EXCEL表格中數(shù)據(jù)處理技巧分析

匡春香

摘 要 隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，各種高效率的辦公軟件也隨之誕生，Excel就是其中的一種，因其能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)、快速的統(tǒng)計(jì)與處理，已經(jīng)成為自動(dòng)化辦公模式中的關(guān)鍵。它的使用范圍極廣，可以用于管理與統(tǒng)計(jì)財(cái)經(jīng)方面，也可以用在教育等方面。通過(guò)Excel的輔助，使用者可以對(duì)需要處理的信息進(jìn)行全面的了解，并能獲得表格自動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)的分析結(jié)果。因此，Excel可以說(shuō)是人們?nèi)粘９ぷ髦械摹暗昧χ帧?，值得我們?duì)其數(shù)據(jù)處理的技巧進(jìn)行全面的了解和研究。

關(guān)鍵詞 Excel 數(shù)據(jù)處理 函數(shù) 平均數(shù)

Excel這種軟件是以表格的形式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、管理以及分析的，使用者需要對(duì)表格進(jìn)行操作才能得到自己想要得到的數(shù)據(jù)，而這張表格也被稱為“工作表”。想要在辦公時(shí)將Excel表格的優(yōu)勢(shì)與功能充分發(fā)揮出來(lái)，提高對(duì)數(shù)據(jù)計(jì)算、處理的準(zhǔn)確性和效率，就需要對(duì)其使用的技巧進(jìn)行全面的了解。本文將對(duì)Excel表格中的五項(xiàng)數(shù)據(jù)處理技巧分別展開(kāi)論述，以供各位使用者進(jìn)行參考。

一、處理試驗(yàn)數(shù)據(jù)函數(shù)的技巧

在Excel表格中函數(shù)基本分為十一種，有五種經(jīng)常在試驗(yàn)數(shù)據(jù)處理時(shí)使用，第一種就是統(tǒng)計(jì)函數(shù)，在統(tǒng)計(jì)和分析數(shù)據(jù)區(qū)域時(shí)經(jīng)常使用這種函數(shù)；第二種是三角和數(shù)學(xué)函數(shù)，使用者只需通過(guò)一些簡(jiǎn)單的編程操作就能完成基本計(jì)算；第三種是邏輯函數(shù)，主要用于數(shù)據(jù)真假的判定；第四種是引用與查找函數(shù)，通常對(duì)數(shù)據(jù)清單或者表格中的數(shù)值或單元格進(jìn)行查找和引用時(shí)會(huì)使用這一種；最后一種是信息函數(shù)，使用這種函數(shù)能夠準(zhǔn)確得知固定單元格中數(shù)據(jù)值的種類，便于使用者進(jìn)行分類和操作。

二、處理平均指標(biāo)的技巧

使用Excel計(jì)算平均指標(biāo)的情況一般分為兩種，一種是求較為簡(jiǎn)單的平均數(shù)值，像想要得到全公司員工的平均年齡，首先就要將實(shí)地收集的所有數(shù)值都輸入到表格中的一列內(nèi)，并使用鼠標(biāo)選中全列。之后點(diǎn)選該軟件中的公式選項(xiàng)，進(jìn)而得到年齡的平均數(shù)值；另一種是求加權(quán)平均數(shù)值，這種計(jì)算相對(duì)較為復(fù)雜，在計(jì)算時(shí)要先選擇一個(gè)單元格并輸入公式，然后再劃定待算數(shù)值的表格區(qū)域，并對(duì)每一組的總數(shù)進(jìn)行計(jì)算，得出結(jié)果。此時(shí)，只需對(duì)這些結(jié)果所在的單元格進(jìn)行點(diǎn)選，再輸入公式進(jìn)行計(jì)算即可得到需要的數(shù)值。

三、處理多數(shù)據(jù)刪除的技巧

由于數(shù)據(jù)的輸入基本都是以人工為主，難免會(huì)發(fā)生數(shù)據(jù)出現(xiàn)信息輸入重復(fù)、錯(cuò)誤以及遺漏的問(wèn)題，這時(shí)需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除或者修改的操作。這里筆者將介紹信息刪除的方式。在Excel中，刪除操作主要有直接刪除以及批量刪除兩種方式，只有少量數(shù)據(jù)需要處理時(shí)只需通過(guò)人工對(duì)單元格進(jìn)行直接刪除的操作；當(dāng)遇到需要操作處理的信息量過(guò)大時(shí)，則要使用批量刪除的方式進(jìn)行處理。首先，操作者要選擇一個(gè)號(hào)碼，并選擇“升序”選項(xiàng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排列；其次，要在數(shù)據(jù)的下一列單元格內(nèi)輸入=IF（A2=A3，1，0）這一公式，這樣輸入的數(shù)據(jù)中一旦出現(xiàn)重復(fù)的情況就會(huì)在數(shù)據(jù)的后列單元格內(nèi)出現(xiàn)1這個(gè)數(shù)字，沒(méi)有重復(fù)的數(shù)據(jù)則會(huì)顯示0這個(gè)數(shù)字，這時(shí)使用者就能夠很輕松地將重復(fù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除了。

四、處理數(shù)據(jù)對(duì)比分析技巧

（一）描述數(shù)據(jù)對(duì)比分析方式

在使用描述數(shù)據(jù)對(duì)比分析的方法時(shí)，操作者要對(duì)Excel表格中的一個(gè)單元格利用鼠標(biāo)左鍵單擊進(jìn)行選中，再選擇工具欄中的數(shù)據(jù)分析選項(xiàng)。同時(shí)，鼠標(biāo)右鍵雙擊選中需要進(jìn)行對(duì)比分析的描述數(shù)據(jù)，這時(shí)會(huì)自動(dòng)彈出描述數(shù)據(jù)對(duì)比分析這一對(duì)話框。其中包括數(shù)據(jù)輸入以及數(shù)據(jù)分組兩項(xiàng)，操作者需要在數(shù)據(jù)輸入處添加將要進(jìn)行分析的數(shù)據(jù)單元格，而當(dāng)輸入的單元格需要以行或列的方式來(lái)進(jìn)行區(qū)分時(shí)，操作者則要使用鼠標(biāo)單擊行或者列，在數(shù)據(jù)分組中會(huì)形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)標(biāo)識(shí)。當(dāng)建立新Excel表時(shí)，單擊鼠標(biāo)左鍵，就能在表格中建立新的Excel表。同時(shí)，會(huì)在新表中的左數(shù)第一單元格中將數(shù)據(jù)的最終結(jié)果顯現(xiàn)出來(lái)。出于工作需要或者是避免表格混淆，操作者可以為新表格設(shè)定名字，只需要在表格右側(cè)編輯框內(nèi)加入自己設(shè)計(jì)的名字即可。

（二）頻數(shù)表和直方圖的處理

為了提高數(shù)據(jù)對(duì)比的效率，簡(jiǎn)便操作流程，操作者可以對(duì)數(shù)據(jù)分布的區(qū)域進(jìn)行自定義，并使用頻數(shù)表以及直方圖對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，具體操作程序?yàn)椋侯l數(shù)表。要將原始數(shù)據(jù)表格復(fù)制到一個(gè)新表格內(nèi)，并在新表格中的第二列第一行的單元格中添加組距進(jìn)行標(biāo)注。同時(shí)，將最小值填入第二列第二行的單元格內(nèi)，將最大值填入第二列第三行的單元格之中，并單擊這兩行將其移動(dòng)到自己選定的區(qū)間中右下角一直到第二列最后有數(shù)值的單元格之內(nèi)。這樣的操作方式能夠有效簡(jiǎn)化單元格計(jì)算的操作程序，提高對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算效率。直方圖。在進(jìn)行這項(xiàng)操作時(shí)，首先，操作者要點(diǎn)擊工具欄里數(shù)據(jù)分析中的選項(xiàng)，在彈出的工具欄中選擇直方圖這一選項(xiàng)，并在彈出的直方圖對(duì)話框內(nèi)將需要分析、整理的數(shù)據(jù)范圍添加到其中。再將標(biāo)志性的數(shù)據(jù)挑選出來(lái)，之后將數(shù)據(jù)范圍導(dǎo)出。同時(shí)，在這種樣式之下進(jìn)行表格下拉導(dǎo)出自己選中的圖表，點(diǎn)擊“確定”按鈕就能夠在Excel表格中自動(dòng)顯示出最終的計(jì)算結(jié)果。除此之外，也可以雙擊圖表按照自己的需要對(duì)其進(jìn)行修改，從而使圖表更加清晰、易于理解。

五、在PPT中運(yùn)用Excel的技巧

在自動(dòng)化操作軟件中，PPT與Excel的使用頻率都相對(duì)較高，而且如果PPT有需要圖表以及數(shù)據(jù)表才能表達(dá)的內(nèi)容時(shí)，制作者就會(huì)將Excel添加到其中，便于觀看者進(jìn)行理解。但添加的方式需要一定的技巧，如果直接復(fù)制就會(huì)使表格中的數(shù)據(jù)不能正常顯示。制作者需要進(jìn)行反復(fù)的調(diào)整才能使其恢復(fù)正常數(shù)值，整個(gè)操作過(guò)程較為煩瑣，耗費(fèi)時(shí)間。因此，不可直接將Excel表格復(fù)制到PPT之中，而應(yīng)在菜單欄中點(diǎn)擊插入選項(xiàng)，并選擇子菜單中插隊(duì)對(duì)象這一操作指令，將Excel表格加入到幻燈片之中，并根據(jù)自己的演講需求修改表格中的數(shù)據(jù)或者圖像，而系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行調(diào)整，效率極高。

六、結(jié)語(yǔ)

Excel的功能極為強(qiáng)大，只要操作得當(dāng)，該軟件就能自動(dòng)分析和統(tǒng)計(jì)表格中的數(shù)值，極大地提升了人們的工作效率。因此，人們想要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的統(tǒng)計(jì)和整理，就需要全面地掌握Excel的操作技巧，并要對(duì)每一技巧進(jìn)行反復(fù)的練習(xí)，直至熟練掌握，這樣才能在使用時(shí)將Excel的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確的分析。希望本文對(duì)Excel表格五項(xiàng)數(shù)據(jù)處理技巧的介紹和分析，能夠?yàn)槭褂谜邘?lái)一定的幫助。

（作者單位為衡陽(yáng)技師學(xué)院）

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