淺談報社檔案管理工作

譚大容重慶市墊江日報社

淺談報社檔案管理工作

譚大容
重慶市墊江日報社

在大時代的背景下，我國信息快速發(fā)展，新聞競爭愈漸激烈，新聞資訊日益發(fā)達，使新聞單位在報告中，記錄著通過各種形式宣傳活動所產(chǎn)生具有價值的手稿、照片、圖標等，從不同角度記載著本地區(qū)各個階段的經(jīng)濟、政治、文化、科技等社會發(fā)展和人們生活情況，反映出當(dāng)?shù)夭煌嵌鹊陌l(fā)展面貌，本文通過分析新聞檔案管理的價值和特點，對所存在的問題提出相應(yīng)措施。

報社檔案；管理；存在問題；措施

一、報社檔案的價值

1.史料價值

報紙是記錄著一個時間、一個地區(qū)所發(fā)生的政治、經(jīng)濟、文化和社會等方方面面的內(nèi)容，因為新聞具有真實性、及時性，所以報紙本身就具有重要的史料價值。隨著國家的發(fā)展，市場媒體壯大，使新聞向多元化發(fā)展，而報紙就是承載這些史料的一個檔案載體，反映了這段時期的歷史。

2.決策價值

一份完整的信息檔案，影響著報社作出科學(xué)的信息決策。報社除了對外公開的信息，如報紙，雜志，期刊等，還有對內(nèi)部的管理文件、規(guī)整制度、會議紀要、公務(wù)文書、來信來訪紀錄、發(fā)展記錄、財務(wù)人事檔案等。從這些檔案中可以看出，報紙檔案不僅具有對內(nèi)部本身的決策價值，而且對外部社會也具有重要的決策價值。

二、報社檔案管理特點

1.對檔案管理工作重要性的認識不足

在報社管理中，對于給報社帶來最大化的里部門，報社在時間、金錢、精力上投入的更多，從而忽略檔案管理，導(dǎo)致的結(jié)果卻是壓抑了管理檔案部門的工作人員工作的積極性，令工作人員有激情卻無處發(fā)展，工作態(tài)度不積極，從而管理檔案工作部門出現(xiàn)清閑的狀態(tài)，這種態(tài)度，不僅使員工對于工作的認識匱乏，還令單位部門出現(xiàn)無關(guān)緊要的現(xiàn)象。

2.缺乏有效的管理機制

現(xiàn)在報社對于檔案管理部門，大多是不重視的。這種不重視的態(tài)度導(dǎo)致了企業(yè)部門對于工作的管理無章可循，很大的原因在于公司沒有明確的規(guī)章條例制度，其次，報社內(nèi)部也沒有具體的監(jiān)督部門或者獨立的監(jiān)督機關(guān)來處理檔案管理工作。因為報社自身對于檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致了部門人員對于本身工作的認識匱乏，在輕工作高薪資的情況，這樣的工作既不影響相關(guān)工作人員升職加薪，也不會對報社的盈利程度產(chǎn)生影響，最后導(dǎo)致了報社檔案管理工作松散。

3.對檔案材料的開發(fā)利用不夠

在報社對于宣傳報道檔案的內(nèi)容十分廣泛，如多元化的報紙文獻，又對黨的路線、方針和政策的傳播和文化藝術(shù)的宣揚；無論是國內(nèi)外，尤其是當(dāng)?shù)氐闹卮笫录膱蟮?，都穿插在軼事中，可也說是，一份報紙就是一個社會的縮影。然而，在報社檔案管理硬件設(shè)施上的缺乏和專業(yè)性的人才培養(yǎng)較少，導(dǎo)致報社對檔案的歸檔利用不夠大。一些報社檔案資料的存儲還是原始的，依靠原始的簡單打包，但這種導(dǎo)致的結(jié)果往往在查閱檔案資料的時候猶如大海撈針一樣困難，不僅在人力上造成了浪費，在時間上也是一種浪費，最后也可能沒有找到所需要的目標。這種原始的方式，最終導(dǎo)致報社資料的開發(fā)利用不夠最大化。

三、報社檔案管理工作中存在的問題

1.欠缺科學(xué)化管理的意識

現(xiàn)今社會對于新聞報紙的競爭日益激烈，報社對于提高更多的能源收入，加大宣傳和其他方面的投入，從而忽視了檔案管理工作，并且對于檔案管理和保存的要求較低。報社對于檔案管理沒有一個系統(tǒng)化和科學(xué)化的整理方式。忽略了檔案的價值所在。例如在電子檔案與紙質(zhì)檔案不配套，操作方法落后等現(xiàn)象。

2.欠缺檔案管理的專業(yè)人才

在報社檔案管理制度的制定與完善，不可或缺的就是專業(yè)的管理人才，由此可見，對于專業(yè)的檔案管理人才的培養(yǎng)是重要的。在多家報社中，企業(yè)對于檔案管理并不是用專業(yè)的人才，對于檔案的管理的工作人員是流動的，或者是非專業(yè)的，通過短期的培訓(xùn)或者學(xué)習(xí)令其對工作的了解從而從事工作。但是對于編輯，銷售等工作的人員投入量大，忽視了檔案管理和工作人員，導(dǎo)致工作人員工作效率低、質(zhì)量差。

3.欠缺信息化管理的硬件投入

隨著科學(xué)技術(shù)的進步，檔案管理工作也必須有所提高。事實上，不管是在硬件設(shè)備還是軟件設(shè)備的投入上，很多單位都忽略了對文件管理。例如檔案管理設(shè)施和條件差，硬件水平嚴重落后，并且檔案信息系統(tǒng)不完善，和工作相脫軌等現(xiàn)象。

四、加強報社檔案管理工作的對策

1.加強檔案整理與管理

報社應(yīng)該增強對檔案科學(xué)的規(guī)范的整理。首先，檔案工作職員要從多方面來宣傳檔案工作的重要性，加大領(lǐng)導(dǎo)人及部門對檔案管理的重視程度，提升管理檔案的重要意識。其次，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)制定健全的報社檔案管理規(guī)章制度。最后，報社檔案管理人員合理性、科學(xué)性的歸檔，是檔案科學(xué)有序，嚴格做好檔案工作。

2.加強檔案的硬件投入

隨著時代的發(fā)展，報社應(yīng)該多考慮對檔案管理的硬件設(shè)施的投入，對檔案的保存更具有安全性，同時還要建立信息化的檔案管理平臺，使檔案與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合。使檔案的查詢更具有便捷性。建立檔案信息平臺，不僅面對報社單位，同時還面向社會，使檔案平臺的開發(fā)利用到最大化。

3.加強對檔案管理人才的培養(yǎng)

在報社檔案管理工作上，單位應(yīng)加強對檔案管理人才隊伍的培養(yǎng)，令其單位和企業(yè)擁有更高的專業(yè)素養(yǎng)。對于檔案管理的更完善的發(fā)展，專業(yè)的檔案管理人員必須具備相關(guān)專業(yè)的知識，熟悉檔案管理的各個程序與環(huán)節(jié)，以及能科學(xué)的對檔。對于檔案管理工作職員，不僅要有專業(yè)的知識，同時還需要強烈的責(zé)任感，現(xiàn)今社會，檔案管理工作人員在知識上更專業(yè)，在工作責(zé)任感上更強烈，順應(yīng)新時代，具備創(chuàng)新精神。

在新時代下，對于報社管理工作，我們要科學(xué)化、規(guī)范化、信息化的管理。提高管理工作的科學(xué)性，加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，重視對檔案管理人才的培養(yǎng)，使報社檔案管理工作在新時代健康發(fā)展。

[1]楊柳青,報社檔案管理思考[J].新聞前哨,2015,5(15).

[2]袁小翠.談報社檔案管理[J].新聞前哨,2013,5(31).