技術文件模板管理新模式探究

段玉思 趙曉明

（洛陽電光設備研究所，河南 洛陽 471000）

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技術文件模板管理新模式探究

段玉思 趙曉明

（洛陽電光設備研究所，河南 洛陽 471000）

[摘要]在分析現(xiàn)存技術文件編制過程中出現(xiàn)問題的基礎上，將知識管理SECI模型和全壽命周期管理的理念引入到技術文件模板的管理中。通過模板實踐工作的探索，創(chuàng)建了一套以信息化平臺為手段的新型技術文件管理模式。

[關鍵詞]技術文件模板；“填空式”模板；模板管理

在產品研制過程中，技術報告不僅是設計思想的反映，是研制工作的總結，是眾多科研工作者經(jīng)驗的沉淀，更是提高產品的貫標水平和推進產品的“三化”設計的有效措施，因此，在產品研制過程中是非常重要的工作內容之一。但在編寫技術報告時，常常出現(xiàn)技術報告與標準不符、技術報告與研制協(xié)議不符、技術報告間協(xié)調性不夠、技術報告格式不規(guī)范等問題。

傳統(tǒng)的模板只是提供了各章編寫的簡略指南，再加上章節(jié)框架較粗，提供的知識非常貧乏。再加上沒有有效的信息化手段支撐，因此并不能夠很好的指導編者高效高質量的編寫技術文件。

我們認為，模板是知識融合的產物，工具是支撐模板的有效手段，只有徹底改善模板管理的工作模式才能從根本上解決現(xiàn)存的問題，只有依靠模板管理新的工作模式才能踐行“執(zhí)行即標準”的良性循環(huán)發(fā)展理念，進而形成“規(guī)范管理，鼓勵創(chuàng)新”的模板使用“新氣候”。

1　模板管理工作新模式

知識管理SECI模型告訴我們，隱性知識向顯性知識的轉化，能夠有效推動知識的共享和學習；顯性知識向隱性知識的轉化，更是改進和創(chuàng)新的基礎?！笆褂眉礃藴省钡哪０骞芾硇履Ｊ酵耆现R管理的完整循環(huán)。

一方面，在對技術文件模板的各項需求進行全面分析的基礎上，通過編制章節(jié)完善、對標準確、指南充分、示例翔實的“填空式”模板，對標準、文件、經(jīng)驗等隱性知識內容二次加工，系統(tǒng)地“裝訂”到模板中。同時，借助信息化手段，通過人性化的編寫系統(tǒng)，最大化幫助用戶使用模板，高效高質量完成技術文件的編寫，有效實現(xiàn)隱性知識顯性化的過程。

另一方面，通過對模板中顯性知識的共享和使用，不斷地發(fā)現(xiàn)問題和改進創(chuàng)新，達到向隱性知識的轉化。這樣，依據(jù)模板和知識的循環(huán)上升機制，通過模板的編制、發(fā)布使用、維護和迭代，完成全壽命周期模板管理，形成良性循環(huán)的模板管理工作模式，見圖1所示，推動了“使用即標準”工作模式和科研的創(chuàng)新。

這種模板管理的螺旋上升工作模式，不僅實現(xiàn)標準引導前端導向，減少文件之間的不協(xié)調性，并逐漸能夠形成“重視規(guī)范、鼓勵創(chuàng)新”的技術文件編制思想，進而有效促進知識經(jīng)驗的積累和沉淀，為下一步知識顯性化和循化上升做出良好鋪墊。

圖1　模板知識管理循環(huán)工作模式圖

2　基于信息化的模板全壽命周期管理模式

為了規(guī)范技術文件編寫的內容，為報告的編制提供更為豐富和有效的知識，首先應對技術文件模板進行有效的梳理，盡量編制“填空式”的技術文件模板；其次，應借助一個集專項搜索、專業(yè)配套、技術保證、技術服務和技術監(jiān)督能力于一體的高效知識管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對模板知識的編制、發(fā)布、修改、使用、迭代等全壽命周期的管理。這樣的“一站式”模板服務，不僅更便于技術文件高效、高質量的編寫，更是模板管理的一次創(chuàng)新實踐。

2.1“填空式”模板的編制

20世紀70年代美國國防部與國防科學委員會提出將航空系統(tǒng)、分系統(tǒng)規(guī)范由美軍標規(guī)范轉化為軍兵種聯(lián)合規(guī)范指南（JSSG，Joint Service Specification Guide）。JSSG是一種填空式的指導性規(guī)范，使制定項目專用規(guī)范的指南，主要目的是為項目專用規(guī)范的編制提供統(tǒng)一模板。該模板在填空式內容的基礎上，增加了必要的說明、指南和經(jīng)驗等幾部分，如圖2所示。將更多地知識集成到模板中，對編制技術文件具有重要的指導意義與參考價值。

圖2　JSSG文件框架

經(jīng)過對技術文件模板需求的進一步細化，我們發(fā)現(xiàn)，規(guī)范的框架格式、翔實準確的知識服務是高效高質量編制技術文件的充要條件。為了給技術文件編寫者提供更加全面的知識服務，借鑒JSSG文件框架，我們將模版的內容分為章條內容、規(guī)范性內容、示例性內容和參考性內容，示例見圖3所示。

根據(jù)各部分內容的性質，對不同的內容實現(xiàn)區(qū)別管理。

章條內容：模板的章條框架在對標正確、兼顧習慣寫法的情況下，以正確、全面、簡潔、清晰為原則編制而成。因此，無特殊情況，建議技術文件編寫者，只對模板的章條進行剪裁處理，不進行修改和調整，即可直接寫入正文；

規(guī)范性內容：該部分內容多為管理方式、工作要求之類的章節(jié)。這類章節(jié)的特點是可以在同型號或跨型號不同報告的相關章節(jié)復用。因此，在明確與相關標準無沖突的前提下，對習慣寫法進行提煉和總結，便于編寫時技術人員審閱后直接“拿來”成文；

圖3　填空式模板示例

示例性內容：這部分內容主要是與具體產品密切相關而無法在模板中固定寫法，需要根據(jù)科研情況和產品特性編寫的章節(jié)，也是報告編寫的重點章節(jié)。對于這部分內容，可以從優(yōu)秀范文中總結提煉相關內容，以不同顏色進行區(qū)分，提供給編寫者參考使用。同時也提示編寫者，對這部分內容必須進行修改后方能編入正文；

參考性內容：對于那些與產品密切相關的章節(jié)，同時以word批注的形式提供指南內容。這部分內容的特點為不是正文內容，僅為報告的編寫者提供更多的指導。主要可包括相關標準說明、編寫要點說明和其他解釋性文字。對于文件體系中，不同文件相關可以借用的章節(jié)，也以指南的形式指向了源頭報告，保證了報告之間的協(xié)調一致。

2.2模板的發(fā)布使用與管理

知識管理的有效手段是與工具的充分結合。如果說模板是將標準、文件、經(jīng)驗等內容“裝訂”到模板中，那么集成了模板的信息化軟件平臺不僅能夠實現(xiàn)對分類龐雜的眾多模版進行全壽命周期管理，而且能夠為報告編寫者提供更加友好的編輯環(huán)境，將這些知識推送到使用前端，使“庫存”標準文件和經(jīng)驗以模板的形式推送給用戶。借助信息化平臺的模板能夠更為廣泛的使用，這不僅是隱性知識轉化顯性知識，指導實際工作的有效體現(xiàn)，更是發(fā)現(xiàn)潛在問題，開展知識創(chuàng)新，實現(xiàn)顯性知識向隱性知識轉化的基礎。

2.3模板的迭代

模板的更新和迭代不僅是提高技術文件編寫質量、縮短科研周期的有效保證，更促進了知識經(jīng)驗不斷循環(huán)總結、提煉和創(chuàng)新。因此，模板的迭代是模板管理工作模式中非常重要的一個環(huán)節(jié)。

為了做好模板的迭代工作，應不斷尋找擴充模板迭代的信息渠道，力爭以顯性化的流程，規(guī)范化的手段嵌入到科研全過程中。從產品研制周期來講，前端，應持續(xù)跟蹤各項法律法規(guī)、相關標準和頂層文件的變化，并落實在模板中；過程中，應注意收集各類會議紀要、各類專項檢查結論內容、各類更改單，總結分析所出現(xiàn)的問題，將相關內容快速反應在模板中；后端，應收集優(yōu)秀的技術報告范文，作為模板的補充知識。另外，在模板管理的全過程中，應特別注重以各種形式采集設計一線部門對模板的意見和建議，促進模板的快速更新和迭代。

3　模板管理的效果分析

區(qū)別于傳統(tǒng)的簡單框架式模板，本文所采用的“填空式”模板通過對標準、經(jīng)驗和相關知識的二次挖掘和整合，為編寫者提供了更為便捷的知識服務；區(qū)別于傳統(tǒng)的模板管理方式，本文的模版管理方式，不僅為編寫者提供更為人性化的編寫平臺，而且借助有效的信息化平臺，更好的實現(xiàn)了模板的全壽命周期管理。

整個模板管理工作模式依此推動知識的螺旋上升，一方面，促進知識不斷顯性化，從而提高知識的利用率；另一方面，對知識的充分利用必然推動顯性知識向隱性知識的轉化，實現(xiàn)知識創(chuàng)新。

3.1形成了“重視規(guī)范、鼓勵創(chuàng)新”的文件編寫模式

從模板的組成可以看出，模板中分為兩大部分。

3.1.1繼承性部分

這部分內容包括同型號不同報告間可以借用的內容和不同型號相同報告間可以借用的內容，以及不同型號不同報告間都通用的內容。而無論是哪種情況，這類章節(jié)大多是與產品相關性差的要求類、管理類方面的內容。因此，我們一方面對能固化的寫法進行總結提煉，盡量固化；另一方面，對文件之間和各章節(jié)之間的繼承關系進行梳理，便于技術人員“拿來”借用，同時也避免了文件間不一致的問題；

3.1.2創(chuàng)新性部分

與產品密切相關而我們又無法固化到模板中部分也是我們倡導創(chuàng)新的地方。這部分我們只提供示例和指南，也是為了引導設計人員將關注重點放在這些章節(jié)，按照科研過程的實際情況，將有益的經(jīng)驗，成熟的設計思想納入技術文件中，我們鼓勵任何正確的創(chuàng)新性寫法。同時，也可引導審閱過程向這些章節(jié)投入重點關注，從而提高評審效率。

對于模板中不同性質的內容進行區(qū)別處理，不僅使模板重點突出，提高編寫效率，也鼓勵技術人員向創(chuàng)新性、技術性環(huán)節(jié)投入更大精力，同時間接提高評審效率，做到了繼承創(chuàng)新兩不誤。

3.2提高了標準貫徹的效率和效果

這種模板管理的新工作模式改變了企業(yè)傳統(tǒng)的貫標方式，把原先的向人貫標轉化成向工具貫標，提高了貫標效力，避免了過去向人貫標帶來的標準碎片化及失真傾向。通過將知識和標準要求嵌入到設計前端，更好的實現(xiàn)標準的貫徹，避免了很多錯漏，提高了設計質量，降低了報告在審核流程中的反復次數(shù)。

3.3提高了知識的利用率，縮短科研周期

基于知識融合的模板一方面有效整合了標準、經(jīng)驗、指南、示例等知識，盡可能以統(tǒng)一的格式樣式提供“填空式”模板內容，另一方面，借助信息化手段，構建一個集專項搜索、專業(yè)配套、技術保證、技術服務和技術監(jiān)督能力于一體的高效知識管理系統(tǒng)。這樣的“一站式”前端模板服務，無形中提高了知識的利用效率，不僅有利于促進相關標準的有效貫徹，有利于解決技術文件間不協(xié)調的問題、解決科研流程不順暢的問題，更提高了知識經(jīng)驗的使用效率，間接提高了廣泛科研人員的素質，從而從本質上提高了報告的質量，縮短了科研周期。

3.4形成了良性的系統(tǒng)的工作模式

逐漸形成了良性的工作模式并循環(huán)向前發(fā)展，不斷實現(xiàn)標準數(shù)據(jù)化、數(shù)據(jù)工具集成化、工具流程嵌套化，形成“使用即標準”的有效工作模式。

這種良性的模板管理工作模式把標準要求與工作過程緊關聯(lián)，并對模板的使用、報告的編輯做了相應約束，正是基于這種“緊關聯(lián)、強約束”的工作模式，提高了技術線、管理線對模板的關注度，同時結合后期的信息收集、標準監(jiān)督加快了模板的迭代。這種“使用即標準”的工作模式，踐行了“標準信息化、工作流程化、執(zhí)行規(guī)范化”的工作理念，提高了產品技術文件編寫的質量與效率，使技術報告的編寫、模板的貫標與迭代步入了良性循環(huán)。

（編輯：雨晴）

[中圖分類號]T-65

[文獻標識碼]C

[文章編號]1003-6660（2016）02-0017-04

[DOI編碼]10.13237/j.cnki.asq.2016.02.004

[收稿日期]2015-11-25