新形勢下職業(yè)院校學(xué)生檔案管理的再認(rèn)識

昝艷芳

錫林郭勒職業(yè)學(xué)院圖書館

新形勢下職業(yè)院校學(xué)生檔案管理的再認(rèn)識

昝艷芳

錫林郭勒職業(yè)學(xué)院圖書館

本文從分析職業(yè)院校學(xué)生檔案的重要性和目前存在的問題分析入手，提出了職業(yè)院校學(xué)生檔案管理問題的對策措施。

職業(yè)院校；學(xué)生檔案；檔案管理

對于職業(yè)學(xué)院的學(xué)生而言，在學(xué)校的學(xué)習(xí)會產(chǎn)生一個檔案。這個檔案包括了學(xué)生的學(xué)習(xí)記錄、成績、實(shí)踐活動參與情況等等。因此，其記錄了學(xué)生在學(xué)校的歷史情況，學(xué)校在進(jìn)行管理的時候，一般都是按照個體來對檔案進(jìn)行存儲、管理等等。如今，雖然我國的職業(yè)教育在大力的發(fā)展，增加了不少職業(yè)院校，而且這些職校的教育質(zhì)量也得到了提高。但是很多職業(yè)學(xué)校卻沒有做好檔案管理的工作。究其原因，是因?yàn)閷W(xué)校管理者的重視程度不夠，無法滿足職業(yè)教育的發(fā)展需求。所以，怎樣對其進(jìn)行改革，更好的管理學(xué)生檔案，就成為了一個非常重要的問題。筆者根據(jù)新形勢下，職業(yè)院校學(xué)生檔案管理的問題進(jìn)行了分析，同時提出了一些建議，具體如下。

一、目前職業(yè)院校檔案管理所存在的問題

（一）沒有建立關(guān)于學(xué)生檔案管理的制度

學(xué)生在學(xué)校就讀時的檔案，對其以后的發(fā)展而言非常重要。同時學(xué)生檔案也能反映出學(xué)校的管理質(zhì)量。因?yàn)闆]有建立合理的制度，所以學(xué)生檔案管理也非常不合理。進(jìn)行檔案管理的工作人員缺乏管理意識和責(zé)任心，甚至根本不重視檔案管理工作。因此使得檔案非常混亂，甚至有遺失的現(xiàn)象，將來進(jìn)行查找的時候，會產(chǎn)生非常大的問題。

（二）學(xué)生檔案內(nèi)容不夠豐富，材料也不齊全

分析很多職業(yè)院校的檔案管理狀況，發(fā)現(xiàn)在對學(xué)生檔案進(jìn)行歸檔的過程中，不管是學(xué)生的自評，還是老師的評價，或者是年級、學(xué)校的一些評價，都顯得過于隨意，缺乏客觀性和公正性。另外，學(xué)生檔案里，無法反映出學(xué)生的成績、智力、勞動等各個方面的情況。所以材料顯得非常單一，無法進(jìn)行參考。此外，每一個學(xué)生的檔案的內(nèi)容和格式基本都差不多，因此檔案的內(nèi)容很單調(diào)，利用率也非常低。所以，用人企業(yè)可能不會使用這些檔案和材料。到了如今，很多的用人單位和企業(yè)，都不再調(diào)取學(xué)生在學(xué)校中的檔案，而是采取其他方式對學(xué)生進(jìn)行一定的考察。

（三）檔案無法起到作用，學(xué)生對檔案進(jìn)行棄用

社會經(jīng)濟(jì)的大力發(fā)展，對當(dāng)今的學(xué)生的價值觀、理想觀、就業(yè)觀也產(chǎn)生了一定的影響。務(wù)實(shí)的趨勢變成了他們的就業(yè)觀。在一些即將就業(yè)的學(xué)生看來，要成功就業(yè)，就必須要依靠“關(guān)系”以及“機(jī)會”，這樣的觀念是錯誤的，也不利于學(xué)生將來的發(fā)展。而且這些學(xué)生也沒有想到，在畢業(yè)的時候?qū)n案進(jìn)行提取或者是申請保管，更未曾想到檔案和自己以后的就業(yè)發(fā)展有怎樣的關(guān)系，因此對檔案進(jìn)行棄用。還有一部分企業(yè)管理者，在招聘學(xué)生的時候，只看學(xué)生的能力，不看學(xué)生在學(xué)校的檔案，因此也使得學(xué)生對檔案進(jìn)行了棄用，大部分學(xué)生會認(rèn)為檔案的作用不大，甚至可有可無。

二、電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的存在問題

要對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，就必須采用信息化的手段和方式，因?yàn)槠淇梢蕴岣邫n案管理的效率和效果。采取信息化的方式，通過計(jì)劃，組織，控制，協(xié)調(diào)等，使得檔案資源得到更好的配置和管理。另外，也減少了檔案管理的成本，使得檔案的利用率更高。為此，產(chǎn)生了現(xiàn)代電子檔。信息技術(shù)的大力發(fā)展，為電子檔案的產(chǎn)生和使用提供了更好的條件。

（一）建立關(guān)于學(xué)生檔案的管理制度

每一個部門都需要加強(qiáng)溝通，意識到檔案管理的重要性。同時，也要構(gòu)建關(guān)于學(xué)生檔案管理的制度，引進(jìn)相關(guān)的人才。制定制度的時候，需要參考《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》。在這個制度里，對于檔案管理的范圍、內(nèi)容、規(guī)則，都要進(jìn)行明確規(guī)定。而且也要根據(jù)各種類型的檔案，來進(jìn)行差異化的管理和存儲。除此之外，學(xué)校每一個部門都需要進(jìn)行一定的溝通，因?yàn)樵诿恳粋€學(xué)期，都要搜集學(xué)生的材料，這些材料包括了學(xué)生參加實(shí)踐活動、競賽以及其他活動的獲獎證明、材料證明等，另外還有學(xué)生的論文、成績單、實(shí)習(xí)報(bào)告等等。相關(guān)的管理人員必須對檔案的搜集和管理、保存等進(jìn)行監(jiān)督，促使工作人員能夠更好的完成這些工作。

（二）規(guī)范、合理的搜集學(xué)生檔案資料

需要搜集的資料包含了這些：學(xué)生在高中時候的成績單、體檢狀況，每學(xué)期的成績，獎懲記錄，教師評價、年級評價、實(shí)踐活動報(bào)告等。進(jìn)行資料搜集的時候，要在這幾個時期進(jìn)行。比如，學(xué)生剛進(jìn)入大學(xué)的時候。工作人員要搜集到第一手資料，比如學(xué)生在高中時期的成績單、體檢狀況等。對于搜集到的資料，必須進(jìn)行合理規(guī)范的保存。而且也要檢查資料是否齊全。搜集完資料后，對這些資料進(jìn)行歸檔、分類。另外，還要搜集學(xué)生在校的時候，參加各種實(shí)踐活動，以及學(xué)校組織的活動、競賽，所獲得的名次和獎勵等，最后還要將教師和學(xué)生的評語放進(jìn)檔案中。

（三）采用信息技術(shù)來對檔案進(jìn)行管理

如今，很多的學(xué)校已經(jīng)開始使用電子檔案，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行棄用。因?yàn)殡娮訖n案的特點(diǎn)是方便、易保存，易查找，不像紙質(zhì)檔案，容易損壞和遺失。然而，電子檔案仍然存在一些缺點(diǎn)，因?yàn)槟壳暗谋Ｃ芗夹g(shù)、電子簽名技術(shù)以及印章技術(shù)都還沒有發(fā)展到一定程度，容易有漏洞。此外，如今的網(wǎng)絡(luò)犯罪現(xiàn)象層出不窮，所以電子檔案也很容易被黑客侵入、篡改甚至刪除。

建立學(xué)生的電子檔案，需要從學(xué)生開學(xué)便進(jìn)行建立，搜集學(xué)生在學(xué)校的各種資料、成績單等。而且也要對電子檔案進(jìn)行維護(hù)，系統(tǒng)運(yùn)行的過程中，不管是教師，還是學(xué)生，都屬于系統(tǒng)的用戶。盡管學(xué)校對不同的用戶的權(quán)限定義有差別，然而一旦產(chǎn)生問題，就可能促使資料泄露或者被篡改。不僅如此，大部分學(xué)生的資料都是以資源數(shù)據(jù)庫的形式出現(xiàn)的，但是很多紙質(zhì)文檔不能在計(jì)算機(jī)內(nèi)進(jìn)行共享，所以無法看出資料的全貌，更不能進(jìn)行保存。

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[3]劉巧元.淺談職業(yè)學(xué)校檔案資料的保護(hù)與利用[J].科技咨詢導(dǎo)報(bào)，2007，（14）