巧用InDesign輕松制作個性化批量印刷文件

尹小斌

數(shù)字印刷時代，我們常常會碰到“一張起印、張張不同”的印刷需求。對印前工作人員來說，頻繁地創(chuàng)建相似的項目，工作量非常大且極易出錯。為了解決這一難題，InDesign軟件從CS2版本開始，增加了“數(shù)據(jù)合并”功能，利用這一功能，可以將一些軟件生成的數(shù)據(jù)文件與InDesign文檔合并，使排版過程自動化，在設(shè)計制作胸卡、證件、名片等時具有明顯優(yōu)勢。本文將以使用InDesign CS3制作32開四拼胸卡為例，詳述這一功能的使用方法，相信會給有個性化批量印刷文件制作需求的同行們帶來一定幫助。

數(shù)據(jù)源采集

用Excel制作如圖1所示的數(shù)據(jù)源表格“科協(xié)資料表.xls”，將其另存為.unicode文本“科協(xié)資料表.txt”。這里設(shè)置了5個變量：“姓名”“職務(wù)”“部門”“電話”“@照片”，在后續(xù)制作時，其會被相應(yīng)的變量值替代。

值得注意的是，在“科協(xié)資料表.txt”的“@照片”一欄中填寫的應(yīng)為照片的存放路徑和照片的文件名，也可只寫照片的文件名，但應(yīng)保證照片的存放文件與InDesign文件放置在同一目錄下。此外還要注意，應(yīng)提前將照片處理成胸卡所需要的圖片大小，這里將其暫定為寬30mm、高40mm。

版面設(shè)計

打開InDesign CS3，建立一個如圖2所示的寬為72mm、高為100mm的版面，在中上方用無線框建立一個寬為30mm、高為40mm的照片框，下方分別排上“姓名”“職務(wù)”“部門”“電話”。

打開菜單“窗口”→“自動”→“數(shù)據(jù)合并”，單擊“數(shù)據(jù)合并”面板右上角的下拉三角形，單擊“選擇數(shù)據(jù)源”，并選中“科協(xié)資料表.txt”文件，點擊“打開”，導(dǎo)入數(shù)據(jù)。“數(shù)據(jù)合并”面板里就會出現(xiàn)如圖3所示的內(nèi)容。

將光標放置于圖2右側(cè)“姓名”一欄對應(yīng)的空白部分，單擊“數(shù)據(jù)合并”面板里對應(yīng)的“姓名”，圖2“姓名”右側(cè)就會出現(xiàn)相應(yīng)的變量，同樣的操作應(yīng)用于“職務(wù)”“部門”“電話”各項。再選中圖2中的照片框，單擊“數(shù)據(jù)合并”面板里對應(yīng)的“照片”，照片框中就會出現(xiàn)相應(yīng)的變量。到此，版面設(shè)計工作完成。

拼合大版

由于實際印刷時的頁面較大，我們希望能在同一頁面中放置多個胸卡，因此，這里我們還進行了拼合大版操作。

打開“文件”→“頁面設(shè)置”，將頁面大小設(shè)置為寬144mm、高200mm。

全選頁面，按“Ctrl+G”將單個胸卡的圖文元素進行編組。然后將編組對象放置于頁面左上角，即坐標為（0，0）處。

選中單個胸卡，打開“對象”→“變換”→“移動”，將“位置”設(shè)置為水平值72mm、垂直值0mm，點擊“副本”。全選頁面，打開“對象”→“變換”→“移動”，將“位置”設(shè)置為水平值0mm、垂直值100mm，點擊“副本”，完成拼合大版。

編輯文檔

打開“科協(xié)資料表.txt”文件，拷貝粘貼“姓名 職務(wù) 部門 電話 @照片”3次，共得到4組（20個）變量名，所有變量名之間均用Tab鍵隔開。再將所有的變量值以20個作為一個單元，用軟回車隔開，單元內(nèi)的變量值用Tab鍵隔開。處理完成后，將文件另存為“科協(xié)資料表1.txt”，如圖4所示。

打開“數(shù)據(jù)合并”面板，單擊右上角的下拉三角形，選擇數(shù)據(jù)源，選中“科協(xié)資料表1.txt”文件，導(dǎo)入數(shù)據(jù)。用工具面板中的“直接選擇工具”選中頁面右上角胸卡1中的照片框，單擊“數(shù)據(jù)合并”面板中的“照片1”，得到變量“照片1”，再用“文字工具”選中頁面右上角胸卡1中的姓名欄，單擊“數(shù)據(jù)合并”面板中的“姓名1”，得到胸卡1中的變量“姓名1”，依次操作“職務(wù)”“部門”“電話”得到變量“職務(wù)1”、變量“部門1”、變量“電話1”。同理，設(shè)置好胸卡2、胸卡3，如圖5所示。

創(chuàng)建合并文檔

單擊“數(shù)據(jù)合并”面板右上角的下拉三角形，選擇菜單中的“創(chuàng)建合并文檔”，在彈出的對話框中進行如下設(shè)置。

在“記錄”標簽中的“要合并的記錄”選項組中點選“所有記錄”單選鈕，在“每個文檔頁的記錄”選項組中選擇“多個記錄”。

在“選項”標簽“圖像位置”選項組的“適合”選項框中選擇“按比例填充框架”；勾選“鏈接圖像”復(fù)選框。

設(shè)置完成后，點擊“確定”。InDesign會自動生成一個新的文檔，如圖6所示。文檔共2頁，每頁有4個胸卡。將其導(dǎo)出PDF文件，然后校對、打印。

采用InDesign制作胸卡文件的整個過程并不復(fù)雜，卻能極大提高工作效率。有時候?qū)ふ医輳奖取皬?fù)制-粘貼”的笨辦法要容易得多。以上是筆者的分享，希望與同行能有更多的交流。