當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的不足及對策

摘 要：當(dāng)前我國醫(yī)院人事檔案管理存在重要性認(rèn)識、基礎(chǔ)投入、人員配備、工作手段等方面的不足。因此，必須強化各方對工作重要性的認(rèn)識、建立完善的規(guī)章制度、加快人才隊伍建設(shè)、引入現(xiàn)代信息管理技術(shù)，確保醫(yī)院的人事檔案管理工作水平的提高。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；管理

人事檔案管理屬于我國檔案工作中的專業(yè)檔案管理，其工作對象是企事業(yè)單位和各類組織團(tuán)體人事部門在工作中形成的對個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)及工作業(yè)績等內(nèi)容的原始記錄。人事檔案管理工作具有明顯的雙重性，一方面其管理對象是重要的檔案信息，另一方面這些檔案信息又是人事管理的重要依據(jù)。醫(yī)院人事檔案管理是指形成于醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事管理工作的檔案管理工作。醫(yī)院人事檔案管理工作有著人事檔案管理工作的共性，即人事檔案管理是檔案工作的組成部分的同時，更是人力資源管理的重要依據(jù)和憑證。醫(yī)院的人事檔案管理是醫(yī)院等醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)進(jìn)行人力資源管理決策的重要依據(jù)，直接影響到醫(yī)療資源的優(yōu)化配置，直接影響到醫(yī)務(wù)工作者晉升、職稱評定等現(xiàn)實利益，因此，必須高度重視醫(yī)院人事檔案管理工作。

1 當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在的不足

第一，工作重要性認(rèn)識不充分。雖然醫(yī)院人事檔案管理工作具有十分重要的作用，但其重要性的發(fā)揮呈現(xiàn)出分散性和隱形的特點，特別是由于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的主要職能是提供及時有效的醫(yī)療服務(wù)，因此人事檔案管理的重要性認(rèn)識上存在不足。個別醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)平時視人事檔案工作為“雞肋”，認(rèn)為該項工作是額外的行政工作，直接影響了醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)工作的效率；而當(dāng)醫(yī)務(wù)工作者面對職稱評定、醫(yī)院資源配置決策時又覺得人事檔案工作沒有產(chǎn)生實際功效，要么忽視這項工作，要么不斷縮減對工作的投入。

第二，基礎(chǔ)投入不足。人事檔案管理需要一定的物質(zhì)投入，才能確保管理工作健康有序地開展，特別是隨著信息管理現(xiàn)代化程度的不斷提高，檔案管理的軟硬件投入都有所增加。但目前很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)往往側(cè)重于醫(yī)療器械的采購和投入，對服務(wù)保障性的檔案工作投入明顯不足。個別醫(yī)院沒有單獨的人事檔案管理場所，與人事部門公用辦公地點，隨意存放相關(guān)檔案，不僅容易造成檔案實體的遺失、損壞，更容易造成檔案信息內(nèi)容的失泄密，形成保密安全事故。

第三，人員配備不足。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人力資源構(gòu)成以各個層次的醫(yī)務(wù)工作者為主體，在人員招聘、人才引進(jìn)等方面也側(cè)重于這方面，將檔案工作視為一般行政性工作的組成部分，檔案管理人員選配范圍相對較窄，在人員配備上以兼職、返聘退休人員或臨時招聘社會人員為主。從有關(guān)規(guī)定可以看出，針對人事檔案管理工作者的各方面要求比其他類型檔案要更加嚴(yán)格，比如要求具有中共黨員的政治面貌和國家干部身份，在工作中要愛崗敬業(yè)、認(rèn)真仔細(xì)等，但從目前配備的人員來看，還未完全達(dá)到相關(guān)的要求。此外，目前開展人事檔案管理工作主要依靠工作人員長期的工作經(jīng)驗，缺少檔案專業(yè)知識、系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尚未形成人事檔案管理工作的人才支持體系。

第四，工作手段落后。近年來，為了推動醫(yī)療信息現(xiàn)代管理程度，更加充分地挖掘醫(yī)療信息的價值，大多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)已經(jīng)實現(xiàn)了病歷檔案的數(shù)字化管理，使病歷檔案能夠成為醫(yī)療服務(wù)、科學(xué)研究等的重要基礎(chǔ)。人事檔案由于其管理方式特殊、涉及個人隱私等方面的原因，還基本停留在傳統(tǒng)手工管理模式，管理手段和效率都比較落后。醫(yī)院人事檔案涉及的人員成分復(fù)雜，比如除了醫(yī)院內(nèi)部工作人員的檔案外，還包括醫(yī)療實習(xí)生、規(guī)培生、進(jìn)修醫(yī)生等人員在醫(yī)院工作、學(xué)習(xí)所形成的檔案，各種類型的人事檔案在管理等方面均有不同的規(guī)范和要求，傳統(tǒng)手工管理模式，已經(jīng)無法滿足高效工作的需求。

2 改進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的建議

首先，提高醫(yī)院內(nèi)部對人事檔案管理工作的認(rèn)識。人事檔案管理雖然不是醫(yī)院的中心工作，但卻服務(wù)、保障中心工作開展。特別是人事檔案工作關(guān)系醫(yī)院資源配置、醫(yī)務(wù)工作者個人發(fā)展等敏感事物，因此必須提升包括醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)所有人員對這項工作的重視程度，加大對人事檔案管理人、財、物方面的投入，為人事檔案工作的開展創(chuàng)造相對良好的工作環(huán)境。檔案管理人員也要充分認(rèn)清人事檔案管理工作的重要性，增強自身的工作責(zé)任心，積極主動提升個人綜合素質(zhì)和檔案管理專業(yè)技能，確保人事檔案管理工作的高效開展。

其次，不斷完善醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)章制度。檔案工作是一項規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性和權(quán)威性很強的工作，因此建立健全各類管理的規(guī)章制度是人事檔案管理工作有效開展的重要保證。筆者所在醫(yī)院在參照其他兄弟醫(yī)院人事檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，結(jié)合本醫(yī)院的實際情況，建立健全包括人事檔案材料遞交歸檔制度、人事檔案材料收集制度、人事檔案查閱制度、人事檔案傳遞制度等規(guī)章制度，從而使人事檔案材料收集、歸檔、鑒定、利用工作進(jìn)一步規(guī)范化，使醫(yī)院人事檔案管理工作步入健康、有序、科學(xué)發(fā)展的軌道。

再次，建設(shè)一支高素質(zhì)的人事檔案管理人才隊伍。人才是完成工作的保證，醫(yī)療結(jié)構(gòu)作為人才密集的機(jī)構(gòu)，同樣要保證人事檔案管理人員具有較高的能力和素質(zhì)。在人員的確定方面，要結(jié)合實際情況，盡量確保專職人員管理人事檔案。在人員的選擇方面，要形成競爭機(jī)制，面向全社會、全院按照正常的招聘程序，公平公正選拔人員，確保檔案工作人員的基本素質(zhì)。在人員的使用方面，不僅要通過完成實際工作提升人員的職業(yè)技能和職業(yè)道德，同時要將檔案管理人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，注重定期開展相關(guān)的培訓(xùn)，鼓勵人員進(jìn)行理論研究和創(chuàng)新，確保管理專業(yè)技能的提高。此外，還要重視檔案管理人員的各種福利待遇，使其在評比、獎勵和職務(wù)晉升等方面享受到應(yīng)有的待遇，保持檔案管理人員的士氣和人員的相對穩(wěn)定。

最后，積極引入現(xiàn)代信息管理技術(shù)。借鑒其他類型檔案現(xiàn)代化管理的經(jīng)驗，積極引入現(xiàn)代信息管理技術(shù)，加快人事檔案數(shù)字化進(jìn)程，減少人事檔案在流轉(zhuǎn)、查閱和利用過程中的損壞、丟失，實現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化、科學(xué)化和有效性。采用計算機(jī)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)建立完善人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案管理從手工管理向計算機(jī)數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，降低管理成本，提高工作效率。建立醫(yī)院人事檔案的動態(tài)管理機(jī)制，人事檔案不同于其他類型的檔案，其形成過程是一個動態(tài)的過程，因此無論是在紙質(zhì)檔案還是數(shù)字檔案管理過程中，都要及時全面地收集、整理、維護(hù)人事檔案信息，確保人事信息的準(zhǔn)確性，為醫(yī)院人力資源的優(yōu)化配置提供真實可靠的動態(tài)信息，保證醫(yī)院各項工作的順利開展。

綜上可以看出，人事檔案管理是醫(yī)院完成以醫(yī)療服務(wù)為中心的各項工作的前提和保證。這項工作在提高醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技能、提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平中具有十分重要的作用。強化各方對工作重要性的認(rèn)識、建立完善的規(guī)章制度、加快人才隊伍建設(shè)、引入現(xiàn)代信息管理技術(shù)對于做好醫(yī)院的人事檔案管理工作、提高醫(yī)院的人事檔案管理水平具有現(xiàn)實的指導(dǎo)意義。

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作者簡介

梁琪，男，漢，江蘇省泰州市，泰州市人民醫(yī)院，助理館員，研究方向：管理醫(yī)院職工科技檔案、醫(yī)療實習(xí)生檔案、規(guī)培生檔案、進(jìn)修醫(yī)生檔案。