學(xué)校檔案信息化的問題與對(duì)策

摘 要：學(xué)校檔案是學(xué)校知識(shí)資源和信息資源的重要組成部分。當(dāng)前，面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求，學(xué)校檔案工作還存在一些不適應(yīng)的地方。本文主要對(duì)學(xué)校檔案信息化的意義、問題和對(duì)策進(jìn)行初步的研究。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；學(xué)校檔案；信息化

學(xué)校檔案是指學(xué)校從事黨政管理、教學(xué)、科研以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。學(xué)校檔案是學(xué)校知識(shí)資源和信息資源的重要組成部分。學(xué)校檔案工作是學(xué)校從事教學(xué)、科研和黨政管理等活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作，也是一項(xiàng)實(shí)踐性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作。檔案的數(shù)量和質(zhì)量反映了一個(gè)學(xué)校的文化記憶和歷史積淀。當(dāng)前，面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求，學(xué)校檔案工作還存在一些不適應(yīng)的地方。因此，檔案管理水平也是衡量一所學(xué)校基礎(chǔ)管理水平和教學(xué)工作實(shí)力的重要標(biāo)志之一。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和社會(huì)信息化的飛速發(fā)展，學(xué)校檔案信息化已經(jīng)被提到學(xué)校工作的重要議事日程上來(lái)。本文主要對(duì)學(xué)校檔案信息化的意義、問題和對(duì)策進(jìn)行初步的研究。

1 檔案信息化是學(xué)校信息化的重要組成部分

檔案信息化是指在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，有效提高檔案信息資源收集、管理和提供利用服務(wù)水平的過(guò)程。學(xué)校檔案信息化是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為核心技術(shù)支撐，以信息和知識(shí)資源的充分共享為手段，以培養(yǎng)教師和學(xué)生獲取、加工、處理和利用信息與知識(shí)的能力為目標(biāo)，新型的教育、學(xué)習(xí)和研究的校園檔案管理和服務(wù)平臺(tái)。

學(xué)校檔案信息化的基礎(chǔ)是數(shù)字化。數(shù)字化是指將文本、書本、圖片、錄音、錄像等物理信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀、聲卡、視卡等設(shè)備以一定數(shù)字格式錄入并存儲(chǔ)。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化形式，不僅可降低信息的制作成本和存儲(chǔ)費(fèi)用，還可以大大加快信息的傳播速度和范圍，最終實(shí)現(xiàn)信息資源共享。學(xué)校檔案信息的利用依靠網(wǎng)絡(luò)化。網(wǎng)絡(luò)化是指將學(xué)校行政管理、信息管理、教學(xué)服務(wù)、研究開發(fā)等各類系統(tǒng)通過(guò)校園網(wǎng)連接起來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)這些系統(tǒng)之間的信息交換和信息服務(wù)。借助于互聯(lián)網(wǎng)，使校園的教育教學(xué)資源與社會(huì)信息資源實(shí)現(xiàn)高度整合，形成完全開放、超越時(shí)空，集知識(shí)中樞、管理服務(wù)、學(xué)習(xí)科研于一體的校園平臺(tái)，并通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)途徑，使信息資源成為包括全體師生員工在內(nèi)的整個(gè)社會(huì)學(xué)習(xí)共同體的共有知識(shí)財(cái)富。

實(shí)踐告訴我們，學(xué)校檔案信息化具有以下現(xiàn)實(shí)意義和作用：一是可以使學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)中形成的核心信息資源得到集中的保存和保護(hù)，確保教育教學(xué)、科研工作的可持續(xù)發(fā)展；二是學(xué)校教育、教學(xué)、教師、學(xué)員的信息資源可以得到最充分的利用，大大促進(jìn)學(xué)校的科學(xué)管理，提高學(xué)校管理水平，為學(xué)校的教育、教學(xué)、科研提供服務(wù)與支持；三是校園各群體之間可以方便、快捷地相互交流信息，提高部門之間協(xié)調(diào)配合的水平，提高信息工作的效率，更好地為教育教學(xué)、科研服務(wù)；四是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以全面及時(shí)地了解全校各方面的信息，便于科學(xué)辦學(xué)的各項(xiàng)決策和管理；五是利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)掘社會(huì)智能潛力，形成社會(huì)資源與學(xué)校資源互補(bǔ)與整合。學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量和學(xué)校管理水平的標(biāo)志之一，也是學(xué)校各種評(píng)估工作的依據(jù)之一。學(xué)校檔案管理有其自身的特點(diǎn)，主要是：1、檔案材料比較分散，有各職能部門，有教師、學(xué)生，有各種規(guī)章制度、文件、教育教學(xué)計(jì)劃、總結(jié)，學(xué)籍管理材料，有學(xué)校校本教材，教師自編教學(xué)案例、教案，歷屆成績(jī)記錄等等。2、各種材料制成的復(fù)雜性及多樣性，渠道不一，形式不同，給材料的匯總帶來(lái)一定的困難。3、時(shí)間跨度大，教學(xué)年度與行政年度不一，也給檔案的歸分帶來(lái)一定難度。因此，學(xué)校檔案信息化勢(shì)在必行，且應(yīng)當(dāng)納入學(xué)校工作的重要議事日程。

2 學(xué)校檔案信息化的問題研究

學(xué)校檔案信息化應(yīng)當(dāng)遵循創(chuàng)新務(wù)實(shí)的方針。為此，須清醒地認(rèn)識(shí)目前存在的問題，才能采取切合實(shí)際的對(duì)策。當(dāng)前學(xué)校，特別是中學(xué)，檔案信息化工作步履艱難。筆者長(zhǎng)期從事中學(xué)檔案工作，現(xiàn)將了解的主要問題歸納如下：

1、思想觀念落后，重視程度不夠。

有人認(rèn)為檔案只是為本校服務(wù)，服務(wù)范圍小，利用率低，檔案信息化可有可無(wú)。常常是“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”，導(dǎo)致檔案管理工作滯后，檔案建設(shè)的作用不能得以發(fā)揮。因此，有些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要靠手工管好紙質(zhì)檔案，做好實(shí)體檔案的收、管、用就可以了，也無(wú)需搞信息化。另外，檔案管理人員的認(rèn)識(shí)也不到位，認(rèn)為信息化離自己還比較遙遠(yuǎn)，信息化是信息技術(shù)部門的事，電子文件不好管、不敢管，還是管管紙質(zhì)檔案為好。由此，有些檔案干部對(duì)檔案信息化缺乏自信心和緊迫感。

2、檔案意識(shí)薄弱，管理制度欠缺。

傳統(tǒng)的學(xué)校檔案收集范圍面狹窄，造成文書檔案接收多，科研檔案、專門檔案接收少；行政領(lǐng)域的檔案接收多，教學(xué)科研領(lǐng)域的檔案接收少；一般檔案多，特色檔案（如師生創(chuàng)作的書法、字畫等）少；紙質(zhì)檔案多，電子檔案少。此外，檔案管理還沒有形成統(tǒng)一管理的制度和機(jī)制，缺少科學(xué)、有效、配套的規(guī)章制度，各部門也大多各自為政，很難形成一個(gè)整體，也難形成定期的考核測(cè)評(píng)，一定程度上制約了人才的培養(yǎng)和科研的發(fā)展。檔案的收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制也不適應(yīng)新形勢(shì)的要求。另外，由于各部門兼職檔案員隊(duì)伍不夠健全，或兼職檔案員的業(yè)務(wù)能力比較欠缺，致使檔案收集積累工作比較薄弱，歸檔文件的完整率、齊全率和準(zhǔn)確率存在一些問題?；A(chǔ)工作的薄弱給檔案信息資源的質(zhì)量帶來(lái)先天不足，再先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備也難以解決這些問題。檔案信息資源的質(zhì)量從根本上制約了計(jì)算機(jī)應(yīng)用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

3、缺乏必要的實(shí)施條件。

檔案信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。以城市交通做比喻，學(xué)校檔案信息化在“路、車、貨、交通規(guī)則和駕駛員”方面都比較薄弱。

所謂“路”是指計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，有些學(xué)校局域網(wǎng)不健全，仍停留在單機(jī)應(yīng)用。

所謂“車”是指計(jì)算機(jī)的硬件和軟件系統(tǒng)，多數(shù)學(xué)校在這方面的投入比較有限，有些設(shè)備陳舊老化。

所謂“貨”是指檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)字化文件，有些學(xué)校尚未建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，也未開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作。

所謂“交通規(guī)則”是指管理制度規(guī)范，許多學(xué)校現(xiàn)有檔案管理制度規(guī)范是建立在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)上，與信息化不相適應(yīng)。

所謂“駕駛員”是指掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的系統(tǒng)研制人員和應(yīng)用人員，而目前多數(shù)檔案管理人員只熟習(xí)紙質(zhì)檔案的管理，缺乏信息技術(shù)和電子文件等現(xiàn)代化知識(shí)技能的培訓(xùn)。

綜上所述，學(xué)校檔案信息化勢(shì)在必行，刻不容緩，必須重視信息化與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，以適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求的需要。

3 學(xué)校檔案信息化的對(duì)策研究

啟動(dòng)和加快檔案信息化工作是當(dāng)前學(xué)校檔案工作的迫切需要。為了提高這項(xiàng)工作的有效性，針對(duì)檔案信息化建設(shè)的問題與難點(diǎn)，筆者針對(duì)上述問題的分析，建議采取以下對(duì)策：

1、努力提高檔案干部的思想素質(zhì)和開拓能力。

信息技術(shù)比任何其他技術(shù)更依賴于人的思想素質(zhì)和操作能力。在學(xué)校檔案信息化過(guò)程中，檔案干部起到?jīng)Q定性作用。檔案管理工作是一個(gè)默默無(wú)聞的崗位，但需要檔案工作人員要有自我提升的意識(shí)和開拓創(chuàng)新的能力，以提高檔案管理的質(zhì)量和檔案服務(wù)的水平。因此，首先要求檔案干部更新觀念，提高綜合素質(zhì)：一是要充分認(rèn)識(shí)學(xué)校檔案信息化的重要性、必要性和緊迫性，增強(qiáng)與時(shí)俱進(jìn)的自覺性。二是要樹立開拓進(jìn)取的意識(shí)，培育敬業(yè)的精神、勤業(yè)的作風(fēng)、精業(yè)的能力、創(chuàng)業(yè)的勇氣，破除守舊、畏難、不想作為、不敢作為的消極思想。三是要崇尚科技，培育學(xué)習(xí)和應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)的欲望和動(dòng)力，并在實(shí)踐中盡快提高對(duì)信息技術(shù)的實(shí)際操作技能。四是要樹立務(wù)實(shí)苦干，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案信息化是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致的工作，電子文件的收集、整理、存儲(chǔ)、利用，特別是檔案信息安全，更需要精細(xì)化管理和精湛的技術(shù)，為此，檔案工作者要培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，甘于奉獻(xiàn)。五是要培養(yǎng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)結(jié)合創(chuàng)新的人才，不斷提高創(chuàng)新工作的方式和手段，不斷提高為學(xué)校教育教學(xué)服務(wù)的水平。實(shí)踐表明，檔案信息化的成功取決于信息技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)結(jié)合的緊密程度，以及在兩者結(jié)合點(diǎn)上持續(xù)創(chuàng)新應(yīng)用。為此，檔案干部要在理論和實(shí)踐的結(jié)合上，能力將自己培養(yǎng)成既懂信息技術(shù)，又懂檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。

2、努力將檔案信息化融入學(xué)校信息化發(fā)展進(jìn)程。

長(zhǎng)期以來(lái)，學(xué)校檔案工作與學(xué)校教學(xué)工作結(jié)合不夠緊密，影響了檔案工作的地位和作為。計(jì)算機(jī)開放的平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)化開放的空間，為檔案工作的開放創(chuàng)造了極為有利的條件。我們不能以封閉的方法進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)的研制和應(yīng)用，而應(yīng)當(dāng)將檔案信息化融入學(xué)校信息化建設(shè)的規(guī)劃，與學(xué)校教學(xué)管理信息化同步發(fā)展，這是學(xué)校檔案信息化建設(shè)的一條重要策略。因?yàn)殡y有如此，才能有利于提高了檔案收集的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率，拓展了檔案收集的途徑，提高了歸檔工作的效率和質(zhì)量；有利于將檔案信息資源的利用延伸到學(xué)校信息系統(tǒng)中去，擴(kuò)大檔案的利用，提升檔案的價(jià)值；有利于使檔案信息化獲得先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和持續(xù)的資金、技術(shù)方面的支持。尤其要指出的是，在檔案收集中，要注意學(xué)校一般檔案和學(xué)校特色檔案的合并收集，確保收集檔案渠道的暢通，形成制度，讓名項(xiàng)目、名教師的檔案不致遺漏，做到及時(shí)、全面、完整。在平時(shí)的工作中，檔案工作人員要嘴勤、腿勤、手勤、歸類勤，必須注重信息化與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，收集檔案材料必須快速、全面，在此過(guò)程中，要注重檔案信息化、數(shù)字化的開發(fā)和利用，提供服務(wù)的有效途徑，更好地為學(xué)校的教育、教學(xué)、科研管理服務(wù)，讓學(xué)校檔案為學(xué)校教育教學(xué)評(píng)估、咨詢等發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3、加快軟硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。

當(dāng)前，學(xué)校檔案信息化要在兼顧先進(jìn)性和實(shí)用性的基礎(chǔ)上，加大技術(shù)投入的力度。軟件的投入包括：采用與本校硬件設(shè)施相配套的檔案應(yīng)用軟件、主流操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、數(shù)字化軟件，以及其他相關(guān)系統(tǒng)軟件和工具軟件，如病毒防治、加密解密軟件等。硬件的投入包括：具有高速度、高可靠性、高性能、高吞吐能力、大容量存儲(chǔ)的服務(wù)器；供用戶訪問服務(wù)器或進(jìn)行檔案信息處理工作的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等輸入、輸出設(shè)備；用于滿足數(shù)字檔案室信息存儲(chǔ)和備份的磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)及光盤刻錄機(jī)；用于紙質(zhì)、照片等傳統(tǒng)檔案數(shù)字化的掃描儀、數(shù)碼相機(jī)，以及各單位應(yīng)根據(jù)室藏檔案數(shù)量、紙張幅面和質(zhì)量等情況，合理配置不同規(guī)格的數(shù)字化設(shè)備，切不可盲目配置。

4、培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案人才。

學(xué)校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵靠人才，靠具有檔案現(xiàn)代化意識(shí)和信息化專業(yè)技能的檔案干部。為了加強(qiáng)檔案干部的現(xiàn)代知識(shí)培訓(xùn)，需要從以下方面繼續(xù)努力：一是加強(qiáng)檔案崗位培訓(xùn)，拓展檔案干部的知識(shí)結(jié)構(gòu)。要在原來(lái)傳統(tǒng)檔案學(xué)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，增加檔案信息化和電子文件管理的課程，從理論知識(shí)和實(shí)踐技能的結(jié)合上掃除檔案干部的計(jì)算機(jī)盲和電子文件管理盲。二是鼓勵(lì)檔案干部崗位自學(xué)成才。信息技術(shù)具有很強(qiáng)的實(shí)踐性，實(shí)踐崗位是培訓(xùn)檔案干部的最好平臺(tái)。為此，要讓檔案干部在紙質(zhì)檔案和電子檔案的收集歸檔、分類整理、安全保管和查詢利用等工作中，自學(xué)計(jì)算機(jī)輔助歸檔、立卷、著錄、檢索、上網(wǎng)、編研等信息技術(shù)，使他們真正成為信息技術(shù)應(yīng)用的行家里手。三是借助計(jì)算機(jī)專業(yè)人才力量。在學(xué)校檔案計(jì)算機(jī)專業(yè)人才青黃不接的情況下，檔案部門應(yīng)與學(xué)校計(jì)算機(jī)技術(shù)人員或社會(huì)上信息技術(shù)公司聯(lián)系，與他們建立長(zhǎng)期工作關(guān)系，借助他們的技術(shù)實(shí)力，開展數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)、安全系統(tǒng)建設(shè)等技術(shù)性較強(qiáng)的工作，并在合作中向他們努力學(xué)習(xí)信息技術(shù)；有條件的話，還可以從社會(huì)上引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，充實(shí)檔案隊(duì)伍。

學(xué)校的檔案的信息化建設(shè)，是學(xué)校信息化的重要組成部分，目前還存在與新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求不相適應(yīng)的地方，因此，學(xué)校檔案的信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

作者簡(jiǎn)介

楊易同志在上海田家炳中學(xué)從事檔案工作已有18年了，從學(xué)校開辦至今一直在這個(gè)崗位上勤勤懇懇地工作著。學(xué)校于2001年2月，順利通過(guò)區(qū)級(jí)合格檔案室評(píng)審，并得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的好評(píng)。她本人于1998年7月被評(píng)聘為檔案管理員，2003年2月評(píng)聘為檔案助理管員。2005年起擔(dān)任靜安區(qū)教育系統(tǒng)第三協(xié)作組組長(zhǎng)至今。