基本建設(shè)工程檔案管理問題探討

丁朝霞

摘 要 基本建設(shè)工程與國家基礎(chǔ)建設(shè)和人們的生活有十分密切的聯(lián)系。隨著基本建設(shè)工程項目的不斷增加，基本建設(shè)工程檔案管理所發(fā)揮的積極作用日益凸顯。基于此，本文主要針對基本建設(shè)工程檔案管理的相關(guān)問題進行研究，希望可以發(fā)揮一定的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞 基本建設(shè)工程 檔案管理 問題 策略探討

基本建設(shè)工程檔案簡單來說就是基本建設(shè)工程項目從決策階段到竣工驗收階段所形成的全部資料，真實記錄了基本建設(shè)工程項目籌建的全過程。對這些資料檔案進行管理并有效利用，有利于保障基本建設(shè)工程建設(shè)的質(zhì)量，并為竣工驗收以及后期的使用維修等提供重要的依據(jù)。但是，在實際的工作中，相關(guān)單位只是重視工程建設(shè)的情況，而忽視了對基本建設(shè)工程檔案的管理，從而產(chǎn)生了很多不必要的損失。鑒于此，加強對基本建設(shè)工程檔案管理問題的研究勢在必行。

一、基本建設(shè)工程檔案管理存在的主要問題

目前我國整體的基本建設(shè)工程檔案管理狀況不容樂觀，在實際的管理工作中存在很多問題，主要可以總結(jié)為以下幾個方面：

第一，基本建設(shè)工程項目建設(shè)單位以及其他的參建單位對工程檔案管理的重視不足，還沒有充分認識到檔案管理的重要意義。另外，基本建設(shè)工程項目建設(shè)的前期階段會涉及多種比較分散的資料，對工程后期建設(shè)有重要作用，但是相關(guān)單位對這一階段資料的收集和整理嚴重不足，存在資料不齊全、不完整的情況，有可能造成不必要的經(jīng)濟損失。

第二，雖然有些單位開始重視檔案管理制度的建設(shè)，但是仍然存在很多不足，各項制度更新的速度較慢，難以很好地適用現(xiàn)實檔案管理的情況。另外，很多管理人員并沒有嚴格按照制度進行管理，執(zhí)行力度較差，當然也就難以實現(xiàn)預期的目標。

第三，在監(jiān)理工作中，監(jiān)理單位往往會忽視監(jiān)理過程中產(chǎn)生的多種資料，難以通過監(jiān)理工作資料來查看工程建設(shè)的情況和質(zhì)量。

第四，隱蔽工程、施工圖紙修改等材料存在不健全的問題，不僅影響工程建設(shè)的進度，而且容易產(chǎn)生各種經(jīng)濟糾紛，不利于各單位合法利益的保護。[1]

二、解決基本建設(shè)工程檔案管理問題的措施建議

（一）提高對基本建設(shè)工程檔案管理的重視程度，做好基本建設(shè)工程前期檔案的收集工作

意識是行動的前提條件。要想做好基本建設(shè)工程檔案管理工作就需要所有的參建單位都提高對檔案管理的重視程度，認識到檔案管理的重要性，從而樹立基本建設(shè)工程檔案管理的意識，并在工程管理當中貫徹執(zhí)行檔案管理的要求，提高檔案管理的質(zhì)量。另外，重點做好基本建設(shè)工程前期檔案的管理工作?；窘ㄔO(shè)工程前期主要是指項目提出、市場考察、可行性研究、各種文件的審批階段，這些階段涉及的資料比較多，并且比較分散，資料檔案收集的難度較大，再加上各種檔案管理機制不夠健全，缺少專門的檔案管理部門和管理人員，容易導致前期的資料容易出現(xiàn)不健全的情況，對工程后期的建設(shè)造成不利影響。針對這些問題，建設(shè)單位一定要充分發(fā)揮自己在檔案管理中的組織、領(lǐng)導以及協(xié)調(diào)作用，在工程立項的同時就請專門的檔案管理人員開展檔案管理工作，對檔案管理人員的具體責任進行明確，建立權(quán)責利相統(tǒng)一的檔案管理機制，做好前期檔案資料的收集和管理工作。[2]

（二）建立健全基本建設(shè)工程檔案管理的規(guī)章制度

基本建設(shè)工程檔案管理工作之所以出現(xiàn)各種各樣的問題，一個重要的因素就是檔案管理的規(guī)章制度不夠健全，或者是執(zhí)行各項制度的力度不夠。因此，建設(shè)單位一定要建立健全檔案管理的規(guī)章制度，并嚴格要求檔案管理人員按照規(guī)章制度進行檔案管理工作。首先，為了保障基本建設(shè)工程檔案管理的各項工作都有序進行，在基本建設(shè)工程立項之前就要根據(jù)國家出臺的相關(guān)規(guī)定以及工程檔案管理的實際情況制定一套完善而有效的檔案管理制度，主要包括檔案收集的制度、材料修改制度等，并注意制定管理的細則，保證基本建設(shè)工程檔案管理的各項工作都有章可循、有法可依，提高檔案管理的標準化水平。其次，為了提高基本建設(shè)工程檔案管理的質(zhì)量和水平，各相關(guān)單位一定要努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，定期組織檔案管理人員學習檔案管理的專業(yè)知識，并提高檔案管理人員的責任意識。最后，為了進一步提高檔案管理人員工作的積極性和主動性，還需要實行有效的激勵獎懲機制，將工作人員檔案管理的質(zhì)量和薪酬福利待遇相掛鉤。另外，為了提高各工作人員對檔案管理的重視程度，切實提高檔案管理工作在整個工程項目管理中的地位，檢查時需要對檔案資料管理工作的進度進行檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。

（三）做好監(jiān)理材料的收集工作

監(jiān)理單位在進行監(jiān)理工作的過程中會形成多種資料，但是其在工作中往往只重視項目文件，而忽略本單位自身所產(chǎn)生的材料。監(jiān)理單位本身所形成的材料是基本建設(shè)工程檔案的重要組成部分，可以明確工程建設(shè)的質(zhì)量。因此，監(jiān)理單位一定要加強對監(jiān)理材料的收集、整理和歸檔工作，嚴格按照國家相關(guān)方面的規(guī)定做好各種資料的收集和管理工作。另外，為了促使監(jiān)理單位做好材料檔案的收集工作，建設(shè)單位在與監(jiān)理單位簽訂合同時應該將資料收集和管理內(nèi)容列入合同當中。

（四）對一些隱蔽工程和施工圖修改的材料要做好收集工作

基本建設(shè)工程項目建設(shè)的過程中存在很多隱蔽工程，施工圖修改以及設(shè)計變更的情況也非常常見。這些過程中會產(chǎn)生很多材料，但是在實際的工作中，有些單位不重視對這些資料的收集和整理，從而出現(xiàn)了資料不全和圖物不相符合的情況，給工程竣工結(jié)算造成一定的不便，并且容易出現(xiàn)多種經(jīng)濟糾紛?；诖耍鲉挝灰欢ㄒ訌姽芾?，嚴格按照相關(guān)的規(guī)定對各種材料進行管理和審查，并進行圖物核實處理，保障所有的檔案材料可以真實全面地反映出工程建設(shè)的實際情況。另外，為了防止在施工的過程中對周圍基礎(chǔ)設(shè)施造成破壞，還需要注重基本建設(shè)工程項目與周圍環(huán)境連接點的記錄工作，如周圍的水、電、暖、通信以及地下網(wǎng)線等基礎(chǔ)設(shè)施。[3]

三、結(jié)語

做好基本建設(shè)工程檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實意義，有利于提高基本建設(shè)工程項目建設(shè)的質(zhì)量，為國家經(jīng)濟的發(fā)展和人們的生活與生產(chǎn)提供良好的外在條件。因此，作為基本建設(shè)工程項目的法人主體，建設(shè)單位一定要提高對基本建設(shè)工程檔案管理的重視程度，切實認識到加強基本建設(shè)工程檔案管理的重要價值，嚴格要求各個參建單位認真履行自己的職責，將基本建設(shè)工程檔案管理的各項工作納入工程建設(shè)的管理工作當中。只有這樣，才能做好檔案管理工作，保障檔案的完整性，以便在后期的使用階段為業(yè)主提供高質(zhì)量的服務。

（作者單位為山西省運城市康杰中學）

參考文獻

[1]武蘭.基本建設(shè)工程檔案管理若干問題的探討[J] .內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2012（15）：142.

[2]劉思敏，張瑞莉.淺談招標項目檔案管理存在的問題及對應措施[J].經(jīng)營者，2015（5）：254.

[3]王惠華.風力發(fā)電項目建設(shè)工程的檔案管理問題研究[J].中國管理信息化，2015（14）：210-211.