勘測(cè)設(shè)計(jì)單位改制后檔案管理問(wèn)題及處理決策研究

鄒鐵民

摘 要：在我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)化程度日益提高的背景下，企業(yè)單位的制度環(huán)境、市場(chǎng)環(huán)境以及經(jīng)營(yíng)環(huán)境都在深刻地變化，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的氛圍中，企業(yè)單位要甩掉歷史的包袱，進(jìn)行創(chuàng)新改制，對(duì)研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位而言，在經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)化的態(tài)勢(shì)下也顯露出一些問(wèn)題，其經(jīng)營(yíng)和管理機(jī)制的落后嚴(yán)重制約了研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的發(fā)展，為了改善研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的企業(yè)微觀環(huán)境，需要在改制之下實(shí)施有效的管理。文章重點(diǎn)對(duì)研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位改制后的檔案管理加以分析，并分析其中存在的問(wèn)題，提出解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位；改制；檔案管理；對(duì)策

中圖分類號(hào)：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2016）21-0136-02

在經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)化的條件下、國(guó)家的宏觀改制背景之中，研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位進(jìn)行了改制，改善單位內(nèi)部的微觀環(huán)境，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌的關(guān)鍵時(shí)期，要針對(duì)企業(yè)單位深層次的問(wèn)題和規(guī)范性操作問(wèn)題、管理問(wèn)題等進(jìn)行分析。

本文重點(diǎn)探討研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位改制后的檔案資料管理和定位，針對(duì)研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題，進(jìn)行全面的剖析，并在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支撐下，提升研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案管理水平，保存和利用好單位的科技知識(shí)技術(shù)，為研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的工作提供可靠、規(guī)范化的數(shù)據(jù)信息和歷史檔案資料。

1 研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位檔案的定位及其作用

1.1 定 位

研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案資料與其他人力資源、財(cái)力資源具有同等的意義，對(duì)于勘測(cè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目而言，檔案資料的利用程度可以決定單位的業(yè)務(wù)水平，如果研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案資料管理得當(dāng)，則可以減少單位的人力投入和財(cái)力投入，節(jié)約研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的貨幣資本和流動(dòng)資本，從而創(chuàng)造最大化的效益。

1.2 作 用

從另一個(gè)角度來(lái)看，研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案資料還是一種無(wú)形的、隱性的財(cái)富，這主要體現(xiàn)在勘測(cè)設(shè)計(jì)單位檔案對(duì)于勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的市場(chǎng)信譽(yù)和產(chǎn)品聲譽(yù)方面，如果勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案管理全面規(guī)范，則可以為勘測(cè)設(shè)計(jì)單位提供項(xiàng)目管理的依據(jù)，成為研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的項(xiàng)目管理的“參謀”和“助手”。

2 研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位改制后檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題2.1 現(xiàn) 狀

研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行勘探、測(cè)量、規(guī)劃、設(shè)計(jì)，要為生產(chǎn)科研提供資料，具有較強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)和科學(xué)性要求，在目前的研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案管理資料中，科技檔案是重要的內(nèi)容，它是研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位人員科技活動(dòng)的真實(shí)記錄，是一種科學(xué)技術(shù)的知識(shí)儲(chǔ)備形式。

它的內(nèi)容主要包括：工程地質(zhì)條件、實(shí)驗(yàn)測(cè)試資料、測(cè)繪數(shù)據(jù)等，具有種類繁多和復(fù)雜的特征，在研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的獨(dú)立項(xiàng)目中，這些科技檔案資料記錄了項(xiàng)目生產(chǎn)活動(dòng)的全過(guò)程，涵蓋了整體項(xiàng)目的專業(yè)性和系統(tǒng)性內(nèi)容，因而，這些檔案資料具有重大的意義和作用，尤其是對(duì)于新建工程、已建工程、改擴(kuò)建工程，都可以起到有效的輔助性作用。

2.2 存在的問(wèn)題

然而，在目前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)不斷延伸的形勢(shì)下，研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位改制后的檔案管理還存在一些問(wèn)題。

2.2.1 檔案管理的信息化程度還有待提升

在計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)突飛猛進(jìn)的形勢(shì)之下，研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案管理的信息化程度還不高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的檔案管理與利用還不夠廣泛，主要還沿襲傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理的檔案資料管理運(yùn)作模式，在勘測(cè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目的科技檔案資料的信息存儲(chǔ)、信息搜索和信息數(shù)據(jù)分析的能力還較為薄弱，這樣，無(wú)法滿足研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的項(xiàng)目對(duì)信息數(shù)據(jù)的需求，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)普及的大環(huán)境中，研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案管理還沒(méi)有建構(gòu)科學(xué)、全面而系統(tǒng)的檔案信息化管理體系，對(duì)于科技檔案資料的數(shù)據(jù)讀取、信息存貯、信息共享等功能的實(shí)現(xiàn)還有較大的差距，無(wú)法為需求用戶提供方便快捷的檔案信息服務(wù)和支持。

2.2.2 檔案管理的專業(yè)化、信息化管理存在無(wú)序狀態(tài)

在研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位改制之后，這些單位正處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，各方面的資源都在進(jìn)行整理和補(bǔ)充，在對(duì)勘測(cè)設(shè)計(jì)的檔案資料的收集、利用等方面，存在眼光短淺的問(wèn)題，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的、系統(tǒng)的考慮，這種意識(shí)上的淡漠使勘測(cè)設(shè)計(jì)單位改制后的檔案資料存在分散、無(wú)序的狀態(tài)，有些重要的科技檔案資料沒(méi)有進(jìn)行移交，導(dǎo)致有些檔案信息數(shù)據(jù)缺失，難以實(shí)現(xiàn)研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案數(shù)字化管理。

2.2.3 檔案管理人員的專業(yè)化意識(shí)還有待提升

研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位在改制之后，部分檔案管理人員的專業(yè)化意識(shí)較為淡薄，仍舊存在傳統(tǒng)的“重管理，輕應(yīng)用”的思想意識(shí)，對(duì)于科技檔案資料的內(nèi)容整理缺乏系統(tǒng)的、專業(yè)化的歸類，這使得檔案資料的利用率較低，無(wú)法充分發(fā)揮出檔案資料的寶貴資源的價(jià)值，也無(wú)法對(duì)研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的項(xiàng)目管理提供依據(jù)。

3 勘測(cè)設(shè)計(jì)單位改制后檔案管理的提升對(duì)策

3.1 將檔案資料管理納入研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的整體框架 之中

在研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的改制之后，處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，為了獲得單位的創(chuàng)新發(fā)展，需要將勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案資料進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的定位，要將檔案資料的管理工作納入單位的目標(biāo)管理考核體系之中，置于單位的管理框架的合理管控之下，實(shí)施有效的督促和檢查。

這樣，在勘測(cè)設(shè)計(jì)單位內(nèi)部形成一個(gè)重視檔案、管理檔案、開(kāi)發(fā)檔案、利用檔案的氛圍和環(huán)境，并從檔案管理所需的硬件和軟件等方面提供有力的支持，在有效的激勵(lì)體系之下，提升改制后勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案資料管理的達(dá)標(biāo)和升級(jí)工作。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的科學(xué)化建構(gòu)

由于一些單位的檔案管理存在專業(yè)性不強(qiáng)的問(wèn)題，對(duì)于《中華人民共和國(guó)檔案法》的貫徹也不足，因而，需要根據(jù)《檔案法》和《保密法》，對(duì)研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案管理實(shí)施有效的、系統(tǒng)的、法治的管理，要依法治檔，深入對(duì)勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案管理研究，要用科學(xué)的檔案管理理論指導(dǎo)勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案工作，用先進(jìn)、科學(xué)的檔案管理工作方法，對(duì)檔案進(jìn)行收集、歸檔、利用、保密等管理，從而全面提升研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案管理規(guī)范化和科學(xué)化水平。

3.3 加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，提升專業(yè)性管 理水平

檔案管理工作人員是研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位中檔案管理的具體實(shí)踐者，因而，檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)直接決定了檔案管理的層次高低，由于研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案包括人事檔案和科技檔案兩大內(nèi)容，具有較強(qiáng)的專業(yè)性和科學(xué)性特點(diǎn)，尤其是科技檔案內(nèi)容，牽涉較多的專業(yè)研究領(lǐng)域。

因而，需要檔案管理工作人員要具備必需的勘察設(shè)計(jì)專業(yè)知識(shí)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案的整理和分類管理工作。同時(shí)，還要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行信息技術(shù)的培訓(xùn)，要增強(qiáng)檔案管理工作人員的信息化、數(shù)字化檔案管理水平，要求他們掌握必須的計(jì)算機(jī)基本操作知識(shí)、檔案學(xué)理論知識(shí)、保密知識(shí)等，從而提升勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案信息化水平。

3.4 推行現(xiàn)代化的檔案管理方法

要建構(gòu)順暢、完善的檔案管理機(jī)制，要用完善而規(guī)范的檔案管理?xiàng)l款和制度，明確檔案管理的職責(zé)，并采用先進(jìn)的現(xiàn)代化管理設(shè)備，創(chuàng)新檔案管理方法，可以建構(gòu)聲像檔案、機(jī)讀檔案、電子檔案等新型方式，根據(jù)不同的檔案利用方式和存儲(chǔ)介質(zhì)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理方法的創(chuàng)新，用完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)單位資源的科學(xué)合理的配置，增強(qiáng)檔案資料信息的共享性。

4 結(jié) 語(yǔ)

在經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)化的條件下、國(guó)家的宏觀改制背景之中，研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位進(jìn)行了改制，改善單位內(nèi)部的微觀環(huán)境，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌的關(guān)鍵時(shí)期，要針對(duì)企業(yè)單位深層次的問(wèn)題和規(guī)范性操作問(wèn)題、管理問(wèn)題等進(jìn)行分析。

本文重點(diǎn)探討研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位改制后的檔案資料管理和定位，針對(duì)研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題，進(jìn)行全面的剖析，并在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支撐下，提升研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案管理水平，保存和利用好單位的科技知識(shí)技術(shù)，為研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的工作提供可靠、規(guī)范化的數(shù)據(jù)信息和歷史檔案資料。

總而言之，研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位改制后的檔案管理至關(guān)重要，它是勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的無(wú)形資產(chǎn)和寶貴的財(cái)富，勘測(cè)設(shè)計(jì)單位要在改制的轉(zhuǎn)型關(guān)鍵時(shí)期，充分開(kāi)發(fā)和利用好單位的檔案資料，在信息化的環(huán)境下，建構(gòu)數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，逐漸提高研究勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案管理科學(xué)化和規(guī)范化的水平，引領(lǐng)勘測(cè)設(shè)計(jì)單位向更高層次邁進(jìn)。

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