探討新時期創(chuàng)新檔案管理的建議

馬亮

摘 要：從檔案管理是企事業(yè)單位管理的重要部分切入，就觀念創(chuàng)新、體制創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、加強(qiáng)宣傳幾方面論述了檔案管理創(chuàng)新是適應(yīng)現(xiàn)代事業(yè)單位和新時期發(fā)展的需要，是社會發(fā)展的必然。新時期新形勢下，檔案管理創(chuàng)新是社會發(fā)展的必然趨勢，是高科技發(fā)展的必然結(jié)果。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；建議

由于當(dāng)今科學(xué)技術(shù)快速的發(fā)展，單位在檔案管理的工作中也需要緊跟時代前進(jìn)的步伐，在實(shí)際的工作中對其進(jìn)行創(chuàng)新，采用科學(xué)管理的規(guī)律及成功管理的經(jīng)驗(yàn)，有效的利用更多有價(jià)值的檔案信息資源，提供高質(zhì)量、高水平的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。一個單位的檔案承載著單位發(fā)展的歷史軌跡，是對單位發(fā)展過程的真實(shí)記錄，檔案以其所載信息的原始性、真實(shí)性、技術(shù)成果的可重復(fù)性及可考查性等使其具有更高的利用價(jià)值。因此，在新時期，通過對單位檔案管理工作創(chuàng)新的加強(qiáng)，來實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，為單位發(fā)展創(chuàng)造新的機(jī)遇與空間是十分有必要的。

一、檔案管理工作存在的一些問題

在信息化技術(shù)急速發(fā)展的今天，不少機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案管理工作仍然存在一些問題。管理模式上仍以紙質(zhì)檔案記錄為主，手工檢索造成了檔案材料更新速度慢、整理歸納周期長、編制檢索工具求“多”不求“精”，管理科學(xué)化水平低下，檔案管理現(xiàn)代化意識不強(qiáng)，檔案管理資金短缺，硬件設(shè)備和技術(shù)落后，檔案現(xiàn)代化的基礎(chǔ)薄弱等。這些問題的存在嚴(yán)重影響了檔案工作的順利進(jìn)行，阻礙了企業(yè)發(fā)展的步伐，將原本地位重要的檔案管理部門變得猶如雞肋，檔案工作的創(chuàng)新日顯緊迫。信息化、人性化、服務(wù)化的發(fā)展趨勢對當(dāng)前的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案主管部門在管理手段、管理方式上區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理，突破人工整理檔案的局限，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

二、檔案管理創(chuàng)新的必要性和緊迫性

1.管理方式需要創(chuàng)新。不管是所屬基層人員還是各層次領(lǐng)導(dǎo)都有查閱檔案的需要，因此，在檔案管理方式上，做到分類明晰，方式多樣化就顯得尤為重要。不管是信息化平臺還是紙質(zhì)檔案包括實(shí)物檔案等都有各自的特性與優(yōu)勢，多樣化的選擇能使工作人員在查閱過程中有的放矢，選擇更適合自己的方式，同時明晰分類也便于快速找到利用者所需的資料，實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化。

2.擴(kuò)大檔案資料收藏和管理范圍。除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料、實(shí)物資料之外，在高度信息化的今天，對電子形式的檔案資料也要加以收集儲藏。檔案管理范圍擴(kuò)大之后，能更加仔細(xì)準(zhǔn)確地記錄各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的一切動態(tài)，通過編研形成有效的、系統(tǒng)的事業(yè)數(shù)據(jù)分析，不僅能彌補(bǔ)紙質(zhì)與實(shí)物資料的漏洞，完善檔案，同時也為檔案利用者提供更豐富詳實(shí)的資料庫，為檔案利用者運(yùn)用檔案籌謀發(fā)展提供更好、更有效的服務(wù)。

3.將檔案工作正式列入各機(jī)關(guān)、企、事業(yè)單位工作計(jì)劃。將檔案工作正式列入各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作計(jì)劃，是對檔案管理重要性的體現(xiàn)與承認(rèn)，不僅能制定出更加切實(shí)可行的工作計(jì)劃，對實(shí)際工作的執(zhí)行也大有益處。同時，還能使員工認(rèn)識到檔案管理工作的必要性與重要性，在檔案工作中遇到問題與困難時，群策群力，共同解決，對于發(fā)揮工作人員的個體智慧，增強(qiáng)員工的凝聚力有著積極作用。

三、在新時期中對于檔案管理創(chuàng)新的建議

1.對思想觀念進(jìn)行創(chuàng)新。對于管理觀念進(jìn)行的創(chuàng)新是檔案管理的基礎(chǔ)，只有對觀念進(jìn)行創(chuàng)新，才能真正的實(shí)現(xiàn)對于管理的創(chuàng)新及服務(wù)的創(chuàng)新。假如檔案的工作人員自身就沒有創(chuàng)新意識，即使有一流的檔案管理設(shè)施，也不能為社會提供高水平的信息資源服務(wù)。檔案的工作人員需要樹立起依靠科技進(jìn)步及科學(xué)的管理觀念，建立與時代合拍的檔案創(chuàng)新意識，真正的改變傳統(tǒng)檔案管理中的重管理而輕利用的這種思想觀念，實(shí)現(xiàn)對檔案的被動式服務(wù)向主動式的服務(wù)轉(zhuǎn)變，把封閉式的服務(wù)轉(zhuǎn)化變?yōu)殚_放式的服務(wù)，使檔案工作能夠更好的為經(jīng)濟(jì)的建設(shè)、教學(xué)的科研、編史修志來進(jìn)行服務(wù)。

2.人才的培養(yǎng)創(chuàng)新。人才的培養(yǎng)是管理創(chuàng)新的重要基礎(chǔ)。隨著社會的發(fā)展，高新技術(shù)為檔案管理提供了物資基礎(chǔ)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用對檔案管理帶來了極大的便利，在現(xiàn)代檔案管理工作中，推動檔案工作向更高層次邁進(jìn)，人才的培養(yǎng)是關(guān)鍵。要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對自身素質(zhì)的培養(yǎng)，不僅具有良好的思想觀念、創(chuàng)新性的思維，并且擁有更豐富的專業(yè)知識，懂得更多的信息技術(shù)。要通過不斷的學(xué)習(xí)，豐富專業(yè)知識，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，開闊視野，提高綜合素質(zhì)，正確的運(yùn)用科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理技能，做好新時期的檔案管理工作。要敢于開拓，提出新方案，創(chuàng)新新理論，用新的管理方法和技巧，讓檔案管理工作具有獨(dú)特性、新穎性、靈活性、潛在性，不斷的為教學(xué)、科研、編史修志等各個行業(yè)服務(wù)。

3.理論知識的創(chuàng)新。建立健全檔案管理模式，應(yīng)保證檔案的完整、安全、高效。這就要求檔案管理者要與時俱進(jìn)，樹立新的科學(xué)觀念和工作態(tài)度，正確掌握和應(yīng)用科學(xué)的理論、方法、技術(shù)，在新的領(lǐng)域中探討、創(chuàng)新，讓傳統(tǒng)的人工管理方法與現(xiàn)在的科學(xué)信息方法相結(jié)合，在保證檔案記載原始性、真實(shí)性的基礎(chǔ)上，在遵守檔案信息化的管理法律法規(guī)的前提下，充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，改變管理水平和管理手段的落后局面。

4.服務(wù)手段的創(chuàng)新。要不斷完善服務(wù)手段，用創(chuàng)新服務(wù)來滿足檔案管理的需要。既不能完全脫離老的檔案管理的方法和經(jīng)驗(yàn)，又要逐漸引導(dǎo)檔案管理者樹立正確的新觀念，充分運(yùn)用現(xiàn)代化的工具，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量，使得檔案管理信息物暢其流。通過檔案管理的多樣化、現(xiàn)代化，來滿足檔案管理全方位的需求。

5.加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。要加大信息化經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。要配備檔案管理所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，運(yùn)用這些設(shè)備來縮微檔案資料，進(jìn)行數(shù)字化、科學(xué)化處理及保存。檔案部門要利用現(xiàn)代化的檔案管理模式，挖掘各方面的潛力，發(fā)揮自己的專業(yè)水平，有效利用信息技術(shù)滿足社會各界的需要。要將檔案管理轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益，通過信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，創(chuàng)造出更為可觀的社會效益和社會價(jià)值，給檔案工作注入新的活力和生機(jī)，為檔案工作的現(xiàn)代化提供持續(xù)有力的支持。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案的管理是各種珍貴的歷史資源可以長久保存的重要途徑，對于檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新，不但要實(shí)事求是、還要與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，跟緊時代發(fā)展潮流，用創(chuàng)新的思維、理念，以積極的態(tài)度去創(chuàng)新去摸索，不斷積累經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)問題解決問題，做到穩(wěn)步前進(jìn)穩(wěn)中有升，推動檔案管理事業(yè)不斷發(fā)展。

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