EXCEL在考務(wù)管理中的運(yùn)用

邱歡

摘要：將Excel的函數(shù)程序應(yīng)用到考務(wù)工作中，可以使教師在繁雜工作中解脫出來，快速準(zhǔn)確地對學(xué)生考試安排，各類報(bào)名等進(jìn)行管理，既減輕了教師的工作負(fù)擔(dān)，又提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和工作效率。

關(guān)鍵詞：Excel；考務(wù)管理；函數(shù)；數(shù)據(jù)透視表

中圖分類號：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.07.079

教學(xué)管理與教學(xué)質(zhì)量評價(jià)是推動(dòng)學(xué)院管理水平的重要組成環(huán)節(jié)之一，而教務(wù)工作所涉及的數(shù)據(jù)類別多，數(shù)量大，單純依靠人工進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，易出差錯(cuò)。雖然隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用于各行各業(yè)中，目前各高校教務(wù)管理大都使用專業(yè)的管理系統(tǒng)，如CRP校園管理信息系統(tǒng)；URP高校教務(wù)管理系統(tǒng)等，然而，實(shí)際結(jié)合具體工作仍然不避免地需要操作者掌握一些必要的軟件操作技術(shù)。比如經(jīng)過這類系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，形成Excel格式文件，需要二次加工。本人結(jié)合多年教務(wù)的管理經(jīng)驗(yàn)，就工作中遇到各類問題進(jìn)行總結(jié)，歸類，結(jié)合工作表格的結(jié)構(gòu)原理，列出Excel在考務(wù)管理中常用的幾個(gè)技巧與大家分享。

1 函數(shù)的應(yīng)用

在重修考試報(bào)名中的具體應(yīng)用：學(xué)院下發(fā)的重修申請表內(nèi)容包括所申請課程的課程名、申請人學(xué)號，專業(yè)等信息。學(xué)生報(bào)名只上交紙制報(bào)名表即可。但報(bào)名結(jié)束后，報(bào)名人數(shù)眾多，利用學(xué)校下發(fā)紙質(zhì)報(bào)名表上的信息統(tǒng)計(jì)重修上課安排以及重新考試安排過于繁瑣。所以筆者利用Excel自制重修報(bào)名表，然后將每個(gè)班報(bào)名數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總形成總表，再進(jìn)行重修安排操作。

1.1 Count if函數(shù)的應(yīng)用

該函數(shù)的語法規(guī)則如下：

countif（range，criteria）

筆者主要用于在重修報(bào)名結(jié)束后，將紙質(zhì)的重修報(bào)名表輸入成重修上課以及考試安排所需的電子表格。紙質(zhì)的重修報(bào)名表如圖1，包含基本的學(xué)生和課程信息。而在考試以及上課安排中需要匯總課程信息，用countif函數(shù)迅速得到匯總數(shù)據(jù)。

打開Excel表，新建重修統(tǒng)計(jì)表，表中輸入相應(yīng)信息：學(xué)號，姓名，課程，學(xué)分，合計(jì)。在學(xué)生對應(yīng)的報(bào)名重修課程表中標(biāo)注“是”，如圖2。

在合計(jì)2處運(yùn)用countif（C2：C7，“是”）就可以快速得到單科課程的報(bào)名人數(shù)，在合計(jì)1處運(yùn)用countif函數(shù)，countif（A2：H2，“是”）統(tǒng)計(jì)每人的報(bào)名課程數(shù)，確定其能否在學(xué)期內(nèi)學(xué)有余力，修夠計(jì)劃學(xué)分。

1.2 if函數(shù)的巧應(yīng)用

該函數(shù)的語法規(guī)則如下：

IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）

表示計(jì)算結(jié)果為TRUE或FALSE的任意值或表達(dá)式。

這個(gè)主要介紹通過IF函數(shù)快速比對數(shù)據(jù)是否一致，在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)工作中，經(jīng)常可能需要甄別數(shù)據(jù)錄入是否完整準(zhǔn)確，通過手工比對效率不高并且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，而通過IF函數(shù)設(shè)置比對條件，快速而準(zhǔn)確。例如比對兩列（A，B）學(xué)號是否一致有無錯(cuò)漏，運(yùn)用IF函數(shù)，列出表達(dá)式（A2=B2，“t”，“f”），可以快速顯示t或者f，一目了然數(shù)據(jù)是否完整。

2 數(shù)據(jù)透視表的應(yīng)用

數(shù)據(jù)透視表（Pivot Table）是一種交互式的表，可以進(jìn)行某些計(jì)算，如求和與計(jì)數(shù)等。所進(jìn)行的計(jì)算與數(shù)據(jù)跟數(shù)據(jù)透視表中的排列有關(guān)。

學(xué)生重修后，經(jīng)統(tǒng)計(jì)生成一個(gè)Excel表，對表中格式進(jìn)行整理，統(tǒng)一，需要按照科目，任課教師整理考慮考試安排，由于學(xué)生報(bào)名多，課程雜，特別是在畢業(yè)班重修中，課程可能涉及多個(gè)年級，所以在安排考試時(shí)候，容易出現(xiàn)學(xué)生考試地點(diǎn)重復(fù)或者學(xué)生考試時(shí)間重復(fù)等的情況，所以安排重修考試后，核對考試安排是否有問題是一項(xiàng)繁瑣而重要的工作，通過數(shù)據(jù)透視表可以快速查驗(yàn)一個(gè)考場內(nèi)單一學(xué)生考試科目是否重復(fù)，能夠在最大限度節(jié)約教室資源。根據(jù)考場安排情況，得到各考場的課程，學(xué)生情況，如圖3。

然后以學(xué)號和課程列生成數(shù)據(jù)透視表，以學(xué)號作為行字段，數(shù)據(jù)項(xiàng)為課程，拖入數(shù)據(jù)透視表，選擇計(jì)數(shù)項(xiàng)為課程，如圖4。

既可匯總出單一同學(xué)在該考場是否會(huì)重復(fù)考多個(gè)課程。如果匯總中顯示“1”，則說明該同學(xué)只有一個(gè)課程在該考場考試，如果匯總顯示“2”則說明該同學(xué)有兩個(gè)課程在該考場考試，同理，將同一考試時(shí)間內(nèi)多個(gè)考場數(shù)據(jù)按上面的方法匯總可以得到同一考試時(shí)間是否有學(xué)生在多個(gè)考試地點(diǎn)有考試，這個(gè)就可以及時(shí)矯正沖突，保證考試的有序進(jìn)行。

3 Excel應(yīng)用反思

Excel的數(shù)據(jù)處理功能是強(qiáng)大的，重要的是我們的運(yùn)用方法。我們之前對Excel表格的基本操作一直局限在制作表格，始終停留簡單的函數(shù)應(yīng)用上如：求和、求平均值，統(tǒng)計(jì)最高分、最低分等。并對于Excel的函數(shù)功能沒能靈活運(yùn)用，所以打破這種局限，繼續(xù)探索Excel功能在具體辦公中的有效用途，就顯得非常有必要。這對提高工作效率，工作質(zhì)量將會(huì)有質(zhì)的作用。我相信，實(shí)現(xiàn)一切數(shù)據(jù)管理自動(dòng)化，更對考務(wù)管理人員提出了更高的要求，即靈活運(yùn)用、不斷創(chuàng)新。認(rèn)真總結(jié)對Excel應(yīng)用的經(jīng)驗(yàn)，使獨(dú)立學(xué)院考務(wù)管理更加規(guī)范并有效率。