代表著在檔案管理中，一大部分的人在最開始的準(zhǔn)入門檻中是不具備良好的檔案管理知識的。這就要求在檔案的管理中，進(jìn)行全員化檔案在職教育培訓(xùn)是非常必要的。并且現(xiàn)在是信息化的時(shí)代，檔案的采集、維護(hù)、整理都走上了信息化的道路，這也使檔案管理人員需要具備更加高的專業(yè)知識和技術(shù)程度，適應(yīng)日益變化的檔案管理的理念和解決檔案管理中經(jīng)常遇到的難題。全員化檔案在職教育培訓(xùn)在理論知識的培養(yǎng)之外也會對實(shí)際操作技能進(jìn)行培訓(xùn)，這對于檔案管理的作用非常大。

（二）可行性分析

雖然我國的檔案管理技術(shù)不是最頂尖的水平，但是多年的檔案管理也讓我國具有非常豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和教育培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)。此外，我國也具有全員化檔案在職教育培訓(xùn)的物質(zhì)支持。改革開放以來，經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，社會日益進(jìn)步，檔案管理設(shè)施基本完善，具有檔案在職教育培訓(xùn)的條件。國家對檔案管理也愈加重視，檔案管理人員的文化水平也在不斷提高，在種種條件之下，我國的全員檔案在職教育培訓(xùn)是有著很好的可執(zhí)行條件。

三、全員化檔案教育培訓(xùn)發(fā)展緩慢原因探究

（一）重要性認(rèn)識不足

我國的檔案在職教育培訓(xùn)起步較晚，上世紀(jì)80年代，檔案教育培訓(xùn)的方式主要是在職學(xué)歷教育，直到上世紀(jì)90年代，檔案培訓(xùn)方式由在職學(xué)歷教育向著非學(xué)歷教育轉(zhuǎn)變。所以在幾十年的發(fā)展中，檔案教育培訓(xùn)雖然得到了一定的發(fā)展，但是在觀念上還是非常欠缺。許多檔案管理部門對檔案管理培訓(xùn)的重要性認(rèn)識不充足，認(rèn)為這樣的培訓(xùn)對管理的結(jié)果影響不大。管理機(jī)構(gòu)不夠重視，管理人員的重視程度也非常低，隨著檔案培訓(xùn)向非學(xué)歷教育轉(zhuǎn)變，檔案管理人員擺脫了學(xué)歷的限制，導(dǎo)致檔案管理人員在接受檔案培訓(xùn)時(shí)缺少自覺性和自主性。

（二）教育培訓(xùn)管理機(jī)構(gòu)體制不夠健全

在全員化檔案在職教育培訓(xùn)的過程中，各級檔案行政管理部門雖然成立了很多培訓(xùn)教育的機(jī)構(gòu)，但是作用并不大。首先，成立的很多培訓(xùn)教育機(jī)構(gòu)缺乏資金的支持，缺少機(jī)構(gòu)正常運(yùn)行的資金；其次，教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)雖然成立了，但是卻沒有強(qiáng)制性，這就顯得機(jī)構(gòu)的可有可無，檔案管理人員不需要必須參與培訓(xùn)，也可以繼續(xù)工作，缺少了強(qiáng)制性，也就缺少存在的作用；最后，建立的教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)沒有明確的規(guī)劃與培訓(xùn)目標(biāo)，這對于在職教育培訓(xùn)的幫助不大，使檔案管理人員并不愿意參加此類培訓(xùn)。基于以上幾點(diǎn)可以總結(jié)出，檔案培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的體質(zhì)不健全在很大程度上拖慢了全員化檔案教育培訓(xùn)的發(fā)展。

（三）教學(xué)組織管理不足

從教學(xué)的組織與管理上可以分為兩點(diǎn)，一點(diǎn)是教材方面，另一點(diǎn)是師資方面。在教材方面，我國現(xiàn)在在全員化檔案在職教育培訓(xùn)的教材選擇上，大多數(shù)的省市都沒有采用統(tǒng)一的教材，沒有規(guī)范的統(tǒng)一的教材，這就導(dǎo)致在教學(xué)中會產(chǎn)生很大的隨意性，不能夠系統(tǒng)的傳授檔案管理的知識。在師資力量方面，沒有職業(yè)的兼職教師資格培訓(xùn)的工作，而國內(nèi)一般都是兼職教師進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，兼職教師的教學(xué)水平直接影響著檔案管理培訓(xùn)的教學(xué)質(zhì)量。許多的培訓(xùn)都只是形式上的，走馬觀花式的檔案管理培訓(xùn)。

（四）社會消極因素影響

全員化檔案在職教育培訓(xùn)不應(yīng)以賺錢為目的，但是許多的檔案培訓(xùn)主管部門卻把這種培訓(xùn)當(dāng)做是增加自己利益的手段，打著培訓(xùn)的幌子，實(shí)際上卻是中飽私囊。另有一些培訓(xùn)機(jī)構(gòu)使用胡亂編制的教材進(jìn)行教學(xué)，或是聘用一些能力水平不足的教師進(jìn)行教學(xué)，這都造成了培訓(xùn)質(zhì)量不高的結(jié)果。而且這些不良的現(xiàn)象會在社會上廣泛傳播，即使是有相對優(yōu)秀的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)也會被這種不良現(xiàn)象所掩蓋，造成了非常惡劣的影響。

（五）檔案從業(yè)人員責(zé)任感不足

檔案管理人員很多都是長時(shí)間不與外界交流的工作。沒有與外界產(chǎn)生良好的溝通和交流，就無法獲得最新的消息和資料，不掌握外界的情況，易產(chǎn)生自我封閉，不愿意去學(xué)習(xí)新的知識和技能，每天只是盲目的機(jī)械的工作，沒有創(chuàng)新性也不講求效率，不思進(jìn)取、得過且過。這對全員化檔案在職教育培訓(xùn)產(chǎn)生了消極的影響。

四、全員化檔案教育培訓(xùn)機(jī)制建立

（一）提高重要性認(rèn)識

建立健全全員化檔案教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，從根本上就要讓各級檔案管理部門和檔案管理人員認(rèn)識到檔案教育培訓(xùn)的重要性。檔案教育培訓(xùn)不是單一的培訓(xùn)，這種培訓(xùn)是多樣的。從職業(yè)素養(yǎng)到職業(yè)技能再到檔案管理未來的發(fā)展，給檔案管理人員一個(gè)全方位的教育培訓(xùn)。

（二）健全培訓(xùn)保障機(jī)制

健全培訓(xùn)保障機(jī)制也可以從三個(gè)方面入手。首先，完善法律法規(guī)，在《檔案法》中添加關(guān)于檔案培訓(xùn)的法律條文，明確檔案管理部門和檔案管理人員的權(quán)利和義務(wù)；其次，設(shè)立財(cái)政專項(xiàng)預(yù)算，讓檔案管理在職教育培訓(xùn)減少個(gè)人所承擔(dān)的費(fèi)用，盡量使用財(cái)政預(yù)算的款項(xiàng)進(jìn)項(xiàng)財(cái)政支出；最后，各級檔案管理部門應(yīng)設(shè)立培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，并且各培訓(xùn)機(jī)構(gòu)應(yīng)該有有效的運(yùn)行機(jī)制，能夠有層次、有組織、有計(jì)劃的進(jìn)行培訓(xùn)工作。

（三）完善教學(xué)體系

想要建立有效的全員檔案在職教育的強(qiáng)效機(jī)制，在檔案培訓(xùn)中就要建立科學(xué)的教育體系。在教材使用方面，使用優(yōu)秀的教材進(jìn)行教學(xué)，也可以讓國家檔案局的專家編寫統(tǒng)一教材進(jìn)行使用。在師資隊(duì)伍方面，國家檔案局可以設(shè)定檔案培訓(xùn)教師的培訓(xùn)和考核機(jī)構(gòu)，讓教師持證上崗，保證自身的教學(xué)水平；檔案教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在聘請教師時(shí)也要聘請有教學(xué)能力，有經(jīng)驗(yàn)的教師進(jìn)行教學(xué)，不能為了金錢上的便宜而忽視了受檔案教育培訓(xùn)人員的利益。

（四）形成檔案從業(yè)人員的學(xué)習(xí)內(nèi)驅(qū)機(jī)制

1.抓好職業(yè)崗位責(zé)任培訓(xùn)

做好檔案管理人員的培訓(xùn)管理工作，深入開展“重新認(rèn)識”檔案工作的大討論，讓檔案管理人員清楚的認(rèn)識到自身檔案管理工作的光榮感、責(zé)任感和使命感，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)宣傳檔案工作具有的自豪感。宣傳社會主義榮辱觀的以辛勤勞動為榮的思想，讓檔案管理工作人員明白，作為檔案管理人員，自身的工作是非常光榮的。從內(nèi)部建立檔案部門的良好的學(xué)習(xí)氛圍和趕超精神，用檔案事業(yè)凝聚人心，領(lǐng)導(dǎo)堅(jiān)持正確的導(dǎo)向，把檔案部門建設(shè)成為一個(gè)自主學(xué)習(xí)的組織。

2.檔案專門人才評選

檔案管理的人員數(shù)量眾多，不可能優(yōu)秀的人就都可以被領(lǐng)導(dǎo)賞識，所以可以建立檔案專門人才的評選，可以是毛遂自薦也可以是領(lǐng)導(dǎo)推薦，用公平的手段評選出檔案管理的優(yōu)秀人才。此外，檔案管理依舊屬于技術(shù)性的工作，也可以使用評職稱的方式對優(yōu)秀人才進(jìn)行選拔。對于選拔出來的人員可以進(jìn)行免費(fèi)的技術(shù)深造，這樣從內(nèi)部進(jìn)行吸引，對于建立良好的全員化檔案在職教育培訓(xùn)是非常有利的。

（五）構(gòu)建檔案從業(yè)人員的學(xué)習(xí)引導(dǎo)機(jī)制

1.推行職業(yè)資格認(rèn)證

推行檔案管理人員的資格認(rèn)證，是檔案行業(yè)人力資源的一項(xiàng)重要舉措，也是檔案管理走向成熟的一種標(biāo)志。資格認(rèn)證可分為兩種，一種是職業(yè)準(zhǔn)入的資格，另一種是職業(yè)崗位準(zhǔn)入的資格。通過這兩種準(zhǔn)入的管理，不合格的檔案管理人員在最初就可以被篩選出來，從而減少了全員化檔案在職教育培訓(xùn)的壓力。國家檔案局應(yīng)該對檔案管理工作進(jìn)行徹底的探究，確立一個(gè)最低的檔案管理準(zhǔn)入門檻，找到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并可將這種標(biāo)準(zhǔn)納入檔案的立法范疇，做好法律保障。此外，可在國家檔案館或者各級行政機(jī)關(guān)實(shí)行崗位從業(yè)資格認(rèn)證，查看其運(yùn)行缺點(diǎn)和可行性，最后再向社會推廣。

2.考核獎(jiǎng)勵(lì)制度

建立全員化檔案在職教育培訓(xùn)機(jī)制，就要做好考核和獎(jiǎng)勵(lì)，將單位的利益與個(gè)人的利益相掛鉤，考核通過的應(yīng)當(dāng)適當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，不通過的人員也要制定相應(yīng)的懲罰，但是不可過于嚴(yán)厲，以免讓員工產(chǎn)生逆反心理。用這兩種手段讓檔案管理人員從外部感到壓力，迫使他們不得不學(xué)。

五、結(jié)語

我國的檔案管理，到現(xiàn)在只是一個(gè)開始，將來還有更長的路需要走，在這段路中我們還是要繼續(xù)探索，找到檔案管理更加高效的方法，全員化檔案在職教育培訓(xùn)是檔案管理所要走的必經(jīng)之路，也是緩解我國檔案管理壓力的一種有效的方法。發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)問題，構(gòu)建全員化檔案在職教育培訓(xùn)的有效機(jī)制，不斷探索我國檔案管理的未來發(fā)展。

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責(zé)任編輯：楊國棟