淺析獨立學(xué)院學(xué)生成績檔案管理

肖利華

長江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院，湖北　荊州　434020

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淺析獨立學(xué)院學(xué)生成績檔案管理

肖利華

長江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院，湖北荊州434020

學(xué)生成績是教學(xué)單位在教學(xué)過程中產(chǎn)生的資料，是教學(xué)資料中的重要組成部分。學(xué)生成績檔案管理的質(zhì)量，是衡量學(xué)校教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的重要參考資料。

獨立學(xué)院；學(xué)生成績；檔案管理

獨立學(xué)院是近10年來我國高等教育辦學(xué)體制改革創(chuàng)新的成果，做好學(xué)生成績檔案管理工作，有效地發(fā)揮學(xué)生檔案的重要作用，對獨立學(xué)院教育教學(xué)改革與發(fā)展，起到至關(guān)重要的作用。

學(xué)生成績一般分為四個大類，一類：在教學(xué)過程中，學(xué)期末課程結(jié)課考核后而評定的成績(成績單以自然教學(xué)班為單位)，二類：學(xué)院每學(xué)期開設(shè)的公共選修課結(jié)課成績(成績單以課程名稱為單位)，三類：在校期間進行的補考、重修等考試成績(以學(xué)生班級為單位)，四類：參加全國大學(xué)生英語等級考試或英語專業(yè)學(xué)生的專業(yè)過級成績等(教務(wù)處保存以院為單位的數(shù)據(jù)庫)。

一份完整的學(xué)生成績檔案，是學(xué)生從入學(xué)到離校之前在校參加教學(xué)活動的一個全面體現(xiàn)，是學(xué)校人才培養(yǎng)計劃的實施后的產(chǎn)物，它是通過積累形成的歷史性的資料，他具有正確性、真實性、唯一性、嚴肅性。

成績檔案管理工作是一項事無巨細的工作；是一項需要漫長的時間去認真實踐的工作；由于工作周期長，都是重復(fù)性的事務(wù)，繁瑣至極。在平時的成績檔案管理工作中，易出現(xiàn)以下問題：

1.重視程度不夠。成績管理工作，涉及到開課分院(部)、教師、教研室等一系列與之發(fā)生關(guān)聯(lián)的人，不僅僅是分院成績管理工作者的工作。由于對此項工作未引起足夠的重視，未能得到師生員工從上至下的重視。各分院管理人員工作繁重，沒有政策待遇，就直接影響成績檔案管理工作的質(zhì)量。

2.管理工作隊伍薄弱，穩(wěn)定性差。獨立學(xué)院由于其自身的體制特性，大多數(shù)從事管理工作的都是年輕人，或是剛走出校園即開始工作的，隨著求學(xué)、及其他原因流動性特別大，但是成績管理工作有它的特殊性：材料積累時間長，基本上三年至四年為一個周期，直至學(xué)生離校，才能形成完整的學(xué)生成績檔案，當(dāng)然涉及的人員也多，收集的難度也大。因為這項工作有很強的承接性，崗位需要極強的穩(wěn)定性。隊伍的薄弱及流動性會帶來成績資料的丟失，給成績管理工作帶來極大的阻力。

3.部分成績檔案管理者意識淡薄。有少數(shù)成績管理工作者，投入此項工作的精力少，工作比較被動，仍靠教務(wù)處的成績管理人員來催辦相關(guān)的工作。可能認為這項工作含金量不高，只是簡單的收集、整理、裝訂、填寫、歸檔，這就直接造成了工作中的懈怠情緒。

在成績管理過程中，少數(shù)工作人員的，沒有責(zé)任心，在崗不在狀態(tài)，學(xué)生出現(xiàn)轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、異常變動情況時，沒有及時清理學(xué)生的成績，致使學(xué)生成績一片混亂，比如轉(zhuǎn)專業(yè)、復(fù)學(xué)的學(xué)生，不負責(zé)任的成績管理者，在補考成績錄入過程中走捷徑，網(wǎng)上錄入成績不按要求完成，致使學(xué)生的成績出現(xiàn)一門課程多條記錄的情況，成績管理工作不能抱有一絲能拖就拖的態(tài)度，要做到發(fā)現(xiàn)了問題，及時解決問題，才能在工作中不出問題。

4.部分教師責(zé)任心不強。一般學(xué)校制定的考試管理辦法，明確了出卷、監(jiān)考、閱卷及課程考核一系列的評分要求，只有把每個過程環(huán)節(jié)控制好了，結(jié)果才是可控制的。部分教師責(zé)任心不強，在出卷、監(jiān)考、閱卷、評分等一系列的環(huán)節(jié)中，不嚴格要求。少數(shù)教師未按時將成績錄入上網(wǎng)，嚴重影響學(xué)生在校園網(wǎng)查詢成績，或把考核成績直接交到所在分院，以至于部分成績沒有及時送達到學(xué)生所在分院，后期會出現(xiàn)學(xué)生所在分院的學(xué)生成績紙質(zhì)資料缺失。由于獨立學(xué)院的工作人員流動性大，等到了成績資料歸檔時已是時間久遠、物是人非，再查找當(dāng)年的原始資料，有一定的困難。

做好成績檔案管理工作，需抓住源頭，從學(xué)生入學(xué)產(chǎn)生成績開始就要著手管理，只有狠抓成績管理工作的過程化細節(jié)，注重日常資料的收集、整理、歸檔，基礎(chǔ)性工作做扎實，年復(fù)一年，進入一個循序漸進的良性狀態(tài)，才能保證成績檔案的質(zhì)量。主工從以下方面加以改進：

1.規(guī)范保存第一手資料。規(guī)范一切來源于成績的考核資料，是保證學(xué)生成績正確性、真實性的重中之重，熟話說：皮之不存，毛將焉附。所有成績必須建立在考核資料基礎(chǔ)之上，或是紙質(zhì)、或是電子數(shù)據(jù)的。第一手資料必須完整保存、嚴格歸檔。比如我院建院初期，試卷裝訂都是有嚴格統(tǒng)一的要求(其他歸檔資料參照此辦法整理)，如圖1所示：

圖1

示圖1所示，清晰明了。即便是新進教師，也能夠保質(zhì)保量的完成試卷的裝訂工作，也減少了管理人員的工作量，也便與教師按要求上交教學(xué)資料。所有資料完整歸檔后，才能做到事后查詢有依有據(jù)。

2.建立行之有效管理辦法。在實踐中學(xué)習(xí)和改進，不斷完善考試管理辦法，要明確要求：出卷要求、監(jiān)考要求、評卷要求，把要求落實到日常的管理工作中。建議兩名以上教師使用同一套試卷的課程，一般要求集體評閱，必須集中地點和時間實行流水作業(yè)閱卷且采用密封試卷形式評卷。后期由教學(xué)單位負責(zé)人進行試卷復(fù)查，杜絕了人情分，使學(xué)生的成績公平、透明。在學(xué)生年度綜合測評中提供最真實的數(shù)值。

3.提供有效的監(jiān)督體系。教師、學(xué)生、成績管理工作者、教學(xué)單位負責(zé)人都是成績評定的監(jiān)督員。任課教師課程考核后應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成閱卷、成績評定和上網(wǎng)登記成績，成績管理要進行抽查網(wǎng)上錄入成績是否與紙質(zhì)成績單一致，讓學(xué)生及時在校園網(wǎng)查詢成績，如果對成績

有疑問者，可填寫成績復(fù)核申請表，開課的教學(xué)單位進行成績復(fù)核，若學(xué)生成績確實存在錯誤的，由任課教師填寫成績更正申請表，開課的教學(xué)單位審核，教務(wù)處審批更正，解決學(xué)生疑惑。組織相關(guān)人員對歸檔資料進行全面檢查，包括試卷、實習(xí)資料、畢業(yè)設(shè)計(論文)等，查找的問題，監(jiān)督教師評分的嚴肅性、規(guī)范性。制定相應(yīng)的管理辦法，對有錯、漏登成績的教師進行約束，幫助教師在以后的教學(xué)工作中提升質(zhì)量。

4.形成一支綜合素質(zhì)強的管理隊伍。學(xué)生成績管理工作只是學(xué)籍管理工作中的一個點，但這項工作繁瑣，需要有超強的責(zé)任心，學(xué)校要為成績管理者提供外出學(xué)學(xué)習(xí)、交流的平臺，要定期進行培養(yǎng)，提高人員綜合素質(zhì)能力、專業(yè)技術(shù)服務(wù)水平的能力，讓每位在崗人員都能認真履行工作職責(zé)，更好的為學(xué)生服務(wù)。

5.高效現(xiàn)代化管理平臺。現(xiàn)在的成績管理工作，大部分已經(jīng)交給了教務(wù)管理系統(tǒng)來完成，人性化的管理平臺，能讓工作輕松，起到事半功倍的效果，能在實際教學(xué)運行中不斷的結(jié)合實際情況來完善功能。當(dāng)然涉及到數(shù)據(jù)的安全性，要定期的進行數(shù)據(jù)的更新和備份。

6.提高領(lǐng)導(dǎo)的重視意識。全院總動員，請領(lǐng)導(dǎo)重視成績檔案管理工作，制定相應(yīng)的激勵機制，改善現(xiàn)在的管理人員干多干少一個樣的局面，甚至在評優(yōu)等方面要給予更多的傾斜性政策，吸引更多的優(yōu)秀管理工作者從事此項工作。為教學(xué)單位提供足夠的場地，讓他們有寬裕的存放資料的空間，促使資料收集更完整。

7.增強服務(wù)意識。做好成績檔案管理工作，在學(xué)生出國留學(xué)、就業(yè)、等方面需要成績檔案時，能更好的為學(xué)生服務(wù)，讓學(xué)生滿意。

綜上所述，成績檔案管理工作并非一個人的工作，它需要師生員工的密切配合和努力。采取科學(xué)的管理辦法，促使學(xué)生成績檔案材料的收集工作順暢，形成學(xué)生成績檔案的規(guī)范化管理，進一步保障學(xué)生成績檔案的質(zhì)量。

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