檔案管理在大數(shù)據(jù)時代下的分析

高謙

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理也發(fā)生了巨大的變化，原來對紙質(zhì)檔案管理的那一套方法在如今已經(jīng)不再流行，取而代之的是對電子檔案的管理技術(shù)。在計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案管理也得到了一定程度的創(chuàng)新，例如物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云空間云計算技術(shù)以及移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案管理手段的創(chuàng)新是非常有必要的，除了客觀需要之外，還有助于提升服務(wù)的質(zhì)量并實現(xiàn)大數(shù)據(jù)的管理。對于檔案管理的創(chuàng)新模式，包括文檔歸檔的方式、檔案的儲存共享方式以及對實物的儲存方式。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；技術(shù)創(chuàng)新

計算機和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展帶動了新的檔案管理方式，在過去，保存的檔案大多為紙質(zhì)材料，不僅不利于查找，也不利于長期保存。而隨著計算機科技的普及，如今越來越多的檔案被以電子數(shù)據(jù)的形式記錄并保存下來。新的檔案管理技術(shù)雖然使得檔案的調(diào)取和保存更容易，但也相應(yīng)地提出了更高的技術(shù)要求，并且，由于涉及到更多新的技術(shù)和理念，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理技術(shù)需要更專業(yè)的人才[1]。對電子檔案的管理必將成為未來檔案管理的重點，因此，研究大數(shù)據(jù)背景下檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新模式在現(xiàn)階段有著重要意義。

一、檔案管理的創(chuàng)新技術(shù)

（一）物聯(lián)網(wǎng)

物聯(lián)網(wǎng)是將物與物緊密聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)形式。互聯(lián)網(wǎng)的連接終端是服務(wù)器與計算機，但物聯(lián)網(wǎng)則不同，它的終端并不單是計算機，任何一個物的概念都有可能成為物聯(lián)網(wǎng)的終端，在網(wǎng)絡(luò)中相互聯(lián)系、通信，因此，物聯(lián)網(wǎng)可以理解為是互聯(lián)網(wǎng)的繼承與發(fā)展體系。

（二）云空間

云空間是一種由服務(wù)器硬盤作為儲存空間的概念，在一個系統(tǒng)內(nèi)，所有計算機終端的信息全部由總控服務(wù)器控制，所有的信息也都儲存于服務(wù)器，而這樣管理檔案的優(yōu)勢在于，用戶可以通過操作網(wǎng)絡(luò)下的任意一臺計算機搜索自己想要的檔案資料。

（三）移動終端

如今，互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)正在經(jīng)歷飛速的發(fā)展，無線移動通信技術(shù)正逐步興起。無線通信技術(shù)連接各移動終端，包括筆記本電腦、手機、平板電腦等等，實現(xiàn)檔案管理的大數(shù)據(jù)后，管理人員可以通過自己的手機等移動終端產(chǎn)品隨時隨地查看并管理電子檔案[2]。

二、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的必要性

目前的儲存空間存在一定的瓶頸，對于過去的紙質(zhì)檔案來說，更多的檔案勢必需要擴展更大的空間以滿足需求，這樣一來會造成管理成本和土地使用成本的上升，而且每次擴建也需要一定的成本。當(dāng)實現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理之后，所有的檔案信息都可以保存到一枚小小的儲存卡、U盤或硬盤內(nèi)，在極大的減輕了重量和體積的同時，卻增加了儲存空間，過去一整間房間的紙質(zhì)檔案，如今只需要一張SD卡就可以保存，極大地降低了管理成本，減輕了管理人員的負擔(dān)，是客觀需要。

此外，隨著云技術(shù)的興起，可以通過云系統(tǒng)將全國所有的檔案信息資源進行高效集成，實現(xiàn)檔案資源的有效利用。檔案的信息檢索也是檔案管理的重要功能，在云計算的背景下，搜索檔案將變得更加容易。

在如今這樣一個信息爆炸的時代，無論是信息傳播模式還是信息量都極大地考驗著檔案管理的水平，因此，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理對于提升檔案的管理效果具有重要意義。

三、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的模式

（一）文件歸檔方式

現(xiàn)代大數(shù)據(jù)的檔案在歸檔方式上可以充分利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，管理員只需要按照不同類別將檔案上傳至硬盤，無需走進檔案室將檔案袋置入相應(yīng)的檔案柜中，如果應(yīng)用了無線互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，管理員甚至可以遠程操作，只需要一部手機或者其它任何的移動設(shè)備就可以對檔案進行歸檔儲存[3]。并且，如今wifi遍布，只要在有無線局域網(wǎng)的環(huán)境下，就可以實現(xiàn)零流量的大數(shù)據(jù)傳輸，完成遠程歸檔。不過考慮到目前依然有大量的紙質(zhì)檔案，例如個人檔案等等，因此傳統(tǒng)的歸檔方式并不會就此消亡，在短期內(nèi)，傳統(tǒng)歸檔方式、計算機網(wǎng)絡(luò)歸檔方式以及移動互聯(lián)網(wǎng)遠程歸檔方式將會共同主宰檔案管理的歸檔方式。

（二）檔案儲存及共享方式

大數(shù)據(jù)時代下，電子檔案在儲存和共享方面都具有非常大的優(yōu)勢。云空間技術(shù)實現(xiàn)了對檔案的大數(shù)據(jù)管理，使得檔案管理具有更強的更新性和可維護性，并且，云空間技術(shù)也提供了更新的服務(wù)和更先進的檔案儲存于共享技術(shù)。電子檔案改變了目前對紙質(zhì)檔案在儲存模式上的單一以及無法共享的問題，電子檔案使得管理員能夠快速、方便的歸檔和查詢、搜索。通過云空間技術(shù)，所有的檔案均被儲存在服務(wù)器內(nèi)，所有局域網(wǎng)內(nèi)的計算機都可以隨時歸檔或調(diào)閱，免去了很多麻煩并降低了儲存的成本。不過云技術(shù)也帶來了一些問題，例如信息的安全性。在云技術(shù)下，任何一臺可以連入該局域網(wǎng)并獲取賬號密碼的用戶就可以隨意查詢、修改、下載檔案資料，并且破解檔案管理系統(tǒng)并不需要很復(fù)雜的技術(shù)，因此，對于機密檔案的儲存，應(yīng)更加完善其云技術(shù)的安全性和可靠性。

（三）實物的存放管理

對于紙質(zhì)檔案的儲存管理，可以采用數(shù)字標簽技術(shù)，它也是物聯(lián)網(wǎng)的重要組成部分之一。紙質(zhì)檔案的內(nèi)容均為實物，無法被直接儲存在硬盤內(nèi)，只能放置在真實的環(huán)境下，但如果給每一份檔案貼上數(shù)字標簽，并實現(xiàn)對數(shù)字標簽的遠程識別，那么，對紙質(zhì)檔案的管理就可以變得如數(shù)字檔案一樣輕松、方便、高效。數(shù)字標簽可以記錄檔案的位置、編號、名稱等信息，管理員只需要使用相應(yīng)的終端設(shè)備就可以快速找到所需檔案。而在對檔案進行管理時，管理員借助數(shù)字標簽可以使得自己在不進入檔案室的情況下對檔案進行簡單的管理。另外，數(shù)字標簽還有一大優(yōu)勢便是對環(huán)境狀況的識別，當(dāng)存放檔案的空間環(huán)境發(fā)生變化，變得不利于檔案保存時，數(shù)字標簽就能夠向管理員發(fā)出警報，提醒管理員作出相應(yīng)的處理。

四、結(jié)束語

檔案管理工作隨著時代和科技的進步而發(fā)生著本質(zhì)上的改變，過去的檔案管理工作因大量的實物而顯得繁瑣和復(fù)雜，在大數(shù)據(jù)時代下，新的科技為檔案管理引入了的模式，使得現(xiàn)在的檔案管理更加高效、方便和準確。

參考文獻：

[1]張建銘.大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理方式變革分析[J].蘭臺世界，2014，S3：150-151.

[2]石峻峰，周俐霞，付雙雙.大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案資源管理研究現(xiàn)狀與趨勢分析[J].信息安全與通信保密，2014，09：87-89+93.

[3]周姝莉.大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的應(yīng)對策略分析[J].才智，2015，24：341.

（作者單位：四川電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)管理部）