電子檔案管理系統(tǒng)軟硬件更新及對策研究

摘 要：社會的快速發(fā)展離不開信息技術(shù)的提升，同時信息技術(shù)的提升對管理信息而言是一種全新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，倘若要做好相關(guān)電子檔案的保管、收集以及提供作用是非常重要的，但是倘若要一直維持著電子檔案，并且要長久持續(xù)的保存就存在一定的難度，本文探析了電子檔案管理系統(tǒng)軟硬件更新，以及更新電子檔案管理系統(tǒng)軟硬件的有效對策。

【關(guān)鍵詞】電子檔案 管理系統(tǒng) 軟件 硬件 更新 對策

對于永久或者是長期地保存好相關(guān)的電子信息檔案就是當(dāng)前首要面臨的挑戰(zhàn)，這個問題也是當(dāng)前電子檔案管理過程中最受關(guān)注的問題之一。所以，為了做好電子檔案的長期保存以及保管就需要根據(jù)當(dāng)前的管理狀況，制定出有針對性解決這個問題的措施。其中，最主要的是做好更新電子檔案管理系統(tǒng)的措施以及進(jìn)行實(shí)施，這樣才能確保信息的真實(shí)性，才能夠做好系統(tǒng)軟件以及硬件的更新，更加有利于永久或者是長期保存電子信息檔案。

1 電子檔案管理系統(tǒng)軟硬件更新

1.1 更新電子檔案的載體

之前，檔案的相關(guān)信息都會記載在紙質(zhì)中，這樣記載電子檔案的不足之處就在于其具有很小的存儲空間。當(dāng)前使用最為廣泛的就是電子信息存儲技術(shù)，只需要一個光盤就能夠記錄所有的信息，這無非就是電子檔案管理技術(shù)的進(jìn)步。然而，在不斷地提升檔案管理技術(shù)的同時，也面臨著一系列的問題就是電子信息管理的載體壽命相比于紙質(zhì)非常短，通常情況下紙質(zhì)可以保存上千年之久，而光盤的保存時間卻不超過一百年。同時，電子方案載體相比于紙質(zhì)來說，損壞了不會容易被發(fā)現(xiàn)，并且損壞之后，相關(guān)的電子檔案信息全部會丟失掉。由此可知，更新電子檔案的載體是非常重要的。

1.2 更新電子計算機(jī)的技術(shù)

在自然損壞載體以外，還能夠?qū)Υ鎯π畔⒌南嚓P(guān)軟件以及設(shè)備造成比較大的影響。在科技發(fā)展的過程中，最密不可分的就是存儲電子信息的載體以及相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，無論哪一種信息的存儲都需要相關(guān)的軟件以及多樣化的電子設(shè)備，并且這些相關(guān)的軟件以及多樣化的電子設(shè)備一直處于不斷更新的狀態(tài)中，只要相關(guān)的軟件或者是設(shè)備被淘汰之后，記載在存儲載體之中的信息就不能被讀取出來。最常見的狀況就是即使CD光盤具有非常長的壽命，但是在不斷更新初始為它記載相關(guān)電子信息的計算機(jī)系統(tǒng)經(jīng)歷了更新，那么就無法正常讀取出CD光盤的信息。

1.3 信息的真實(shí)性

承載電子檔案信息的主要問題就是數(shù)字信息技術(shù)可以對其進(jìn)行不漏痕跡的修改，這樣就很難保證存儲著的相關(guān)電子檔案信息一直式最初保存的，也無法了解其是否有被更改過，由此可知，對于保障電子檔案信息的真實(shí)性也非常重要。

2 更新電子檔案管理系統(tǒng)軟硬件的有效對策

在技術(shù)上，對于管理電子檔案的相關(guān)信息最需要關(guān)注的問題就是如何保證存儲載體的耐久性；如何做好電子信息技術(shù)的更新；如何確保電子信息內(nèi)容的可靠和真實(shí)。

2.1 利用再生性技術(shù)來保證存儲載體的耐久性

保證存儲載體的耐久性可以采取再生性技術(shù)，這種技術(shù)也就是將存儲在已經(jīng)過時載體中的信息進(jìn)行轉(zhuǎn)移，不論是轉(zhuǎn)移到縮微品上，或者是轉(zhuǎn)移到紙張上，這樣讀取就不需要借助電子計算機(jī)的硬件以及軟件。利用這種再生性的技術(shù)可以規(guī)避一些常常出現(xiàn)的電腦硬件或者是軟件過時的問題，要能夠長久或者是長期地保存好相關(guān)的電子檔案信息，并且這種技術(shù)方法的應(yīng)用也是電子計算機(jī)人員最長應(yīng)用的。

2.2 建立電子計算機(jī)技術(shù)檔案館

對于一些快要過時或者是即將過時的計算機(jī)硬件以及軟件進(jìn)行收集，更好地讀取所有存儲在載體上的電子檔案信息然后再建立電子計算機(jī)技術(shù)檔案館進(jìn)行統(tǒng)一的管理。例如：可以收集一些過時的操作系統(tǒng)或者是一些過時的磁帶驅(qū)動器。這樣收集過時的計算機(jī)硬件或者是軟件，并且進(jìn)行統(tǒng)一管理的方法，可以有效地對這些計算機(jī)硬件以及軟件進(jìn)行收集，更好地對這些過時的技能或者是技術(shù)保持操作。

2.3 遷移以及拷貝

在之前技術(shù)環(huán)境的基礎(chǔ)之上，將這些電子檔案信息進(jìn)行重新書寫就是拷貝，拷貝也是為了能夠更好地避免出現(xiàn)一些信息丟失或者是存儲載體出現(xiàn)性能變化等狀況，因?yàn)檫@樣都會丟失之前的電子檔案信息，，所以拷貝這種方法可以作為最基本的管理電子檔案信息的方法。另外，對于日常的管理工作而言，這些無法真正的處理好由于過時的硬件或者是硬件導(dǎo)致電子檔案丟失的問題，也無法做到永久或者是長期地保管好這些電子檔案信息。所以，可以考慮遷移相關(guān)的電子檔案信息，最常見的電子檔案遷移就是將電子檔案信息在兩者不同的技術(shù)環(huán)境中進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)化和復(fù)制，這樣的方法可以很好地存儲信息，也能夠很好地保障電子檔案信息的可靠性以及安全性。

3 確保電子檔案信息真實(shí)性的有效措施

電子檔案存儲在電子檔案館中，常常會存在很多大量讀取信息的情況，在讀取的過程中，很有可能就存在損壞存儲載體或者是計算機(jī)硬件以及軟件過時等問題，這些問題的存在都無法確保電子檔案信息的真實(shí)性以及原始性。因?yàn)楹芏鄷r候會出現(xiàn)巧妙處理或是改變電子檔案信息的狀況，并且修改之后的電子檔案信息常常會被廣泛傳播在網(wǎng)上，這樣在網(wǎng)絡(luò)在存在很多的版本就很難辨別版本的真?zhèn)?。但是紙質(zhì)檔案信息不一樣，因?yàn)橐坏┍桓膭泳蜁粲泻圹E，要很容易被發(fā)現(xiàn)。

4 結(jié)語

綜上所述，在電子檔案管理系統(tǒng)軟硬件更新及對策進(jìn)行深入研究之后，發(fā)現(xiàn)只有將電子檔案管理系統(tǒng)軟硬件更新問題處理好，保證存儲載體的耐久性，并且做好保證電子檔案信息真實(shí)性的措施，更好地保障電子檔案信息的可靠性以及安全性。

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作者簡介

孟丹（1983-），女，北京市人。現(xiàn)為中冶京誠工程技術(shù)有限公司軟件工程師，研究方向?yàn)槠髽I(yè)信息化、生產(chǎn)過程管控。

作者單位

中冶京誠工程技術(shù)有限公司 北京市 100176