做好辦公室工作對(duì)石化企業(yè)管理的意義

◎李宇敏

做好辦公室工作對(duì)石化企業(yè)管理的意義

◎李宇敏

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，“辦公室”已經(jīng)在企業(yè)管理中取得不可或缺的地位，其作為整個(gè)組織的調(diào)節(jié)和管理系統(tǒng)，對(duì)支撐企業(yè)的發(fā)展具有重大意義?；诖耍疚姆治隽宿k公室工作對(duì)石化企業(yè)管理的意義，并提出加強(qiáng)石化企業(yè)辦公室管理的幾點(diǎn)策略，以期為辦公室從業(yè)人員提供借鑒和參考。

辦公室作為企業(yè)管理的中樞，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，經(jīng)常需要對(duì)來(lái)自企業(yè)內(nèi)外的信息做出敏銳判斷，并及時(shí)制定出戰(zhàn)略性決策以應(yīng)對(duì)各方面挑戰(zhàn)和威脅。石化企業(yè)作為我國(guó)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)中不可或缺的重要組成部分，其穩(wěn)定發(fā)展對(duì)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步以及國(guó)民生活物資供應(yīng)都起著重要的作用，而這也對(duì)石化企業(yè)辦公室管理工作提出了更高的要求。

辦公室工作對(duì)石化企業(yè)管理的意義

石化企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)龐大，日常事務(wù)繁多，管理工作量較大。且隨著社會(huì)形式的不斷變化以及企業(yè)發(fā)展改革的不斷深入，尤其是高油價(jià)和宏觀經(jīng)濟(jì)增速放緩的新常態(tài)下，石化企業(yè)更面臨著新的挑戰(zhàn)，企業(yè)管理層需耗費(fèi)更多的精力于企業(yè)的前瞻性決策上，而公司內(nèi)部正常秩序的維護(hù)工作則落在辦公室的肩上。一方面，辦公室要為領(lǐng)導(dǎo)的工作提供支持和輔助，適時(shí)提出寶貴意見(jiàn)，想方設(shè)法為其工作創(chuàng)造便利；另一方面，辦公室應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理好企業(yè)下屬部門，幫助領(lǐng)導(dǎo)在基層中樹(shù)立威信，為其打造一支高素質(zhì)的作業(yè)團(tuán)隊(duì)，以確保企業(yè)健康運(yùn)轉(zhuǎn)，維持企業(yè)穩(wěn)健的前進(jìn)步調(diào)。可見(jiàn)，辦公室工作在提高石化企業(yè)管理的過(guò)程中有著重大的意義。

加強(qiáng)石化企業(yè)辦公室管理的有效對(duì)策

明確職能定位，科學(xué)制定計(jì)劃。目前，由于歷史很多因素，我國(guó)石化企業(yè)在辦公室的管理機(jī)制上還存在不少問(wèn)題，亟需進(jìn)行管理機(jī)制的改革，而改革的關(guān)鍵之處就在于理順機(jī)制，明確職能定位。石化企業(yè)要重新定位辦公室的職能，根據(jù)改革后的管理目標(biāo)和要求，明確新時(shí)期背景下辦公室應(yīng)在石化企業(yè)的日常工作中發(fā)揮怎樣的作用。同時(shí)，企業(yè)要根據(jù)自身管理特點(diǎn)，進(jìn)一步明確辦公室的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，以及每個(gè)辦公室職員所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)。要持續(xù)精簡(jiǎn)員工，做到該換崗的換崗，不斷充實(shí)新人才，使石化企業(yè)的一線辦公室充滿激情和活力。

企業(yè)還要科學(xué)合理地制定辦公室工作計(jì)劃，形成具有石化企業(yè)特點(diǎn)的管理目標(biāo)體系。一些企業(yè)的管理者通常會(huì)給業(yè)務(wù)部門，特別是銷售部門，按照日、周、月、季的時(shí)間順序來(lái)制定相應(yīng)的工作或銷售計(jì)劃。這些計(jì)劃在制定之初要經(jīng)過(guò)詳細(xì)的市場(chǎng)調(diào)查和分析，最終形成職責(zé)明確、目標(biāo)統(tǒng)一的管理計(jì)劃體系。由于該體系處于動(dòng)態(tài)之中，可以隨著內(nèi)外部的條件和環(huán)境來(lái)做出改變，這樣即保證了企業(yè)的效率和活力，又促進(jìn)了企業(yè)管理質(zhì)量的進(jìn)一步提高。但當(dāng)前我國(guó)許多石化企業(yè)的管理者不太重視辦公室的工作目標(biāo)制定，導(dǎo)致石化企業(yè)的辦公室在工作時(shí)通常會(huì)表現(xiàn)出計(jì)劃性不夠、目標(biāo)性不強(qiáng)的現(xiàn)象。對(duì)此，石化企業(yè)應(yīng)該規(guī)劃業(yè)務(wù)部門目標(biāo)、計(jì)劃一樣，借鑒其采用的計(jì)劃工作方法和理論，并結(jié)合石化企業(yè)自身特點(diǎn)，完善企業(yè)辦公室的工作計(jì)劃和目標(biāo)體系。

建立考核激勵(lì)的長(zhǎng)效機(jī)制。科學(xué)完善的考核激勵(lì)機(jī)制對(duì)辦公室人員工作業(yè)績(jī)與工作積極性的提高有著重要的意義。石化企業(yè)應(yīng)當(dāng)高度重視對(duì)辦公室的管理工作，盡快建立一套完善的考核激勵(lì)制度。一方面，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員的業(yè)績(jī)考核，并盡可能地將考核指標(biāo)量化，對(duì)員工在日常工作中的業(yè)績(jī)表現(xiàn)進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)價(jià)。企業(yè)在制定考核標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要注意將員工的工作積極性、辦事效率、以及是否能為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者提供有效意見(jiàn)等納入日常工作考核的范疇，從而更加全面地判斷員工的日常工作質(zhì)量。另一方面，石化企業(yè)還要完善獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度。對(duì)于那些工作積極性強(qiáng)、辦事效率高的員工要給予一定的經(jīng)濟(jì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，并給予這部分員工更多的上升空間。而對(duì)于一些在工作中經(jīng)常出錯(cuò)，工作態(tài)度不端正的員工，也要給予相應(yīng)的處罰。只有做到獎(jiǎng)懲有道，提高辦公室的工作效率。

提高辦公室人員的職業(yè)素質(zhì)?，F(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的核心是人才，人是企業(yè)不斷發(fā)展和進(jìn)步的根本保障。辦公室人員的素質(zhì)高低將直接影響其工作的效率和企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果，甚至?xí)M(jìn)一步影響企業(yè)的未來(lái)發(fā)展方向。所以，要高度關(guān)注辦公室人員的綜合素質(zhì)，積極加強(qiáng)對(duì)辦公室人員的素質(zhì)培養(yǎng)。具體而言，企業(yè)要做到以下幾點(diǎn)：一是要嚴(yán)抓“入口關(guān)”，設(shè)置嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)聘程序，通過(guò)嚴(yán)格的篩選來(lái)發(fā)現(xiàn)更多具有更高工作能力和工作積極性的員工。二是加強(qiáng)對(duì)辦公室人員的職業(yè)培訓(xùn)和道德教育。在企業(yè)中設(shè)立專門的培訓(xùn)部門，定期對(duì)辦公室人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括寫(xiě)作知識(shí)、待人接物的禮儀等等，并將培訓(xùn)結(jié)果納入對(duì)其工作的日?？己酥?。最后，企業(yè)還要通過(guò)有效的物質(zhì)激勵(lì)方式，鼓勵(lì)辦公室人員根據(jù)自身需求，自覺(jué)進(jìn)行繼續(xù)教育，不斷提高自身水平以獲得更多的上升空間。

加強(qiáng)辦公室的信息系統(tǒng)建設(shè)。近幾年來(lái)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)是信息傳遞的快捷工具，且被逐漸應(yīng)用到現(xiàn)代企業(yè)的日常管理工作中。信息的流通能夠大大提高企業(yè)的辦公室管理水平，因此，石化企業(yè)想要提高辦公室的管理質(zhì)量，就必須提高信息系統(tǒng)建設(shè)水平。信息化管理水平的提高，并不單單指信息化辦公設(shè)備的增加和網(wǎng)絡(luò)傳送速度的提升，而是有效地運(yùn)用一些先進(jìn)的信息技術(shù)以及信息化管理手段、管理經(jīng)驗(yàn)等，實(shí)現(xiàn)更加及時(shí)高效地掌握企業(yè)內(nèi)外的管理信息。辦公室的信息系統(tǒng)建設(shè)要做到能夠及時(shí)掌握企業(yè)周邊的環(huán)境和信息，并能夠準(zhǔn)確把握管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，然后通過(guò)信息交流，將這些資源信息在石化企業(yè)辦公室內(nèi)部進(jìn)行流通，這種做法能夠及時(shí)處理辦公室中存在的管理問(wèn)題，奠定石化企業(yè)內(nèi)部管理的基礎(chǔ)。

辦公室是作為企業(yè)的管理樞紐，對(duì)企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)有著直接的影響作用，其工作效率與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率緊密相關(guān)。因此，做好辦公室管理工作對(duì)石化企業(yè)提高內(nèi)部管理質(zhì)量、進(jìn)一步推動(dòng)自身發(fā)展有著重要的意義。面對(duì)辦公室管理中存在的一些問(wèn)題和困難，石化企業(yè)應(yīng)該及時(shí)采取有效策略以解決問(wèn)題，充分發(fā)揮辦公室在石化企業(yè)管理中的積極作用，進(jìn)而提高石化企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

（作者單位：中國(guó)石化催化劑有限公司）