高職院校檔案管理信息化運(yùn)用分析

黃春蓓

[摘要]由于檔案管理工作量大、繁雜，采用信息化技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用，無(wú)疑能夠提升高職院校檔案分類(lèi)、管理的效率。目前，已有較多高職院校在檔案管理中采用Excel、Visual Basic、Access、SQL Server、ORACLE、Myeclipse及LabVIEW等平臺(tái)開(kāi)發(fā)了檔案管理系統(tǒng)。文章介紹已有系統(tǒng)的不同特點(diǎn)，并分析了如何根據(jù)各自檔案管理工作的需要選擇不同的開(kāi)發(fā)平臺(tái)。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；高職院校

[DOI]101.3939/jcnkizgsc20162.7205

1引言

高職院校在近年來(lái)因教育教學(xué)改革需要、招生就業(yè)工作的日益繁雜，檔案文件日益增多，檔案的分類(lèi)也更為精細(xì)化。作為檔案員，處理如此繁雜的檔案文件將費(fèi)時(shí)費(fèi)力。為此，加大信息化技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用，無(wú)疑能夠提升高職院校檔案分類(lèi)、管理的效率。

2各類(lèi)信息化軟件在檔案管理中的運(yùn)用

目前，各高職院校多基于不同的軟件平臺(tái)開(kāi)發(fā)適合自身使用的檔案管理系統(tǒng)，之所以稱(chēng)為管理系統(tǒng)，是因?yàn)樗械卿浗缑?，有菜單，并且具備了增、刪、改、查功能。其中最為廣泛應(yīng)用的軟件為Excel、Visual Basic、Access、SQL Server、ORACLE、Myeclipse及LabVIEW等。

2.1Excel軟件在檔案管理中的運(yùn)用

Excel辦公軟件是最為常見(jiàn)和使用最普遍的軟件之一，Excel在檔案管理上最大的優(yōu)點(diǎn)是制作檔案管理目錄，然后根據(jù)內(nèi)容查找檔案編號(hào)及頁(yè)碼。

多數(shù)高職院校在使用中多采用以下步驟建立數(shù)據(jù)庫(kù)，具體過(guò)程如下：

①先建立一個(gè)空表，表內(nèi)按照各檔案文件分小表。②建一個(gè)文件包，包內(nèi)再設(shè)置多個(gè)文件包（以各檔案文件命名）。③完成第1步操作后，登記文件，并將文件標(biāo)題，時(shí)間等基本信息填好。再使用超鏈接將此文件與存放在文件包中的文件對(duì)應(yīng)。

由于Excel軟件具有易學(xué)、易制作和便于管理等特點(diǎn)，為此得到了高職院校廣泛運(yùn)用。然而，檢索條件過(guò)于單一及分類(lèi)不便等問(wèn)題是Excel軟件在檔案管理中的軟肋。

2.2VB+Access在檔案管理中的運(yùn)用

Visual Basic是一種由微軟公司開(kāi)發(fā)的模塊化的、結(jié)構(gòu)化的、面向?qū)ο蟮?、包含協(xié)助開(kāi)發(fā)環(huán)境的事件驅(qū)動(dòng)為機(jī)制的可視化程序設(shè)計(jì)語(yǔ)言。VB擁有快速應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)（RAD）系統(tǒng)和圖形用戶(hù)界面（GUI），可以輕易地使用DAO、ADO鏈接數(shù)據(jù)庫(kù)，快捷創(chuàng)建Active X控件。

VB+Access檔案管理系統(tǒng)結(jié)合VB軟件能開(kāi)展個(gè)性化設(shè)計(jì)及Access軟件便于管理的優(yōu)點(diǎn)而設(shè)計(jì)。該管理系統(tǒng)主要完成系統(tǒng)用戶(hù)管理、檔案信息錄入及維護(hù)管理、檔案分類(lèi)管理、檔案信息管理以及檔案信息查詢(xún)等。使用VB+Access作為數(shù)據(jù)庫(kù)，可使檔案管理系統(tǒng)更智能化，此外設(shè)計(jì)界面也更美觀、精巧。

2.3VB+SQL Server在檔案管理中的運(yùn)用

Microsoft SQL Server 是一個(gè)全面的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，使用集成的商業(yè)智能（BI）工具提供了企業(yè)級(jí)的數(shù)據(jù)管理。VB+SQL Server對(duì)于開(kāi)展檔案聯(lián)網(wǎng)錄入、查詢(xún)、管理具有較大優(yōu)勢(shì)。運(yùn)用該技術(shù)所創(chuàng)建的檔案管理系統(tǒng)基于檔案文件信息進(jìn)行管理，同時(shí)掌握檔案文件的簡(jiǎn)單信息，將有效降低檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。結(jié)合VB和SQL Server實(shí)現(xiàn)了檔案管理、檔案文件分類(lèi)查詢(xún)等功能。通過(guò)該管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的電子化，真正為檔案管理人員提供一個(gè)電子平臺(tái)。

2.4ORACLE在檔案管理中的運(yùn)用

Oracle Database是甲骨文公司的一款關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。Oracle Database是在數(shù)據(jù)庫(kù)領(lǐng)域一直處在領(lǐng)先地位的產(chǎn)品。該數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是目前世界上流行的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，具有良好的可移植性、使用方便等特點(diǎn)。此外，該數(shù)據(jù)庫(kù)是一種高效率、可靠性好的、適應(yīng)高吞吐量的數(shù)據(jù)庫(kù)解決方案。

當(dāng)前，在一些檔案數(shù)據(jù)繁雜、錄入信息量大的高職院校檔案部門(mén)中，會(huì)采用聯(lián)合WINDOWS NT網(wǎng)絡(luò)及VB開(kāi)發(fā)工具進(jìn)行的檔案管理系統(tǒng)。對(duì)于一些對(duì)檔案管理工作要求更細(xì)致的場(chǎng)合，還會(huì)在WEB服務(wù)器上用 IN-TRANET方式，開(kāi)發(fā)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，該系統(tǒng)模仿WINDOWS的資源管理器風(fēng)格，使用查詢(xún)生成器，從而使整個(gè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的窗體風(fēng)格保持一致。

2.5Myeclipse在檔案管理中的運(yùn)用

Myeclipse，是基于Eclipse開(kāi)發(fā)的功能強(qiáng)大的企業(yè)級(jí)集成開(kāi)發(fā)環(huán)境。該系統(tǒng)提供了對(duì)UML、Ajax、擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫(kù)以及各種應(yīng)用服務(wù)器的集成支持。

采用Myeclipse開(kāi)發(fā)環(huán)境，結(jié)合高職院校檔案信息錄入及維護(hù)管理、檔案分類(lèi)管理、檔案信息管理的需求分析，能開(kāi)發(fā)出功能強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)。該檔案管理系統(tǒng)具有操作簡(jiǎn)便、靈活、實(shí)用、界面友好等特點(diǎn)。一般涵蓋如下功能：可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的修改、錄入、刪除，根據(jù)文檔編號(hào)或文件名對(duì)符合條件的檔案文件進(jìn)行編輯以及根據(jù)文檔編號(hào)或文件名對(duì)符合條件的檔案資料進(jìn)行刪除，根據(jù)文檔編號(hào)或文件名查詢(xún)符合條件的檔案資料，同時(shí)具有打印查詢(xún)結(jié)果等功能。

2.6LabVIEW在檔案管理中的運(yùn)用

LabVIEW是一種程序開(kāi)發(fā)環(huán)境，由美國(guó)國(guó)家儀器（NI）公司研制開(kāi)發(fā)，該開(kāi)發(fā)環(huán)境類(lèi)似于C和BASIC開(kāi)發(fā)環(huán)境。NI為L(zhǎng)abVIEW用戶(hù)提供了一個(gè)專(zhuān)門(mén)和數(shù)據(jù)庫(kù)鏈接的工具包：Database Connectivity。安裝好工具包后，Database Connectivity工具包的VI將會(huì)在函數(shù)選板的附加工具包列中出現(xiàn)。

從已有資料可見(jiàn)，已有高職院校利用LabVIEW的Register變量和分離鏈地址法實(shí)現(xiàn)了HashTable的檔案信息存儲(chǔ)功能，并有效開(kāi)展檔案信息的快速搜索和樹(shù)形文檔組織結(jié)構(gòu)的便利搜索。通過(guò)LabVIEW8x提供的類(lèi)控制VI的訪問(wèn)權(quán)限，可保護(hù)在設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中不正確參數(shù)調(diào)用。采用LabVIEW平臺(tái)，結(jié)合NI的Database工具包設(shè)計(jì)的檔案管理系統(tǒng)，能方便實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文件的添加、刪除和修改功能。

使用NI所提供的數(shù)據(jù)庫(kù)工具包Database Connectivity只能操作數(shù)據(jù)庫(kù)，但是無(wú)法創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)，因此需要借助第三方數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，如Access等來(lái)創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)，但由于LabVIEW軟件有著很強(qiáng)的兼容性，檔案管理人員還可以很方便地將已編號(hào)的檔案管理系統(tǒng)嵌入到Access中使用。

3結(jié)論

已有較多高職院校在檔案管理中采用Excel、Visual Basic、Access、SQL Server、ORACLE、Myeclipse及LabVIEW等平臺(tái)開(kāi)發(fā)了檔案管理系統(tǒng)。各開(kāi)發(fā)平臺(tái)有著不同的特點(diǎn)，采用信息化技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用，無(wú)疑能夠提升高職院校檔案分類(lèi)、管理的效率。

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