淺論促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新

李鳳榮

（齊齊哈爾市昂昂溪區(qū)財(cái)政局 黑龍江齊齊哈爾 161031）

淺論促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新

李鳳榮

（齊齊哈爾市昂昂溪區(qū)財(cái)政局 黑龍江齊齊哈爾 161031）

人們?cè)诟鞣N社會(huì)活動(dòng)中，需要查考過(guò)去的工作與生產(chǎn)情況，研究事物的發(fā)展規(guī)律，繼承已有的成果，那么檔案就具備利用的價(jià)值。但是長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不清。目前社會(huì)對(duì)檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應(yīng)這個(gè)要求，必須要有新思維、新理論、新方法。所以本文也對(duì)檔案工作的創(chuàng)新性建設(shè)提出了一些看法。

檔案管理；檔案工作

檔案的價(jià)值指的就是檔案的利用價(jià)值，是檔案能夠滿(mǎn)足社會(huì)需求的表現(xiàn)。檔案是由機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織在社會(huì)活動(dòng)中形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)的記錄，反映了機(jī)關(guān)和社會(huì)組織活動(dòng)的完整情況。它是機(jī)關(guān)工作中不可缺少的輔助工具，是處理業(yè)務(wù)和履行職能的手段，要熟悉機(jī)關(guān)工作的情況、規(guī)劃決策、處理事務(wù)就必須查考和利用檔案。否則，將給機(jī)關(guān)工作帶來(lái)困難。

一切科學(xué)研究，無(wú)論是計(jì)會(huì)科學(xué)研究或是自然科學(xué)研究，都必須充分占有一定的材料，這是一個(gè)不可缺少的重要條件。在科學(xué)研究中，檔案一方面能提供原始的記錄供直接借鑒，另一方面能提供大量的實(shí)驗(yàn)和觀察中概括的基礎(chǔ)材料供間接參考。

1 檔案發(fā)揮作用具有的規(guī)律和特點(diǎn)

（1）檔案價(jià)值時(shí)效律和檔案價(jià)值擴(kuò)展律。檔案的價(jià)值與時(shí)間的關(guān)系極為密切。檔案價(jià)值的時(shí)效律，是指有些檔案的作用是有時(shí)限性的，有的檔案可能在一段時(shí)期內(nèi)有較高的查考價(jià)值，且利用的價(jià)值較高，隨著時(shí)間的推移，這種價(jià)值逐漸減小，甚至消失。掌握檔案價(jià)值的時(shí)效律要求我們正確判斷不同檔案的時(shí)效性，適時(shí)地提供利用，以免因錯(cuò)過(guò)最佳的開(kāi)發(fā)利用時(shí)機(jī)而喪失檔案的部分或全部?jī)r(jià)值。

（2）檔案機(jī)密程度遞減規(guī)律。隨者時(shí)間的推移，檔案機(jī)密程度不是一成不變的，檔案的機(jī)密性會(huì)日漸減退，有的甚至失去機(jī)密性，最終可以向全社會(huì)開(kāi)放。一般而言，檔案形成時(shí)間距今越遠(yuǎn)，機(jī)密程度越??；現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案機(jī)密性相對(duì)較強(qiáng)些。機(jī)密程度與檔案的保存時(shí)問(wèn)成反比。掌握檔案機(jī)密遞減規(guī)律，有助于我們妥善處理好保密與開(kāi)放的關(guān)系，及時(shí)有效地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，發(fā)揮檔案的價(jià)值與作用。

（3）檔案發(fā)揮作用條件規(guī)律。檔案發(fā)揮作用受到一定條件的制約。檔案的作用是客觀存在的，而檔案的作用能否發(fā)揮，發(fā)揮大小，取決于三個(gè)方面因素的影響：①受社會(huì)發(fā)展水平的限制。②受人們對(duì)檔案認(rèn)識(shí)水平的限制。③受檔案管理水平的限制。當(dāng)前，檔案工作仍處于初級(jí)發(fā)展階段，許多問(wèn)題沒(méi)有解決好。

2 檔案管理創(chuàng)新的途徑

（1）服務(wù)手段創(chuàng)新。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門(mén)不容忽視的問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，檔案部門(mén)可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門(mén)利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門(mén)利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。隨著改革開(kāi)放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門(mén)制定的文件的人員逐年增多。公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益。

（2）拓展服務(wù)領(lǐng)域。信息服務(wù)的社會(huì)化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門(mén)既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類(lèi)信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開(kāi)信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書(shū)、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。

興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。在信息化社會(huì)的今天，檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，而是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶(hù)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。

加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類(lèi)的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何―個(gè)文獻(xiàn)部門(mén)都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門(mén)各自為政的局面，建立―個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)伉息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館、圖書(shū)館（室）館藏的檔案目錄。實(shí)現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書(shū)、情報(bào)等文獻(xiàn)部門(mén)相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識(shí)、信息、情報(bào)。通過(guò)建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門(mén)充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)。

注重“反饋”，深層次開(kāi)發(fā)檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中起著重要的作用。通過(guò)反饋信息資源開(kāi)發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進(jìn)行分析研究，可以提高信息資源開(kāi)發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。例如，產(chǎn)品經(jīng)過(guò)用戶(hù)使用之后，能否適應(yīng)需要、哪些需要改進(jìn)等，這是檢驗(yàn)企業(yè)為適應(yīng)市場(chǎng)需求而采取的改革措施是否成功的關(guān)鍵，也是對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量作出的評(píng)價(jià)。通過(guò)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的反饋材料進(jìn)行分析研究，在此基礎(chǔ)上，企業(yè)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)，評(píng)判自身，檢查企業(yè)產(chǎn)品改進(jìn)的目標(biāo)是否已達(dá)到、已經(jīng)做了些什么、還應(yīng)做些什么等。

[1]張雪香.檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策[J].云南檔案，2007（11）.

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1004-7344（2016）21-0031-01

2016-7-10