事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

摘 要：隨著信息技術(shù)在現(xiàn)代社會的普及，不同行業(yè)相繼認識到信息技術(shù)對工作效率的提升意義，因而相繼投身于信息化建設(shè)之中。事業(yè)單位檔案信息資源管理亦應(yīng)依托現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)對檔案信息資源管理工作的創(chuàng)新，以便能夠提供更好的檔案信息資源利用與開發(fā)服務(wù)?；诖朔N考慮，事業(yè)單位檔案信息資源管理部門應(yīng)當依托現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)設(shè)信息化檔案信息資源管理體系。為此，本文從檔案管理信息化趨勢入手，對事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)勢進行分析，并就事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略展開論述，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；信息化；檔案管理；現(xiàn)代化管理

21世紀，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，逐漸普及。在這樣的背景下，對于事業(yè)單位檔案管理工作而言，如何推進檔案管理模式轉(zhuǎn)型，如何實現(xiàn)便捷、高效的事業(yè)單位檔案信息化管理，已經(jīng)成為其所需要認真思考以及解決的問題。只有把握好這些問題，才能更好地推動檔案信息化建設(shè)適應(yīng)社會現(xiàn)代化需求，真正改變傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作的缺點和弊端，從而，在保障檔案原始內(nèi)容的前提下，真正優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理方式。因此，對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的研究尤為關(guān)鍵，本文將對此展開詳細論述。

1 檔案管理信息化趨勢

隨著國民經(jīng)濟的高速發(fā)展以及社會公眾生活水平的提升，公眾對于檔案信息資源的服務(wù)、利用與開發(fā)呈現(xiàn)出更為明顯的個性化使用訴求。在這種情況下，加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，成為了必然趨勢。從檔案信息資源的構(gòu)成情況看，事業(yè)單位的信息化檔案資源管理體系涵蓋了各類報表文件、檔案信息資源管理系統(tǒng)設(shè)置以及數(shù)據(jù)庫建設(shè)等相關(guān)內(nèi)容。在前述內(nèi)容中，最為重要的便是檔案信息資源管理系統(tǒng)設(shè)置以及數(shù)據(jù)庫維護。有鑒于此，事業(yè)單位檔案信息資源管理部門應(yīng)當創(chuàng)設(shè)同其實際工作要求相匹配的檔案信息資源管理系統(tǒng)，進而依托數(shù)字化技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)自身的信息化建設(shè)進程，從而使檔案信息資源能夠藉由線上服務(wù)實現(xiàn)資源共享利用以及遠程數(shù)據(jù)傳輸交換等。通過信息化建設(shè)工作的落實與完成，將使事業(yè)單位的檔案服務(wù)邁上新的臺階，進而實現(xiàn)對檔案信息資源服務(wù)效率的提升。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)勢

事業(yè)單位檔案管理信息化趨勢具有諸多優(yōu)勢，其能夠提高檔案管理工作效率，并且可以提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。

2.1 提高工作效率

從以往的檔案管理工作運行情況看，事業(yè)單位檔案管理部門在檔案管理過程中經(jīng)常遇到“死檔案”問題，此種問題具體表現(xiàn)為，盡管知道已經(jīng)儲存了相關(guān)的檔案，然而因未能進行合理的歸檔建檔工作，抑或是因檢索工具缺失，使得檔案信息資源管理部門必須投入較大的人力物力以及時間成本去進行相關(guān)檔案的查找。信息化檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)設(shè)，此種問題能夠有效的得以規(guī)避，原因在于依托計算機技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)高速檔案信息資源查找定位，從而在較短的時間內(nèi)滿足檔案利用人員的使用訴求，這樣能夠降低檔案信息資源管理部門的工作量，同時提升檔案工作服務(wù)效率。

2.2 提高檔案的現(xiàn)代化管理水平

檔案管理現(xiàn)代化是現(xiàn)代社會檔案管理工作的重要目標之一，而事業(yè)單位檔案管理信息化能夠促使檔案工作現(xiàn)代化管理水平得以提升。在實際工作中，相關(guān)的檔案管理工作人員要緊跟時代步伐，形成現(xiàn)代管理理念，樹立科學(xué)管理、高效率管理的觀念，改變過去重視管理、忽視檔案利用的觀念，改變過去等客上門的觀念，將檔案管理工作推向時代發(fā)展的大潮中，由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，由消極服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極服務(wù)，促進檔案管理工作面向世界、面向未來、面向現(xiàn)代化。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要不斷強化軟硬件設(shè)施，強化制度建設(shè)，確保信息安全，加強人員培訓(xùn)。下面我們從這四個層面入手一一進行分析。

3.1 強化軟硬件設(shè)施

檔案信息資源信息化建設(shè)是系統(tǒng)性工程，必須依托完備的技術(shù)以及完善的硬件與軟件加以實現(xiàn)，缺乏其中任何一方，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)都難以為繼。有鑒于此，事業(yè)單位有必要加大投入，為檔案管理部門提供必備的資金支持，更新硬件設(shè)備，不斷利用最新軟件加以管理維護。唯有如此，方能創(chuàng)設(shè)現(xiàn)代化的檔案信息資源管理系統(tǒng)，并保持技術(shù)的先進性。

3.2 強化制度建設(shè)

制度是一切工作得以順利開展的首要基礎(chǔ)。為了使事業(yè)單位檔案資源信息化建設(shè)得以有序開展，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)當制定相應(yīng)的制度以便實現(xiàn)對此項工作的科學(xué)引導(dǎo)和保障。同時，事業(yè)單位應(yīng)當制定規(guī)范的信息化安全保障制度，以免在檔案信息資源信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)檔案遺失或者檔案外泄現(xiàn)象的發(fā)生。除此之外，檔案管理部門應(yīng)當注重創(chuàng)設(shè)嚴格的工作責(zé)任制度，實現(xiàn)責(zé)任落實到具體的個人，進而提升檔案管理從業(yè)人員的安全和責(zé)任意識，保障事業(yè)單位檔案資源信息化建設(shè)工作得以實現(xiàn)良性發(fā)展。只有將一切制度有序化、科學(xué)化、嚴格化，才能使檔案管理信息化進程得到保障。

3.3 確保信息安全

檔案管理信息化建設(shè)的過程中，信息安全問題是不得不關(guān)注的一個重大問題。基于確保檔案資源信息化建設(shè)進程的考量，事業(yè)單位應(yīng)當定期安排專人對相關(guān)的檔案信息化設(shè)施以及數(shù)據(jù)庫建設(shè)等方面進行認真檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當及時加以解決。同時，基于保障檔案資源安全性的考慮，檔案管理部門應(yīng)當為檔案信息管理系統(tǒng)創(chuàng)設(shè)防火墻，每日對檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)進行病毒掃描，避免因病毒入侵造成檔案信息資源外泄。除此之外，檔案管理部門應(yīng)當注重對涉密檔案的管理，建立嚴格的保密制度，對檔案內(nèi)容公開前應(yīng)當進行細致的審查，以避免檔案信息不當外泄造成負面影響。

3.4 加強人員培訓(xùn)

現(xiàn)代化的信息技術(shù)是檔案管理部門實現(xiàn)檔案資源信息化建設(shè)的前提和保障，同時，檔案資源信息化服務(wù)的實現(xiàn)還有賴于對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用。有鑒于此，唯有具備一支掌握專業(yè)化互聯(lián)網(wǎng)知識以及具備較高信息技術(shù)水平的專業(yè)檔案管理從業(yè)人員隊伍，才能夠使檔案資源信息化建設(shè)真正發(fā)揮其應(yīng)有效用，也才能對檔案資源信息網(wǎng)絡(luò)存在的安全漏洞與技術(shù)風(fēng)險進行及時的排查，并實現(xiàn)對檔案資源的高效信息化檢索服務(wù)。但是目前的事業(yè)單位檔案管理人員在現(xiàn)代技術(shù)方面存在著一定的欠缺，這就需要事業(yè)單位加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其盡快適應(yīng)計算機技術(shù)為支撐的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，掌握現(xiàn)代化檔案管理技能，利用現(xiàn)代化軟硬件設(shè)施來提高檔案管理工作效率，切實促進檔案的信息化建設(shè)。

4 結(jié)語

近年來，我國開啟了事業(yè)單位改革的大幕，對于檔案管理部門而言，其將面對傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)工作升級與轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)。同時，現(xiàn)代環(huán)境下的信息技術(shù)的普及也使檔案部門面臨著重大的機遇與挑戰(zhàn)。因此，事業(yè)單位的檔案管理部門以及從業(yè)人員，必須利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)對檔案資源管理工作的創(chuàng)新，提升檔案服務(wù)工作效率。在這一過程中，事業(yè)單位應(yīng)當加大對檔案管理工作的資金投入和制度引導(dǎo)，強化制度建設(shè)，確保信息安全，加強人員培訓(xùn)，使信息化建設(shè)進程得以保障，促使事業(yè)單位檔案管理高效化、信息化。

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作者簡介

陳芬（1974-），女，青海民和，土族，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。