關于事業(yè)單位辦公室行政管理工作的思考

姜慧勇

摘要：辦公室行政管理是單位行政管理的核心內容，更是單位各項工作順利開展的決定性因素。而近幾年，隨著我國經(jīng)濟的逐年增長，國內事業(yè)單位的規(guī)模不斷加大，使得其行政管理的重要性越來越突出，也將辦公室行政管理弊端明顯暴露于人們眼前。故本文將主要探討新形勢下事業(yè)單位辦公室行政管理的相關事宜。

關鍵詞：事業(yè)單位；辦公室行政管理；現(xiàn)狀；對策任何單位的可持續(xù)發(fā)展，都與行政管理工作息息相關，換言之，各單位以行政管理為可持續(xù)發(fā)展的前提基礎。然而，行政管理工作相當復雜，涉及單位內每個部門，必須所有部門共同努力才能實現(xiàn)高效的行政管理。本文則以行政管理中的辦公室行政管理為主要研究對象，并在分析事業(yè)單位辦公室行政管理現(xiàn)狀的基礎上，探索了單位行政管理實現(xiàn)有效改革的路徑。

一、辦公室行政管理的現(xiàn)狀與問題

（一）行政管理制度有待完善

眾所周知，辦公室工作具有一定的復雜性。雖然，為促進經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展，滿足新經(jīng)濟體制的要求，政府機構進行了大量改革，也獲得了顯著的成果。但隨著經(jīng)濟與單位的進一步發(fā)展壯大，始終無法避免問題的產(chǎn)生，單位辦公室行政管理體制明顯滯后于社會經(jīng)濟體制改革的進程，使得辦公室行政管理模式明顯不適，以至于單位內部管理弊端過大，嚴重制約單位的進步發(fā)展。

（二）員工整體素質有待提高

辦公室行政管理工作能否井然有序地開展，取決于行政管理部門職工的素質能力，即辦公室行政管理工作與行政人員素質息息相關。但就我國事業(yè)單位當前的現(xiàn)狀來說，辦公室管理人員缺乏較高的行政管理專業(yè)水平與整體素質。管理執(zhí)行人員能力水平較低，制約著行政管理工作的協(xié)調執(zhí)行。此外，由于辦公室工作的復雜性，無論執(zhí)行、監(jiān)督亦或服務等工作都需逐層傳遞，極易造成浪費，導致工作效率低下。

（三）辦公室作風建設的問題

長期以來，我國事業(yè)單位一直將辦公室作風建設視作戰(zhàn)略性任務，并在不斷實踐中獲得了不菲的成績。然而，在形勢進一步發(fā)展的當前，辦公室人員作風建設始終存在問題，包括學風、生活作風、思想作風以及工作作風等各方面。以學習來說，極少數(shù)辦公室人員存在消極情緒；部分人員保守思想嚴重，缺乏自我進取意識；也有存在工作作風漂浮，不具備求真務實意識與精神的人員；甚至還有部分人員生活作風有失嚴謹，極度匱乏自律意識，使得辦公室行政管理難度較大。

二、事業(yè)單位辦公室行政管理的策略

（一）合理提高員工服務意識

辦公室作為服務窗口和形象部門，必須通觀全局地考慮和處理問題，不能局限于某部門或范圍，以犧牲單位整體利益來滿足某團體的利益。換言之，就是要嚴格執(zhí)行落實單位領導層的決策，立足于全局去開展工作，才能妥善處理各方關系，實現(xiàn)高效服務和參謀。單位辦公室行政管理要從單位利益出發(fā)，為社會提供服務，以免產(chǎn)生因為管理而管理的問題。同時更要突破形式主義的束縛，樹立求真務實意識，嚴格管控財政支出避免不必要的開銷，并結合單位實際需求，合理選擇辦事方法，力求單位利益最大化，擯棄滯后的管理模式。此外，注意聯(lián)系實際，強化培養(yǎng)行政管理人員職業(yè)道德素質，提高其辦公室行政管理能力；加強其對單位、對國家的忠誠感和責任意識培養(yǎng)，使之發(fā)揮以身作則的模范作用，成為一名兼具能力與服務意識的高水平辦公室行政管理員。

（二）精細化各崗位應盡職責

眾所周知，辦公室行政管理極具實效性和針對性，然而，在實際操作中，部分辦公室崗位通常采取任意或隨機手段設置，極易造成各崗位間形成縱橫向重疊或銜接空白，最終導致某件事物無人處理，或是反復處理同一事務的情況，從而造成資源浪費和管理混亂。同時若事務處理不恰當將引起無處追責問題，并降低辦公室職員工作熱情和積極性，促使原本簡單的工作出現(xiàn)相互推諉難以完成，不利于工作效率提高。此外，若不能明確細化設置崗位職責極易出現(xiàn)分工模糊的現(xiàn)象。但由于辦公室日常行政管理工作極為復雜，領導臨時交辦事務相對較多，故而，如果崗位職權交錯、設置模糊，將使得工作分配混亂。為此，在設置辦公室職位期間，必須綜合考慮辦公室行政管理需要，精細化崗位職責，對領導臨時交辦事務做到專人負責，才能井然有序地開展行政管理工作，進而提高其針對性、實效性和效率水平。

（三）加強職員思想作風建設

辦公室這種單位中樞機構擁有一定的綜合管理職能，因此，辦公室人員必須具備充足的專業(yè)知識，以及公共關系處理技巧和辦公自動化技術應用能力，同時也包括過硬的工作作風和政策理論素養(yǎng)。故而，事業(yè)單位加強辦公室思想作風建設尤為迫切。首先，提升員工政策理論水準。在辦公室內無論對上報告、對下行文，亦或日常事務處理，其政策性都非常強，需要每位員工遵守和學習單位管理制度、黨的理論和上級文件要求，確保行文處事與單位核心價值觀、黨的方針路線和單位制度流程要求相適應。其次，要深入基層求真務實。辦公室人員不能局限于某特定區(qū)域辦公，而要適當?shù)刈叱鲛k公室，爭取掌握第一手資料，向領導實事求是地匯報，并嚴格遵照政策制度處理問題。不論內外來訪或日常事務處理，都應做到謙遜、熱情、認真，以免發(fā)生門難進、臉難看、事難辦現(xiàn)象。

（四）增強職員團隊協(xié)作精神

由于辦公室人員的職責分工不盡相同，可能某些工作是個人獨立完成的，但某些工作卻必須通過多人合作來完成。故而，要做好辦公室管理工作，不斷培養(yǎng)提高職員的團隊協(xié)作觀念和精神非常重要，只有建立和諧平等的合作關系，才能最大化發(fā)揮作用。除此之外，由于辦公室傳達、收發(fā)類的工作較為豐富，使得職員在處理各種日常事務的同時，還要做好各類臨時性工作，簡言之，就是需要面對巨大的挑戰(zhàn)。為此，辦公室人員必須學習和掌握單位全局工作，既要把握基礎的業(yè)務知識，又要理清工作重點和進程，進而真正為民服務，妥善解決相關問題。

（五）加強行政管理模式創(chuàng)新

事業(yè)單位要改善當前辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀，首先要分析單位實際情況，以及辦公室行政管理中的不足，再將其結合起來針對性改革辦公室行政管理方法。換言之，單位辦公室行政管理要甘為幕后英雄，著重為單位當前的社會發(fā)展提供服務，并在該基礎上明確單位行政管理部門的具體職能。但若是由于單位某些管理職能的欠缺，使得行政職能重疊服務職能或發(fā)生沖突現(xiàn)象，就有必要根據(jù)單位的實際發(fā)展，不斷加強辦公室行政管理模式的創(chuàng)新，以此實現(xiàn)事業(yè)單位辦公室行政管理的規(guī)范化、科學化，從而最大程度提高行政管理效率與質量。

三、結束語

通過上文的分析，行政管理是現(xiàn)代管理最核心的環(huán)節(jié)，同時現(xiàn)代管理強烈要求將行政管理工作落到實處，以便解決傳統(tǒng)辦公室行政管理混亂的現(xiàn)象，進而實現(xiàn)最優(yōu)化行政管理配置，達到節(jié)省管理成本，提升管理效率，確保單位穩(wěn)定發(fā)展的目的?？傊?，事業(yè)單位應積極對待辦公室行政管理中的問題，并結合單位實際發(fā)展狀況，采取針對性的解決措施，如不斷改革管理方式，提高職員服務意識；精細化各崗位職責，增強職員團隊協(xié)作精神，合理建設職員思想作風等。（作者單位：榮成市610辦公室）

參考文獻：

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