淺談醫(yī)院檔案管理

司榮玲

摘 要：隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式的初步建立，醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展也處在一個(gè)非常的時(shí)期。因此，準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，適時(shí)調(diào)整，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。檔案不僅涉及到醫(yī)院本身歷史發(fā)展的全貌，更涉及廣大人民群眾就醫(yī)看病的醫(yī)療文書(shū)檔案、病理切片資料、X線膠片、各種檢查圖文資料等等，關(guān)系到人民群眾的健康和醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理中有著非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理

1 醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

醫(yī)院工作的中心是醫(yī)療，醫(yī)院管理的重點(diǎn)是如何提高醫(yī)療技術(shù)水平，改善環(huán)境條件，為病人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，在院管理和建設(shè)中，一般不夠重視檔案管理，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）檔案管理格局混亂，管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書(shū)檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門(mén)管理檔案的格局。

（二）檔案管理制度不健全，檢查督促考核不落實(shí)。在醫(yī)院管理中，一般都按照衛(wèi)生局要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有相關(guān)的制度和檢查考核措施。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒(méi)有將檔案管理納入目標(biāo)考核。

（三）檔案專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊。目前我國(guó)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大。

（四）對(duì)醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外沿都在發(fā)生變化。特別是在醫(yī)院，檔案的范圍由當(dāng)初的文書(shū)檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的膠片檔案、病理切片檔案、各種設(shè)備檢查的圖文檔案、實(shí)物檔案、印模檔案、聲像檔案、計(jì)算機(jī)磁盤(pán)檔案、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案等等。由于對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容沒(méi)有明確的要求，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理。

（五）醫(yī)患關(guān)系的變化，使病案受到前所未有的重視。一方面由于醫(yī)療費(fèi)用的普遍上漲，超出了普通群眾的承受能力，患者對(duì)醫(yī)院存在戒心；另一方面，常規(guī)意義的消費(fèi)者觀念被引用至醫(yī)療活動(dòng)中，當(dāng)治療效果不甚理想時(shí)，就怪罪醫(yī)院，要求賠償。這其中病案往往成為雙方爭(zhēng)奪控制的焦點(diǎn)。病歷的質(zhì)量尚存在很大的缺陷。提高病案書(shū)寫(xiě)質(zhì)量，完善病案管理也就成了迫切的任務(wù)。

（六）未將檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)則。而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫(yī)院管理水平的提高，影響業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展。

（七）醫(yī)院檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)。

綜上所述，醫(yī)院檔案面臨深刻的變化，這些問(wèn)題的出現(xiàn)既是我國(guó)現(xiàn)代體制出現(xiàn)的一種轉(zhuǎn)折，也是科技不斷發(fā)展的必然。因此，醫(yī)院必須正視現(xiàn)實(shí)，調(diào)整管理思路，改進(jìn)檔案管理的方法，應(yīng)對(duì)形勢(shì)的要求。

2 對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)醫(yī)院干部、職工的檔案意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來(lái)抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院管理者、醫(yī)院職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)醫(yī)院檔案缺乏嚴(yán)格的考核，因而實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無(wú)的模糊認(rèn)識(shí)。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制，檔案管理工作很易受到冷遇。提高各級(jí)干部檔案工作認(rèn)識(shí)，才能使檔案工作順利開(kāi)展。

（二）理順關(guān)系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。通過(guò)建立信息檔案科，明確職能，將醫(yī)院各個(gè)門(mén)類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。同時(shí)，要拓展檔案的歸檔范圍。醫(yī)院由于處于一種特定的條件下，面臨諸多新的問(wèn)題。因此，拓展歸檔范圍，加強(qiáng)有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院經(jīng)營(yíng)方面，所進(jìn)行租賃、承包、核算的方案、協(xié)議等應(yīng)實(shí)行歸檔收集。又如提倡采購(gòu)招標(biāo)，其招標(biāo)方法、程序、協(xié)議、合同也應(yīng)進(jìn)入歸檔材料之中。所以，要進(jìn)一步健全檔案管理組織，落實(shí)專人收集。

（三）重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，提高業(yè)務(wù)水平，建立檔案管理人才梯隊(duì)，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。

（四）開(kāi)發(fā)檔案資源，為醫(yī)院工作服務(wù)。檔案資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過(guò)檔案深層次開(kāi)發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時(shí)，通過(guò)利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。

（五）加強(qiáng)病案的規(guī)范化建設(shè)。檔案管理必須強(qiáng)調(diào)制度化，病案是醫(yī)院檔案的重要內(nèi)容。要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)務(wù)人員病案書(shū)寫(xiě)的教育，提高對(duì)病案嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí)，使醫(yī)務(wù)人員從思想上以予以重視，嚴(yán)格要求，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。落實(shí)病案書(shū)寫(xiě)規(guī)章制度，加強(qiáng)病案書(shū)寫(xiě)規(guī)范化的培訓(xùn)。當(dāng)前在病歷書(shū)寫(xiě)中存在代上級(jí)醫(yī)師簽名的現(xiàn)象，反映了各級(jí)醫(yī)師對(duì)病案書(shū)寫(xiě)的嚴(yán)肅性缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)，要強(qiáng)化管理抓落實(shí)。實(shí)行監(jiān)督制度，對(duì)病歷實(shí)行抽查，有獎(jiǎng)有罰，要使職工明確病歷既反映了一個(gè)人的敬業(yè)精神和態(tài)度，也反映了醫(yī)療質(zhì)量的好壞。病歷質(zhì)量低下，很可能由此引起醫(yī)患糾紛。

（六）制定相應(yīng)的考核制度。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，要使各級(jí)嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人，還須建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書(shū)之中，將檔案管理與科主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤，明確科主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任，要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理，促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化。

（七）對(duì)檔案工作實(shí)行現(xiàn)代化、信息化水平建設(shè)。高科技的發(fā)展，也使醫(yī)院檔案增添新的內(nèi)涵。一方面，醫(yī)院檔案門(mén)類較多，尤其較繁忙的醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)，須保留大量的業(yè)務(wù)歸檔材料，如病案、影像資料，每年幾萬(wàn)份，全部以傳統(tǒng)的方法貯存，將占有很大的庫(kù)房。另一方面，高科技的發(fā)展，也使檔案載體更加豐富多樣。如今醫(yī)院計(jì)算機(jī)管理十分普遍，有的醫(yī)院甚至嘗試應(yīng)用電子病歷。雖然，電子病歷由于它缺乏法律效用，它的信息與載體的相對(duì)分離，如何保證原始真實(shí)性，尚有待探討。但它以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式，以電子文本進(jìn)行貯存、調(diào)閱，不失一種值得嘗試的方法。因而實(shí)行數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行歸檔也是發(fā)展中的必由之路。

總之，醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，作為醫(yī)院歷史的守護(hù)者，檔案管理工作者應(yīng)立足現(xiàn)實(shí)，本著對(duì)醫(yī)院歷史高度負(fù)責(zé)的精神，積極研究對(duì)策，耐心細(xì)致地做好醫(yī)院檔 案管理工作。