事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

摘 要：隨著信息技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)的普及，不同行業(yè)相繼認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)工作效率的提升意義，因而相繼投身于信息化建設(shè)之中。事業(yè)單位檔案信息資源管理亦應(yīng)依托現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源管理工作的創(chuàng)新，以便能夠提供更好的檔案信息資源利用與開發(fā)服務(wù)?；诖朔N考慮，事業(yè)單位檔案信息資源管理部門應(yīng)當(dāng)依托現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)設(shè)信息化檔案信息資源管理體系。為此，本文從檔案管理信息化趨勢(shì)入手，對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析，并就事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略展開論述，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；信息化；檔案管理；現(xiàn)代化管理

21世紀(jì)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，逐漸普及。在這樣的背景下，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作而言，如何推進(jìn)檔案管理模式轉(zhuǎn)型，如何實(shí)現(xiàn)便捷、高效的事業(yè)單位檔案信息化管理，已經(jīng)成為其所需要認(rèn)真思考以及解決的問題。只有把握好這些問題，才能更好地推動(dòng)檔案信息化建設(shè)適應(yīng)社會(huì)現(xiàn)代化需求，真正改變傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作的缺點(diǎn)和弊端，從而，在保障檔案原始內(nèi)容的前提下，真正優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理方式。因此，對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的研究尤為關(guān)鍵，本文將對(duì)此展開詳細(xì)論述。

1 檔案管理信息化趨勢(shì)

隨著國民經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展以及社會(huì)公眾生活水平的提升，公眾對(duì)于檔案信息資源的服務(wù)、利用與開發(fā)呈現(xiàn)出更為明顯的個(gè)性化使用訴求。在這種情況下，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，成為了必然趨勢(shì)。從檔案信息資源的構(gòu)成情況看，事業(yè)單位的信息化檔案資源管理體系涵蓋了各類報(bào)表文件、檔案信息資源管理系統(tǒng)設(shè)置以及數(shù)據(jù)庫建設(shè)等相關(guān)內(nèi)容。在前述內(nèi)容中，最為重要的便是檔案信息資源管理系統(tǒng)設(shè)置以及數(shù)據(jù)庫維護(hù)。有鑒于此，事業(yè)單位檔案信息資源管理部門應(yīng)當(dāng)創(chuàng)設(shè)同其實(shí)際工作要求相匹配的檔案信息資源管理系統(tǒng)，進(jìn)而依托數(shù)字化技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)自身的信息化建設(shè)進(jìn)程，從而使檔案信息資源能夠藉由線上服務(wù)實(shí)現(xiàn)資源共享利用以及遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳輸交換等。通過信息化建設(shè)工作的落實(shí)與完成，將使事業(yè)單位的檔案服務(wù)邁上新的臺(tái)階，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源服務(wù)效率的提升。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)勢(shì)

事業(yè)單位檔案管理信息化趨勢(shì)具有諸多優(yōu)勢(shì)，其能夠提高檔案管理工作效率，并且可以提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。

2.1 提高工作效率

從以往的檔案管理工作運(yùn)行情況看，事業(yè)單位檔案管理部門在檔案管理過程中經(jīng)常遇到“死檔案”問題，此種問題具體表現(xiàn)為，盡管知道已經(jīng)儲(chǔ)存了相關(guān)的檔案，然而因未能進(jìn)行合理的歸檔建檔工作，抑或是因檢索工具缺失，使得檔案信息資源管理部門必須投入較大的人力物力以及時(shí)間成本去進(jìn)行相關(guān)檔案的查找。信息化檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)設(shè)，此種問題能夠有效的得以規(guī)避，原因在于依托計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)高速檔案信息資源查找定位，從而在較短的時(shí)間內(nèi)滿足檔案利用人員的使用訴求，這樣能夠降低檔案信息資源管理部門的工作量，同時(shí)提升檔案工作服務(wù)效率。

2.2 提高檔案的現(xiàn)代化管理水平

檔案管理現(xiàn)代化是現(xiàn)代社會(huì)檔案管理工作的重要目標(biāo)之一，而事業(yè)單位檔案管理信息化能夠促使檔案工作現(xiàn)代化管理水平得以提升。在實(shí)際工作中，相關(guān)的檔案管理工作人員要緊跟時(shí)代步伐，形成現(xiàn)代管理理念，樹立科學(xué)管理、高效率管理的觀念，改變過去重視管理、忽視檔案利用的觀念，改變過去等客上門的觀念，將檔案管理工作推向時(shí)代發(fā)展的大潮中，由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，由消極服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極服務(wù)，促進(jìn)檔案管理工作面向世界、面向未來、面向現(xiàn)代化。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要不斷強(qiáng)化軟硬件設(shè)施，強(qiáng)化制度建設(shè)，確保信息安全，加強(qiáng)人員培訓(xùn)。下面我們從這四個(gè)層面入手一一進(jìn)行分析。

3.1 強(qiáng)化軟硬件設(shè)施

檔案信息資源信息化建設(shè)是系統(tǒng)性工程，必須依托完備的技術(shù)以及完善的硬件與軟件加以實(shí)現(xiàn)，缺乏其中任何一方，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)都難以為繼。有鑒于此，事業(yè)單位有必要加大投入，為檔案管理部門提供必備的資金支持，更新硬件設(shè)備，不斷利用最新軟件加以管理維護(hù)。唯有如此，方能創(chuàng)設(shè)現(xiàn)代化的檔案信息資源管理系統(tǒng)，并保持技術(shù)的先進(jìn)性。

3.2 強(qiáng)化制度建設(shè)

制度是一切工作得以順利開展的首要基礎(chǔ)。為了使事業(yè)單位檔案資源信息化建設(shè)得以有序開展，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的制度以便實(shí)現(xiàn)對(duì)此項(xiàng)工作的科學(xué)引導(dǎo)和保障。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)制定規(guī)范的信息化安全保障制度，以免在檔案信息資源信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)檔案遺失或者檔案外泄現(xiàn)象的發(fā)生。除此之外，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)注重創(chuàng)設(shè)嚴(yán)格的工作責(zé)任制度，實(shí)現(xiàn)責(zé)任落實(shí)到具體的個(gè)人，進(jìn)而提升檔案管理從業(yè)人員的安全和責(zé)任意識(shí)，保障事業(yè)單位檔案資源信息化建設(shè)工作得以實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。只有將一切制度有序化、科學(xué)化、嚴(yán)格化，才能使檔案管理信息化進(jìn)程得到保障。

3.3 確保信息安全

檔案管理信息化建設(shè)的過程中，信息安全問題是不得不關(guān)注的一個(gè)重大問題。基于確保檔案資源信息化建設(shè)進(jìn)程的考量，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期安排專人對(duì)相關(guān)的檔案信息化設(shè)施以及數(shù)據(jù)庫建設(shè)等方面進(jìn)行認(rèn)真檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時(shí)加以解決。同時(shí)，基于保障檔案資源安全性的考慮，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)為檔案信息管理系統(tǒng)創(chuàng)設(shè)防火墻，每日對(duì)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行病毒掃描，避免因病毒入侵造成檔案信息資源外泄。除此之外，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)注重對(duì)涉密檔案的管理，建立嚴(yán)格的保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容公開前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行細(xì)致的審查，以避免檔案信息不當(dāng)外泄造成負(fù)面影響。

3.4 加強(qiáng)人員培訓(xùn)

現(xiàn)代化的信息技術(shù)是檔案管理部門實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化建設(shè)的前提和保障，同時(shí)，檔案資源信息化服務(wù)的實(shí)現(xiàn)還有賴于對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用。有鑒于此，唯有具備一支掌握專業(yè)化互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)以及具備較高信息技術(shù)水平的專業(yè)檔案管理從業(yè)人員隊(duì)伍，才能夠使檔案資源信息化建設(shè)真正發(fā)揮其應(yīng)有效用，也才能對(duì)檔案資源信息網(wǎng)絡(luò)存在的安全漏洞與技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行及時(shí)的排查，并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的高效信息化檢索服務(wù)。但是目前的事業(yè)單位檔案管理人員在現(xiàn)代技術(shù)方面存在著一定的欠缺，這就需要事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其盡快適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，掌握現(xiàn)代化檔案管理技能，利用現(xiàn)代化軟硬件設(shè)施來提高檔案管理工作效率，切實(shí)促進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。

4 結(jié)語

近年來，我國開啟了事業(yè)單位改革的大幕，對(duì)于檔案管理部門而言，其將面對(duì)傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)工作升級(jí)與轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)。同時(shí)，現(xiàn)代環(huán)境下的信息技術(shù)的普及也使檔案部門面臨著重大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。因此，事業(yè)單位的檔案管理部門以及從業(yè)人員，必須利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源管理工作的創(chuàng)新，提升檔案服務(wù)工作效率。在這一過程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理工作的資金投入和制度引導(dǎo)，強(qiáng)化制度建設(shè)，確保信息安全，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，使信息化建設(shè)進(jìn)程得以保障，促使事業(yè)單位檔案管理高效化、信息化。

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作者簡介

陳芬（1974-），女，青海民和，土族，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。