新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化探究

趙俐

摘 要：檔案管理亦稱檔案工作，是對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)與利用的活動(dòng)，是檔案工作者直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)管理工作的重要組成部分，對(duì)企業(yè)健康、穩(wěn)定的發(fā)展提供了保證，并對(duì)企業(yè)提高工作效率與工作質(zhì)量產(chǎn)生了重要作用。在當(dāng)前信息化社會(huì)飛速發(fā)展的背景下，檔案管理工作不僅維護(hù)了歷史的真實(shí)面貌，而且為組織未來的發(fā)展提供了重要的依據(jù)。因此，本文就檔案管理工作在企業(yè)管理中的重要意義及檔案管理工作中普遍存在的問題、新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化，展開簡(jiǎn)要的探討。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理工作；規(guī)范化

0 引言

當(dāng)今社會(huì)的飛速發(fā)展給檔案管理工作提出了更新與更高的要求。檔案管理工作的重要性不言而喻，檔案作為至關(guān)重要的信息資源之一，對(duì)社會(huì)進(jìn)步與企業(yè)健康發(fā)展的促進(jìn)作用日益明顯，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的新形勢(shì)與新需求下，想要提高管理工作的時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)高速的發(fā)展，就必須進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的建設(shè)。

1 檔案管理工作的在企業(yè)管理中的重要意義

檔案是歷史的沉淀，是時(shí)間的印記，是記錄事件或人物的重要手段。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的背景下，有計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案規(guī)范化管理工作是非常必要的。應(yīng)不斷地更新檔案管理觀念與管理方式，充分發(fā)揮檔案管理工作的功能效應(yīng)，擴(kuò)大它的社會(huì)價(jià)值與效能，更全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r，讓檔案管理的成果與企業(yè)的經(jīng)營管理有機(jī)結(jié)合，為企業(yè)資源配置的模式、商業(yè)版圖與企業(yè)未來的發(fā)展提供借鑒。

企業(yè)檔案中記載著企業(yè)發(fā)展歷程中的優(yōu)秀成果，科學(xué)規(guī)范的管理檔案，不僅是檔案工作發(fā)展的需要，同時(shí)也是衡量一個(gè)企業(yè)管理水平與綜合實(shí)力的重要尺度。根據(jù)檔案資料，可以充分了解本單位的運(yùn)行狀態(tài)，一方面在企業(yè)作出重大決策時(shí)，為經(jīng)營管理者提供經(jīng)營業(yè)績(jī)與科學(xué)發(fā)展的第一手材料，為適時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確的依據(jù)及支持性證據(jù)。另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)的經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益的合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。做好檔案管理工作對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、提升單位整體形象與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力具有非常重要與深遠(yuǎn)的意義。

因此，檔案管理對(duì)于企業(yè)綜合實(shí)力的提升與發(fā)展起到非常關(guān)鍵的作用。檔案管理人員應(yīng)不斷的進(jìn)行新技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用，發(fā)揮當(dāng)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用，并且始終以嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的工作態(tài)度來開展日常的工作，滿足企業(yè)自身的發(fā)展需求。做好檔案管理工作，讓檔案管理成為企業(yè)中科學(xué)分析，取長補(bǔ)短，改進(jìn)工作，制定發(fā)展方向的必要條件。

2 檔案管理工作中普遍存在的問題

現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，檔案管理作為一項(xiàng)傳統(tǒng)的工作，其重要性正被逐步淡化，檔案管理工作越來越不受到人們的重視，甚至許多人產(chǎn)生錯(cuò)誤的觀念，認(rèn)為檔案工作只是保管資料以及簡(jiǎn)單抄寫材料的事務(wù)性工作，無法得知其重要性，觀念的落后導(dǎo)致檔案管理工作無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需求，與現(xiàn)代化建設(shè)脫軌。部分檔案管理工作人員缺乏專業(yè)檔案管理知識(shí)，對(duì)檔案收集、整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目與檔案檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯等業(yè)務(wù)沒有明確的認(rèn)識(shí)，檔案收集意識(shí)淡薄，部分歸檔的材料不夠準(zhǔn)確、真實(shí)。

此外，很多單位檔案室基礎(chǔ)設(shè)備過于陳舊，檔案室內(nèi)部環(huán)境設(shè)施簡(jiǎn)陋，硬件配置不齊全，完全達(dá)不到國家的管理標(biāo)準(zhǔn)，部分單位甚至缺乏專門放置檔案資料的專用庫房，檔案室內(nèi)電器設(shè)備、消防器材等設(shè)施不齊全，無法保證安全可靠實(shí)用。

上述多種原因造成企業(yè)的檔案管理意識(shí)弱化，檔案沒有被有效的利用，其積極作用無處發(fā)揮。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個(gè)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險(xiǎn)。

3 新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化措施

3.1 不斷提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)

檔案管理工作的專業(yè)性很強(qiáng)，檔案管理工作的好壞，很大程度上取決于檔案管理工作人員，管理人員不僅要具備高度的政治責(zé)任感、良好的職業(yè)道德，孜孜不倦的工作精神，精益求精的工作態(tài)度，又要有深厚扎實(shí)的管理檔案的基本技能。因此，只有不斷提高檔案管理工作者的專業(yè)知識(shí)，開拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

3.2 與時(shí)俱進(jìn)，著眼于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀

自從20世紀(jì)90年代開始，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展及科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，我國在各個(gè)領(lǐng)域發(fā)生了巨大的變化，面貌煥然一新，經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)型帶動(dòng)了各個(gè)行業(yè)的繁榮發(fā)展，人民生活水平有了明顯的提升，現(xiàn)代企業(yè)制度也隨之建立起來；為了更好的適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程，摒棄檔案管理的落后思維和陳舊理論，著眼于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，對(duì)檔案管理工作優(yōu)秀的科研成果加以吸收并借鑒，科學(xué)規(guī)范地管理檔案，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史使命感與主人翁的責(zé)任感，調(diào)動(dòng)廣大檔案管理工作人員工作主動(dòng)性與創(chuàng)新精神，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，逐步完善檔案管理工作，與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新形式的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化與法制化的道路。

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合

檔案中記載著的大量信息和豐富的歷史，使檔案的整理工作非常繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，工作強(qiáng)度大。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案的管理工作在新形勢(shì)下也發(fā)展出了全新的要求，只有正視這個(gè)挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。

當(dāng)今信息化技術(shù)愈加符合人們生活工作的需求，在檔案的儲(chǔ)存方法上也摒棄了傳統(tǒng)的紙張存儲(chǔ)，演變?yōu)殡娮游臋n。電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等媒介設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁帶、磁盤與光盤等。電子檔案歸檔主要用磁帶與光盤。電子檔案的優(yōu)勢(shì)是讀取速度快，查閱方便，這是紙質(zhì)檔案或縮微品檔案無法比擬的。在云計(jì)算時(shí)代，電子檔案開始采用云存儲(chǔ)方式，也可以存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間；逐步為電子檔案管理搭建一個(gè)公共支撐平臺(tái)，為各類檔案提供統(tǒng)一的采集、管理、查詢、加載及展現(xiàn)的平臺(tái)，建立檔案管理信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理與電子信息的檔案化管理。檔案進(jìn)行編目、標(biāo)引時(shí)，要參照已經(jīng)建立起來的檔案信息庫，建立自動(dòng)檢索系統(tǒng)，在完善編制檢索系統(tǒng)的同時(shí)，特別注意要提高系統(tǒng)的安全防范。此外，為防止數(shù)據(jù)信息的遺失，對(duì)電子檔案要進(jìn)行定期備份。 利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

迅速發(fā)展的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提高了工作效率，使檔案管理的信息環(huán)境與檔案工作的管理手段得到改善，并提高了檔案的利用質(zhì)量；利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息搜集、保管、檢索，使檔案管理更加系統(tǒng)化、科學(xué)化、完善化。為新形勢(shì)下檔案管理為社會(huì)發(fā)展的需要提供了便利條件，充分實(shí)現(xiàn)檔案工作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)高效發(fā)展服務(wù)的作用。

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，做到改變觀念，積極做到探索檔案現(xiàn)代管理模式，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，把檔案利用率與資源共享做到最大化，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]姜淼，淺談新形勢(shì)下的檔案管理工作，2014，10

[2]王曉麗，新形勢(shì)下的檔案管理工作，2015，4

[3]林斌，淺談做好檔案管理工作的方法，2014，01

[4]吳林林.淺談如何做好檔案管理工作，2015，06

[5]肖紅，客運(yùn)檔案的現(xiàn)代化發(fā)展，2015，05

[6]張媛，淺述電子檔案信息管理，2014，10