論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑

張端

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校

論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑

張端

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校

隨著時代的發(fā)展，高等院校的發(fā)展對于社會進步影響越來越大，提高院校的人事檔案管理能力，讓人力資源優(yōu)化分配才能更好的為院校發(fā)展服務(wù)，更好的為社會發(fā)展服務(wù)。人事檔案管理是各個組織、機構(gòu)必須高度重視的核心工作，也是組織機構(gòu)能夠正常運行的前提。本人經(jīng)過多年高校人事檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)當下人事檔案管理還存在許多的問題急需解決，時代發(fā)展也要求人事檔案向無紙電子化發(fā)展，本文結(jié)合當下高校常見的人事檔案管理問題提出一些改革建議與途徑。希望與業(yè)內(nèi)同仁進行交流學(xué)習(xí)，促進我國高校人事檔案管理的發(fā)展。

高校人事檔-案；人事檔案服務(wù)；信息化管理

我國的政治體制不斷改革，高等院校也要重視人事制度改革，我國社會不斷向信息化社會轉(zhuǎn)變，人事檔案要服務(wù)于當下，不僅要做到檔案零丟失，檔案零失誤、檔案調(diào)度便利，更要做充分利用好檔案信息資源的價值，人事檔案管理與其他信息資源管理相比有其特殊性，重要性，需要專業(yè)的人員和專業(yè)的標準進行管理，只有不斷深化改革與完善弊端才能更好利用人事檔案資源，更好的為高校發(fā)展提供便利。

一、現(xiàn)狀與問題

（一）人才流動頻繁，人檔分離

隨著時代發(fā)展，人口流動不再受到地域的限制、政策限制，特別是高等院校，對于一些高學(xué)歷、高能力的人才都非?？是?，本人所在醫(yī)專類高校就要面對與研究所、競爭院校、醫(yī)院等組織機構(gòu)進行人才競爭，人才流動非常頻繁，每天都存在一些員工就職、離職、調(diào)職情況，而很多人員對于人事檔案不夠重視，沒有按照正常流程進行調(diào)動，擅自離職，不進行檔案轉(zhuǎn)調(diào)，很多棄檔事件出現(xiàn)，而使用過去的人事檔案管理模式進行管理就很容易出現(xiàn)人檔分離的問題，檔案也容易出現(xiàn)丟失與沒有及時更新的情況。這給管理工作人員帶來了很多不必要的問題。人檔分離問題必須得到充分重視。

（二）資料不完善，管理模式有弊端

人事檔案在過去的重視程度不足，這幾年我國不管是經(jīng)濟還是文化都在高速發(fā)展，大量公司、組織都在擴充隊伍，對于納新的人員沒有進行統(tǒng)一、詳細的人事資料收錄，人員變動頻繁，加之員工不夠重視，很多資料存在信息空白，而簡單的人工分類收集的管理模式是存在很大問題的，不能進行及時的更新信息，老檔案容易丟失損壞。檔案調(diào)動可能出現(xiàn)移送不到位，也可能出現(xiàn)檔案丟失事件發(fā)生，高校運營中會有很多人才外出學(xué)習(xí)深造，或者停薪留職，這種情況也加劇了檔案管理的難度，使得人事檔案存在許多滯后與空白。

（三）管理人員不夠?qū)I(yè)，劃定歸納標準多樣化

一些從事人事檔案資料管理的工作人員不夠?qū)I(yè)，對于檔案資料的劃分歸納都存在疑問，往往一個人一個標準，沒有系統(tǒng)規(guī)范的進行整理分類與存儲。人事檔案保管的原則政策也變動大，不統(tǒng)一。比如說最常見的問題就是過去檔案資料紙張標準是16開，而隨著紙張國際標準的推廣普及，A4系列紙張的大量使用，這就是的新檔案與老檔案紙張大小出現(xiàn)沖突，而簡單剪裁則可能造成檔案的殘缺，縮印又可能導(dǎo)致檔案的原始性降低。所以統(tǒng)一分類與管理的標準是當下急需解決的問題。

二、改革途徑與建議

（一）提高對人事檔案管理的重視程度

想要提高人事檔案管理的效率，改革管理模式，必然需要一定的人力、物力來支持改革，人事檔案不僅僅是一些信息的收集，也事關(guān)每個人未來升職、入黨等各項事宜，也是更好進行人力資源最大化利用的基礎(chǔ)。這就需要讓領(lǐng)導(dǎo)層重視人事檔案管理，取得改革的各項資源支持。

（二）健全管理體系

一直以來，人事檔案管理都沒有一套成體系、成標準的規(guī)范指導(dǎo)。無規(guī)矩不成方圓，首先要根據(jù)相關(guān)的法律條例來統(tǒng)一標準，建立一套有理可循的檔案收集、分類、存檔、提檔的流程標準。結(jié)合高校實際情況與檔案管理的需求進行完善，特別是對于檔案裝訂保持、檔案借調(diào)查閱、檔案轉(zhuǎn)移等工作流程必須嚴格對待，保證檔案的安全性與準確性。

（三）科學(xué)分類、編排有序

人事檔案管理的核心工作就是對數(shù)量龐大的人事檔案信息進行分類、編排存儲。以便于及時進行查找提檔，在過去，我們傳統(tǒng)的人事檔案分為學(xué)生、工人、干部三大類。而當下的高校只分這三大類就明顯不能滿足實際需求了，建議將工人、干部兩類進行細化分類，分為專業(yè)技術(shù)、管理、工勤三類。要不斷細化分類，并且按照中組部《檔案工作細則》與實情進行分類，保證能準確分類，有序的編排，明確目錄，檔案裝訂整齊，保證檔案完整、真實、實用。

（四）建立電子檔案數(shù)據(jù)庫、對現(xiàn)有的電子檔案系統(tǒng)進行優(yōu)化

電子檔案已經(jīng)逐漸在社會各單位普及，電子檔案采用的系統(tǒng)程序卻五花八門，且電子檔案數(shù)據(jù)庫的安全性也存在隱患，檔案篡改、信息丟失、信息錯誤等情況還是經(jīng)常出現(xiàn)。所以目前電子人事檔案并不能完全取代紙質(zhì)檔案，這就需要我們聘請專業(yè)的團隊進行系統(tǒng)的維護，把電子檔案的“防火性能“不斷提高。明確一套檔案劃分標準，紙質(zhì)檔案與電子檔案高度一致，便于管理工作人員進行檔案管理。

（五）人才隊伍建設(shè)

人事檔案管理工作對于工作人員的個人職業(yè)素質(zhì)與職業(yè)道德要求非常高，需要深刻的認識到人事檔案的重要性，盡心盡責的工作，檔案管理工作內(nèi)容枯燥繁瑣，往往一份檔案收錄到轉(zhuǎn)出可能跨度年份非常大，一點差錯就可能導(dǎo)致檔案丟失，后果很嚴重。所以管理工作人員需要有專業(yè)的分類管理知識，且要進行上崗前培訓(xùn)教育，對其進行認真評估后才可以上崗。并制定定期無序檔案抽查，保證人事檔案準確無誤。

三、結(jié)語

總而言之，人事檔案管理隨著時代發(fā)展必然會向電子化轉(zhuǎn)化的，當下的高校已經(jīng)認識到認識檔案管理的重要性了，雖然目前建立的信息資源數(shù)據(jù)庫還不算完善，不能完全擺脫紙質(zhì)檔案，但是未來一定會在不斷的完善當中變的更完整、更人性化、更安全和更準確。能夠讓檔案管理工作人員節(jié)約多時間，提高工作效率，釋放出更多的勞動力，使得檔案丟失、錯誤的概率不斷下降。更好的為高校發(fā)展而服務(wù)。

[1]武志芳.論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J].中國行政管理,2013,(6):99-102.

[2]劉歲梅.論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J].才智,2016,(19):68-68.