如何做好新時期人事檔案的收集歸檔工作

李瑩黑龍江省中醫(yī)藥科學院

如何做好新時期人事檔案的收集歸檔工作

李瑩
黑龍江省中醫(yī)藥科學院

人事檔案作為人才信息的重要載體及基本來源，通過科學有效的對人事檔案進行利用，能夠有效的提高人力資源開發(fā)的水平，并做好人才選拔工作。因此需要做好新時期人事檔案收集歸檔工作，認識到人事檔案收集歸檔的重要性，從而為人事檔案管理水平的提升奠定良好的基礎。文中分別從人事檔案制度建設、鑒別工作、歸檔材料及主動收集等幾個方面對新時期人事檔案的收集歸檔工作進行了具體的闡述。

人事檔案；收集歸檔；工作；檔案管理

人事檔案材料收集歸檔工作的好壞會對人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率帶來直接的影響，因此需要重視人事檔案收集歸檔工作。檔案資料收集作為人事檔案工作的首要環(huán)節(jié)，對于現(xiàn)實工作中產(chǎn)生的人事檔案材料，需要將其收集到人事檔案管理部門，這是人事檔案工作的起點，也是一項最為基礎性的工作。人事檔案管理部門需要及時、全面和準確的對人事檔案材料進行收集，并做好鑒別和整理工作，這是人事檔案信息資源開發(fā)利用的前提和基礎。而這其中收集作為各項工作的基礎，只有完整、及時、全面的對檔案材料進行收集，才能開展后續(xù)的整理工作，并對檔案進行集中統(tǒng)一管理。同時人事檔案收集不齊則無法充分的反映出干部的真實情況，會對檔案利用帶來較大的影響。這就需要在新時期要做好人事檔案收集歸檔工作。

一、建立健全人事檔案材料歸檔制度，嚴格執(zhí)行歸檔材料收集標準

在人事檔案收集歸檔工作中，需要建立健全人事檔案材料收集歸檔制度，并在具體收集歸檔過程中以各項制度作為主要依據(jù)，確保收集過程中能夠做到有法可依和有章可循。同時還要做好人事檔案收集人員的培訓工作，使其能夠?qū)ψ钚氯耸聶n案材料收集的各項規(guī)定和制度變化情況進行掌握，從而提高收集工作的質(zhì)量。在收集過程中，對于一些與歸檔要求不符的材料需要及時進行處理，對于手續(xù)不全的材料要及時進行補全，重新填寫內(nèi)容，保證收集歸檔的材料內(nèi)容的完整性。

二、做好歸檔材料的鑒別工作

對于收集起來的人事檔案在歸檔時需要做好鑒別能工作，按照一定的原則和相應的規(guī)定來對材料的真?zhèn)魏蛢r值進行鑒定，然后將具有保存價值的材料歸入到人事檔案中?？梢哉f鑒別工作是是保證檔案材料收集歸檔質(zhì)量的重要手段。在具體鑒定過程中，需要對送交的檔案材料范圍、與現(xiàn)有材料內(nèi)容是否重復、材料完整性及真實性進行鑒定，并對材料形成手續(xù)進行審查，對于鑒別后不符合要求的材料，則需要針對不同情況采取退回、留存及銷毀等方法及時進行處理。

三、嚴格對歸檔材料把關

人事檔案的一個顯著特征，是卷內(nèi)材料的遞增性。尤其是近年來隨著高校教育制度改革的不斷變化，人事管理工作出現(xiàn)了不少新情況、新問題，任免和工作調(diào)動頻繁，致使人事檔案材料增長迅猛，日益臃腫。這種狀況不僅困擾著人事檔案的科學管理和優(yōu)化服務，而且造成了許多不必要的人、財、物浪費，成為人事檔案管理部門的一個“累贅”。因此，檔案管理部門在收集材料歸檔時，應嚴格執(zhí)行《關于人事檔案材料收集、歸檔暫行規(guī)定》內(nèi)容，認真甄別、審核，把握好尺度，做以適度剔除以控制歸檔材料的膨脹。如，剔除干部職務任免通知、職稱評審文件，只存與之相應的審批表、登記表；重份材料以及某些從本人檔案中摘錄的重復材料只存單份材料；各類考卷、戶口復印件等一些沒有實際利用價值不應歸檔的材料堅決剔除，有效地遏制材料的膨脹。

剔除人事檔案材料是個嚴肅的問題，應持慎重態(tài)度。首先，要認真鑒別，防止盲目剔除，造成內(nèi)容上的缺失，尤其是一些特殊材料，如：證明工齡、出生年月等材料，除了保存最后結論材料，還要將一些輔助材料作為附件緊跟其后。其次，對不屬歸檔范圍而確應剔除的材料，應在剔除之前，征得人事檔案主管部門領導和上級有關部門的審核同意，并履行必要的備案手續(xù)。一般情況下，剔除的材料不應立即銷毀，應詳細登記，保留一定時間。最后，對不屬歸檔范圍的材料，有的還需要繼續(xù)保存相同的信息，應在剔除這些材料的同時，補充相應內(nèi)容的材料歸檔。確保人事檔案信息的完整、齊全，做到剔除有據(jù)可依，有證可查。

四、掌握人事檔案收集工作的主動權

人事檔案形成于不同的部門，而且涉及的范圍較廣，因此在人事檔案材料收集工作中，需要掌握人事檔案材料形成的規(guī)律和特點，以此來對材料進行收集，勢必會取得事半功倍的效果。在具體工作中，需要以單位人事檔案部門為主，其他部門為輔來組成人事檔案材料收集渠道，并對各部門歸檔材料范圍進行明確，進一步完善上交制度，從而掌握人事檔案收集工作的主動性。

由于人事檔案材料形成具有自身的獨特性，因此可以針對其特點來整批收集，特別是在各項人事工作中都有統(tǒng)一發(fā)文，可以針對文件的內(nèi)容，并與歸檔材料要求相結合實現(xiàn)整批整套收集，這樣有效的保證了收集的人事檔案材料的完整性，而且收集工作效率也會大幅度的提高。當單位在年度考核及工資晉級時會形成大量需要歸檔的人事檔案材料，這類材料的產(chǎn)生具有一定的固定性和統(tǒng)一性，在具體收集時針對所在單位進行統(tǒng)一收集，按單位進行布局來將個人檔案進行歸檔。人事檔案部分往往會不定期產(chǎn)生，這就需要在收集工作中要對材料形成信息進行及時掌握，進一步拓寬材料收集渠道，要做到主動、細致的進行收集，避免出現(xiàn)內(nèi)容缺失的現(xiàn)象，有效的保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性。

五、結束語

近年來，我國人事制度改革不斷深入，這也給人事檔案工作帶來了新的契機，能夠更好的發(fā)揮出人事檔案的重要作用。由于人事檔案材料作為人事檔案的最基礎組成要素，通過及時、準確及完整的對人事檔案材料進行收集歸檔是人事檔案工作的起點和基礎，也是人事檔案信息得以充分開發(fā)利用的最重要保障。因此在新時期需要做好人事檔案收集歸檔工作，保障人事檔案材料的豐富性，為人力資源管理工作提供重要的支持，同時也為人事檔案管理水平的提升奠定良好的基礎。

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[2]龍雁.教育系統(tǒng)干部人事檔案收集管理工作之我見[J].貴州教育,2012-06-15.

[3]周曉枝.人事檔案收集與鑒別工作要從細節(jié)入手[J].檔案時空,2012-02-05.