縣級廣播電視臺文書檔案管理工作存在的問題及應(yīng)對措施探討

詹麗

摘 要：文書檔案主要是在企事業(yè)單位、各種社會團(tuán)體以及其他各種社會組織的行動活動當(dāng)中產(chǎn)生，對組織本身具備至關(guān)重要的作用，廣播電視臺文化檔案自然也不例外，文書檔案管理工作的好壞直接關(guān)系到廣播電視臺檔案的完整性與質(zhì)量。然而，許多縣級廣播電視臺因?yàn)楦鞣矫嬖?，文書檔案管理工作還存在許多問題，文書檔案管理工作的質(zhì)量并不理想。鑒于此，本文主要針對縣級廣播電視臺文書檔案管理工作存在的問題進(jìn)行了詳盡的探討，在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)應(yīng)對措施與建議，旨在為提升縣級廣播電視臺文書檔案管理工作水平貢獻(xiàn)自己的綿薄之力。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；縣級廣播電視臺；問題；措施

所謂廣播電視臺文書檔案，指的是廣播電視臺辦理完成、具有保存價值的文件轉(zhuǎn)化而成，其廣播電視臺行政管理、黨務(wù)等活動當(dāng)中處理事務(wù)與相互聯(lián)系等實(shí)際需要的，采用圖表、文字等方法直接記錄而成的具備完整體式及處理程序的信息資料。文書檔案具有服務(wù)性、綜合性、規(guī)范性、前瞻性以及基礎(chǔ)性等特征，文書工作與檔案管理工作兩者本身是兩項(xiàng)密不可分、互相聯(lián)系以及互相促進(jìn)的工作，文書檔案管理工作的質(zhì)量不僅關(guān)系到廣播電視臺文書工作的質(zhì)量，同時也關(guān)系到整個檔案管理工作的質(zhì)量及完整性，如何做好文書檔案管理工作就成為各個縣級廣播電視臺急需解決的重要課題[1]。

1 縣級廣播電視臺文書檔案管理存在的不足

（一）對文書檔案管理的認(rèn)知不足

現(xiàn)階段，在大多數(shù)縣級廣播電視臺中，廣大檔案管理人員本身對文書檔案管理的認(rèn)知不足，導(dǎo)致其在檔案管理工作中對文書檔案的重視程度不足，文書檔案管理工作開展并不理想。究其原因，主要原因在于廣大檔案管理人員片面的認(rèn)為文書檔案管理對廣播電視臺的直接效益影響不大，導(dǎo)致其在文書檔案管理過程中存在懈怠的現(xiàn)象[2]。除此之外，縣級廣播電視臺領(lǐng)導(dǎo)層對文書檔案管理工作也不夠重視，往往過于偏重于眼前利益而忽略了文書檔案管理的重要性。正是因?yàn)閺V播電視臺內(nèi)部對文書檔案管理的認(rèn)知不足，導(dǎo)致文書檔案管理工作的效率偏低、質(zhì)量不高。

（二）文書工作與檔案管理工作存在混淆現(xiàn)象

文書工作與檔案管理工作屬于兩種完全不同的內(nèi)容，然而檔案管理必須要在文書工作順利開展的基礎(chǔ)上才可以得以有序進(jìn)行。然而，部分縣級廣播電視臺的文書工作與檔案管理工作存在混淆的情況，沒有針對兩項(xiàng)工作進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，文書檔案管理人員沒有注重與文秘工作之間的有效銜接，導(dǎo)致文書工作與文書檔案管理存在脫節(jié)的現(xiàn)象，最終不僅導(dǎo)致文秘的文書工作開展受到一定程度的影響，同時也對檔案管理工作產(chǎn)生了不良影響。因此，針對文書工作與檔案管理工作而言，其是兩項(xiàng)密不可分、互相聯(lián)系以及互相促進(jìn)的工作，廣大檔案管理人員只有充分意識到這些特點(diǎn)，加強(qiáng)相關(guān)工作的聯(lián)系與協(xié)調(diào)，才可以有效保障文書檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（三）檔案管理隊伍綜合素質(zhì)參差不齊

檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到廣播電視臺文書檔案管理工作的好壞。然而，針對現(xiàn)階段的縣級廣播電視臺檔案管理隊伍來說，許多檔案管理人員本身都是身兼數(shù)職，并且大部分檔案管理人員都缺乏相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)，導(dǎo)致檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)參差不齊。因?yàn)闄n案管理人員身兼數(shù)職，一旦發(fā)生職位方面的調(diào)動，必然會導(dǎo)致縣級廣播電視臺檔案管理崗位不夠穩(wěn)定，存在較大的人員流動性，再加上綜合素質(zhì)方面的參差不齊現(xiàn)象，導(dǎo)致文書檔案管理工作的局面異?；靵y。

（四）電子文書檔案安全系數(shù)不高

任何事物本身都具有兩面性，電子文書檔案自然也不例外。文書檔案信息化發(fā)展在帶來眾多優(yōu)勢的同時，其也存在易修改、刪除等不足，再加上互聯(lián)網(wǎng)平臺保密性較差，更無法避免電腦及平臺系統(tǒng)的病毒、黑客入侵以及故障癱瘓等，倘若縣級廣播電視臺對相關(guān)安全工作的不重視，一旦面臨風(fēng)險，則會引發(fā)一些難以彌補(bǔ)的損失。

2 應(yīng)對措施

（一）提升廣播電視臺文書檔案管理意識

要想保障縣級廣播電視臺文書檔案管理工作的質(zhì)量，就必須要提升廣播電視臺文書檔案管理意識，使得電視臺內(nèi)部能夠意識到文書檔案管理的重要作用。這就需要各個縣級廣播電視臺在內(nèi)部樹立文書檔案管理意識，不僅要讓檔案管理人員加強(qiáng)文書檔案管理意識，同時還需要讓其他相關(guān)部門加強(qiáng)文書檔案管理意識，以便于各個部門能夠更好的配合文書檔案管理工作的開展。此外，還應(yīng)當(dāng)綜合參考《檔案法》及廣播電視臺的相關(guān)要求，建立健全有關(guān)的規(guī)章制度，使得文書檔案管理相關(guān)的工作都能夠有章可循、有法可依，真正保障文書檔案管理工作健康、有序的開展。

（二）規(guī)范銜接文書工作與檔案管理工作

正如上文所述，文書工作與檔案管理工作之間的關(guān)系極為密切。所以，要想提升檔案管理工作的效率，首先必須要提升文書的質(zhì)量，規(guī)范銜接文書工作與檔案管理工作。一方面，廣播電視文件的處理必須要嚴(yán)格遵循相關(guān)流程及規(guī)定來開展，進(jìn)行科學(xué)分類之后進(jìn)行立卷歸檔。另一方面，必須要注重細(xì)節(jié)方面的相關(guān)工作，例如，文書格式需要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的要求，紙面清潔、紙張版式以及材質(zhì)等都必須要滿足相關(guān)要求，文件應(yīng)當(dāng)進(jìn)行及時的處理與歸檔[3]。此外，廣播電視臺還應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，針對文書工作與檔案管理工作進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)銜接，以便于檔案管理部門能夠及時針對文書資料進(jìn)行處理，進(jìn)一步保障銜接工作的規(guī)范化與及時性。

（三）提升文書檔案管理人員綜合素質(zhì)

首先，縣級廣播電視臺應(yīng)當(dāng)積極組織檔案管理人員定期參加相關(guān)部門舉辦的相應(yīng)的專題學(xué)術(shù)、業(yè)務(wù)交流會議，積極開展形式豐富的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動，使得檔案管理人員能夠及時了解檔案領(lǐng)域最新的應(yīng)用技術(shù)與理論研究，并且能夠及時了解其他廣播電視臺文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及發(fā)展情況，在拓展自身視野的同時，分析存在差距的原因，并積極引入相關(guān)的理念與技術(shù)，充分結(jié)合本廣播電視臺的現(xiàn)實(shí)情況，進(jìn)一步保障文書檔案管理工作的質(zhì)量。其次，重視檔案管理人員的繼續(xù)教育與引入，通過制定一套科學(xué)合理的人才引入制度，同時還應(yīng)當(dāng)制定一套符合事業(yè)單位實(shí)際情況的激勵晉升體系，積極吸引并引入檔案管理人才，進(jìn)一步充實(shí)檔案管理隊伍，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)[4]。

（四）構(gòu)建文書檔案雙保險體系

為有效保障文書檔案的真實(shí)性與安全性，縣級廣播電視臺還應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建紙質(zhì)、電子文書檔案雙保險體系。針對領(lǐng)導(dǎo)簽字真跡、手工繪制等特殊文書應(yīng)當(dāng)進(jìn)行掃描制作電子文檔處理，同時針對原件進(jìn)行妥善的儲存保管，電子文書檔案則提供授權(quán)借閱方面的服務(wù)，盡可能減少原件的使用。此外，針對電子文書檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)保密級別進(jìn)行分類管理，在做好備份工作的同時，設(shè)置專門的防火墻，針對廣播電視臺檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行有效的隔離，通過有效的認(rèn)證機(jī)制來保障檔案系統(tǒng)的安全。

3 結(jié)語

綜上所述，廣播電視臺文書檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜的工程。廣大縣級廣播電視臺應(yīng)當(dāng)意識到文書檔案管理工作的重要性，針對當(dāng)前存在的不足制定相應(yīng)的解決方案，通過多方共同努力保障文書檔案管理工作的質(zhì)量與效率，將文書檔案的價值充分發(fā)揮出來。

參考文獻(xiàn)

[1]孫立軍，卓淑平.對縣級廣播電視臺檔案管理工作的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2012，06：41.

[2]李平.淺論文書檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理——以陜西廣播電視臺為例[J].新西部（理論版），2013，20：103+130.

[3]閆光磊.辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理探微[J].現(xiàn)代國企研究，2015，12：39.

[4]李平.論陜西廣播電視臺的檔案信息電子化管理[J].新西部（理論版），2013，13：34+30.