醫(yī)院人事檔案管理職員工作勝任力調查分析

【摘 要】 本文在調查分析的基礎上得出了相關結論，進而提出了推進醫(yī)院人事檔案建設，提升檔案管理職員工作勝任力的措施建議。要強化醫(yī)院領導的現(xiàn)代化管理意識；完善與規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理職員工作勝任力模型；努力提高檔案管理人員的素質水平。

【關鍵詞】 醫(yī)院；人事檔案；工作人員；勝任力；調查

人事檔案管理員是負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的工作人員，在提高醫(yī)院人事檔案管理水平方面發(fā)揮著重要作用。我們通過引入工作勝任力理論，對檔案管理人員進行了問卷調研和訪談，明確了該專業(yè)職員應具備的崗位勝任力，并以此為依據(jù)提出了醫(yī)院人事檔案建設的相關建議。

一、研究對象與方法

以便利抽樣的方法抽取山西省251名醫(yī)院人事檔案管理職員進行問卷調查。樣本含量的大小根據(jù)統(tǒng)計學家的觀點，即樣本數(shù)為量表條目的5-10倍而定。研究工具包括兩部分，第一，一般資料：包括性別、年齡、學歷、職稱、職務、工作年限、初始學歷、最終學歷、專業(yè)聘用形式等。第二，測評工具：通過大量文獻回顧，結合國內外學者相關研究，經(jīng)過小范圍專家討論，自行設計醫(yī)院人事檔案工作者勝任能力測評問卷，本套問卷是專門用于醫(yī)院人事檔案管理職員勝任力的測評工具，針對性強，具有較高的信效度，Cronbach'a系數(shù)是0.861，分半信度是0.754。重測信度是0.890。問卷分為專業(yè)知識儲備能力、檔案價值鑒定能力、檔案收集能力、檔案整理能力、統(tǒng)計分析能力、檔案保管與維護能力、信息檢索能力、應對突發(fā)事件能力，信息化管理能力9個維度，共21道題目。向研究對象說明本研究的目的、意義、內容及問卷填寫方法，現(xiàn)場發(fā)放問卷并當場收回，問卷填寫時間約5～10min，本次調查共發(fā)放調查問卷151份，收回151份，有效回收率為100%。采用SPssl7.0統(tǒng)計軟件進行數(shù)據(jù)處理，用構成比、t檢驗、方差分析和相關分析等進行數(shù)據(jù)分析。

二、調查結果

結果顯示，人事檔案管理職員年齡與工作勝任力呈正相關，職稱與工作勝任力呈正相關，工作年限與崗位勝任力呈正相關，而學歷與工作勝任力無相關。以性別、醫(yī)院等級、編制情況、職務等為自變量，以醫(yī)院人事管理職員工作勝任力總分作為因變量進行兩兩t檢驗或方差分析，結果顯示編制情況和醫(yī)院等級2個變量對醫(yī)院人事管理檔案職員工作勝任力總分有顯著影響，P<0.01。

三、討論

本次調查發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院人事檔案管理職員工作勝任力均與年齡、工作年限、職稱呈正相關。這說明隨著年齡、工作年限的增加、職稱的提升，醫(yī)院檔案管理職員的工作經(jīng)歷和經(jīng)驗逐漸豐富，實踐性知識和管理技能得到不斷積累和深化，核心勝任力也隨之增強，此結果與Benner 關于不同發(fā)展階段知識形態(tài)和行為特征的“從新手到專家”的理論相一致。學歷與醫(yī)院人事檔案管理職員人員工作勝任力無相關性，這一結果從側面反映出我國人事檔案管理專業(yè)教育和在職培訓中存在問題。我國人事檔案管理教育缺乏?？平y(tǒng)一的培養(yǎng)標準和課程體系，高等人事檔案管理教育尤其是本科及碩士研究生教育項目匱乏，在職培訓不規(guī)范，使得醫(yī)院人事檔案從業(yè)人員工作勝任力的培養(yǎng)面臨瓶頸。此外，編制情況和醫(yī)院等級2個變量對醫(yī)院人事管理檔案職員工作勝任力總分有顯著影響，這可能是因為醫(yī)院檔案管理職員的工作流動有差異，以及各醫(yī)院的管理實踐和培訓方式自成體系，缺乏統(tǒng)一的人事檔案管理規(guī)范化培訓模式和標準，造成了專業(yè)能力發(fā)展的障礙。本研究中，醫(yī)院人事檔案職員勝任力各維度中，檔案價值鑒定能力、檔案收集能力、檔案整理能力、統(tǒng)計分析能力、檔案保管與維護能力均處于高能力狀態(tài)。而其中專業(yè)知識儲備能力、信息檢索能力、應對突發(fā)事件能力，信息化管理能力得分相對較低。這說明醫(yī)院人事管理職員未接受過專門的信息檢索培訓、突發(fā)事件應急預案培訓，大部分醫(yī)院在檔案管理方面采取的是分散式、多部門的模式，管理系統(tǒng)和軟件不統(tǒng)一，不利于管理系統(tǒng)維護。

四、建議

1、強化醫(yī)院領導的現(xiàn)代化管理意識

為了加強醫(yī)院人事檔案信息現(xiàn)代化的建設工作，要提高院領導對此項工作的認識，以及加大對人事檔案信息系統(tǒng)建設的力度，為促進人事檔案信息化管理工作的建設創(chuàng)造有利條件，使人事檔案管理實現(xiàn)科學化和現(xiàn)代化，以適應新形勢下醫(yī)院的發(fā)展。

2、完善與規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理職員工作勝任力模型

在醫(yī)療體制改革和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)迅速發(fā)展的今天，醫(yī)院管理者勝任力的模型構建為我國公立醫(yī)院在人力資源管理方面提供了一個新視角。不同醫(yī)院的發(fā)展策略和管理模型均不同，從而對醫(yī)院管理者的勝任力要求也有所不同，因而各醫(yī)院應將醫(yī)院管理者勝任力模型應用于管理實踐中，促進醫(yī)院管理績效的提升。

3、提高檔案管理人員的素質水平

大部分醫(yī)院的人事檔案管理部門的檔案管理人員配備難以與人事檔案管理的現(xiàn)實需求相匹配。尤其缺乏專業(yè)的檔案管理人才，從業(yè)人員的學歷、信息化操作技能、業(yè)務素養(yǎng)、工作認知參差不齊，這極大地降低了醫(yī)院檔案管理的專業(yè)化水平。因此，醫(yī)院應注重人才培養(yǎng)，不斷引進人才，定期對檔案管理人員進行檔案管理新技術、新知識培訓，使管理人員掌握信息管理技術、網(wǎng)絡技術及計算機技術等，提高管理人員檔案管理綜合素質與水平。

五、結語

醫(yī)院人事檔案管理職員工作勝任力處于高能力狀態(tài)，性別、年齡、學歷、職稱、職務、工作年限、專業(yè)聘用形式等均會影響其勝任能力。而信息檢索能力、應對突發(fā)事件能力，信息化管理能力得分相對較低。此結果提示我們，在今后的醫(yī)院管理中，應針對檔案管理職員制定合理的培養(yǎng)計劃，完善工作勝任力培訓模型，以期能提高工作人員的各方面勝任力，進而優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理績效。

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【作者簡介】

張利珍（1969-）女，山西離石人，大學本科學歷，副研究館員，研究方向：檔案管理.