關(guān)于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的思考

楊荷

文章編號(hào)：2095-6835（2016）13-0059-01

摘 要：隨著科技的發(fā)展，當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，企業(yè)信息化建設(shè)也逐漸步入正軌。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理而言，信息化建設(shè)顯得尤為重要，特別是云計(jì)算和大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生更加方便了企業(yè)檔案管理。記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，因此，需要?jiǎng)?chuàng)新現(xiàn)代企業(yè)檔案管理。就現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行了分析，探討了檔案管理創(chuàng)新與企業(yè)生存發(fā)展的必然聯(lián)系、管理工作中存在的弊端以及關(guān)于創(chuàng)新的實(shí)施路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；生命周期；管理模式；無紙化辦公

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.13.059

1 檔案管理創(chuàng)新與企業(yè)發(fā)展的必然聯(lián)系

在企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案作為記錄企業(yè)生存和發(fā)展的信息資料，與企業(yè)的未來息息相關(guān)。在企業(yè)管理中，檔案是企業(yè)進(jìn)行人事、商品策劃、生產(chǎn)、銷售等一系列活動(dòng)的重要信息依據(jù)，是企業(yè)生命周期真實(shí)的記錄，在企業(yè)的各項(xiàng)管理中發(fā)揮著重要的作用。

在新時(shí)期的企業(yè)檔案管理工作中，必須進(jìn)行數(shù)字化、自動(dòng)化、集成化和互動(dòng)化的創(chuàng)新，利用現(xiàn)代信息技術(shù)創(chuàng)新工作方式，保存好企業(yè)發(fā)展過程中的各項(xiàng)信息資源，提高企業(yè)檔案管理的利用率，最終推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。因此，檔案管理創(chuàng)新與企業(yè)的生存和發(fā)展有著必然的聯(lián)系。

2 檔案管理工作中存在的弊端

2.1 檔案管理模式落后

檔案是用來記錄企業(yè)發(fā)展的資料，而對(duì)檔案的管理主要指保存歸檔，因此，該工作比較煩瑣。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的模式仍具有手工管理的特征，這不利于檔案管理工作效率的提升，且易出錯(cuò)，企業(yè)對(duì)檔案管理工作的規(guī)劃也會(huì)出現(xiàn)偏差。

2.2 工作線路存在偏差

在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)中，缺乏總體規(guī)劃的概念，一般采取由局部到總體的工作方針，導(dǎo)致檔案管理無法與其他部門有效統(tǒng)一起來，使企業(yè)運(yùn)行中的各個(gè)系統(tǒng)無法協(xié)調(diào)統(tǒng)一、有效溝通，進(jìn)而阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

3 檔案管理創(chuàng)新方面的思考

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中存在的問題阻礙了企業(yè)的發(fā)展，因此，相關(guān)人員需要反思企業(yè)檔案管理的模式和制度。當(dāng)前的檔案管理不能沿用以往的模式，需要更新觀念，認(rèn)識(shí)到檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性，建立檔案信息化管理平臺(tái)，提高企業(yè)檔案信息的利用率，從而使企業(yè)的檔案管理適應(yīng)時(shí)代和自身的發(fā)展要求。具體而言，可以從以下6方面入手創(chuàng)新企業(yè)檔案管理：①創(chuàng)新企業(yè)全員的檔案管理理念，增強(qiáng)全員對(duì)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)。應(yīng)從企業(yè)各層級(jí)負(fù)責(zé)人抓起，實(shí)現(xiàn)制度化，即將檔案管理的相關(guān)要求納入部門和員工的職責(zé)范圍內(nèi)。②了解企業(yè)檔案管理中存在的弊端，重新確立歸檔模塊，并依靠現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔模塊的科學(xué)性、信息化、自動(dòng)化管理；以企業(yè)核心業(yè)務(wù)為主線條，實(shí)現(xiàn)歸檔模塊的自動(dòng)化、數(shù)字化、集成化和互動(dòng)化建設(shè)。③更加注重管理過程。從企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的角度考慮，項(xiàng)目和專業(yè)工作的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)輸入、輸出記錄固然重要，但管理過程中的內(nèi)容往往更具有借鑒意義和含金量。④總結(jié)企業(yè)檔案管理的失敗經(jīng)驗(yàn)，在新時(shí)期檔案管理工作中填補(bǔ)工作漏洞，完善檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的最優(yōu)利用，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。⑤提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)知識(shí)理論水平，從而提高檔案管理工作的效率，不斷推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新。⑥了解中外企業(yè)各階段經(jīng)營成功或失敗的典型案例檔案。

4 檔案管理的創(chuàng)新路徑

4.1 加快檔案信息的數(shù)字化建設(shè)

隨著科技的發(fā)展，企業(yè)逐步實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，這對(duì)企業(yè)檔案管理是一次很大的挑戰(zhàn)。因此，企業(yè)要逐步完善檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案信息的數(shù)字化水平。企業(yè)應(yīng)重新收集和整理檔案，并將其錄入到檔案數(shù)據(jù)庫中；采用大數(shù)據(jù)檔案管理模式，并分析檔案信息，從而提高企業(yè)檔案信息的利用率。

4.2 加快檔案管理的自動(dòng)化建設(shè)

在企業(yè)檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)上，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理中識(shí)別、掃描、加密、身份認(rèn)證等技術(shù)的運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)檔案檢索和利用自動(dòng)化。借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及其他信息設(shè)備，在檔案錄入、收集、整理歸檔時(shí)可減輕工作人員的工作量，并縮短人工整理檔案的時(shí)間。

4.3 加快檔案信息的集成化建設(shè)

檔案信息管理就是一個(gè)集成化的過程，即將供電企業(yè)工作中各個(gè)階段、部門、層次的相關(guān)檔案資源組織、協(xié)調(diào)起來。供電企業(yè)檔案信息管理包括軟件、硬件、數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)和服務(wù)等平臺(tái)的集成化管理，包含了文檔一體化、各類檔案間的數(shù)據(jù)整合、檔案信息數(shù)字化、檔案工作流程管理等業(yè)務(wù)內(nèi)容。檔案管理人員或檔案信息用戶能通過一站式查詢綜合查閱檔案信息，這代替了人工匯總，且不需要進(jìn)入不同的信息系統(tǒng)，消除了系統(tǒng)間的差異和異構(gòu)性。通過運(yùn)用集成化的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理和數(shù)據(jù)組織管理模式，建立了基于網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，具有多級(jí)、多類數(shù)據(jù)的安全保障體系。

4.4 加快檔案管理的互動(dòng)化建設(shè)

在企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、自動(dòng)化和集成化的基礎(chǔ)之上，檔案管理還要與企業(yè)、各部門、員工互動(dòng)，方便企業(yè)、部門、員工使用管理系統(tǒng)。企業(yè)檔案管理的互動(dòng)化建設(shè)方便了各部門的交流，使企業(yè)運(yùn)行更加流暢，有利于發(fā)揮企業(yè)的整體優(yōu)勢(shì)；優(yōu)化了檔案信息資源的配置，提高了檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)效益的最大化，并在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的背景下提高了企業(yè)的綜合實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)力。

5 結(jié)束語

在信息化時(shí)代，企業(yè)檔案信息管理要與時(shí)俱進(jìn)，相關(guān)管理人員應(yīng)加大對(duì)企業(yè)檔案管理的重視程度，抓住信息時(shí)代的機(jī)遇，利用信息化技術(shù)推動(dòng)檔案管理數(shù)字化、自動(dòng)化、集成化以及互動(dòng)化建設(shè)，優(yōu)化企業(yè)信息資源配置，實(shí)現(xiàn)信息資源利用率的提升。

參考文獻(xiàn)

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[2]張靜怡.信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革研究[D].昆明：云南大學(xué)，2013.

〔編輯：張思楠〕