關(guān)于如何提升辦公室檔案管理工作效率的思考

王少姝

摘 要：隨著近幾年來(lái)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)辦公室檔案管理模式也就無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下的時(shí)代。而檔案管理效果如果無(wú)法有效滿(mǎn)足實(shí)際工作需求，并將對(duì)我國(guó)辦公室的檔案管理工作效率造成非常嚴(yán)重的影響。不管是哪一家單位，其自身運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，辦公室一直以來(lái)都具有著非常重要的作用，辦公室檔案管理水平的高低會(huì)對(duì)單位自身的整體管理水平造成直接性影響。因此，當(dāng)下我國(guó)企業(yè)單位想要得到更加穩(wěn)定的發(fā)展，就必須對(duì)自身辦公室檔案管理工作效率進(jìn)行有效提升。本文通過(guò)分析當(dāng)下我國(guó)辦公室檔案管理中所存在的問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上對(duì)提升辦公室檔案管理工作效率的有效措施進(jìn)行深入探討。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率；有效策略

0.引言

在辦公室工作中，檔案管理作為其重要構(gòu)成部分之一，能夠有效確保相關(guān)工作的可持續(xù)發(fā)展帶。隨著當(dāng)下社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷加快，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系下，辦公室檔案管理工作只有做到不斷創(chuàng)新和改革，緊跟時(shí)代的腳步，從而才能讓其作用得到充分發(fā)揮，讓辦公人員查詢(xún)和檢索信息能夠更加方便、快捷，讓辦公室整體工作效率得到有效提升。而想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，讓辦公室管理建設(shè)得到加強(qiáng)，就必須對(duì)檔案管理工作中所存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，從而才能找到有效解決措施，讓辦公室檔案管理工作的作用得以充分發(fā)揮。

1 當(dāng)下我國(guó)辦公室檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 辦公室檔案管理工作的重視度不足

就目前而言，我國(guó)很多的現(xiàn)代企業(yè)都沒(méi)有重視起自身企業(yè)的辦公室檔案管理工作，只是片面的將其當(dāng)成與合同文件管理相似的管理工作，使得企辦公室檔案管理只是工作人員的附屬工作[1]。其中除了管理合同文件和人事檔案等之外，卻沒(méi)有有效的管理和重視起其余相關(guān)資料信息。此外，由于很多企業(yè)的檔案管理制度還不是很完善，致使很多客戶(hù)信息和業(yè)務(wù)資料大都是交由普通工作人員管理，而一旦出現(xiàn)人員流動(dòng)現(xiàn)象的時(shí)候，就會(huì)極易流失一些重要資料信息，從而讓企業(yè)生產(chǎn)業(yè)務(wù)遭受到嚴(yán)重?fù)p失。

1.2 辦公室檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

當(dāng)下我國(guó)雖然已經(jīng)有一部分的企業(yè)開(kāi)始重視起檔案管理工作，但是卻依舊沒(méi)能讓辦公室檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有價(jià)值，而造成這種現(xiàn)象的主要原因就是因?yàn)橄嚓P(guān)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高[2]。這在檔案不合理的分類(lèi)結(jié)構(gòu)和檔案管理素質(zhì)存在嚴(yán)重缺失上有著顯著體現(xiàn)。一方面，檔案如果發(fā)生不合理的分類(lèi)結(jié)構(gòu)，就會(huì)直接造成無(wú)法有效的利用到檔案信息，促使資料信息獲取時(shí)間被嚴(yán)重浪費(fèi)，從而讓檔案管理的在現(xiàn)代企業(yè)中的真正價(jià)值很難得以體現(xiàn)。另一方面，很多辦公室檔案管理人員都缺乏相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)，因此也就致使相關(guān)管理人員沒(méi)能正確的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而也就其工作態(tài)度存在嚴(yán)重問(wèn)題，對(duì)檔案管理動(dòng)作造成了直接影響。

1.3 辦公室檔案管理缺少安全保障

由于當(dāng)下很到現(xiàn)代企業(yè)都沒(méi)有有效的重視起辦公室檔案管理工作，這也就造成辦公室檔案管理中各個(gè)數(shù)據(jù)信息的安全性無(wú)法得到有效保障。一方面，由于相關(guān)檔案管理人員沒(méi)能重視起辦公室檔案管理工作的重要性，致使在存儲(chǔ)檔案的過(guò)程中，很有可能造成信息丟失和檔案損壞現(xiàn)象的發(fā)生。而另一方面，企業(yè)沒(méi)有重視檔案管理工作，對(duì)檔案的保密性工作就更加存在嚴(yán)重忽視，此外又因?yàn)橄嚓P(guān)檔案管理工作人員素質(zhì)較低，這就非常容易造成檔案中信息流失現(xiàn)象的發(fā)生，從而也就造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)遭受到嚴(yán)重?fù)p失[3]。另外，很多企業(yè)由于缺乏相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，這就造成計(jì)算機(jī)檔案管理中，存在非常嚴(yán)重的安全隱患問(wèn)題。

1.4 辦公室檔案管理缺乏相應(yīng)的信息化辦公手段

雖然當(dāng)下很多企業(yè)管理制度都開(kāi)始對(duì)傳統(tǒng)的紙張辦公方法進(jìn)行了轉(zhuǎn)變，信息化辦公手段逐漸的得到了廣泛運(yùn)用，但是企業(yè)在辦公室檔案管理工作上，卻依舊還處在以往陳舊的紙張辦公形式上，這就造成很多企業(yè)檔案都沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化，對(duì)企業(yè)中各個(gè)部門(mén)的運(yùn)用和查詢(xún)?cè)斐闪朔浅４蟮睦_，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)也在很大程度上促使企業(yè)的工作效率被降低了很多。

2 提升辦公室檔案管理工作效率相應(yīng)對(duì)策

2.1 加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理的重視程度

如果想要讓辦公室檔案管理的作用得到充分發(fā)揮，就需要對(duì)辦公室檔案管理機(jī)制進(jìn)行及時(shí)建立和完善。不過(guò)在對(duì)辦公室檔案管理機(jī)制建立和完善之前，最為重要的還是應(yīng)該讓企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)辦公室檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度得到提升[4]。首先，要讓辦公室檔案管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度得到加強(qiáng)，定期組織培訓(xùn)，向相關(guān)檔案管理人員傳輸相應(yīng)的檔案管理知識(shí)的同時(shí)，重點(diǎn)講解檔案管理的重要性。其次，要將獎(jiǎng)懲制度及時(shí)的建立起來(lái)，通過(guò)這種制度來(lái)約束相關(guān)大管理人員，使其能夠積極的投入到工作中，認(rèn)真的認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。只有這樣才能夠讓企業(yè)從上至下逐漸形成一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理認(rèn)識(shí)，從而促使辦公室檔案管理工作能夠更加的完善。

2.2 對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性進(jìn)行提升

首先，企業(yè)應(yīng)該重視起對(duì)相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期的舉行相關(guān)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)工作，針對(duì)不同程度的人員要有針對(duì)性的實(shí)施培訓(xùn)，對(duì)在職的老員工，應(yīng)該以轉(zhuǎn)化其傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)為主，來(lái)對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，如：教導(dǎo)這些管理人員如何使用電腦來(lái)進(jìn)行信息化管理等[5]。其次，針對(duì)一些較年輕的或剛剛?cè)肼毜臋n案管理人員，則應(yīng)該以檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)為主，重點(diǎn)傳授他們專(zhuān)業(yè)性的知識(shí)，可以實(shí)施老帶新的政策，以師傅帶徒弟的形式，實(shí)施一對(duì)一的培訓(xùn)，促使他們能夠在最短的時(shí)間內(nèi)掌握相應(yīng)的管理知識(shí)。只有這樣才能讓企業(yè)中所有的檔案管理人員都能夠提升自身的專(zhuān)業(yè)水平，始終迎合當(dāng)下市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)化需求，為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)有效推動(dòng)作用。

2.3 增強(qiáng)辦公室檔案管理的安全性

辦公室檔案管理對(duì)現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)有著非常重要的作用，而只有保證了辦公室檔案管理的安全性，才能讓其價(jià)值得到真正體現(xiàn)。首先將相應(yīng)的保密制度建立起來(lái)，以此來(lái)對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行約束，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密者，要嚴(yán)格查辦，促使辦公室檔案管理能夠得到有效管理，保障檔案信息的安全性[6]。其次，企業(yè)應(yīng)該積極額普及計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，讓每一個(gè)工作人員都能夠認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全隱患帶來(lái)的后果，增強(qiáng)IT部門(mén)對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全工作的安全管理力度。

2.4 運(yùn)用集成化信息管理體系

企業(yè)在實(shí)施檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)該讓實(shí)物檔案資料管理和計(jì)算機(jī)檔案管理相結(jié)合的管理模式得以形成。在對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)化管理的過(guò)程中，積極的運(yùn)用集成化信息管理方法，通過(guò)計(jì)算機(jī)嚴(yán)格、詳細(xì)的分類(lèi)號(hào)檔案信息，并結(jié)合企業(yè)中每個(gè)部門(mén)的實(shí)際情況和信息性質(zhì)來(lái)讓檔案分類(lèi)更加科學(xué)化、規(guī)范化。

3 總結(jié)

總而言之，辦公室檔案管理工作和企業(yè)單位中其他工作都有著直接或間接的聯(lián)系，規(guī)范化、合理化的辦公室檔案管理工作時(shí)確保單位能夠正常運(yùn)行的重要基礎(chǔ)，為了讓我國(guó)現(xiàn)階段辦公室檔案管理中所存在的諸多問(wèn)題得到有效解決，單位中各個(gè)部門(mén)應(yīng)該彼此合作，共同采取有效措施，讓辦公室檔案管理工作效率得到進(jìn)一步提升，從而才能讓自身的正常穩(wěn)定運(yùn)行得到有效保障。

參考文獻(xiàn)

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[5]劉奇.淺析如何做好當(dāng)前單位辦公室檔案管理創(chuàng)新[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013，05：286.