論編寫(xiě)全宗卷的心得及體會(huì)

摘 要：全宗卷是在檔案館（室）管理某一全宗過(guò)程中形成的，能夠說(shuō)明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專(zhuān)門(mén)案卷，是檔案的檔案。本文從什么是全宗卷，全宗卷的意義和作用，目前編寫(xiě)過(guò)程中存在的主要問(wèn)題以及規(guī)范編寫(xiě)全宗卷的措施，結(jié)合自己的實(shí)際工作談一些心得和體會(huì)，以供工作參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：全宗卷；規(guī)范編寫(xiě)；措施；心得及體會(huì)

1 全宗卷的概念

全宗卷是機(jī)關(guān)檔案室在管理某一全宗過(guò)程中形成的，能夠說(shuō)明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專(zhuān)門(mén)案卷。通俗地講，是在檔案管理活動(dòng)中形成的“檔案”，是管理全宗的檔案，是檔案的檔案。它以全宗為單位，一個(gè)全宗只有一卷（或若干件），故稱(chēng)“全宗卷”。全宗卷包括八個(gè)方面的大類(lèi)，有全宗介紹類(lèi)、收集類(lèi)、整理類(lèi)、鑒定類(lèi)、保管類(lèi)、統(tǒng)計(jì)類(lèi)、利用類(lèi)以及新技術(shù)應(yīng)用類(lèi)。

2 全宗卷的意義和作用

（一）意義

全宗卷是對(duì)全宗進(jìn)行科學(xué)管理的重要工具和手段，通過(guò)建立和不斷補(bǔ)充完善全宗卷，可以了解該全宗管理過(guò)程的情況，還可以了解立檔單位的歷史沿革以及全宗內(nèi)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和編研等方面的情況，還可使檔案管理人員熟悉館（室）藏檔案情況，從而為該全宗的進(jìn)一步科學(xué)管理提供必要的依據(jù)，提高工作效率。因此，建立和完善全宗卷對(duì)現(xiàn)代檔案管理具有十分重要的意義。

（二）作用

1、建立和完善全宗卷，可以綜合、系統(tǒng)地反映該全宗的歷史面貌，還反映了全宗單位從過(guò)去到目前檔案工作的全過(guò)程。

2、全宗卷是對(duì)一個(gè)全宗單位各個(gè)方面的綜合概述，能綜合、系統(tǒng)、整體地反映出機(jī)構(gòu)演變歷程和各方面的情況，補(bǔ)充了檔案單一、不系統(tǒng)之優(yōu)點(diǎn)。

3、是科學(xué)管理室藏檔案和開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的重要工具，可便捷地查找、利用在檔案工作中形成的各類(lèi)文件及數(shù)據(jù)，為自身的工作提供極大的方便。

4、避免了平時(shí)零散存放、利用不便或由于檔案干部工作調(diào)動(dòng)而造成檔案工作中形成的部分珍貴材料的散失。

5、為今后向上級(jí)檔案館移交檔案時(shí)編寫(xiě)全宗介紹儲(chǔ)備了多種檔案信息資源，有利于修史編志工作，也為檔案學(xué)研究積累了素材，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了空間。

3 目前編寫(xiě)過(guò)程中存在的主要問(wèn)題

1、不重視全宗卷編寫(xiě)工作，認(rèn)為全宗卷可有可無(wú)，有些人甚至全宗卷包含有哪些內(nèi)容也不清楚，收集渠道也不了解，更不知道其的重要作用?；蛘哂行﹩挝浑m然已經(jīng)建立全宗卷，但在后面的工作中沒(méi)有對(duì)全宗卷進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充和完善，從而造成全宗卷的內(nèi)容只能反映全宗前面的情況，而后面的情況卻不能反映出來(lái)。

2、沒(méi)有按照全宗卷要求來(lái)編寫(xiě)，質(zhì)量不過(guò)關(guān)。編寫(xiě)內(nèi)容錯(cuò)漏百出，或者有些暫時(shí)找不到依據(jù)的也沒(méi)有進(jìn)行深入查考，要么就隨便應(yīng)付了事，要么就干脆不管。

3、收集材料不齊全，有限的材料也過(guò)于簡(jiǎn)單，只是把現(xiàn)成已有的一些內(nèi)容入全宗卷，其他需要的文件材料卻沒(méi)有收集好，致使許多應(yīng)該形成文字的文件材料遺失。

4、全宗卷是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理的過(guò)程，工作要做在平時(shí)。但許多單位在對(duì)全宗單位檔案進(jìn)行鑒定、整理、保管、利用、編研等工作中未養(yǎng)成收集、形成、積累和詳細(xì)記錄的習(xí)慣。到需要利用的時(shí)候或者上級(jí)檢查的時(shí)候才臨時(shí)“抱佛腳”，匆忙上陣，質(zhì)量可想而知。

5、全宗卷沒(méi)有裝訂成冊(cè)，沒(méi)有進(jìn)行分類(lèi)，整理、分卷、編號(hào)、編目，零零散散放在文件盒中。

4 編寫(xiě)心得及規(guī)范編寫(xiě)全宗卷的措施

全宗卷的質(zhì)量高低，完善與否，能全面反映檔案整理工作的質(zhì)量好壞，反映出檔案整理人員的素質(zhì)，特別是對(duì)全宗本身的研究程度，會(huì)涉及到檔案整理后資源開(kāi)發(fā)利用的效果問(wèn)題。下面就結(jié)合自身工作實(shí)際，略談一些心得體會(huì)及編寫(xiě)好全宗卷的方法措施。

（一）編寫(xiě)心得

1、平時(shí)要注意收集和積累相關(guān)文件材料。全宗卷的編寫(xiě)是一項(xiàng)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作，建立健全工作更要做在平時(shí)，但是，大部分單位全宗卷還是在上級(jí)業(yè)務(wù)檢查或升級(jí)時(shí)臨時(shí)突擊編寫(xiě)、整理，用時(shí)抱佛腳，東拼西湊，其形成質(zhì)量可想而知。所以，全宗卷的編寫(xiě)整理，應(yīng)強(qiáng)調(diào)各單位平時(shí)就要注意收集和積累相關(guān)的文件材料。

2、整理成專(zhuān)題文件匯編。由于全宗卷的編寫(xiě)內(nèi)容涉及的文件材料多，范圍廣，建議平時(shí)注意積累相關(guān)文件材料，最好是整理成專(zhuān)題文件。例如全宗卷的全宗指南內(nèi)容，包括本全宗單位各歷史階段機(jī)構(gòu)演變情況和內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置情況、領(lǐng)導(dǎo)任免職情況等等，在連續(xù)編撰的時(shí)候可以專(zhuān)題文件為依據(jù)，方便快捷，省時(shí)不費(fèi)力。

3、每年及時(shí)編寫(xiě)記錄。全宗卷的內(nèi)容涵蓋廣泛，我們?cè)趶?qiáng)調(diào)收集積累文件材料的同時(shí)，還要勤于文字記錄。因?yàn)槿诰韮?nèi)的文件材料是在檔案管理過(guò)程中產(chǎn)生的，必須及時(shí)形成文字記錄。比如年度檔案歸檔完畢，就應(yīng)及時(shí)增加檔案全宗卷在全宗介紹、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用以及新技術(shù)應(yīng)用類(lèi)這八大方面在當(dāng)年度的數(shù)據(jù)和相關(guān)文件材料的收集。每年及時(shí)編寫(xiě)，能有效地提高質(zhì)量及工作效率，不建議多年一次性編寫(xiě)。

（二）規(guī)范編寫(xiě)全宗卷的一些措施

全宗卷內(nèi)容的規(guī)范應(yīng)當(dāng)遵循兩個(gè)原則：一是尊重實(shí)踐的原則，要實(shí)現(xiàn)檔案全宗卷的齊全、完整和真實(shí)、準(zhǔn)確，要求制定的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)具有較強(qiáng)的可操作性；二是全宗卷的收集和整理過(guò)程中應(yīng)該堅(jiān)持隨時(shí)形成、隨時(shí)整理歸檔的原則。

1、引起重視，加強(qiáng)意識(shí)。應(yīng)提高檔案室領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)建立和完善全宗卷的重要性和必要性的認(rèn)識(shí)。在制訂工作人員崗位職責(zé)時(shí)將建立和完善全宗卷的工作納入檔案員的職責(zé)范圍內(nèi)，使檔案員在日常的工作中注意全宗卷文件材料的收集、形成和積累，不斷補(bǔ)充完善全宗卷的內(nèi)容，使所建立的全宗卷能真正反映該全宗的歷史面貌。

2、加強(qiáng)培訓(xùn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)。當(dāng)前檔案室的全宗卷主要存在內(nèi)容不齊全、不完整，甚至沒(méi)有全宗卷的問(wèn)題，我認(rèn)為這主要是檔案工作人員對(duì)全宗卷認(rèn)識(shí)上不清造成的。也許對(duì)一些檔案工作者來(lái)說(shuō)全宗卷是一個(gè)陌生的術(shù)語(yǔ)，不知道全宗卷是干什么的，有什么用處，即使知道有全宗卷，又不知該收集什么、什么東西該放入全宗卷、如何整理等問(wèn)題。這樣，我們就應(yīng)該從源頭上做起，讓從事檔案工作的人員首先認(rèn)識(shí)、了解什么是全宗卷，全宗卷有什么用入手。這就要求我們的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員手把手的教他們了，或者可以辦培訓(xùn)班的方式進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)交流，讓他們充分的學(xué)習(xí)、認(rèn)識(shí)、了解全宗卷，只有這樣才能更好的整理好全宗卷，那以后的工作就好做了。

3、做好監(jiān)督管理工作，納入年檢范圍。長(zhǎng)期以來(lái)，各級(jí)檔案部門(mén)對(duì)檔案室全宗卷的建立健全情況缺乏有效的監(jiān)督和管理，以至于一些檔案室的全宗卷“缺胳膊少腿”，問(wèn)題多多。所以，我個(gè)人認(rèn)為，全宗單位向檔案館或向有關(guān)單位移交時(shí)，其全宗卷也應(yīng)該隨同移交。同時(shí)，要把全宗卷檢查列為檔案年檢項(xiàng)目之一，或進(jìn)行績(jī)效考核，納入規(guī)范化管理，使之成為制度化、經(jīng)?；?/p>

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，全宗卷能系統(tǒng)、綜合地反映全宗單位各個(gè)時(shí)期各方面的情況變化，它不僅是科學(xué)管理室藏檔案的重要工具，更是開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源的一種手段，為全宗單位的修史編志工作，以及檔案學(xué)的研究積累了許多有價(jià)值的素材，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了空間。我們作為檔案事業(yè)的傳承人，更有義務(wù)和責(zé)任為了做好這份工作而不懈努力！

參考文獻(xiàn)

[1]張衛(wèi)華.談基層檔案室全宗卷的收集整理.浙江檔案.1998.9：24

[2]謝云.要重視建立和完善全宗卷工作.龍巖師專(zhuān)學(xué)報(bào).2000年12月.第18卷第4期.133

[3]徜灌林.博文.全宗卷問(wèn)題

作者簡(jiǎn)介

劉良梅（1980-），女，廣東興寧，在職本科，檔案助理館員，主要從事街道機(jī)關(guān)綜合檔案室的檔案管理工作以及下屬12個(gè)村和25個(gè)居委會(huì)的檔案監(jiān)督和指導(dǎo)工作。