創(chuàng)新檔案管理模式 提升檔案管理水平

鄭玉梅清遠市技師學(xué)院

創(chuàng)新檔案管理模式 提升檔案管理水平

鄭玉梅
清遠市技師學(xué)院

作為技工院校的檔案管理工作，要想順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，必須要根據(jù)社會的需要以及技工院校檔案管理工作的新要求，及時轉(zhuǎn)變檔案管理的思想觀念，完善檔案管理工作體制、服務(wù)渠道以及制度建設(shè)，進行檔案管理信息化的硬件設(shè)施建設(shè)，培育檔案信息服務(wù)創(chuàng)新人才，從而真正促進技工院校的檔案工作水平的提高。

技工院校；檔案管理；創(chuàng)新模式

一、創(chuàng)新檔案管理模式的意義

2015年3月12日李克強總理在政府工作報告中指出：要把“大眾創(chuàng)業(yè)，萬眾創(chuàng)新”打造成推動中國經(jīng)濟前行的“雙引擎”之一，明確了創(chuàng)業(yè)、創(chuàng)新對社會發(fā)展的重要性。結(jié)合學(xué)院的檔案管理工作來看我們應(yīng)走創(chuàng)新之路，要針對工作實際搞些小發(fā)明、小創(chuàng)造，還可以利用計算機來簡化工作程序，提高工作效率，比如可采用條形碼來替代檔案號，這樣既安全可靠又方便快捷。要創(chuàng)新就要突破原有的單一的管理模式和落后的管理觀念，通過自身的不斷努力，積極創(chuàng)新檔案管理思路，開拓檔案信息化管理模式，轉(zhuǎn)變檔案管理機制，從而提高檔案管理的工作質(zhì)量和效果。所以必須要加快創(chuàng)新步伐，加強檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理模式，對檔案管理來說這些舉措都具有一定的現(xiàn)實意義。

（一）創(chuàng)新檔案管理模式是實現(xiàn)檔案利用公平的前提條件

如今檔案管理工作只有不斷的創(chuàng)新，進行信息化建設(shè)，才能夠更好的發(fā)揮檔案應(yīng)用價值，更好的履行檔案職能，更好的服務(wù)社會。行業(yè)專家進一步明確，網(wǎng)絡(luò)之中超過百分之八十具有有效價值的信息源自政府，而政府的信息絕大多數(shù)都來源于檔案館中。由此可見，檔案是公眾了解黨和國家方針、政策的一個非常重要的窗口，如果技工院校的檔案管理工作可以實現(xiàn)信息化服務(wù)，那么對于全國各個地區(qū)的公眾來說，會是一件特別值得欣喜的事情，因為公眾到時就可以通過網(wǎng)絡(luò)來查詢自己所需要的檔案信息，從而提高公眾對檔案信息的利用率。我們應(yīng)該借鑒成功經(jīng)驗：如上海浦東檔案館2006年，共計接待了超過兩萬五千人次的查閱服務(wù)，應(yīng)用檔案則高達兩萬余次。兩年之后，檔案查閱量進一步上升至五萬余人次。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式可以更好的發(fā)揮其服務(wù)職能

眾所周知：信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，檔案管理工作包含傳統(tǒng)檔案、數(shù)字檔案工作，這就要求我們要建設(shè)與之配套的傳統(tǒng)和數(shù)字相結(jié)合的現(xiàn)代信息服務(wù)模式。過去的檔案管理工作只重視保存工作，檔案信息很少對外開放，再加上檔案本身給人以威嚴(yán)的形象，社會公眾自然不敢親近，這就忽略了公眾對于檔案的利用價值。技工院校檔案管理工作要想緊跟時代的發(fā)展和深化改革的要求，必須要遵循以人為本的原則，加大創(chuàng)新檔案管理模式的創(chuàng)新力度，把服務(wù)當(dāng)成檔案管理的主要工作，積極拓寬檔案傳播渠道，擴大檔案服務(wù)領(lǐng)域，更好的提高服務(wù)水平和能力。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式可以創(chuàng)造檔案管理工作新高度

技工院校的檔案管理工作一方面在給公眾提供檔案原件的查詢等一般性服務(wù)外，另一方面可以努力打造網(wǎng)絡(luò)服務(wù)創(chuàng)新平臺，為公眾提供信息檢索服務(wù)、電子商務(wù)服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)在線展覽、網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航服務(wù)、無線網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等，從而開創(chuàng)檔案工作的新模式。通過互聯(lián)網(wǎng)各類資源工具實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索，具體方式應(yīng)實現(xiàn)單一檢索向著多元化檢索的方向發(fā)展。建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實體。打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢，實現(xiàn)資源共享。檔案管理工作人員可以通過創(chuàng)建個性化的檔案主頁，來展示和宣傳有關(guān)技工院校的各項管理工作、基本信息，同時幫助公眾更加方便快捷地查閱他們所需要的各種信息資源。與此同時，技工院校的檔案館可以像大型書店一樣，嘗試通過打造輕松閱檔的館內(nèi)環(huán)境和氛圍，給公眾提供一種休閑放松的良好場所和周到、耐心、熱情的服務(wù)，使檔案管理工作新邁上新臺階。

二、如何創(chuàng)新檔案管理的新模式

（一）創(chuàng)新檔案管理思想觀念

要想在技工院校創(chuàng)新檔案管理模式，首先必須要創(chuàng)新檔案管理思想觀念，因為思想是行動的先導(dǎo)。作為檔案管理工作人員，必須要擺脫落后陳舊的思想觀念和管理模式，積極大膽的用數(shù)字化檔案館發(fā)展有關(guān)理論成果，引入創(chuàng)新技術(shù)手段，實現(xiàn)服務(wù)理念以及具體方式的全面創(chuàng)新。如何才能創(chuàng)新檔案管理的思想觀念呢？我們應(yīng)該努力把檔案館管理模式向著現(xiàn)代化的模式進行轉(zhuǎn)型，即由過去封閉管理模式向著開放管理模式轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)手動操作向著數(shù)字化、現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的操作方向轉(zhuǎn)變，由紙質(zhì)印刷文件向著無紙化、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化、云盤存儲的方向轉(zhuǎn)變，只有徹底轉(zhuǎn)變固有的模式才能有所創(chuàng)新。

（二）加強檔案規(guī)章制度建設(shè)

技工院校檔案信息化建設(shè)要想順利開展、有序進行，必須要有一個安全、穩(wěn)定的實施環(huán)境，而這個環(huán)境就是完善的技術(shù)層面的規(guī)章制度。因此，在進行檔案信息化建設(shè)時，我們一定要嚴(yán)格遵守國家的法律法規(guī)，全面貫徹黨的相關(guān)政策方針，并將《檔案法》作為指導(dǎo)技工院校檔案信息化建設(shè)的行動指南和依據(jù)?！稒n案法》的頒布和實施，表明我國檔案事業(yè)進入了依法治檔的新階段，這對推進檔案事業(yè)的發(fā)展，實現(xiàn)科學(xué)的管理產(chǎn)生深遠的影響。只有這樣，技工院校的檔案信息化建設(shè)工作才能做到有章可依，才能逐步完善檔案相關(guān)規(guī)章制度。

（三）強化檔案信息化建設(shè)的設(shè)施配置

技工院校要想進行檔案信息化建設(shè)，必須要有完善的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施配置、信息安全保障技術(shù)和數(shù)據(jù)庫軟件應(yīng)用程序等等一系列相關(guān)的設(shè)施條件作為支撐。因此，作為檔案管理人員，必須要想方設(shè)法爭取政府相關(guān)部門、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及社會的大力支持，爭取獲得充足的資金支持和技術(shù)支持，從而早日把檔案室檔案建設(shè)成數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代化的信息服務(wù)平臺。要加大現(xiàn)代化設(shè)備的投入，加速建立適應(yīng)公眾需要的數(shù)據(jù)庫，建立和改進完善計算機網(wǎng)絡(luò)，從而實現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化，才能最終提高檔案管理水平。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

對于技工院校檔案管理工作，有些人認為比較簡單，其實它的專業(yè)性很強，且對檔案管理人才有著高素質(zhì)、高技能的要求，因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)顯得十分重要。首先，應(yīng)要求檔案管理人員熱愛本職，忠于職守和愛崗敬業(yè)，培養(yǎng)他們嚴(yán)守秘密、熱心服務(wù)同時又不計名利、吃苦耐勞的敬業(yè)精神和工作品質(zhì)。其次，要著力培養(yǎng)檔案管理人員的理論素養(yǎng)，要求他們嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，嚴(yán)守檔案機密，掌握跟檔案管理相關(guān)的理論知識，同時要具備較強的合作精神、服務(wù)能力。最后，關(guān)鍵的是要努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法。因為傳統(tǒng)的手工操作方式已經(jīng)遠遠不能滿足社會對檔案信息資料的需求，這就需要檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代科技知識，踴躍參加相關(guān)的專業(yè)技能培訓(xùn)，從而全方位提高自己的專業(yè)技能。

綜上所述，技工院校要想在日益競爭的環(huán)境中獲得長足的發(fā)展，必須要進行創(chuàng)新，不斷加強信息化建設(shè)，要與時俱進。而創(chuàng)新是需要化大力氣、下苦功的。其中信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，要想把它做好做強，就要從各方面入手，創(chuàng)新思想觀念，加強規(guī)章制度建設(shè)，強化檔案信息化建設(shè)的設(shè)施配置，同時努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，只有這樣，才能早日實現(xiàn)技工院校檔案管理的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化，才能最終實現(xiàn)檔案管理水平的提高，才能達到為技工院校服務(wù)、為社會服務(wù)的目的。

[1]郭建平.我國檔案信息資源的科學(xué)配置與邏輯整合[J].蘭臺世界，2004(2)

[2]牛角.歷史的選擇——中國檔案管理從封閉走向開放掃描[J].“紀(jì)念改革開放三十年”專稿2008(11).

[3]司徒浩臻.數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案館信息服務(wù)中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代圖書情報技術(shù),2005(10)

[4]吳建西.基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的數(shù)字檔案館信息服務(wù)[J].現(xiàn)代情報,2006(5)

[5]劉歌寧.檔案信息化的信息資源管理問題[J].檔案學(xué)研究，2005(1)

鄭玉梅，女，清遠市技師學(xué)院汽車工程系辦公室主任。