新時(shí)期文書檔案管理工作的創(chuàng)新探索

張秀麗四平職業(yè)大學(xué)

新時(shí)期文書檔案管理工作的創(chuàng)新探索

張秀麗
四平職業(yè)大學(xué)

文書檔案作為高校檔案資源的重要構(gòu)成部分之一，記錄著高校的發(fā)展歷史，是高校寶貴的信息資源，能夠?yàn)楦咝Ｏ鄳?yīng)工作的開展提供必要的信息依據(jù)。而要想充分實(shí)現(xiàn)文書檔案的價(jià)值，就需要結(jié)合當(dāng)前文書檔案管理工作所呈現(xiàn)出的問題，針對(duì)文書檔案管理工作所提出的要求，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的規(guī)范化管理。本文在分析當(dāng)前文書檔案管理工作所呈現(xiàn)出問題的基礎(chǔ)上，為如何實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新提出了對(duì)策。

文書檔案；管理工作；創(chuàng)新；探索

前言

對(duì)于高校而言，文書檔案作為其寶貴的歷史資源，所呈現(xiàn)出的是高校發(fā)展過程中的各項(xiàng)信息內(nèi)容，在新時(shí)期下，隨著檔案管理工作要求的不斷提升，傳統(tǒng)檔案管理模式弊端逐漸凸顯，紙質(zhì)檔案管理方式下檔案的完整性難以得到有效保障，檔案的利用率偏低，因此，這就需要實(shí)現(xiàn)管理模式與管理手段的創(chuàng)新，以提高文書檔案管理工作的質(zhì)量與效率，為充分發(fā)揮出文書檔案在高校發(fā)展中的作用奠定基礎(chǔ)。

一、新時(shí)期下文書檔案管理工作所呈現(xiàn)出的問題

（一）管理制度體系不健全，尚未實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

從文書的檔案管理的現(xiàn)狀看，當(dāng)前現(xiàn)有管理制度體系不健全，在實(shí)際管理過程中，管理職責(zé)劃分不明，管理方式過于滯后，對(duì)于文書檔案管理工作的重要性尚未給予充分重視。整體上而言，文書檔案管理質(zhì)量偏低、且利用率不高，一般都是對(duì)檔案進(jìn)行歸檔保管后，檔案就處于“塵封”狀態(tài)，即使在需要利用檔案時(shí)，因檔案的標(biāo)題以及目錄等的條理不清，查找困難，致使文書檔案的服務(wù)功能被大大弱化。

（二）管理方式過于滯后

在計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的今天，各行業(yè)在實(shí)際開展管理工作的過程中，需要以信息化管理模式的搭建為基礎(chǔ)，以提高管理工作的效率與質(zhì)量。但是，在文書檔案管理工作上，當(dāng)前雖然初步實(shí)現(xiàn)了信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，能夠?yàn)閷?shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的收集存儲(chǔ)等提供便利，但是，在檔案信息檢索上，主要還是以手工進(jìn)行檢索，尚未實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檢索功能的實(shí)現(xiàn)，相應(yīng)檢索的精準(zhǔn)度較低，且加大了相應(yīng)工作人員的工作量。

（三）相應(yīng)檔案管理人員能力素質(zhì)不足

要想滿足文書檔案管理工作的實(shí)際需求，就需要組建一支高能力素質(zhì)的管理人員隊(duì)伍，確保相應(yīng)管理人員在具備較高職業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。但是，從現(xiàn)有文書檔案管理人員隊(duì)伍的現(xiàn)狀看，其專業(yè)能力素質(zhì)偏低，難以滿足實(shí)際工作之需，在實(shí)際開展檔案管理工作的過程中，相應(yīng)人員經(jīng)驗(yàn)不足、信息化素養(yǎng)偏低，難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理；同時(shí)，相應(yīng)招聘以及培訓(xùn)體系機(jī)制有待進(jìn)一步健全與完善。

二、新時(shí)期下文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的對(duì)策

（一）建立完善的管理制度體系

新時(shí)期下，基于對(duì)文書檔案檔案管理工作所提出的新要求下，要想確實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的規(guī)范且高效管理，并充分發(fā)揮出文書檔案的作用與價(jià)值，就需要以健全相應(yīng)管理制度為基礎(chǔ)。要求要基于當(dāng)前國(guó)家對(duì)檔案管理所提出的規(guī)范下，實(shí)現(xiàn)相應(yīng)管理體制的構(gòu)建，要在建立現(xiàn)代化管理制度的基礎(chǔ)上，明確落實(shí)管理職責(zé)，并提高檔案管理人員對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，積極創(chuàng)新管理方式，以迎合當(dāng)前文書檔案管理工作之需，為提高文書檔案的管理質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。

（二）實(shí)現(xiàn)管理手段的創(chuàng)新

基于信息化時(shí)代下，檔案管理工作需要實(shí)現(xiàn)信息化管理模式的搭建，以借助信息化管理手段來提高文書檔案管理的效率與質(zhì)量。在此過程中，需要以檔案管理一體化理念為基礎(chǔ)，以檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建為基礎(chǔ)，針對(duì)相應(yīng)信息化檢索功能進(jìn)行進(jìn)一步的完善，以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檢索來提高文書檔案資料的利用率。同時(shí)，以檔案管理信息化的充分實(shí)現(xiàn)，還能夠進(jìn)一步降低相應(yīng)管理人員的工作壓力，提高管理工作的質(zhì)量，確保其能夠借助信息化技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的規(guī)范化管理。此外，要注重對(duì)電子檔案的管理，做好相應(yīng)的備份工作，以確保電子檔案信息的完整性。

（三）做好管理計(jì)劃工作并注重管理細(xì)節(jié)

基于文書檔案管理工作本身的特點(diǎn)下，面對(duì)這一繁瑣的工作內(nèi)容，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)日常管理問題的有效規(guī)避，就需要打造一個(gè)規(guī)范化的管理環(huán)境，以實(shí)現(xiàn)對(duì)各種問題的規(guī)避，以相應(yīng)值班制度的建立為基礎(chǔ)，確保各管理人員能夠按照要求落實(shí)該項(xiàng)管理工作內(nèi)容。與此同時(shí)，要針對(duì)不同類型的文書檔案進(jìn)行分級(jí)管理，明確主次；并要強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)化管理的落實(shí)，能夠針對(duì)檔案文件進(jìn)行認(rèn)真的篩選定位，依照相應(yīng)程序規(guī)定進(jìn)行記錄，避免出現(xiàn)檔案資料遺失等問題，確保檔案資料信息的完善性。

（四）提升檔案管理人員的能力素質(zhì)

要想從根本上確保檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)且規(guī)范開展，就需要打造一支具備較高專業(yè)能夠素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，確保其現(xiàn)有的專業(yè)知識(shí)與職業(yè)道德素養(yǎng)水平能夠滿足新時(shí)期文書檔案管理工作的要求。在實(shí)際踐行的過程中，要以完善培訓(xùn)制度的建立為基礎(chǔ)，加大對(duì)文書檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，結(jié)合目前現(xiàn)有人員能力素質(zhì)上多存在的不足來實(shí)現(xiàn)有針對(duì)性的培訓(xùn)。要在提高檔案管理人員專業(yè)知識(shí)水平的基礎(chǔ)上，加大相應(yīng)法律法規(guī)的宣傳力度，確保各個(gè)崗位人員能夠積極的承擔(dān)起自身的職責(zé)，規(guī)范自身工作行為。與此同時(shí)，要進(jìn)一步相應(yīng)管理人員的信息化素養(yǎng)，以滿足檔案信息化管理之需，并提升其職業(yè)道德素養(yǎng)，為提高該項(xiàng)管理工作的有效性奠定基礎(chǔ)。此外，需要進(jìn)一步加大人才引進(jìn)力度，以優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，為檔案管理工作注入新鮮的血液。

總結(jié)

綜上所述，新時(shí)期下，針對(duì)文書檔案管理工作所提出的新要求，結(jié)合目前該項(xiàng)工作所呈現(xiàn)出的問題，就需要以完善解決對(duì)策的落實(shí)來提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。在實(shí)際踐行的過程中，要在建立完善管理制度的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新管理手段以實(shí)現(xiàn)信息化管理，并做好檔案管理計(jì)劃工作，注重管理細(xì)節(jié)，實(shí)現(xiàn)分層次管理，并全面提高文書檔案管理工作人員的綜合能力素質(zhì)，為充分實(shí)現(xiàn)文書檔案的利用價(jià)值、實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)。

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