檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

劉莉

摘要：隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的進一步擴大，企業(yè)的檔案工作也應(yīng)該加以改善，良好的檔案管理工作可以明顯提高企業(yè)的工作效率，促進企業(yè)的長久發(fā)展，通過對一個企業(yè)檔案中的數(shù)據(jù)進行分析可以知道很多關(guān)于該企業(yè)的信息，如該企業(yè)的發(fā)展規(guī)模、歷史改革及企業(yè)文化等，而且可以通過這些信息來規(guī)劃制定企業(yè)的未來發(fā)展方向，與之相反，雜亂無序的檔案管理工作勢必會降低企業(yè)的運行效率，不利于企業(yè)的長久發(fā)展。在信息化和網(wǎng)絡(luò)化的時代背景下，傳統(tǒng)的檔案建設(shè)和檔案管理工作也應(yīng)該發(fā)生相應(yīng)的改變，例如利用信息化的力量更好地開展檔案建設(shè)工作[1]。本文首先介紹了檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的基本內(nèi)容，然后分析了檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作所存在的問題，最后提出來了幾條改善檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；網(wǎng)絡(luò)化；管理水平

一、引言

對任何一個企業(yè)或者單位而言，做好檔案工作是十分重要的，從個人角度出出發(fā)，個人的檔案中包含了很多私人信息，這些私人信息都屬于個人隱私，必須得到保密性保存，如果企業(yè)的檔案管理工作進行得不到位就很容易使員工的個人隱私泄露出去，一旦這些私人信息被不法分子用于某些非法操作，將會對員工的生活和工作造成很大的困擾和麻煩。從企業(yè)自身的角度出發(fā)，檔案管理工作沒有到位導(dǎo)致員工的檔案信息泄露出去會大大影響員工對企業(yè)的好感度和歸屬感，降低企業(yè)的凝聚力和競爭力，除此之外，還會給一些商業(yè)競爭對手以可趁之機，制造一些事故來干擾企業(yè)的正常運行。在傳統(tǒng)的檔案建設(shè)和檔案管理工作中，由于檔案管理工作所涉及的信息繁多而且冗雜，因此很多企業(yè)的檔案建設(shè)工作并沒有取得理想中的效果，如何使企業(yè)的檔案信息管理工作有條不紊的進行是所有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須考慮的問題之一[2]。

二、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的基本內(nèi)容

在傳統(tǒng)的檔案建設(shè)和檔案管理工作中，所有的工作流程都是由人力獨自完成，檔案信息多而雜，單純只依賴人力是很容易出現(xiàn)差錯的。除此之外，傳統(tǒng)的檔案信息都是記錄在紙上的，當(dāng)檔案數(shù)量增多時，檔案的搬運和轉(zhuǎn)移工作就十分困難，需要投入大量的人力和財力，紙質(zhì)的檔案信息也給企業(yè)內(nèi)部之間檔案信息流動造成了阻礙，當(dāng)需要查閱某份檔案信息時，查找檔案的過程也是一項巨大的工程。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息化的逐漸普及，我們可以利用網(wǎng)絡(luò)信息化的力量更好得開展檔案管理工作，檔案信息化建設(shè)可以將紙質(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)化為電子信息并儲存在網(wǎng)絡(luò)上，同時利用網(wǎng)絡(luò)強大的數(shù)據(jù)處理能力將檔案信息進行歸類和儲存，如此一來，不僅可以節(jié)約大量的人力和物力，減少檔案信息處理過程中的差錯，而且分好類的檔案信息也有利于信息共享[3]。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理所存在的問題

（一）管理人員缺乏服務(wù)意識

檔案信息化建設(shè)和管理的目的之一就是為了更好地服務(wù)企業(yè)和工作人員，但是很多檔案管理人員的服務(wù)意識很弱，沒有樹立正確的工作觀念和工作態(tài)度，因此沒有投入足夠多的積極度和熱情度到檔案信息化建設(shè)和管理的工作中來，同時，在日常工作中，當(dāng)有員工想要借閱或者查閱一些檔案資料時，工作人員為了減輕自己的工作量而編造出一些亂七八糟的理由搪塞員工，亦或者像踢皮球一樣，將前來查閱資料的員工推給其他工作人員?，F(xiàn)存的工作環(huán)境和工作氛圍過于安逸使管理人員的服務(wù)意識逐漸淡化，檔案信息化建設(shè)和管理的工作一直難以順利進行。

（二）檔案信息化建設(shè)和信息化管理的水平不高

檔案信息化建設(shè)和信息化管理需要工作人員掌握一定的網(wǎng)絡(luò)知識和操作技能。我國大多數(shù)企業(yè)的檔案管理人員的年齡都偏大，對新知識和新技術(shù)的接受能力和學(xué)習(xí)能力都有了一定程度的減弱，而且在學(xué)生生涯結(jié)束之后沒有及時更新自己的知識體系，逐漸地與時代脫節(jié)。當(dāng)開展檔案信息化建設(shè)和信息化管理時，很多檔案管理人員不愿意甚至是抗拒去學(xué)習(xí)和掌握這些新知識和新技能，因此很多企業(yè)的檔案信息化建設(shè)和信息化管理的整體水平不高。

四、改善檔案信息化建設(shè)與檔案管理的建議

（一）提升管理人員的服務(wù)意識

改善檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的首要任務(wù)就是提升管理人員的服務(wù)意識，幫助管理人員樹立正確的工作觀念和工作態(tài)度。首先，要使管理人員明白自己的工作內(nèi)容以及工作的重要性，同時也要強調(diào)檔案管理人員和企業(yè)其他部門的工作人員處于平等地位的，因此在工作過程中不能出現(xiàn)懈怠或者消極的工作態(tài)度，其次要對檔案管理人員開展一系列的系統(tǒng)的服務(wù)知識培訓(xùn)，在潛移默化中提高管理人員的服務(wù)意識。除此之外，還可以定期對管理人員的工作情況進行考察和評比，在工作過程中表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員可以予以一定的表揚和管理，在有職位晉升的時候也享有優(yōu)先權(quán)，通過這些物質(zhì)或者職位上的獎勵強化管理人員的服務(wù)意識。

（二）提高檔案信息化管理水平

檔案管理工作的工作人員對于信息化知識和技能的不熟悉和不學(xué)習(xí)阻礙了檔案信息化管理水平，因此，提高管理人員的專業(yè)知識和技能也可以在很大程度上提高檔案信息化管理水平。管理人員的年齡比較大，對新知識和新技能的接受能力比較弱，故要有針對性地開展一系列培訓(xùn)活動，例如可以采用理論知識與實踐操作同時進行的教學(xué)模式，在學(xué)習(xí)完理論知識之后開展實踐教學(xué)，理論知識與實踐技能相結(jié)合，有助于管理人員更好地掌握信息化知識，從而更好地開展檔案信息化建設(shè)和管理工作。

（三）引入優(yōu)秀的網(wǎng)絡(luò)信息化人才

檔案信息化建設(shè)和管理工作是一門對工作人員綜合素質(zhì)要求較高的工作，如果只是單純地加強對已在職的工作人員的培訓(xùn)工作，那檔案信息化建設(shè)的速度肯定不如人意，在這種情況下，引入優(yōu)秀的網(wǎng)絡(luò)信息化人才不失為一種有效的方法。優(yōu)秀的網(wǎng)絡(luò)信息化人才既擁有過硬的專業(yè)知識，可以在平時工作中為其他同事解決理論知識上的難題，同時這些優(yōu)秀的網(wǎng)絡(luò)信息化人才擁有豐富的建設(shè)和管理經(jīng)驗，可以指導(dǎo)企業(yè)檔案信息化建設(shè)和管理工作的主方向。優(yōu)秀的網(wǎng)絡(luò)信息化人才就如同檔案信息化建設(shè)和管理工作的催化劑，可以幫助檔案信息化建設(shè)和管理工作更好更快速地進行，為企業(yè)節(jié)約一定的人力和資金。

五、結(jié)語

綜上所述，在新時代的發(fā)展背景下，網(wǎng)絡(luò)逐漸在各行各業(yè)表現(xiàn)出自己的力量，網(wǎng)絡(luò)的不斷普及化也給我們的工作和生活帶了了很多影響，但是網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)和管理工作中，網(wǎng)絡(luò)既可以節(jié)約人力和物力，但是也為檔案信息增加了不安全因素，如何提高檔案信息在網(wǎng)絡(luò)時代的安全性是企業(yè)接下來所要面臨的另一個難題。更好地開展檔案信息化建設(shè)和管理工作不但需要檔案管理人員的努力，而且也需要企業(yè)其他部門的努力和配合，只有在兩者的共同努力下，企業(yè)的檔案信息化建設(shè)和管理工作才能越來越好。（作者單位：上海大學(xué)）

參考文獻：

[1]張曉培.現(xiàn)行檔案行政管理模式存在的問題與解決之道[J].檔案管理，2016（02）

[2]吳暉.信息化發(fā)展對傳統(tǒng)檔案管理模式的挑戰(zhàn)[J].信息化建設(shè)，2016（04）

[3]王明麗.基于知識服務(wù)的檔案管理模式的理論探索[J].信息化建設(shè)，2016（04）