辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析

劉念奇

【摘要】在信息化的時代，檔案管理技術(shù)不斷完善，辦公自動化的推進促進的檔案管理的發(fā)展步伐。尤其在醫(yī)院的檔案管理中，自動化辦公設(shè)備的發(fā)展，讓醫(yī)院的檔案管理變得非常便捷而高效。同時也讓醫(yī)院的檔案管理迎來新的挑戰(zhàn)，本文介紹了辦公自動化醫(yī)院檔案的管理的問題，以及相應(yīng)的解決措施。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化；醫(yī)院檔案管理；存在問題；解決措施

辦公自動化技術(shù)不斷發(fā)展，為醫(yī)院的檔案管理工作提供了良好的條件。在醫(yī)院的檔案管理方面，存在的主要問題包括；理念相對落后人員的計算機應(yīng)用能力差，檔案管理不合理，自動化系統(tǒng)不夠人性化等，這些問題都是我們需要快速解決的。

一、自動化的條件下檔案管理存在的問題

（一）安全性不足。醫(yī)院的檔案屬于內(nèi)部局域網(wǎng)的一種，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境相對封閉，如果不是有人刻意為之就不會造成數(shù)據(jù)的安全性問題，但是如果有人故意非法接入局域網(wǎng)，盜取醫(yī)院的數(shù)據(jù)，這樣數(shù)據(jù)的安全性就會大大的降低，數(shù)據(jù)的安全性有著重要的意義，如果能被隨意的入侵和更改就會造成重要的醫(yī)學(xué)資料被泄露，病人病例丟失。引發(fā)嚴重的后果。同時因為屬于內(nèi)網(wǎng)，所以防火墻的等級較低，無法自行的升級，這就造成了新型的病毒能夠穿越防火墻，肆意的在醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫中破壞。醫(yī)療檔案作為患者隱私內(nèi)容之一，醫(yī)院和醫(yī)生都有義務(wù)為患者進行保密。但是隨著辦公自動化體系的引入，醫(yī)院逐漸對檔案進行電腦聯(lián)網(wǎng)存儲和管理。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，黑客和不法商販逐漸開始盜取患者信息以獲得巨額收入。這不僅為醫(yī)院和患者帶來了困擾，還嚴重影響了醫(yī)患關(guān)系，加深了雙方對立程度。醫(yī)院電子檔案是醫(yī)生存儲、管理、上傳的診斷病例，包含了文本、符號、圖表、圖形、音頻、影像等數(shù)字化信息。鑒于其形式不固定、易于修改、系統(tǒng)漏洞、保密性弱等問題，電子檔案被篡改和盜取的可能性大大增加。在針對醫(yī)療檔案輸入、存儲以及管理的安全性的投入上，還有許多不足之處。

（二）檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)不固定。檔案的管理不固定這就造成了檔案管理存在亂象，很多重要的文件沒有備份。各個文件之間類型不同，不利于分析。同時也不利于分析和整理，又是重要的文件因為沒有備稿，當(dāng)數(shù)據(jù)庫受損的時候很多珍貴的資料就此遺失。格式不同往往是因為人員素質(zhì)因素，或者管理系統(tǒng)不斷更新，但是系統(tǒng)的兼容性不好導(dǎo)致的。

（三）醫(yī)院辦公系統(tǒng)不完善，漏洞多。醫(yī)院的辦公系統(tǒng)不完善是檔案管理的中的難題，我國沒有統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，所以醫(yī)院是利用自己開發(fā)揮著從軟件公司手中購買而得，這些系統(tǒng)的兼容性一般都存在一定的問題。系統(tǒng)的漏洞多，容易引發(fā)崩潰。所以我國的檔案管理系統(tǒng)存在著眾多的問題，需要統(tǒng)一的管理，同時辦公系統(tǒng)不夠人性化，操作過于復(fù)雜，耽誤了患者的就診時間，無法時間快速醫(yī)療的效果。而且，系統(tǒng)缺乏將電子文件傳輸與醫(yī)療檔案管理工作結(jié)合在一起的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，無法實現(xiàn)對診斷病歷等醫(yī)療文件的自動控制與歸檔。

（四）念相對落后。很多醫(yī)院并沒有意識到醫(yī)院檔案管理的重要作用，對檔案管理的認識個管理都不夠，這就造成了當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)問題的時候維修速度慢，檔案系統(tǒng)當(dāng)擺設(shè)，在醫(yī)生的治療時，不采用先進的管理系統(tǒng)，而是采用筆記的方式，因為筆記難以查找，這就造成了查找資料的不利。同時醫(yī)院的大多數(shù)人都是醫(yī)學(xué)專業(yè)畢業(yè)的，所以對電子應(yīng)用技術(shù)不了解，信息化的水平較低，所以這就造成的醫(yī)院建立檔案的困難。同時醫(yī)生的工作時間長，任務(wù)量加大，很少有時間能夠得到得到系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)。

二、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院的檔案管理

（一）加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。自動化技術(shù)技術(shù)是在建立在網(wǎng)絡(luò)、計算機等設(shè)備的基礎(chǔ)上，所以想要建立良好的設(shè)備就需要加大硬件的建設(shè)，配置優(yōu)秀的硬件設(shè)備。建立專門部門負責(zé)設(shè)備的維修和養(yǎng)護工作。保護設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的安全，定期做好網(wǎng)絡(luò)的防火墻的升級工作，防止醫(yī)院的重要數(shù)據(jù)被竊取，維護系統(tǒng)的穩(wěn)定，保護病人的隱私，做好文件加密處理的工作。

（二）強化后檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)

隨著當(dāng)前醫(yī)院市場化程度的不斷加深，醫(yī)學(xué)領(lǐng)域新的科研成果不斷涌現(xiàn)。醫(yī)院檔案出現(xiàn)了數(shù)量不斷增加、信息更加廣闊，形式更加豐富，管理方法更加復(fù)雜的特點。因此，醫(yī)院需要更多的專業(yè)人才對醫(yī)院檔案進行管理。對于管理人才的培養(yǎng)，應(yīng)從以下幾個方面進行：首先，要加強管理人員的醫(yī)療檔案法律法規(guī)等方面的知識，增加檔案管理、醫(yī)療信息分類的專業(yè)技能培養(yǎng)課程；其次，要加強管理人員對自動化辦公設(shè)備的了解與應(yīng)用能力，強化管理人員的醫(yī)療方面的專業(yè)知識，熟悉醫(yī)院運轉(zhuǎn)的各個流程，加強對醫(yī)生所提交的各種病例案例、重點疾病的質(zhì)量控制表等報表的分類整理能力，提高工作效率和準(zhǔn)確率；第三，醫(yī)院要制定一套績效考核制度，完善獎勵和懲罰措施，有效的激發(fā)工作人員的工作積極性，推動醫(yī)院檔案自動化管理工作的全面實施。

（三）完善制度以建立高效的檔案管理模式。建立高效的檔案管理模式，首先，要加強檔案管理制度建設(shè)，將醫(yī)院患者的檔案信息納入醫(yī)院檔案管理范圍中，最大限度發(fā)揮其學(xué)術(shù)價值。第二，要加強檔案管理系統(tǒng)與自動化辦公系統(tǒng)的匹配程度，統(tǒng)一接入端口和標(biāo)準(zhǔn)，運用自動化技術(shù)加強檔案管理工作，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化、規(guī)范化管理。第三，準(zhǔn)確定位醫(yī)院檔案管理的角色，從不同層面、不同角度，以不同方式進行檔案管理，規(guī)范檔案信息分類，按照一定方向，不斷深挖檔案信息的參考價值與學(xué)術(shù)價值，為其他部門提供更加準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。

三、總結(jié)

在檔案的管理模式下，醫(yī)院應(yīng)該做好相應(yīng)的改革工作，加強人員操作系統(tǒng)的能力，同時加大對檔案管理資金的投入，一方面加強設(shè)備的質(zhì)量，另一方面建立專門的部門管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。建立高效的檔案管理模式，注意檔案的加密工作，防止數(shù)據(jù)被竊取，優(yōu)秀的檔案管理就算數(shù)據(jù)被竊取，入侵者也無法知曉用戶的實際意義，這就保證了其數(shù)據(jù)的安全性。

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