淺談高校檔案工作人員必須具備的素質(zhì)

周兵

摘要：檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響著檔案工作的效率、質(zhì)量和水平，是檔案事業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展的重要保證。

關(guān)鍵詞：高校檔案工作人員；素質(zhì)

檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

檔案工作作為記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的重要事業(yè)，是國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)，做好它是一項(xiàng)功德無(wú)量的事。

檔案管理人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識(shí)、技能及各種基本素養(yǎng)的總和。具體說(shuō)就是從事檔案管理工作必須具備的基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的基本能力等。檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響著檔案工作的效率、質(zhì)量和水平，是檔案事業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展的重要保證。下面本人結(jié)合自己的工作實(shí)際對(duì)高校檔案人員應(yīng)該具備的素質(zhì)談幾點(diǎn)體會(huì)：

一、當(dāng)前高校檔案管理人員素質(zhì)存在的問(wèn)題

（1）沒有意識(shí)到檔案管理的重要性

很多人認(rèn)為檔案部門就是收集、整理檔案，非常簡(jiǎn)單，誰(shuí)都能干，不需要多少專業(yè)知識(shí)，或者覺得這項(xiàng)工作的好壞不會(huì)影響到本人或單位，從而在思想上不是很用心，從而造成檔案管理比較混亂，而且沒有意識(shí)到“檔案管理不出事則已，一出就是大事”。

（2）檔案管理的知識(shí)相對(duì)薄弱

目前許多檔案管理人員學(xué)歷不高、知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，導(dǎo)致檔案管理的許多新技術(shù)難以使用和推廣，或者管理中遇到新問(wèn)題常常力不從心，而且有些高校工作人員頻繁變動(dòng)，嚴(yán)重影響到檔案管理的持續(xù)性發(fā)展。

二、檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

（1）具有較高的政治素養(yǎng)

高校檔案工作是一項(xiàng)政治性與機(jī)密性很強(qiáng)的工作。檔案管理人員必須了解和掌握黨的路線、方針、政策，熟悉學(xué)校檔案工作的相關(guān)的法律、法規(guī)和各種規(guī)章制度，具有堅(jiān)定正確的政治方向，樹立正確的理想和堅(jiān)定的信念，要從對(duì)黨和國(guó)家事業(yè)負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度來(lái)認(rèn)識(shí)和做好檔案安全工作，確保不丟失、不損壞、不傳密、不泄密，不竊密，確保檔案的信息安全，實(shí)現(xiàn)永久保存和利用。

（2）具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)

檔案工作是一門管理科學(xué)，是專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，要實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，高校檔案工作人員除了具備良好的政治思想素質(zhì)外，還要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)素質(zhì)。如檔案管理學(xué)、文書學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，檔案管理各環(huán)節(jié)的流程和方法、各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，應(yīng)加大計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)學(xué)習(xí)，參加信息技術(shù)培訓(xùn)，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要。除了這些專業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)該學(xué)習(xí)歷史知識(shí)、古漢語(yǔ)知識(shí)及和檔案工作有關(guān)聯(lián)的圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等知識(shí)。

（3）具有良好的心理素質(zhì)

人事檔案管理工作是默默無(wú)聞的，是為他人“鋪路搭橋”“做嫁衣”的工作。它不同于其他工作，它是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、繁瑣的工作，這就要求檔案人員要甘為人梯，耐得住枯燥和寂寞，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，稍有疏忽就會(huì)為其他管理環(huán)節(jié)帶來(lái)極大麻煩。

（4）具有良好的法制意識(shí)

我國(guó)《檔案法》及其實(shí)施辦法中要求檔案管理部門及人員要必須依法管理檔案，不能“來(lái)者不拒，有求必應(yīng)”，應(yīng)該按照法律和工作紀(jì)律的要求正確處理保密與利用的關(guān)系，不給檔案違法行為提供可乘之機(jī)，勇于同檔案違法行為作斗爭(zhēng)。

（5）具有健康的體魄

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有強(qiáng)健的身體和充沛的精力，這是做好任何工作的前提。檔案管理工作要長(zhǎng)期收集、加工、編研，具有很強(qiáng)的系統(tǒng)性、連續(xù)性，這就決定了做檔案工作要有一個(gè)能適應(yīng)緊張高強(qiáng)度工作的精神狀態(tài)，這就需要有健康的體魄。目前我國(guó)的檔案工作不僅有腦力勞動(dòng)，也有大量的體力勞動(dòng)，因此，健康的身體素質(zhì)應(yīng)成為檔案管理人員的一個(gè)重要條件。

三、如何提高檔案管理人員的素質(zhì)

（1）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，創(chuàng)新觀念，樹立服務(wù)理念

檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)自學(xué)，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，實(shí)現(xiàn)“展示型”向“服務(wù)型”功能定位的轉(zhuǎn)變，樹立以用戶為中心的信息服務(wù)理念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性，同時(shí)加強(qiáng)同其他單位之間的業(yè)務(wù)交流，了解他們的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)來(lái)借鑒，取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷提高。

（2）樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)

針對(duì)新時(shí)期檔案工作的需要，通過(guò)“有計(jì)劃、有重點(diǎn)、分層次、分類型、多形式、多途徑”的繼續(xù)教育，不斷豐富檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，樹立終身學(xué)習(xí)的觀念。。尤其近年來(lái)，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)已成了檔案管理工作很重要的工具，建設(shè)信息化檔案勢(shì)在必行，作為檔案管理人員必須掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，才能夠更好地應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下所面臨的考驗(yàn)。

（3）加強(qiáng)制度建設(shè)，建立運(yùn)行機(jī)制。要建立和健全檔案管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度等。通過(guò)約束和激勵(lì)機(jī)制促使檔案管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強(qiáng)對(duì)檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核，做到獎(jiǎng)罰分明，提高檔案管理人員的工作積極性。為提高效率創(chuàng)造條件。建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

綜上所述，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理人員只有不斷完善、充實(shí)和更新知識(shí)，站在新的高度，用更寬廣的視野、思路，與時(shí)俱進(jìn)，才能擔(dān)負(fù)起推動(dòng)現(xiàn)代化建設(shè)的歷史使命，才能夠勝任本職工作。