論做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作

畢春明 常景云

摘 要：文秘工作是以為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨，在文件、會(huì)議、辦事等方面所從事的輔助性、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門(mén)的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有自己質(zhì)的規(guī)定性，將對(duì)如何做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作展開(kāi)討論。

關(guān)鍵詞：文秘工作；檔案管理

1 提高對(duì)文秘工作重要性的認(rèn)識(shí)

文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門(mén)的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：

一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來(lái)都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動(dòng)內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時(shí)抓住市場(chǎng)信息，如客戶來(lái)電話咨詢(xún)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或客戶前來(lái)咨詢(xún)工民建或城市規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問(wèn)題，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔助性工作。

二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動(dòng)，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來(lái)了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來(lái)了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級(jí)事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要?jiǎng)幽X筋，想辦法，凡事超前儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行預(yù)測(cè)，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)了。

三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)

2 加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門(mén)加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行，極為關(guān)鍵。

首先，文檔工作離不開(kāi)檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f(shuō)，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對(duì)墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來(lái)源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開(kāi)展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢(shì)下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

3 文檔工作要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

文秘部門(mén)要加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

一要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門(mén)，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開(kāi)展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。

二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫(kù)”（數(shù)據(jù)庫(kù)）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時(shí)性和全面性。

三要及時(shí)做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動(dòng)介入本單位辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)，通過(guò)技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。

四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專(zhuān)報(bào)專(zhuān)題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。

五要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來(lái)源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來(lái)源于工作人員的群體意識(shí)，來(lái)源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗(yàn)收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購(gòu)進(jìn)開(kāi)箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理的關(guān)鍵。因?yàn)橐龊弥攸c(diǎn)工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，把住重點(diǎn)工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計(jì)院建筑設(shè)計(jì)具備國(guó)家甲級(jí)資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級(jí)資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級(jí)資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計(jì)工程竣工檔案歸檔工作，每項(xiàng)工程從初設(shè)到竣工驗(yàn)收都層層嚴(yán)格把關(guān)。

其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書(shū)、地質(zhì)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、報(bào)批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計(jì)資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計(jì)師、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)師、水暖電氣設(shè)計(jì)師、城市規(guī)劃設(shè)計(jì)師都必須肩負(fù)起責(zé)任。

4 結(jié)束語(yǔ)

作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計(jì)竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計(jì)竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類(lèi)載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、到竣工驗(yàn)收全過(guò)程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實(shí)地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過(guò)程，歸檔的竣工資料與實(shí)物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計(jì)變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個(gè)性補(bǔ)充或重新繪制，不允許有任何差錯(cuò)；系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。

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