耗材申領(lǐng)采購(gòu)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)

黃建琪+鄭佳佳

摘要：隨著時(shí)代不斷變遷，企事業(yè)單位對(duì)物資管理的要求也日益提高，精細(xì)化管理勢(shì)在必行。耗材申領(lǐng)采購(gòu)系統(tǒng)屬于物資系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，針對(duì)耗材申領(lǐng)和采購(gòu)兩個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理。結(jié)合物資系統(tǒng)的領(lǐng)料和入庫(kù)模塊，可實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)閉環(huán)。使用耗材申領(lǐng)采購(gòu)系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)申領(lǐng)單提交和審批、采購(gòu)單自動(dòng)生成、采購(gòu)確認(rèn)和到貨，提高采購(gòu)管理的工作效率和信息準(zhǔn)確性。

關(guān)鍵詞：耗材申領(lǐng)；采購(gòu)訂單；采購(gòu)管理；物資系統(tǒng)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP313 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）16-0008-03

Abstract： With the change of the times， enterprises and public institutions have raised an increasingly high requirement for materials management， making it imperative to implement fine management. As a branch of material system， consumable requisitioning & purchasing system can help realize information-based management on consumable requisitioning and purchasing. A combination of the warehousing and picking modules in the material system can attain the closed management of business. The use of this consumable requisitioning & purchasing system can realize the submission and approval of requisitioning lists， the automatic generation of purchase orders， the confirmation of purchases， the arrival of goods， to improve the efficiency of purchasing management and the veracity of information.

Key words： apply for consumable； purchase order； purchasing management； material systems

1 概述

信息技術(shù)不斷發(fā)展，信息系統(tǒng)逐漸成熟，為耗材申領(lǐng)和采購(gòu)的精細(xì)化管理提供了條件。本文提出的耗材申領(lǐng)采購(gòu)系統(tǒng)，取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)申領(lǐng)單，通過(guò)電子化提交和審批申領(lǐng)單，實(shí)現(xiàn)科室領(lǐng)料。物資部門(mén)再根據(jù)科室的申領(lǐng)單內(nèi)容進(jìn)行配送，庫(kù)存不足時(shí)通過(guò)自動(dòng)生成采購(gòu)單和后續(xù)采購(gòu)管理，提高了工作效率和信息準(zhǔn)確性。本系統(tǒng)基于.NET開(kāi)發(fā)，數(shù)據(jù)庫(kù)采用SQL Server 2008。

2 需求分析

2.1 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

本文描述的系統(tǒng)為耗材申領(lǐng)采購(gòu)系統(tǒng)，科室物資申領(lǐng)人可以通過(guò)系統(tǒng)提交耗材申領(lǐng)單，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人同意后審批，物資部再根據(jù)申領(lǐng)內(nèi)容，配送耗材到科室或當(dāng)庫(kù)存不足時(shí)進(jìn)行采購(gòu)管理。本系統(tǒng)可取代紙質(zhì)申領(lǐng)單，規(guī)范物資申領(lǐng)流程，物資統(tǒng)一配送優(yōu)化領(lǐng)料過(guò)程，并為后續(xù)采購(gòu)計(jì)劃提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)耗材的精確采購(gòu)管理。系統(tǒng)功能模塊主要分為基礎(chǔ)設(shè)置模塊、申領(lǐng)模塊、采購(gòu)模塊，具體功能結(jié)構(gòu)圖如圖1。

2.2 系統(tǒng)用例分析

本系統(tǒng)的用戶(hù)分為科室領(lǐng)料人、科室負(fù)責(zé)人、物資部負(fù)責(zé)人、倉(cāng)管員和采購(gòu)員?？剖翌I(lǐng)料人可以設(shè)置個(gè)人或科室的申領(lǐng)模板，提交耗材申領(lǐng)單；科室負(fù)責(zé)人可執(zhí)行申領(lǐng)單審批；物資部負(fù)責(zé)人可設(shè)置申領(lǐng)權(quán)限；倉(cāng)管員操作生成采購(gòu)單；采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)單進(jìn)行確認(rèn)，并執(zhí)行到貨確認(rèn)。具體用例圖見(jiàn)圖2。

2.3 業(yè)務(wù)流程分析

耗材申領(lǐng)和采購(gòu)的業(yè)務(wù)流程如圖3。首先科室領(lǐng)料人通過(guò)申領(lǐng)模板或查找篩選耗材，提交耗材申領(lǐng)單；科室負(fù)責(zé)人對(duì)提交的申領(lǐng)單進(jìn)行審批，如果審批不通過(guò)則終止申領(lǐng)單；如果庫(kù)存充足，倉(cāng)管員對(duì)已審批的申領(lǐng)單操作科室領(lǐng)料執(zhí)行出庫(kù)；如果庫(kù)存不足，倉(cāng)管員每周定期生成采購(gòu)訂單；然后采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)單的耗材進(jìn)行確認(rèn)，并完善采購(gòu)單信息，按照供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)單物資進(jìn)行分組采購(gòu)，采購(gòu)到貨時(shí)登記到貨數(shù)量。最后，倉(cāng)管員執(zhí)行入庫(kù)和配送。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1 基礎(chǔ)設(shè)置模塊設(shè)計(jì)

3.1.1 申領(lǐng)權(quán)限設(shè)置

耗材申領(lǐng)之前，必須先設(shè)置好申領(lǐng)權(quán)限。權(quán)限分為兩種：科室申領(lǐng)權(quán)限和科室審批權(quán)限，科室領(lǐng)料人可以具備申領(lǐng)權(quán)限，但不能擁有審批權(quán)限；科室負(fù)責(zé)人可以同時(shí)具備申領(lǐng)和審批權(quán)限。一個(gè)科室可同時(shí)存在多個(gè)領(lǐng)料人和負(fù)責(zé)人，方便申領(lǐng)業(yè)務(wù)開(kāi)展。具體設(shè)計(jì)是將科室的員工列表中增加申領(lǐng)權(quán)限和審批權(quán)限屬性，對(duì)需要的員工標(biāo)志相應(yīng)的權(quán)限。當(dāng)一個(gè)員工登陸申領(lǐng)或?qū)徟缑鏁r(shí)，系統(tǒng)可查詢(xún)判斷員工歸屬的科室及具備的申請(qǐng)和審批權(quán)限。

3.1.2 申領(lǐng)模板設(shè)置

由于耗材名稱(chēng)眾多，申領(lǐng)時(shí)篩選比較會(huì)花一定的時(shí)間。為了加快申領(lǐng)時(shí)填單的速度，可以將科室經(jīng)常領(lǐng)用的耗材設(shè)置一個(gè)申領(lǐng)模板，申領(lǐng)填單時(shí)，只篩選模板內(nèi)的耗材，大大減少了檢索范圍，提高篩選結(jié)果命中率。模板的種類(lèi)可分為個(gè)人模板和科室模板，個(gè)人模板只限本人使用，科室模板可供科室所有成員使用。當(dāng)打開(kāi)申領(lǐng)界面時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)顯示申領(lǐng)模板列表可供選擇，包括歸屬本人的個(gè)人模板和本科室的科室模板。

3.2 申領(lǐng)模塊設(shè)計(jì)

3.2.1 申領(lǐng)單狀態(tài)控制

整個(gè)申領(lǐng)過(guò)程中，申領(lǐng)單的狀態(tài)會(huì)經(jīng)歷從未審批、已審批、采購(gòu)中，最后變成已領(lǐng)料或已終止?fàn)顟B(tài)，狀態(tài)遷移如圖4。生成領(lǐng)料單時(shí)，狀態(tài)為未審批；科室審批后，狀態(tài)為已審批；生成對(duì)應(yīng)的采購(gòu)單時(shí)，狀態(tài)為采購(gòu)中；科室領(lǐng)料后，狀態(tài)為已領(lǐng)料。在未審批、已審批、采購(gòu)中3個(gè)狀態(tài)時(shí)，可以終止申領(lǐng)單。

3.2.2 申領(lǐng)單生成

科室需要申領(lǐng)耗材時(shí)，需要填寫(xiě)電子耗材申領(lǐng)單，業(yè)務(wù)流程如圖5左。使用耗材申領(lǐng)功能，需要申領(lǐng)人具備申領(lǐng)權(quán)限，并只限提交本人所在科室的申領(lǐng)單。用戶(hù)只需要輸入申領(lǐng)耗材、申領(lǐng)數(shù)量，其他信息由系統(tǒng)自動(dòng)生成。已領(lǐng)數(shù)量用于記錄本次申領(lǐng)已領(lǐng)數(shù)量，允許分批領(lǐng)取；申領(lǐng)狀態(tài)用于控制申領(lǐng)流程和顯示申領(lǐng)進(jìn)度；申領(lǐng)單號(hào)的編碼生成規(guī)則是2位字母+8位日期+3位數(shù)字順序號(hào)。

3.2.3 申領(lǐng)單審批

申領(lǐng)單審批，是指科室負(fù)責(zé)人對(duì)已提交的申領(lǐng)單進(jìn)行審批，業(yè)務(wù)流程如圖5右。使用審批功能，需要審批人具備審批權(quán)限，并只限審批本人所在科室的申領(lǐng)單。審批時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)審批人所在科室列出本科室未審批的所有申領(lǐng)單，審批人可以選擇申領(lǐng)單的部分或全部耗材執(zhí)行審批，審批后申領(lǐng)單狀態(tài)為已審批；如果審批不通過(guò)，申領(lǐng)單狀態(tài)為已終止。

3.3 采購(gòu)模塊設(shè)計(jì)

3.3.1 采購(gòu)單生成

科室申領(lǐng)單提交后并且?guī)齑娌蛔?，倉(cāng)管員需要生成采購(gòu)單，提交到采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)，業(yè)務(wù)流程如圖6左。采購(gòu)單內(nèi)容允許系統(tǒng)自動(dòng)生成或手動(dòng)添加生成。自動(dòng)生成采購(gòu)單的條件是：申領(lǐng)數(shù)-庫(kù)存數(shù)-采購(gòu)中數(shù)量<低儲(chǔ)位警戒線。按照采購(gòu)到高儲(chǔ)位的原值，系統(tǒng)自動(dòng)生成的采購(gòu)數(shù)量=高儲(chǔ)位警戒線-（申領(lǐng)數(shù)-庫(kù)存數(shù)-采購(gòu)中數(shù)量）。在自動(dòng)生成采購(gòu)單后，倉(cāng)管員可以在這個(gè)基礎(chǔ)上修改數(shù)量或添加其他耗材到采購(gòu)單。

3.3.2 采購(gòu)單確認(rèn)

采購(gòu)單生成后，需要采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)確認(rèn)并完善供應(yīng)商、單價(jià)等采購(gòu)信息，業(yè)務(wù)流程如圖6中。采購(gòu)單確認(rèn)時(shí)，系統(tǒng)按采購(gòu)單生成時(shí)間范圍查詢(xún)未確認(rèn)的采購(gòu)訂單列表，采購(gòu)用對(duì)每個(gè)耗材選擇供應(yīng)商和單價(jià)，如果上次已有采購(gòu)記錄，則自動(dòng)顯示上次采購(gòu)的信息，減少采購(gòu)員的輸入操作；輸入完成后，保存采購(gòu)單狀態(tài)為已確認(rèn)；最后按照供應(yīng)商打印已確認(rèn)的采購(gòu)訂單。

3.3.3 采購(gòu)到貨

供應(yīng)商送貨到倉(cāng)庫(kù)后，需要清點(diǎn)核對(duì)貨物，記錄到貨數(shù)量，業(yè)務(wù)流程如圖6右。由于存在分批發(fā)貨的情況，采購(gòu)到貨功能需要支持多次記錄到貨數(shù)量，每次只記錄本次到貨數(shù)量，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算累計(jì)到貨數(shù)量。當(dāng)累計(jì)到貨數(shù)量>=采購(gòu)數(shù)量時(shí)，更新采購(gòu)單狀態(tài)為已采購(gòu)。如果出現(xiàn)停產(chǎn)等情況無(wú)法繼續(xù)采購(gòu)，采購(gòu)員可終止或修改采購(gòu)數(shù)量完成采購(gòu)。

3.4 系統(tǒng)數(shù)據(jù)模型設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)實(shí)體分別為以下7個(gè)實(shí)體模型，其關(guān)系如圖7。申請(qǐng)單、采購(gòu)單、申領(lǐng)模板都采用主從方式實(shí)現(xiàn)一對(duì)多關(guān)聯(lián)。申領(lǐng)明細(xì)與采購(gòu)明細(xì)采購(gòu)多對(duì)一關(guān)聯(lián)，耗材ID相同的多個(gè)申領(lǐng)明細(xì)內(nèi)容會(huì)生成一個(gè)采購(gòu)明細(xì)。

4 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

4.1采購(gòu)單生成的實(shí)現(xiàn)

采購(gòu)單包括采購(gòu)主單和采購(gòu)明細(xì)。采購(gòu)主單號(hào)生成的規(guī)則是2位字母+8位日期+3位數(shù)字順序號(hào)，例如CG20160422001。規(guī)則和申領(lǐng)單號(hào)類(lèi)似，2位字母代表不同的業(yè)務(wù)。從指定業(yè)務(wù)表中查詢(xún)當(dāng)前日期生成的最大訂單號(hào)，并在此基礎(chǔ)上增加1。以下是生成采購(gòu)單號(hào)的主要實(shí)現(xiàn)代碼。

4.2 其他業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)

結(jié)合系統(tǒng)設(shè)計(jì)的要求，對(duì)本系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)編碼，實(shí)現(xiàn)了權(quán)限設(shè)置、申領(lǐng)模板設(shè)置、申領(lǐng)單生成、申領(lǐng)單審批、采購(gòu)單生成、采購(gòu)確認(rèn)和采購(gòu)到貨功能。

5 結(jié)論

本文針對(duì)耗材申領(lǐng)和采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行需求分析，設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)了耗材申領(lǐng)采購(gòu)管理系統(tǒng)。文中首先闡述了耗材申領(lǐng)采購(gòu)系統(tǒng)在申領(lǐng)采購(gòu)管理工作的意義，以及系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)環(huán)境。其次，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行用例分析、業(yè)務(wù)流程分析。然后對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行總體功能設(shè)計(jì)和詳細(xì)功能設(shè)計(jì)。最后進(jìn)行詳細(xì)功能實(shí)現(xiàn)。本系統(tǒng)結(jié)合物資系統(tǒng)的入庫(kù)和領(lǐng)料模塊，可實(shí)現(xiàn)申領(lǐng)、采購(gòu)、入庫(kù)和領(lǐng)料的業(yè)務(wù)閉環(huán)。

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