計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

周洪興

（河南省漯河水利技工學(xué)校 河南漯河 462000）

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

周洪興

（河南省漯河水利技工學(xué)校 河南漯河 462000）

近幾年，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用范圍也不斷擴(kuò)大，計(jì)算機(jī)技術(shù)是人們?nèi)粘Ｉ钪袘?yīng)用比較多的技術(shù)之一，尤其是在辦公自動(dòng)化中，包括計(jì)算機(jī)文字?jǐn)?shù)據(jù)處理技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)等，這些技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)一步完善了辦公自動(dòng)化體系，在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的時(shí)代背景下，辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，而計(jì)算機(jī)技術(shù)便是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的重要核心，本文就針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用進(jìn)行了分析。

計(jì)算機(jī)技術(shù)；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用

在網(wǎng)絡(luò)化、信息化的時(shí)代背景下，毫無疑問，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢苫蛉钡闹匾ぞ咧唬S著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷改進(jìn)和更新，其應(yīng)用范圍也越來越大，計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代辦公中的應(yīng)用促進(jìn)了辦公自動(dòng)化的形成，這種自動(dòng)化辦公模式的形成不僅能進(jìn)一步提高辦公效率，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)也有利于調(diào)整企業(yè)結(jié)構(gòu)，優(yōu)化資源配置，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)久健康發(fā)展。

1 辦公自動(dòng)化的概述

辦公自動(dòng)化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，通過將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)代辦公中，并建立自動(dòng)化信息處理系統(tǒng)，便能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，計(jì)算機(jī)硬件、軟件、各種辦公設(shè)備和通信設(shè)備是進(jìn)行自動(dòng)化辦公不可或缺的工具，利用這些工具可進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、加工、更新、收集和傳輸，現(xiàn)代化企業(yè)中的信息處理系統(tǒng)、公務(wù)管理系統(tǒng)等都屬于辦公自動(dòng)化體系的組成部分。從本質(zhì)上看，辦公自動(dòng)化就是一個(gè)傳遞、收集、利用和處理信息的過程，辦公制度、辦公信息、技術(shù)工具、組織結(jié)構(gòu)等都屬于辦公自動(dòng)化的組成要素[1]。辦公自動(dòng)化的核心技術(shù)便是計(jì)算機(jī)技術(shù)，主要利用通訊技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)來對(duì)文字、圖像、語音等進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，從而滿足辦公需求[2]。企業(yè)各部門的工作人員、所有信息資源以及辦公室都能通過辦公自動(dòng)化聯(lián)系在一起，從而組成一個(gè)完整高效的人機(jī)信息系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)便是搭建起該人機(jī)信息系統(tǒng)的必不可少的平臺(tái)，操作安全方便、效率高、人性化、信息及時(shí)等是自動(dòng)化辦公的突出特點(diǎn)?，F(xiàn)代企業(yè)追求的是信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化平臺(tái)便是企業(yè)收集、分析和處理信息的主要載體，這足以看出辦公自動(dòng)化在當(dāng)今企業(yè)發(fā)展中的重要地位，只有不斷完善辦公自動(dòng)化體系，才能從根本上推動(dòng)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用的意義

2.1 有利于降低企業(yè)的管理成本

將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到現(xiàn)代企業(yè)辦公自動(dòng)化中，一方面有利于減少各種不必要的辦公環(huán)節(jié)，節(jié)省企業(yè)管理成本，另一方面也有利于減少員工的工作量，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)人性化、自動(dòng)化的管理模式，提升員工對(duì)企業(yè)的滿意度，從而最大限度激發(fā)出員工的工作熱情。顯然，這對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來說是大有裨益的。此外，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用還能減少各部門的辦公人員，降低企業(yè)的人工勞務(wù)成本，從而提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)踐調(diào)查表明，惠普公司將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到辦公自動(dòng)化管理中，其每年的辦公費(fèi)用與以前相比降低了近1/3，這足以看出，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用在降低企業(yè)管理成本方面發(fā)揮的重要作用[3]。

2.2 有利于提高企業(yè)員工的創(chuàng)新能力，促進(jìn)辦公質(zhì)量的提升

現(xiàn)代企業(yè)將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到辦公自動(dòng)化管理中的主要目的就是達(dá)到辦公流程化、管理規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，使他們從繁瑣、枯燥的工作環(huán)境中得到解脫，這樣就能最大限度釋放出他們的創(chuàng)新能力，現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要以創(chuàng)新作為推動(dòng)力，而不是嚴(yán)格的等級(jí)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到辦公自動(dòng)化中，對(duì)工作人員提出了更高的要求，每個(gè)員工必須最大限度發(fā)揮出自己的創(chuàng)新能力來完成工作任務(wù)，若只是在傳統(tǒng)工作模式面前止步不前，終有一天會(huì)被社會(huì)所淘汰，總而言之，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用要求辦公人員充分發(fā)揮出自身的創(chuàng)新能力，同時(shí)也在一定程度上促進(jìn)了員工創(chuàng)新能力的提升，進(jìn)而提高了辦公質(zhì)量。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

3.1 利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用能協(xié)調(diào)企業(yè)各部門、各崗位的工作，并對(duì)整個(gè)辦公流程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)為管理工作的開展提供準(zhǔn)確有效的信息，不同企業(yè)的工作內(nèi)容有很大差異，但所有企業(yè)都會(huì)涉及到許多流程化的工作，包括公文的匯報(bào)、審批等，在傳統(tǒng)管理模式下，往往采用人工管理方法，這樣不僅工作量大，效率低下，而且很容易出現(xiàn)各種失誤，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用則可以在企業(yè)的自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)接待管理、后勤管理、日常管理等的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化，減少管理過程中的失誤，從而提高企業(yè)的整體效益。

3.2 利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立信息平臺(tái)

目前，許多企業(yè)都將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)內(nèi)部信息平臺(tái)的構(gòu)建中，包括信息發(fā)布平臺(tái)和信息交流平臺(tái)，常見的有電子公告、電子期刊、網(wǎng)上論壇等，這些信息平臺(tái)在企業(yè)辦公自動(dòng)化中發(fā)揮著重要作用，能將企業(yè)的規(guī)章制度、技術(shù)更新等公告信息及時(shí)傳遞給辦公人員，同時(shí)，通過信息平臺(tái)，管理人員能隨時(shí)查看員工的相關(guān)信息[4]。此外，企業(yè)還能通過信息平臺(tái)向整個(gè)社會(huì)宣傳企業(yè)的文化，從而提升企業(yè)的公眾形象。

3.3 利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化

通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)上完成文件的審批和管理工作，就能實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化，文檔自動(dòng)化管理流程如下：①工作人員在接到相關(guān)文檔的時(shí)候，需要在文檔管理系統(tǒng)中做好記錄，之后再將該文檔通過網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)發(fā)送給負(fù)責(zé)人，最后便可以歸檔保存了。②在完成文檔的歸檔保存工作后，企業(yè)相關(guān)人員還可通過文檔管理系統(tǒng)查詢文檔內(nèi)容，系統(tǒng)的管理人員可根據(jù)用戶身份設(shè)置相應(yīng)的查詢權(quán)限，用戶必須根據(jù)自身的權(quán)限進(jìn)行信息的查詢、共享和保存。③相關(guān)人員應(yīng)定期對(duì)文檔自動(dòng)化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，找出管理過程中的漏洞，并及時(shí)對(duì)文件管理數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新，以保證數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和完整性。

3.4 利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提供多種自動(dòng)化硬件和軟件設(shè)備

眾所周知，在現(xiàn)代企業(yè)的辦公自動(dòng)化中往往涉及到信息的搜索、傳輸以及文字、圖形的編輯設(shè)計(jì)等，這些都離不開計(jì)算機(jī)，其中不僅包括計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，也包含各種軟件設(shè)備，所謂硬件設(shè)備，指的就是我們?nèi)粘２僮髦薪?jīng)常用到的計(jì)算機(jī)鍵盤、鼠標(biāo)等，軟件設(shè)備則主要包括系統(tǒng)軟件、通用軟件、專用軟件等類型。對(duì)于辦公自動(dòng)化來說，其系統(tǒng)軟件指的就是計(jì)算機(jī)本身的操作系統(tǒng)，通用軟件包括文字處理軟件、圖形處理軟件等，而財(cái)務(wù)管理軟件和設(shè)備管理軟件則屬于辦公自動(dòng)化專用軟件。

4 結(jié)論與建議

綜上所述，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用是時(shí)代發(fā)展的必然要求，目前，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，其在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用水平大幅提升，發(fā)揮的作用也越來越大，其中主要表現(xiàn)在對(duì)辦公人員創(chuàng)新能力的激發(fā)和企業(yè)管理成本的降低等方面。盡管計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了文檔管理、工作流程的自動(dòng)化，并建立了高效的信息平臺(tái)，但是這僅僅是開始，相信在不遠(yuǎn)的未來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步改進(jìn)和創(chuàng)新，其在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用范圍將會(huì)更加廣泛，應(yīng)用效果也將顯著提升。

[1]左旭楠.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用與研究[J].黑龍江科技信息，2014（32）：191.

[2]林安娜.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用[J].辦公自動(dòng)化（綜合版），2014（2）：57～58.

[3]蔡小莉.試分析計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用[J].信息通信，2015（8）：149.

[4]卞麗情.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用方法探討[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2015（23）：112.

C931.4

A

1004-7344（2016）09-0255-02

2016-3-10

周洪興（1977-），男，本科，畢業(yè)于首都師范大學(xué)，計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)專業(yè)，主要從事計(jì)算機(jī)教學(xué)等工作。