探討如何做好企業(yè)的檔案管理工作

東營市委黨校 姜楊

探討如何做好企業(yè)的檔案管理工作

東營市委黨校 姜楊

檔案管理是企業(yè)管理工作中的一項重要內(nèi)容，對企業(yè)的運營過程、市場定位以及營銷策略都有著重要的指引作用。檔案對企業(yè)的發(fā)展歷程有著重要的記錄意義，企業(yè)在將來的發(fā)展過程中可以參考以往的經(jīng)營檔案,來制定將來的發(fā)展路線。在企業(yè)工作當(dāng)中，對檔案的管理尤為重要，如何做好檔案管理也成為檔案管理者需要思考的重要問題，因此，本文對如何做好企業(yè)的檔案管理工作進行了探討。

企業(yè) 檔案管理 探討 工作

企業(yè)檔案，總的來說就是企業(yè)從成立開始到現(xiàn)階段的發(fā)展過程的記錄總和。它詳細地記錄了企業(yè)成立的最初狀況，發(fā)展過程中的決策和策略，完成的重大項目以及發(fā)展過程中遇到的各種問題等[1]。企業(yè)檔案記錄著每一任企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的決策，對現(xiàn)任的領(lǐng)導(dǎo)者具有重要的指導(dǎo)意義[2]。同時企業(yè)在不斷發(fā)展,制定發(fā)展道路的過程中，也可以參考企業(yè)以往的檔案，來進行路線規(guī)劃。企業(yè)在發(fā)展的過程中如果遇到困難和問題，可以從檔案的記錄找到相似的參考，以尋求解決方法，如果遇到從未出現(xiàn)過的新問題，也可以把該問題和解決的辦法記錄在企業(yè)檔案當(dāng)中，以便未來的工作人員進行參考，促進企業(yè)更好更快地發(fā)展[3]。由于企業(yè)檔案對于企業(yè)的重要意義，對于企業(yè)檔案的管理也尤為重要。因此，企業(yè)中的檔案管理者如何更好地對檔案進行管理，成為其要思考的首要問題，并在管理檔案的過程當(dāng)中能為企業(yè)更好地服務(wù)。隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展和新時代的進步，企業(yè)檔案管理在企業(yè)中的地位也越來越重要。

1　檔案管理

在信息資源中，檔案是其中的重要組成部分。而檔案管理就是對各種各樣的檔案進行分類整理和管理[4]。而檔案管理的服務(wù)對象是需要使用到相關(guān)檔案的工作人員。由于人類社會以及企業(yè)的發(fā)展歷史悠久，檔案種類繁多并且數(shù)量大，如果沒有專門的管理人員做好管理工作，則會出現(xiàn)檔案散亂、分類不明確甚至是出現(xiàn)遺失的情況[5]。因此檔案管理的工作人員主要工作是將散亂的檔案進行整理分類，并按照相關(guān)的制度要求對其進行統(tǒng)一化的管理，這也是現(xiàn)代社會對檔案管理的基本要求。而檔案的管理水平則和社會對檔案的需求有關(guān)。如果社會的發(fā)展對檔案的要求不大，對檔案不夠重視，那么檔案管理的工作自然也會水平不高[6]。但是現(xiàn)在的社會為了發(fā)展的需求，需要對大量的檔案進行保存和參考，因此對檔案管理工作也越來越重視。目前，企業(yè)是社會經(jīng)濟發(fā)展中創(chuàng)造經(jīng)濟價值的中堅力量，因其發(fā)展的需求，企業(yè)對檔案的管理工作要求也越來越高，檔案管理者的工作也變得越來越復(fù)雜。企業(yè)中的檔案管理一般采用分層次的方式進行管理，并且對每一層次中的檔案信息進行區(qū)分，從而在管理的運作過程當(dāng)中能夠形成信息反饋的機制。檔案管理的最終目的是服務(wù)于檔案的需求者，因此檔案管理的存在價值非常大。

2　目前企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1對檔案管理不夠重視

目前大部分企業(yè)對企業(yè)自身的檔案管理工作并不夠重視。大部分企業(yè)的關(guān)注重點放在如何創(chuàng)造更好的經(jīng)濟效益，獲取更多的先進知識技術(shù)以及發(fā)展壯大自身的業(yè)務(wù)上。但是企業(yè)卻忽略了做好檔案管理工作也是促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的重要因素之一。有些企業(yè)的檔案管理工作只以形式存在，甚至沒有專門的管理人員。對企業(yè)的重要檔案隨意擺放，也沒有特定的管理措施，這些都不利于企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。目前，隨著經(jīng)濟發(fā)展的需求，對檔案管理的需求也有所增強，如果企業(yè)繼續(xù)忽視自身的檔案管理工作，只著眼于眼前的經(jīng)濟利益，最終會阻礙企業(yè)自身的發(fā)展。

2.2檔案管理制度不健全

在目前企業(yè)的檔案管理中，存在著管理制度不健全的問題，導(dǎo)致管理的工作效率和水平比較低。對檔案的管理工作一般有收集、存檔、歸類、保管、外借和保密等多個環(huán)節(jié)。有些企業(yè)在這些管理環(huán)節(jié)上所制定的制度并不完善健全，存在著檔案收集不完整、存檔歸類不明確、保管不妥造成檔案遺失以及因為外借時登記的信息不健全，從而導(dǎo)致檔案沒有及時歸還或者是被損壞。造成這種現(xiàn)象的原因一方面是因為企業(yè)的檔案管理制度不夠健全，另一方面也是因為相關(guān)的檔案管理工作人員在工作的時候不夠負(fù)責(zé)和細心，沒有對檔案進行有效的整理，對檔案的外借情況也不給予關(guān)注。這些情況都會嚴(yán)重阻礙企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展，給檔案自身帶來損害。

2.3對檔案管理的評估體系不夠健全

對檔案管理進行評估是指對階段性的管理工作進行總結(jié)和評價。但是目前由于大部分企業(yè)對檔案管理工作的不重視或者是管理制度不夠健全，從而導(dǎo)致檔案管理的評估體系也不健全。不健全的評估體系意味著企業(yè)不能對檔案管理的工作情況及時了解，也無法清楚地得知在階段性的工作當(dāng)中，檔案管理會存在哪些問題，不能因此而及時提出相對應(yīng)的解決方案。檔案管理工作中的問題由于不健全的評估體系而逐漸增多，最終有可能在后續(xù)的管理工作中引發(fā)相應(yīng)的風(fēng)險。

2.4檔案管理中信息化程度不足

當(dāng)今社會是信息化和知識化主導(dǎo)的社會，網(wǎng)絡(luò)的廣泛運用為現(xiàn)代的信息管理帶來了很大的方便[7]。很多企業(yè)都建立了自己獨立的信息處理網(wǎng)絡(luò)，以加快信息的運轉(zhuǎn)和傳播。檔案也屬于信息的一種，但是檔案在以往大都是以紙質(zhì)文件和資料的方式存在，其傳播過程缺乏一定的靈活性和迅速性。這在很大程度上會制約管理工作的效率和質(zhì)量。又因為企業(yè)對檔案管理的不夠重視，所以導(dǎo)致企業(yè)檔案在管理的過程當(dāng)中出現(xiàn)信息化程度不足的情況。企業(yè)未能建立相關(guān)的高效信息化檔案管理系統(tǒng)，也沒有好的技術(shù)進行支持，這大大限制了檔案管理信息化的發(fā)展。部分企業(yè)雖然建立了相關(guān)的信息管理系統(tǒng)，但是在實際運用的過程當(dāng)中，卻跟不上檔案管理工作的實際需求，這些情況都會大大降低企業(yè)檔案管理工作的工作效率。

3　完善企業(yè)檔案管理工作的方法

針對目前在企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中存在的問題，要想做好并完善企業(yè)檔案的管理工作，就必須尋求問題的解決方法，對此，筆者提出了以下幾點相關(guān)的建議。

3.1加強對企業(yè)檔案管理工作的重視

要想做好企業(yè)檔案的管理工作，就要對其有足夠的重視。一個企業(yè)當(dāng)中，話語權(quán)最高的是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，因此，一個企業(yè)能否加強對檔案管理工作的重視，取決于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者是否意識到企業(yè)檔案管理工作的重要性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作有足夠的重視，才能對其投入更多的精力財力和人力，促進其更好地發(fā)展。首先，在企業(yè)檔案的管理工作當(dāng)中，相關(guān)的管理人員要做出一定的成績和業(yè)績，讓領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)的會議上或者是平時審核考評之中看到檔案管理的重要作用；其次，相關(guān)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人也要完善自身的知識水平，對相關(guān)檔案管理工作的流程及其地位有一定的了解，不能只局限于眼前的利益，要放眼未來，觀察到檔案管理在企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展過程中的重要作用，重視其帶來的經(jīng)濟價值。

3.2建立健全企業(yè)檔案的管理制度

建立健全的企業(yè)檔案管理制度，是管理工作順利進行的保障，因此，要想企業(yè)的檔案管理制度能更好地展開和發(fā)展，就必須要有完善的管理制度。由于檔案管理的過程較多并且相關(guān)的管理手續(xù)比較復(fù)雜，因此，在管理制度的制定過程中，首先要結(jié)合企業(yè)自身的特點，并根據(jù)檔案管理中各項環(huán)節(jié)的要求和特色來進行制定。制定的管理制度要做到符合實際并且切實可行，對已有的企業(yè)檔案進行歸類整理，對于檔案的登記、保管和借出都要有明確的制度進行管理和約束。在檔案的保管方面要明確管理工作者的職責(zé)，對于出現(xiàn)檔案遺失和缺損的現(xiàn)象要按照相關(guān)的制度對管理者進行相應(yīng)的處罰；而在檔案的借出方面，要制定好明確的借閱條例，做好借閱者的信息登記，并規(guī)定歸還的時間。如果在借出的過程當(dāng)中因借閱者的關(guān)系而造成檔案的損壞和遺失，則需要借閱者承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。并且在建立了相關(guān)的管理制度之后，要做到實際應(yīng)用和遵守，這樣才能在檔案管理的工作中對其進行不斷的健全和完善。

3.3建立健全檔案管理評估體系

對企業(yè)的檔案管理工作，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者要對其進行及時的評估。企業(yè)檔案管理也是企業(yè)日常工作運轉(zhuǎn)的一項重要環(huán)節(jié)之一，企業(yè)在對經(jīng)濟營銷狀況進行階段性評估總結(jié)的同時，也要把檔案管理工作納入到評估的范圍之內(nèi)。針對檔案管理工作的特點，制定相關(guān)的評估規(guī)則和條例。在評估的過程當(dāng)中，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并把問題在企業(yè)會議中進行討論，尋找相對應(yīng)的解決方法，防止因問題的積壓而在管理工作中出現(xiàn)風(fēng)險。

3.4提高企業(yè)檔案管理中的信息化程度

在信息化全面發(fā)展的經(jīng)濟時代，企業(yè)檔案管理的工作也要緊跟時代的步伐。企業(yè)應(yīng)在內(nèi)部根據(jù)檔案的特點建立一個獨立的信息化體系，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要以及對檔案的需求，形成方便快捷的檔案信息化管理系統(tǒng)，把能夠電子化的檔案備份電子文檔，同時保留紙質(zhì)文檔，讓檔案的管理人員做好兩方面的管理工作。這樣既可以利用信息化的特點來實現(xiàn)對檔案更加方便快捷的管理，同時可以提高檔案管理人員的工作效率，進而從整體上提高企業(yè)整體的工作效率。

3.5提高企業(yè)檔案管理工作人員的素質(zhì)

企業(yè)中檔案管理工作的好壞有很大一方面是取決于檔案管理工作者的素質(zhì)水平[8]。要想做好檔案管理工作，檔案的管理工作人員就必須具備比較高的業(yè)務(wù)水平和文化素質(zhì)。企業(yè)的管理者可以通過以下方式來對檔案管理工作人員進行培養(yǎng)：可以開展相關(guān)的活動提供機會給檔案管理者學(xué)習(xí)相關(guān)的政治理論，從而提高其政治素質(zhì)；讓檔案的管理工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案法律和法規(guī)，提高依法管理檔案的意識；檔案管理者自身也要加強對檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，提高自己的工作業(yè)務(wù)水平，同時加強對檔案業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí)，提高自身的工作能力，才能進一步加強對企業(yè)檔案管理的工作力度，為企業(yè)的長遠發(fā)展做出貢獻。

4　結(jié)語

企業(yè)檔案管理是企業(yè)工作中的一個重要組成部分，企業(yè)檔案能為企業(yè)的發(fā)展提供參考和幫助，為企業(yè)未來的經(jīng)營規(guī)劃提供相關(guān)的資料和依據(jù)，因此企業(yè)檔案管理工作尤為重要。但是在目前的企業(yè)檔案管理工作中，還存在著不少的問題，如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的不重視，管理機制的不完善、評估體系不健全以及信息化程度不足等，這些都大大阻礙了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展，從長遠來看，并不利于企業(yè)總體的發(fā)展。因此為了提高企業(yè)檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，就要著手解決以上存在的問題。提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對管理工作的重視，完善管理制度和評價體系以及提高管理信息化的程度，同時還要提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，這樣才能進一步促進企業(yè)檔案管理的發(fā)展，為企業(yè)帶來更好的經(jīng)濟效益。

[1] 徐敏.如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].黑龍江檔案,2014(03).

[2] 劉娜.如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(19).

[3] 徐愛萍.新時期如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].經(jīng)營管理者, 2015(11).

[4] 湯珮珺.做好企業(yè)檔案管理工作的幾點思考[J].云南檔案,2015 (05).

[5] 王輝,聶威,劉芳.淺談如何做好電力企業(yè)的檔案管理工作[J].蘭臺世界,2015(S2).

[6] 杜桂芳.信息時代做好企業(yè)檔案安全管理工作的思考[J].山東工業(yè)技術(shù),2013(08).

[7] 盛蓉.淺談如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].同煤科技,2014 (02).

[8] 李凌青.淺析如何做好新形勢下企業(yè)檔案管理工作[J].黑龍江檔案,2014(04).

F272

A

2096-0298(2016)10(b)-114-02

姜楊(1979-)，女，山東德州人，本科，東營市委黨校助理館員，主要從事檔案管理方面的研究。