醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)檔案管理之我見

陳婧婧

近年來，涉及民生類的專業(yè)檔案管理備受關(guān)注，國家檔案局多次發(fā)文，強(qiáng)調(diào)民生檔案的管理，并兩次發(fā)布具體的專業(yè)名錄。從社會(huì)利用的角度來看，最近幾年上海市檔案館統(tǒng)計(jì)的對外提供利用信息門類中，涉及民生的檔案增速驚人。2007年12月，國家檔案局印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》中，提及“民生檔案包括各類與民生有關(guān)的專門檔案，是黨和政府保障民生、改善民生的很好幫手?！贬t(yī)院管理機(jī)構(gòu)檔案毫無疑問屬于民生檔案范疇。對于它的管理研究，具有一定的現(xiàn)實(shí)性和價(jià)值性。

1 市級醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)在黨政、科研、基建、資產(chǎn)監(jiān)管及其他各項(xiàng)活動(dòng)中，形成了對醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)和社會(huì)具有保存和利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。在分類上，主要包括文書檔案、榮譽(yù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案和會(huì)計(jì)檔案等。相較其他社會(huì)組織，醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)有一定獨(dú)特屬性，一方面，受市國資委委托，承擔(dān)投資舉辦市級公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)的職能，對市級公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)的國有資產(chǎn)實(shí)施監(jiān)督管理，履行出資人職責(zé)，承擔(dān)國有資產(chǎn)保值增效責(zé)任；另一方面，作為市政府的辦醫(yī)主體，醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)將根據(jù)市政府的要求，堅(jiān)持正確的辦醫(yī)方向，辦好市級公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)，進(jìn)一步提高市級醫(yī)療機(jī)構(gòu)的整體水平，為患者提供質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉的醫(yī)療服務(wù)。

管理職能和管理內(nèi)容決定了檔案內(nèi)容和歸檔范圍。醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)檔案的內(nèi)容、收集范圍等與衛(wèi)生計(jì)生委以及高等院校醫(yī)學(xué)院有所不同，特別是近年來，為順應(yīng)新醫(yī)改的步伐，許多醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)應(yīng)運(yùn)而生，在新生機(jī)構(gòu)的誕生和完善過程中，其檔案工作也呈現(xiàn)出相應(yīng)的特征：首先是歸檔范圍問題，哪些資料及文件需要?dú)w檔，是一個(gè)非常基本的問題。醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案，仍以傳統(tǒng)的文書檔案為主，因此必須遵循文書檔案的立卷原則和規(guī)律，只不過在歸檔范圍和立卷內(nèi)容上必須根據(jù)自身的工作活動(dòng)，突出醫(yī)院管理的特點(diǎn)。

目前絕大部分的醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)都設(shè)有專門的檔案室來負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)各類檔案的歸檔、保管和利用等工作，并制定了一些相關(guān)的檔案管理制度。舉例說明，我中心的《檔案管理人員崗位職責(zé)》明確規(guī)定檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律、法規(guī)、忠于職守，模范執(zhí)行檔案管理部門的各項(xiàng)規(guī)章制度，負(fù)責(zé)收集和保管單位需永久和長期保存的檔案資料，并進(jìn)行科學(xué)管理、負(fù)責(zé)檔案的整理編目工作，做好檔案總目錄，分類目錄的編制、著錄；負(fù)責(zé)檔案利用服務(wù)、收集檔案利用信息；掌握和熟悉檔案室?guī)旆恳咽詹貦n案資料的基本情況，進(jìn)行一般的檔案保護(hù)技術(shù)工作，熟悉檔案材料的修復(fù)工作，記錄和監(jiān)測庫房溫、濕度；定期檢查庫存檔案的保管情況，對破損或變質(zhì)檔案需及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制。同時(shí)，也要求中心各部門負(fù)責(zé)人及時(shí)主動(dòng)地負(fù)責(zé)收集整理其部門形成的文件，并于次年的3月30日之前移交中心辦公室的檔案室，各科室將文件移交檔案室后，檔案室統(tǒng)一編制目錄和檢索工具，嚴(yán)格執(zhí)行調(diào)（借）閱及保密等規(guī)章制度，確保醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)檔案的安全，為員工查找、利用檔案創(chuàng)造條件。但從總體上來看，醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)這一特殊機(jī)構(gòu)的檔案管理中仍存在不少問題。

2 醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)檔案管理中存在的問題

1.檔案管理體系的不完善

醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)檔案管理體系的不完善，未能形成行之有效的規(guī)范的檔案管理體系。一方面自上而下的管理體系不嚴(yán)格，這要?dú)w結(jié)于機(jī)構(gòu)管理?xiàng)l約的不嚴(yán)格和管理體制的不完善；比如醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理不只是文書檔案，還包括員工檔案、基建檔案、科研檔案等多個(gè)方面，而因?yàn)槲臅鴻n案和醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)的性質(zhì)有直接相關(guān)，因此出現(xiàn)重文書檔案而輕其他類型檔案的現(xiàn)象。另一方面，檔案管理中很多漏洞的出現(xiàn)還與監(jiān)督體系的不完善有關(guān)，檔案管理中出現(xiàn)的一些細(xì)微問題，管理者往往不能第一時(shí)間察覺到，因此下級工作人員需要將這些事情向相關(guān)部分反映，但是很多問題往往被中途攔截，或傳遞過程中失真，未能如實(shí)反映到上級部門。此外，現(xiàn)階段檔案管理工作大多是由人力來完成，這樣不僅工作效率低下，而且對人力資源來說也是一定程度上的浪費(fèi)。

2.檔案管理現(xiàn)代化程度不高

目前，醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)檔案工作還沒有普遍推行計(jì)算機(jī)輔助管理，檔案管理仍停留在手工管理階段，文書檔案信息的數(shù)字化仍未能開展，檔案部門始終依賴于紙質(zhì)檔案，無法高效地為社會(huì)提供查證服務(wù)。比如，醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)檔案利用中占較大比重的流轉(zhuǎn)的公文仍然沒有數(shù)字化，始終依賴于紙質(zhì)檔案，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，查找效率低下。另外， 醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)檔案管理經(jīng)費(fèi)投入也十分不足，檔案數(shù)字化及建立檔案數(shù)據(jù)庫均需要一定的經(jīng)費(fèi)保障，但大多數(shù)檔案部門在這一部分的投入都是十分有限的。檔案管理現(xiàn)代化程度不高，既會(huì)影響了檔案的管理、利用，而且也不利于保護(hù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。

3.檔案人員隊(duì)伍建設(shè)亟待加強(qiáng)

檔案工作的好壞，一定程度上取決于檔案工作人員的素養(yǎng)和技能。檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)與水平的高低決定著檔案開發(fā)利用工作程度好壞，目前醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)方面存在諸多問題，如檔案工作人員配備數(shù)量偏少，多數(shù)為兼職，缺少專職的檔案工作人員；檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊；檔案工作人員隊(duì)伍不穩(wěn)定；檔案工作人員職業(yè)發(fā)展空間有限。

另外部分單位在年初的定崗定編制度制定的過程中，沒有將檔案管理崗位納入崗位設(shè)置范圍內(nèi)，并已取消檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱的評定。這些情況也導(dǎo)致了檔案室不能起到應(yīng)有的指導(dǎo)作用，大大削弱了檔案管理和后續(xù)開發(fā)利用的力量，也不利于發(fā)揮檔案干部的積極性。

3 做好醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)檔案管理的對策

基于上述分析，做好醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)檔案管理，筆者建議不妨從以下幾個(gè)方面著手。

1.完善醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)的管理體系

現(xiàn)階段針對醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)中出現(xiàn)的問題，首先應(yīng)該從完善管理體系上做起。將檔案管理設(shè)立成一個(gè)獨(dú)立的部門，將一系列的工作都專業(yè)化、嚴(yán)格化，正規(guī)化，當(dāng)然雖然將檔案管理獨(dú)立為一個(gè)部門，但是還是應(yīng)該融合在醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)這個(gè)大家庭里。在管理方面即要形成自上而下嚴(yán)格管理的機(jī)制，又要形成自下而上完善的監(jiān)督機(jī)制，上下一致，共同將檔案管理工作做好。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，也應(yīng)該將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，這樣不僅可以提高工作效率，還可以節(jié)約人力資源。

2.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

信息化給檔案管理工作帶來了巨大的變化和影響，醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)檔案管理必須也要加強(qiáng)信息化建設(shè)，尤其要以解決人工查閱大批量檔案速度慢和保護(hù)檔案原件問題為重點(diǎn)，要加大投入建設(shè)好中心檔案數(shù)字化、目錄數(shù)據(jù)庫乃至全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)目錄檢索和全文查閱。同時(shí)，針對目前醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)電子文件數(shù)量的增加，在對醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)檔案歸檔過程中也應(yīng)推行醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)檔案電子文本和紙質(zhì)文本同步歸檔的制度。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)水平

造就一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍是醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵。筆者認(rèn)為其中最重要的是應(yīng)明確檔案人員任職資格，對非檔案專業(yè)的檔案人員進(jìn)行上崗資格培訓(xùn)，同時(shí)還應(yīng)不定期地開展專項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)水平。另外，對檔案管理人員還可采取一定的激勵(lì)機(jī)制，設(shè)定專門的檔案管理崗位，并鼓勵(lì)檔案管理人員參加檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱的評定。

此外，醫(yī)院管理機(jī)構(gòu)的特殊性，對其專業(yè)檔案，與民生相關(guān)檔案要特別給予關(guān)注。如明確產(chǎn)生此類檔案的相關(guān)部門，重點(diǎn)給予關(guān)注，提供必要的資源支持和相關(guān)專業(yè)服務(wù)。必要時(shí)，還可以針對專業(yè)檔案的特點(diǎn)，制定相關(guān)規(guī)范，配備既懂專業(yè)知識(shí)，有具備檔案管理技能的相關(guān)人員。