探討如何提升辦公室綜合管理水平

完顏丹丹

（中鐵十一局集團(tuán)城市軌道工程有限公司 湖北武漢 430000）

探討如何提升辦公室綜合管理水平

完顏丹丹

（中鐵十一局集團(tuán)城市軌道工程有限公司 湖北武漢 430000）

辦公室作為一個(gè)綜合管理的部門，對于任何一個(gè)企業(yè)、單位或者國家機(jī)關(guān)都是擔(dān)任著舉足輕重的作用。承擔(dān)著共同協(xié)調(diào)、監(jiān)督查辦、新聞宣傳、來訪接待、上情下傳和下情上傳等職能，是保正內(nèi)部管理工作正常運(yùn)行的樞紐，并直接影響企業(yè)對外形象和管理效率的高低。本文就如何提高辦公室管理水平進(jìn)行探究。

辦公室；綜合；管理水平；提升

辦公室作為一個(gè)企業(yè)單位對外之窗，有著非常重要的作用和地位。辦公室不僅是一個(gè)綜合辦事管理部門，更是保證各項(xiàng)工作準(zhǔn)確、合理、及時(shí)的相銜接。對部門間的協(xié)調(diào)、處理和解決，辦公室都發(fā)揮著不可或缺的作用。類似中鐵十一局這樣的大型國有獨(dú)資的大型施工企業(yè)，面對的業(yè)務(wù)都是十分重要的，洽談方資料背景、數(shù)據(jù)收集和接待都不容許出現(xiàn)差錯(cuò)。這就需要基礎(chǔ)建設(shè)的辦公室需要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾怼?/p>

1 辦公室管理工作的重要性

1.1 對領(lǐng)導(dǎo)決策水平的影響

辦公室訊息對于領(lǐng)導(dǎo)決策起著輔助性作用。辦公室主要是為領(lǐng)導(dǎo)收集信息、傳遞信息和提供必要的咨詢意見。辦公室自身的合理科學(xué)管理，就是在輔助領(lǐng)導(dǎo)層做出正確、全面、及時(shí)和準(zhǔn)確的決策，起著參謀咨詢的作用和充當(dāng)耳目的角色，促進(jìn)和提高管理者決策水平。

1.2 對系統(tǒng)協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)的影響

辦公室這“樞紐”作用發(fā)揮的程度，是全局工作順利進(jìn)行、部門溝通順的保證。辦公室的科學(xué)化管理，增進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)和部門之間、部門和部門之間的溝通交流，有助于單位整體管理系統(tǒng)協(xié)調(diào)正常的運(yùn)轉(zhuǎn)。

1.3 對辦事效率和服務(wù)質(zhì)量的影響

辦公室承擔(dān)著單位大量的日常性工作，如客戶接待、文件處理、信訪日程、會議管理以及領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交代的工作等。在這些繁瑣雜亂、零碎繁多的工作中，若是沒有一個(gè)系統(tǒng)的科學(xué)的管理，就非常容易造成管理混亂，進(jìn)而效率降低，服務(wù)質(zhì)量差，導(dǎo)致公司對外對內(nèi)都產(chǎn)生非常惡劣的影響。辦公室的科學(xué)化管理，能讓辦公人員分清楚事情的輕重緩急，使其有計(jì)劃地、從容不迫的處理日常管理工作，有效的避免了部門之間相互推諉現(xiàn)象的發(fā)生，從而大大提高了單位的辦事效率和服務(wù)質(zhì)量。

2 辦公室管理的主要內(nèi)容

2.1 主要職能

從行政管理的角度來看，辦公室主要處理的是領(lǐng)導(dǎo)和各部門下達(dá)的行政工作。其擔(dān)任的行政管理職能主要是四個(gè)方面：①充當(dāng)助手。辦公司主要貫徹上級機(jī)關(guān)部署工作的組織實(shí)施和檢查落實(shí)的任務(wù)執(zhí)行結(jié)果。組織和執(zhí)行機(jī)關(guān)秩序管理和維護(hù)的日常行政工作。②擔(dān)任參謀。辦公室人員要主動了解基層情況，深入工作一線，聽取各部門、工作人員的意見，及時(shí)做好總結(jié)，提出本部門的意見，針對性的向上街提出自己的工作性建議，做好領(lǐng)導(dǎo)參謀的職能。③部門協(xié)調(diào)。在日常管理工作中，需要維持各部門間的協(xié)調(diào)工作，維持正常的工作秩序，并主動協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，起著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的作用。④工作保障。辦公室不僅要保證主管部門及本單位分配和布置的各項(xiàng)具體工作及時(shí)有效的完成，還要與各部門建立良好的工作關(guān)系，傾聽反饋意見，充分調(diào)動員工的積極性，齊心協(xié)力完成各項(xiàng)任務(wù)。

2.2 辦公室管理的科學(xué)內(nèi)涵

從現(xiàn)實(shí)來看，辦公室的管理主要做到制度化、程序化和自動化：①制度化是指辦公司有自己的一套實(shí)際可行的規(guī)章制度，把一些行為準(zhǔn)則、辦事方法事先規(guī)制下來，使辦公室有章可循，有法可依。②程序化是指每項(xiàng)管理活動應(yīng)當(dāng)有自己一些合理、有序的準(zhǔn)備進(jìn)行，保證辦公室管理的正常化。③自動化是指利用現(xiàn)代科技技術(shù)，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方法，提高辦事效率。

3 辦公室綜合管理水平提高建議

3.1 強(qiáng)化辦公室自身的隊(duì)伍建設(shè)

3.1.1 合理配置內(nèi)部結(jié)構(gòu)是辦公室實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的重要前提和基礎(chǔ)

只有合理的設(shè)置內(nèi)部機(jī)構(gòu)和分配工作人員，打造一支較高文字寫作能力、理論水平和公關(guān)協(xié)調(diào)能力的精英隊(duì)伍，才能保證辦公室各項(xiàng)繁雜的工作得以順利進(jìn)行。

3.1.2 加強(qiáng)辦公室思想作風(fēng)建設(shè)

作為一個(gè)單位的窗口，辦公室人員要勤于學(xué)習(xí)，主動為基層服務(wù)，為職工，為群眾，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，深入研究調(diào)查，落實(shí)實(shí)事求是精神。不可專注于坐在辦公室安逸享樂，要深入基層實(shí)際中，掌握基層最新動態(tài)，及時(shí)、準(zhǔn)確和全面的向領(lǐng)導(dǎo)層反饋信息，做好監(jiān)督查辦工作；辦公室人員要謙虛熱情待人，做到文明禮貌，對待任何人都應(yīng)當(dāng)保持一顆熱忱的心，保證每個(gè)人憂慮的進(jìn)來，滿意的離開。

3.1.3 注重業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高

辦公室人員要有寬闊的知識面和較強(qiáng)的工作能力。由于辦公室業(yè)務(wù)的繁瑣性和綜合性，就需要辦公人員要有干練的辦事能力和對外較強(qiáng)的社交能力。針對中鐵十一局這樣的大型企業(yè)，對外洽談業(yè)務(wù)十分頻繁，面對的人也都是具有豐富的文化知識，只有廣闊知識面和良好口才的辦公人員，才能做好辦公基礎(chǔ)接待的工作，才能全面勝任辦公室科學(xué)化建設(shè)的需要。

3.2 有效解決好各種矛盾

作為一個(gè)綜合性部門，辦公室要一切以大局為重。當(dāng)部門工作和機(jī)關(guān)整體、小局工作和大局工作發(fā)生矛盾時(shí)，辦公室要遵循小局服從大局、局部服從整體的工作思想。其次，辦公室要主動地解決矛盾。辦公室服務(wù)職能的性質(zhì)決定了其工作的被動性，但是要想充分發(fā)揮辦公室職能，就必須要和主動性相結(jié)合。工作人員要主動去尋找并發(fā)現(xiàn)問題，并設(shè)法去解決問題，把被動的職能轉(zhuǎn)化為主動；同時(shí)還要跟隨領(lǐng)導(dǎo)的思路，盡量讓自己和領(lǐng)導(dǎo)的想法處于同一個(gè)水平上，主動地去探索問題所在，做好工作的前頭，有效合理的去幫助領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)任務(wù)。最后是尺度的把握。為領(lǐng)導(dǎo)做參謀出謀劃策是好，但一定要注意度的把握。辦公室在領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)僅僅是一個(gè)輔助的、叢屬的地位，雖然不能缺位，但是一定不能越位。要積極檢驗(yàn)，但不能瞎摻和；對決策提供基本的背景資料，但一定不能越俎代庖。

3.3 利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高管理效率和能力

①單位要注重互動，宣傳和公開功能的加強(qiáng)。辦公室要重視網(wǎng)上的溝通聯(lián)系，可以通過網(wǎng)上專題論壇、網(wǎng)民意見調(diào)查和領(lǐng)導(dǎo)信箱及投訴信箱的方式，主動收集基層群眾的意見，并且可以在網(wǎng)上進(jìn)行回復(fù)解答，增加了和網(wǎng)民的交流機(jī)會和渠道，對推動黨政機(jī)關(guān)規(guī)章制度、科學(xué)決策都具有推動作用。②運(yùn)用辦公室自動化技術(shù)，快速簡便的運(yùn)行工作系統(tǒng)。在面對繁雜的辦公室工作時(shí)，需主動引入和使用辦公自動化技術(shù)，使繁雜的工作可以再一個(gè)程序中一步進(jìn)行，大大簡化了工作強(qiáng)度，且保證工作的正確率。

3.4 推動辦公室內(nèi)部管理工作的創(chuàng)新

①建立一個(gè)一體化、相對封閉的管理系統(tǒng)。整理分析辦公室的各個(gè)職能、辦公設(shè)備、員工的分配和領(lǐng)導(dǎo)決策程序的各種資源要素等，系統(tǒng)整體的進(jìn)行統(tǒng)籌和安排，建立一個(gè)完整全面而獨(dú)立的管理系統(tǒng)，并且引入辦公自動化系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)，工作人員從這辦公流程圖中一眼就可以認(rèn)清自己的職責(zé)和工作流程，實(shí)現(xiàn)辦公工作的程序化、系統(tǒng)化和規(guī)范化。②建立人本管理系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)保證各個(gè)部門之間動態(tài)相對平衡穩(wěn)定，對于未來的不可預(yù)期情況可以有個(gè)應(yīng)變能力，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)；全面實(shí)施人力資源戰(zhàn)略，建立一人為中心的制度體系，形成一套通過尊重人、發(fā)展人、依靠人、為了人為基準(zhǔn)的考核選拔機(jī)制，有效的發(fā)揮全體職員的積極能動性和創(chuàng)造性，有利于增強(qiáng)辦公室的整體活力和凝聚力。③建立公開透明的運(yùn)行系統(tǒng)。大多數(shù)情況都要適時(shí)地并且適度的對外公開，實(shí)行透明制管理，但是涉及商業(yè)秘密和國家規(guī)定保密的除外，并且要加快建立網(wǎng)上行政權(quán)力公開透明運(yùn)行系統(tǒng)，接受全體公民的監(jiān)督，打造陽光透明的服務(wù)。

4 結(jié)束

辦公室工作是整個(gè)單位最“細(xì)”“忙”“雜”“繁”，是一個(gè)單位展開工作的基礎(chǔ)。中鐵十一局這樣內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜、業(yè)務(wù)繁多的企業(yè)，了解辦公司的工作性質(zhì)、作用、特點(diǎn)以及遵守原則，引入現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代化管理，加強(qiáng)辦公動化管理更是顯得尤為重要。只有科學(xué)系統(tǒng)的管理，才能保證單位高質(zhì)量完成各項(xiàng)工作，為企業(yè)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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1004-7344（2016）09-0018-02

2016-3-10

完顏丹丹（1984-），女，助理政工師，研究生，主要從事IT技術(shù)服務(wù)及行政辦公室工作。