地質(zhì)檔案管理辦法探討

鐘智瓊

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地質(zhì)檔案管理辦法探討

鐘智瓊

（北京市地質(zhì)研究所，北京 100120）

地質(zhì)檔案是已完成地質(zhì)工作的憑證，要求在檔案匯交的時(shí)候?qū)ν暾赃M(jìn)行嚴(yán)格控制；地質(zhì)檔案是開(kāi)展新的地質(zhì)工作的重要參考資料，存在利用率高的特點(diǎn)；地質(zhì)檔案含有關(guān)系國(guó)土安全的涉密測(cè)繪數(shù)據(jù)，在管理中對(duì)安全保密有特殊要求。針對(duì)這些特點(diǎn)，本文為了提高地質(zhì)檔案管理水平，針對(duì)基層地勘單位在地質(zhì)檔案管理中遇到的涉密地質(zhì)資料利用安全意識(shí)薄弱問(wèn)題，以及檔案丟失和損耗率高的問(wèn)題，提出通過(guò)不同涉密級(jí)別的檔案分類(lèi)管理和完善借閱防抵賴(lài)機(jī)制，達(dá)到增強(qiáng)檔案使用者重視的目的來(lái)解決問(wèn)題；針對(duì)地質(zhì)檔案匯交完整性不高的問(wèn)題，提出引入質(zhì)量管理體系文件作為客觀證據(jù)，快速有效確定匯交范圍的方法來(lái)解決。通過(guò)地質(zhì)檔案管理辦法創(chuàng)新，更好的為地質(zhì)工作服務(wù)。

地質(zhì)檔案；防抵賴(lài)；質(zhì)量控制

0　引言

地質(zhì)檔案作為地質(zhì)工作的成果載體，是地勘單位的知識(shí)積累，也是開(kāi)展未來(lái)工作重要的信息資源。地質(zhì)檔案中的國(guó)土資源信息涉及國(guó)家安全、社會(huì)和諧，也涉及民眾安全。隨著地質(zhì)市場(chǎng)化的深入，地質(zhì)檔案作為一種特殊商品，蘊(yùn)涵商業(yè)機(jī)密，具有經(jīng)濟(jì)價(jià)值。地質(zhì)檔案由于行業(yè)特殊性，具有與普通檔案管理所不同的地方。作者在實(shí)際工作中，就地質(zhì)檔案的特殊性，從管理現(xiàn)狀、資料匯交完整度、保密安全意識(shí)等環(huán)節(jié)采取措施，切實(shí)加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理工作。

1　地質(zhì)檔案管理的特殊性

地質(zhì)檔案作為一類(lèi)專(zhuān)業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)的檔案，在管理方面有其特殊性，特點(diǎn)如下：

（1）涉密地質(zhì)檔案信息安全與利用之間存在矛盾

地質(zhì)檔案中，蘊(yùn)含著關(guān)系國(guó)土安全的涉密資料，如絕對(duì)重力資料、海洋地質(zhì)資料、部分比例尺的測(cè)繪類(lèi)資料等。地質(zhì)檔案資料管理具有政策性、機(jī)密性的要求，可分為秘密、機(jī)密、絕密三個(gè)保密等級(jí)（中華人民共和國(guó)國(guó)土資源部，2008）。在沒(méi)有嚴(yán)格的制度保證和科學(xué)的制約條件下，泄密機(jī)會(huì)增加。檔案管理員為了減少潛在的風(fēng)險(xiǎn)，在檔案利用上往往處于被動(dòng)，不愿主動(dòng)提高檔案的利用率。

然而，檔案的價(jià)值包括兩方面，一是憑證作用，二是利用價(jià)值。其中，技術(shù)參考利用價(jià)值是科技檔案最根本的屬性。在開(kāi)展新的地質(zhì)工作時(shí)，利用已有的地質(zhì)資料是地質(zhì)行業(yè)廣泛實(shí)行的方法，不論是從經(jīng)濟(jì)價(jià)值角度還是從工作效率角度，都不應(yīng)該因噎廢食，拒絕對(duì)地質(zhì)檔案的合理利用。如何在地質(zhì)檔案安全管理與合理利用之間掌握平衡，是地質(zhì)檔案工作者需要考慮的問(wèn)題。

影響涉密地質(zhì)檔案信息安全的因素主要有幾方面：

一方面，部分單位沒(méi)有有效建立防抵賴(lài)機(jī)制，整體保密意識(shí)淡薄。基層地質(zhì)單位實(shí)際工作中，通常采用以項(xiàng)目為歸檔單位，涉密地質(zhì)資料和非涉密地質(zhì)資料混合編檔，在利用的過(guò)程中，區(qū)分涉密數(shù)據(jù)成為地質(zhì)檔案管理的一大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，這造成檔案管理員在檔案的開(kāi)放利用過(guò)程中為了防止風(fēng)險(xiǎn)，有意識(shí)的拔高整件資料的密級(jí)，造成一個(gè)怪圈。表面上安全要求提高了，所有資料都按涉密資料管理。但實(shí)際上，因?yàn)榈刭|(zhì)資料數(shù)量大使用頻繁，使用者反而在潛意識(shí)里整體降低重視程度，造成“件件都是密，件件不是密”的悖論。

另一方面，地質(zhì)檔案利用過(guò)程造成檔案載體的損壞、丟失。作為基層地勘單位，地質(zhì)檔案借閱特點(diǎn)是頻率高，周期長(zhǎng)，閱讀環(huán)境相對(duì)惡劣。地質(zhì)技術(shù)人員由于工作原因，需要反復(fù)翻閱地質(zhì)資料，造成地質(zhì)資料損耗快，丟失率提高，尤其以圖件類(lèi)地質(zhì)資料表現(xiàn)更為明顯。

此外，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不安全也是地質(zhì)資料泄密的一個(gè)途徑。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，數(shù)字化的檔案信息安全保障問(wèn)題更加突出，電子檔案的安全完全依賴(lài)于單位自身的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)（陳劍，2005）。

（2）地質(zhì)檔案種類(lèi)繁多，匯交完整度低

地質(zhì)學(xué)范圍廣泛，內(nèi)容復(fù)雜，地質(zhì)工作具有多專(zhuān)業(yè)、多工種、多手段、周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，這決定了所形成的地質(zhì)檔案種類(lèi)繁多，內(nèi)容多樣，在收集、保存工作上難度較大。根據(jù)檔案的內(nèi)容，地質(zhì)檔案分原始資料、成果資料、實(shí)物資料三類(lèi)。其中，原始資料的匯交完整性，是地質(zhì)檔案管理工作中的難點(diǎn)。

地質(zhì)工作所形成的地質(zhì)檔案中，比重最大的是從實(shí)際工作中取得第一手資料，即原始資料。以區(qū)域地質(zhì)調(diào)查工作為例，區(qū)域地質(zhì)調(diào)查需要進(jìn)行野外踏勘，踏勘工作開(kāi)展之前需要準(zhǔn)備工作區(qū)地形圖、地質(zhì)圖、遙感影像資料等；踏勘工作中形成的地質(zhì)資料有野外記錄簿、野外記錄表、手圖、采集的各種巖石礦物標(biāo)本；踏勘之后可能需要采用槽探、坑探、井探等手段，利用電法、磁法、放射性、重力法等物理探測(cè)方法進(jìn)一步揭露地質(zhì)情況，形成物化探野外觀測(cè)記錄、地質(zhì)鉆孔原始編錄、槽探、坑探、井探原始編錄資料、水文地質(zhì)長(zhǎng)期觀測(cè)資料、土工試驗(yàn)結(jié)果等。對(duì)于采集的巖石礦物標(biāo)本、巖心、土樣等，還需按照實(shí)物資料的要求進(jìn)行歸檔保存。大量的原始地質(zhì)資料和成果地質(zhì)資料經(jīng)過(guò)整理歸類(lèi)歸檔，成為內(nèi)容復(fù)雜、綜合性強(qiáng)的地質(zhì)檔案。

檔案信息的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確是檔案資源開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)。按照地質(zhì)資料形成規(guī)律、形式特征和內(nèi)在聯(lián)系，歸檔的地質(zhì)資料要齊全成套，每件內(nèi)容要素構(gòu)成應(yīng)完整并符合地質(zhì)工作規(guī)范要求，責(zé)任簽署完備，應(yīng)完整反映地質(zhì)工作的全過(guò)程。然而，在實(shí)際工作中，因?yàn)榉N種原因，地質(zhì)檔案的匯交不全問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。其原因有：

一方面，項(xiàng)目實(shí)施人員普遍存在只重視項(xiàng)目評(píng)審，缺乏檔案匯交的意識(shí)，不會(huì)主動(dòng)提供有哪些項(xiàng)目成果，常常發(fā)生有意或無(wú)意忽略項(xiàng)目成果和原始資料的現(xiàn)象。只憑項(xiàng)目人員的口述歸納地質(zhì)檔案匯交范圍是不負(fù)責(zé)的行為。

另一方面，實(shí)際工作中，地質(zhì)檔案管理工作往往處于邊緣化地位，歸檔管理人員的專(zhuān)業(yè)背景知識(shí)不足，在歸檔中不能很好的控制歸檔文件的完整性，尤其是地質(zhì)項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中采取的輔助手段，如鉆探、化驗(yàn)等所產(chǎn)生的技術(shù)文件，致使歸檔的科技文件不能反映地質(zhì)項(xiàng)目的技術(shù)路線、進(jìn)展過(guò)程，為后續(xù)地質(zhì)工作利用埋下隱患。

2　改進(jìn)地質(zhì)檔案管理辦法

（1）分類(lèi)管理，加強(qiáng)涉密地質(zhì)資料日常管理

為實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料的有效管理，必須將涉密與非涉密地質(zhì)資料的管理區(qū)分開(kāi)來(lái)，達(dá)到凸現(xiàn)重要性的作用。涉密地質(zhì)檔案管理制度化體現(xiàn)在兩方面：一、地質(zhì)資料管理人員應(yīng)制定細(xì)致完善的借閱、外借、復(fù)制、匯交制度；二、涉密地質(zhì)檔案資料應(yīng)單獨(dú)裝訂保存，嚴(yán)禁與非密級(jí)材料進(jìn)行混卷裝訂，避免造成檔案在利用中出現(xiàn)涉密擴(kuò)散問(wèn)題。

在滿(mǎn)足涉密地質(zhì)資料安全管理的前提下，非涉密地質(zhì)資料和密級(jí)較低的地質(zhì)資料可采取較靈活簡(jiǎn)便的方式進(jìn)行管理，以達(dá)到方便技術(shù)人員利用的目的，同時(shí)，地質(zhì)檔案管理員應(yīng)定期作好電子數(shù)據(jù)檔案的備份，在歸還檔案時(shí)仔細(xì)檢查破損程度，需要時(shí)及時(shí)復(fù)制更新，增加檔案的利用率。

（2）完善防抵賴(lài)機(jī)制，提高閱檔人保密安全意識(shí)

隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的辦公自動(dòng)化技術(shù)的普遍應(yīng)用，單一依靠技術(shù)手段防止信息泄密是不現(xiàn)實(shí)的，單位應(yīng)通過(guò)各種渠道定期地向員工宣傳保密工作的重要性，讓員工充分了解其應(yīng)盡地義務(wù)和應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任，才能從根本上杜絕泄密的可能性。因?yàn)榇罅康牡刭|(zhì)檔案是以電子檔案形式存貯的，所以我們把電子地質(zhì)檔案列為工作重點(diǎn)。除了針對(duì)重點(diǎn)人群，經(jīng)常開(kāi)展安全教育和突擊檢查以提高防范意識(shí)外，還采取存放電子地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)的檔案柜及時(shí)上鎖和未經(jīng)許可杜絕把數(shù)據(jù)帶離辦公區(qū)等措施，嚴(yán)防電子科技檔案的信息泄露。資料管理員在外借涉密文件時(shí)，應(yīng)告知閱檔人數(shù)據(jù)的保密性或簽署保密協(xié)議，以確保閱檔人重視保密工作。

其次，檔案管理員在出借涉密資料時(shí)，應(yīng)采取有效的防抵賴(lài)機(jī)制，對(duì)閱檔人心里上起到震懾作用，在泄密事件發(fā)生后留下追查痕跡。最常見(jiàn)的防抵賴(lài)措施是數(shù)字水印技術(shù)。數(shù)字水印應(yīng)滿(mǎn)足安全性、隱蔽性、魯棒性、可識(shí)別性四個(gè)原則。雖然由于目前市場(chǎng)上有效的水印添加軟件大多為收費(fèi)軟件，由于辦公成本等原因未能普及，只在大型專(zhuān)業(yè)檔案館使用，如全國(guó)地質(zhì)資料館等。然而，隨著政府辦公自動(dòng)化程度的普及，未來(lái)基層地質(zhì)單位也將使用上專(zhuān)業(yè)的水印添加軟件，使保密工作提升一層。

（3）利用質(zhì)量管理體系文件提高資料匯交完整度

近10年來(lái)，為適應(yīng)地質(zhì)市場(chǎng)化的需要，地質(zhì)類(lèi)單位已陸續(xù)建立符合ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量管理體系，其中，與項(xiàng)目有關(guān)的質(zhì)量管理體系記錄文件是反映項(xiàng)目運(yùn)行全貌的一個(gè)縮影。地質(zhì)檔案管理員在驗(yàn)收匯交資料時(shí)，可將其作為資料匯交完整性和技術(shù)符合性的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。合同、任務(wù)書(shū)中，可得知成果文件匯交范圍；工作方案、設(shè)計(jì)書(shū)中，可得知所采用的技術(shù)手段、工作區(qū)范圍、工作精度；成果報(bào)告審查記錄和評(píng)審意見(jiàn)中，可得知所匯交的資料是否最終版本。通過(guò)利用質(zhì)量管理記錄，資料匯交檢查人員不用參加冗長(zhǎng)的工作討論會(huì)、項(xiàng)目評(píng)審會(huì)也可了解項(xiàng)目成果的匯交范圍，提高工作效率和質(zhì)量（金恒，2013）。

3　結(jié)論

地質(zhì)工作開(kāi)展離不開(kāi)地質(zhì)檔案管理。雖然我們?cè)诘刭|(zhì)資料安全保管方面取得了良好成效， 但隨著地質(zhì)市場(chǎng)化的不斷深化，我們將面臨更多的新問(wèn)題、新情況，必須努力探索地質(zhì)檔案安全保管的新舉措、新途徑，切實(shí)把地質(zhì)檔案安全保管提高到一個(gè)新的水平。

［1］中華人民共和國(guó)國(guó)土資源部.《涉密地質(zhì)資料管理細(xì)則》（國(guó)土資發(fā) 2008 69號(hào)） ［Z］. 2008.

［2］陳劍. 電子檔案安全維護(hù)［J］. 現(xiàn)代情報(bào)，2005（9）：143～144.

［3］金恒. 論煤炭科技檔案在工程項(xiàng)目質(zhì)量控制中的作用［J］. 辦公室業(yè)務(wù)，2013，（8）：210～212.

The Study on Geological Archive Management

ZHONG Zhiqiong
（Beijing Institute of Geology， Beijing 100120）

Geological archives are the certificates of completed geological work， so it need strictly checking their completion. Geological archives are the important references to carry out geological work， which have the highutilization characteristics. Geological archives contain the secret-associated information about land safety， and there are special requirements for security management. This paper describes the problems for geological company，for example， the safety awareness is weaker， archives are easy to lose， the attrition rate is higher， completion rate is lower. In terms of such problems， it is necessary to introduce the quality management system of geological archives， which can innovate the geological archive management and provider the better services for geological work.

Geological archives； Non-repudiation； Quality control

G271

A

1007-1903（2016）02-0098-03

10.3969/j.issn.1007-1903.2016.02.020

鐘智瓊（1980- ），女，碩士，工程師，主要從事地質(zhì)檔案管理和質(zhì)量管理體系維護(hù)工作。