淺談對做好企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識

李雪

摘 要：企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項重要工作，本文就工作實(shí)際和檔案事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，談一點(diǎn)對做好企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識。

關(guān)鍵詞：企業(yè)發(fā)展；檔案管理；方法措施

檔案是反映黨和國家各項工作及人民群眾各方面的真實(shí)記錄，是促進(jìn)我國各項事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。習(xí)近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設(shè)小康社會進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要?！睓n案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。記載著整個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手材料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。企業(yè)檔案為企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營提供了追根溯源和歷史參考的作用，是企業(yè)向前發(fā)展的后花園。企業(yè)中每份檔案都是檔案工作人員粗取精、分析歸納、分類編目、認(rèn)真整理形成的，也是研究改進(jìn)企業(yè)發(fā)展不可多得的寶貴資料。因此，企業(yè)在適應(yīng)現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，如何做好企業(yè)檔案的管理工作、把檔案作為一項重要的資源為企業(yè)發(fā)展所用，更好的為企業(yè)發(fā)展提供信息資源顯得尤為重要。

1 檔案在企業(yè)經(jīng)營過程中的作用

1、行政管理方面的作用，檔案是企業(yè)行政工作的工具之一，企業(yè)任何規(guī)章制度的出臺，都是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學(xué)化，有利于提高工作效率和管理水平。

2、項目運(yùn)營方面的作用，檔案是企業(yè)業(yè)務(wù)活動的記錄，具有憑證和參考作用。項目管理的各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生相應(yīng)記錄，公司品質(zhì)管理，項目的達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)工作，都是建立在項目檔案整理和分析的基礎(chǔ)上，檔案整理與運(yùn)營工作相互促進(jìn)，才能不斷提升項目的管理水平和盈利能力。圖紙、表單、設(shè)備等。

3、企業(yè)文化方面作用，檔案與企業(yè)文化緊密相連，檔案是企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄和見證，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分。通過企業(yè)的檔案我們能夠了解到企業(yè)的成長歷程，企業(yè)的核心價值觀，文化氛圍等。那一張張照片，一段影像，一份份文件，一件件實(shí)物，讓員工產(chǎn)生了歸屬感、凝聚力和向心力；讓客戶更感性的了解我們。

4、法律方面作用，檔案是當(dāng)時、當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人在業(yè)務(wù)活動中形成的原始記錄，真實(shí)可靠，是令人信服的真憑實(shí)據(jù)。能夠保護(hù)企業(yè)、員工、業(yè)主合法權(quán)益不受侵害，明確各方面的責(zé)任，減少不必要的糾紛。

5、培訓(xùn)方面的作用，檔案是一種重要的教育資源，其真實(shí)性和原始記錄性，具有不可抗拒的說服力和感染力，一個個真實(shí)的案例可以提高的培訓(xùn)的效率和效果。

2 企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1、企業(yè)檔案管理工作重視程度低

很多企業(yè)在日常管理過程中，從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)到管理人員都存在對檔案管理工作的認(rèn)識偏差問題，認(rèn)為檔案無實(shí)際意義，檔案與工作無直接關(guān)系，沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。這樣就直接導(dǎo)致了企業(yè)中檔案管理人員配備不足、檔案保管設(shè)備設(shè)施簡陋、企業(yè)檔案管理工作進(jìn)展困難，不能為企業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供第一手資料，不利于企業(yè)快速發(fā)展。

2、企業(yè)檔案管理人員水平參差不齊

由于企業(yè)檔案館（室）不同于專業(yè)檔案館、檔案局，是非專業(yè)性的檔案管理機(jī)構(gòu)，管理人員多為兼職，在做好本職工作的同時兼顧檔案管理，無法做到面面俱到，加之兼職人員有可能因為工作變動調(diào)離檔案管理崗位，對檔案管理的連續(xù)性造成一定的影響。同時，隨著企業(yè)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，檔案形式的多樣性和數(shù)字化也要求檔案管理人員要有過硬的技術(shù)與之相匹配，而實(shí)際當(dāng)中往往達(dá)不到最佳的效果。

3、檔案收集管理規(guī)范性欠缺

檔案集工作是檔案部門積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質(zhì)對象，是檔案工作的起點(diǎn)及第一個環(huán)節(jié)。而在實(shí)際進(jìn)行檔案收集工作時，由于收集方式不同，如很多企業(yè)是在各個部門分別收集形成卷后移交檔案室統(tǒng)一編排，容易出現(xiàn)原稿原件遺失的現(xiàn)象。同時，存在缺乏收集歸檔制度的現(xiàn)象，不能保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3 做好企業(yè)檔案管理工作的方法和措施

1、提高檔案管理重視程度，增強(qiáng)檔案價值意識

檔案管理工作只有收到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持才能有發(fā)展的基礎(chǔ)，要從上到下一以貫之，領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視，干部端正態(tài)度，真正認(rèn)識到檔案是企業(yè)的寶貴資產(chǎn)，是企業(yè)員工在生產(chǎn)、經(jīng)營過程中總結(jié)出來的寶貴財富，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評價，也是企業(yè)員工經(jīng)驗和智慧的實(shí)體表現(xiàn)。要把檔案工作與業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，留出工作時間，給予必要的人員和資金投入，確保檔案管理工作順利有效開展。管理人員要認(rèn)真做好本職工作，加強(qiáng)技術(shù)學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，樹立大局意識，主動為企業(yè)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案事業(yè)在企業(yè)發(fā)展過程中的重要作用。

2、加強(qiáng)干部培訓(xùn)，提高管理人員工作水平

企業(yè)檔案管理人員要與時俱進(jìn)。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要檔案管理人員重視業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，有扎實(shí)的檔案管理理論知識、科技知識。因為在科技日新月異發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的手工整理、檢索檔案的方式已無法滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，檔案管理逐漸從傳統(tǒng)管理變?yōu)楝F(xiàn)代化管理，因此，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化是必要的，同時又是迫切的。檔案管理人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，拓寬自身知識層面，不斷“充電”才能提高綜合素質(zhì)，做好新時期的企業(yè)檔案管理工作。

3、規(guī)范檔案形成過程，科學(xué)管控企業(yè)檔案

檔案產(chǎn)生的初期要加強(qiáng)規(guī)范，對于檔案形成過程做好詳細(xì)的整理規(guī)定，檔案管理部門加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案形成在尊重事實(shí)的基礎(chǔ)上更加規(guī)范、細(xì)致、便于利用。建立健全行之有效的檔案管理工作制度，使檔案工作與企業(yè)的各項管理活動同步，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。實(shí)踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是企業(yè)檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度，形成網(wǎng)絡(luò)體系。要結(jié)合企業(yè)自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律，建立一個縱橫交織的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部之間的關(guān)系，從而做到從上而下，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)工作。檔案管理人員不僅要收集文書檔案材料，還要收集企業(yè)經(jīng)營管理檔案、音像材料、實(shí)物和電子文件，要特別注重做好重大活動、重大事件、重點(diǎn)工程、重要領(lǐng)導(dǎo)人來訪等形成的珍貴檔案資料的收集，力求收集的檔案資料完整齊全。及時對收集的大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析鑒別，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，變死材料為活信息，為開展企業(yè)管理工作服務(wù)，為企業(yè)各項管理工作提供詳細(xì)、可靠的檔案信息資源。