中小學(xué)后勤實(shí)施精細(xì)化管理的體系構(gòu)建

□海南省?？谑械谄咧袑W(xué)　王梅南

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中小學(xué)后勤實(shí)施精細(xì)化管理的體系構(gòu)建

□海南省?？谑械谄咧袑W(xué)王梅南

一、中小學(xué)后勤精細(xì)化管理的理念和框架體系

1.中小學(xué)后勤精細(xì)化管理的理念。隨著現(xiàn)代公司管理理念的不斷改革創(chuàng)新,人們看到了精細(xì)化管理給企業(yè)帶來的新的增長點(diǎn)。所謂精細(xì)化管理，是指通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化和信息化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行。簡單來說，就是要將復(fù)雜的工作簡單化，簡單的工作規(guī)范化，規(guī)范化的工作程序化，程序化的工作標(biāo)準(zhǔn)化。

將精細(xì)化管理思想引入到中小學(xué)后勤管理中是一種新的嘗試，要求將管理具體、明確，力求每個(gè)人都做好本職工作，形成人人都管理，處處有管理，事事見管理的局面。把后勤工作做精、做細(xì)，實(shí)現(xiàn)管理模式由粗放型向精細(xì)型的轉(zhuǎn)變，提高管理的質(zhì)量和服務(wù)水平。

需要注意的是，將精細(xì)化管理思想引入到中小學(xué)后勤管理中，學(xué)校應(yīng)該知道精細(xì)化管理與企業(yè)精細(xì)化管理在管理主要對象上有根本性的區(qū)別，企業(yè)精細(xì)化管理的目的是經(jīng)濟(jì)效益最大化，對象是工人、產(chǎn)品和生產(chǎn)流水線；中小學(xué)校精細(xì)化管理的目的是培育人，主要對象是未成年人。所以，一方面優(yōu)質(zhì)的后勤服務(wù)要為學(xué)校的整體發(fā)展保駕護(hù)航,促進(jìn)教育教學(xué)等各項(xiàng)工作穩(wěn)步前進(jìn),保障廣大師生員工全身心地投入學(xué)習(xí)和工作;另一方面,后勤部門在為學(xué)生服務(wù)過程中,應(yīng)以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、熱情的態(tài)度、文明的風(fēng)尚和規(guī)范的行為,在精神上、思想上和道德上能給學(xué)生以潛移默化的影響,從而達(dá)到服務(wù)育人的目的。

2.中小學(xué)后勤精細(xì)化管理的框架體系。本文構(gòu)建的精細(xì)化后勤管理體系（見圖2），是指在精細(xì)化管理和服務(wù)育人的管理理念下，建立和完善后勤的資產(chǎn)、財(cái)務(wù)和人事管理制度，利用網(wǎng)絡(luò)信息化平臺，通過規(guī)范化、流程化等方式，對學(xué)校后勤的財(cái)產(chǎn)、物資、職工等進(jìn)行全面管理、統(tǒng)一部署，力求為學(xué)校的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。

二、中小學(xué)后勤精細(xì)化管理的制度

1.資產(chǎn)管理制度。教育資產(chǎn)尤其是固定資產(chǎn)是學(xué)校全面推進(jìn)素質(zhì)教育、提升學(xué)校辦學(xué)品位、保證學(xué)校完成各項(xiàng)工作與任務(wù)的重要物質(zhì)保障。然而很多學(xué)校不重視對學(xué)校資產(chǎn)的管理，資產(chǎn)浪費(fèi)、資產(chǎn)流失、資產(chǎn)賬實(shí)不符等許多問題存在于當(dāng)前的學(xué)校資產(chǎn)管理過程中。實(shí)施精細(xì)化管理后，固定資產(chǎn)購置驗(yàn)收、日常資產(chǎn)使用維護(hù)、資產(chǎn)清查調(diào)整等工作都要求細(xì)致、系統(tǒng)，常態(tài)化。

（1）科學(xué)設(shè)置管理層次和配備管理人員。由一名校級領(lǐng)導(dǎo)主管這項(xiàng)工作，總務(wù)主任具體負(fù)責(zé)，成立資產(chǎn)管理處，下設(shè)財(cái)產(chǎn)保管員、專項(xiàng)資產(chǎn)負(fù)責(zé)人、采購負(fù)責(zé)人。對資產(chǎn)可以實(shí)行資產(chǎn)管理處和具體使用資產(chǎn)的科室的共同管理，為達(dá)到合理優(yōu)化配置資產(chǎn)的目的，資產(chǎn)管理部門主要應(yīng)當(dāng)在宏觀上對資產(chǎn)的使用與管理進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

（2）健全管理制度。具體包括：①嚴(yán)格資產(chǎn)購置、驗(yàn)收制度；②健全資產(chǎn)使用維護(hù)制度；③嚴(yán)格資產(chǎn)處置制度；④定期開展資產(chǎn)清查工作。其中資產(chǎn)使用維護(hù)是學(xué)校資產(chǎn)管理的重要環(huán)節(jié)，學(xué)校應(yīng)該健全資產(chǎn)使用維護(hù)制度，明確資產(chǎn)責(zé)任人的職責(zé)，對于使用登記記錄、安全防范措施等具體內(nèi)容要嚴(yán)格要求，以預(yù)防資產(chǎn)的保養(yǎng)不當(dāng)造成浪費(fèi)。對于大型、精密、貴重儀器設(shè)備，學(xué)校建立專人負(fù)責(zé)制，實(shí)行領(lǐng)取制度。

（3）采用信息化管理手段。學(xué)?？梢猿浞掷糜?jì)算機(jī)信息化技術(shù)對資產(chǎn)管理的手段和運(yùn)作模式進(jìn)行改進(jìn)，提高管理效率。例如選擇合適的資產(chǎn)管理軟件，將各部門的信息連接起來，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以對資產(chǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息自動(dòng)整理與報(bào)告，便于相關(guān)人員核查資產(chǎn)總體狀況。

2.精細(xì)化財(cái)務(wù)管理制度。

（1）健全財(cái)務(wù)制度。財(cái)務(wù)管理是學(xué)?？倓?wù)后勤管理工作的核心。要做好學(xué)校財(cái)務(wù)管理，首先要嚴(yán)格按《中小學(xué)校財(cái)務(wù)制度》等會計(jì)制度實(shí)施管理，做到依法照章。二是要強(qiáng)化計(jì)劃管理，重視預(yù)決算工作，“量入為出、統(tǒng)籌兼顧、保證重點(diǎn)、收支平衡”是預(yù)算編制工作中應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持的原則。三是日常收入、支出嚴(yán)格按規(guī)范管理，杜絕不合理開支，做好年終結(jié)算。

（2）建立健全的內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制制度在實(shí)際操作中應(yīng)做到以下幾點(diǎn)——

①合理分工與責(zé)權(quán)利相結(jié)合的原則。

②賬、錢、物分管的原則。

③健全的憑證制度和傳遞程序。

④復(fù)核與核對。

3.人事管理制度。

（1）各司其職，崗位精簡。以海南中學(xué)為例，該校2007年初高中在校生為5612人。其總務(wù)處設(shè)置如下:后勤工作分屬總務(wù)科管理，總務(wù)科編制內(nèi)21人(含科室領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)3人)，編制外人員17人。崗位設(shè)置是以完成總務(wù)科八項(xiàng)工作職責(zé)要求為依據(jù)?？剖翌I(lǐng)導(dǎo)崗位：一正兩副，主持科室全面工作；財(cái)產(chǎn)管理崗位：(1+1)人，管理全校現(xiàn)有各類住房、各類家具、用具等包括建檔、保管、維修，管理土地使用及校內(nèi)各種植物；日常事務(wù)管理崗位(1+1)人；基建管理崗位(2+1)人；采購員崗位一人；食堂管理崗位一人；財(cái)會管理崗位(3+2)人；水電組崗位6人(其中：編制內(nèi)人員1人，編制外臨時(shí)聘用人員5人)。可見，海南中學(xué)總務(wù)處人員精簡，崗位分工明確，各司其職，既能完成日常管理工作，又避免了人力資源的浪費(fèi)，節(jié)約成本。

（2）實(shí)行績效工資，建立獎(jiǎng)優(yōu)罰劣長效機(jī)制。完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制,主要起到激勵(lì)和制約兩種作用。

（3）員工可持續(xù)發(fā)展。

三、中小學(xué)后勤精細(xì)化管理的方法

1.網(wǎng)絡(luò)信息化。網(wǎng)絡(luò)信息化的中小學(xué)校后勤管理是提高我國中小學(xué)校后勤管理水平和后勤保障能力的一個(gè)殺手锏，也是精細(xì)化后勤管理的重要手段。

2012年，海南省電化教育館以政府招標(biāo)采購的方式購買了由湖南聯(lián)羿科技有限公司研發(fā)的中小學(xué)教育技術(shù)裝備管理系統(tǒng)軟件，學(xué)校版C/S結(jié)構(gòu)適用于各中小學(xué)安裝，B/S結(jié)構(gòu)管理版適用于各區(qū)縣等教育管理機(jī)構(gòu)。教育廳希望各中小學(xué)通過此軟件，實(shí)現(xiàn)教育技術(shù)裝備的信息化管理，充分發(fā)揮這套系統(tǒng)管理學(xué)校裝備的巨大作用。今后可以將工程建設(shè)、物資采購并與后勤部門的財(cái)務(wù)管理結(jié)合都納入綜合的后勤管理信息技術(shù)平臺當(dāng)中，那么數(shù)據(jù)之間就能共享，也使得后勤部門的賬務(wù)清晰、資金資產(chǎn)情況明了，極大地提高了工作效率。

當(dāng)然實(shí)現(xiàn)信息化的重要條件是數(shù)據(jù)化的實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)是衡量精細(xì)化的最佳標(biāo)尺，量化是實(shí)行科學(xué)管理的重要標(biāo)志。所以后勤部門盡量少利用定性的方法來處理工作問題。在諸如目標(biāo)的制定、預(yù)算的編制、員工考核等方面最大程度的使用數(shù)據(jù)來量化。2013年6月，海南省教育廳下發(fā)了通知《海南省中小學(xué)數(shù)字校園建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，提出在全省范圍內(nèi)用三年時(shí)間建設(shè)“數(shù)字校園”的目標(biāo)。建設(shè)覆蓋全省各級各類中小學(xué)教育，包括教育機(jī)構(gòu)管理、學(xué)生管理、教師管理以及其他教育業(yè)務(wù)管理等在內(nèi)的統(tǒng)一的教育電子政務(wù)平臺和電子校務(wù)平臺。

2.規(guī)范化和流程化。規(guī)范化是精細(xì)化管理的最基本要求和必要前提。學(xué)校實(shí)施后勤精細(xì)化管理,不能忽視以人為本的原則,科學(xué)、有效的制度是保障,后勤管理的各個(gè)崗位、各個(gè)環(huán)節(jié)都要有據(jù)可依、有章可循,管理流程標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)應(yīng)注意可操作性的問題。

流程化管理的思想應(yīng)該貫穿學(xué)校行政后勤精細(xì)化管理的始終。學(xué)校各職能部門間相互聯(lián)系，立體交叉,因此適合以“工作流”為載體的流程化管理方式。按照這種思想，“流水線”將產(chǎn)生在啟動(dòng)、分配、作業(yè)、監(jiān)控、評價(jià)等各細(xì)節(jié)工作處，逐步向前推進(jìn)，形成連續(xù)的工作流,從而實(shí)現(xiàn)各崗位的無縫銜接管理。與之配合的是學(xué)校要不斷優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，打造扁平化管理組織結(jié)構(gòu)，建設(shè)現(xiàn)代學(xué)校管理制度。

如學(xué)校的采購工作，是后勤的一項(xiàng)重要工作，按照精細(xì)化管理就需要按一定的程序進(jìn)行，例如對于不需要上報(bào)上級主管部門的采購項(xiàng)目，需求部門填寫規(guī)范的申購單，由總務(wù)處進(jìn)行倉庫核實(shí)后予以批準(zhǔn)與否的答復(fù)。若需要購買，則由采購負(fù)責(zé)人在網(wǎng)上發(fā)布招標(biāo)信息，公開進(jìn)行招投標(biāo)，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購合同的簽訂，直至設(shè)備驗(yàn)收入庫需求部門領(lǐng)用。（見圖3）

四、中小學(xué)校行政后勤精細(xì)化需注意的問題

精細(xì)化管理是起源于發(fā)達(dá)國家，其管理理念在中國推行的時(shí)間還不長,理論研究及應(yīng)用也不是很成熟,許多人對精細(xì)化管理理念的認(rèn)識存在誤區(qū)，在實(shí)踐時(shí)特別要警惕以下兩個(gè)誤區(qū)——

1.嚴(yán)防以小失大。“精”是經(jīng)營管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，“細(xì)”是關(guān)鍵環(huán)節(jié)的主要控制點(diǎn)。管理過程中的各項(xiàng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)及其主要控制點(diǎn)的匹配性是精細(xì)管理所要系統(tǒng)地解決的問題，切忌眉毛胡子一把抓。

所以在后勤管理中也應(yīng)分析主次，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，解決那些最能帶來實(shí)質(zhì)性改變的問題，比如針對保證學(xué)生在校安全的問題，最好安裝門禁系統(tǒng)，同時(shí)從保安公司聘請身強(qiáng)力壯的青年人充當(dāng)門衛(wèi)，嚴(yán)格審查進(jìn)校人員，加強(qiáng)巡查力度。

2.精細(xì)化管理不等于機(jī)械化管理。精細(xì)化管理在管理過程中,要求運(yùn)用程序化和標(biāo)準(zhǔn)化,要求嚴(yán)格執(zhí)行工作程序和工作步驟，以確保管理工作有條不紊地進(jìn)行。我們要遵循分工明確，責(zé)任具體；對待工作任務(wù)精益求精，消除多頭管理和政出多門。這樣才是理解了精細(xì)化管理的內(nèi)涵。

精細(xì)化管理思想成熟于企業(yè)管理實(shí)踐中，中小學(xué)行政后勤將其應(yīng)用到日常管理工作中時(shí)，要結(jié)合自身具體情況，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，讓制度更好地為人服務(wù)，而不是淪為制度的奴隸。在借鑒企業(yè)經(jīng)驗(yàn)之時(shí)必須有選擇性，有針對性，要結(jié)合中小學(xué)校的特點(diǎn)在實(shí)踐中探索出適合自己的精細(xì)化管理體系。