計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究

甘 露，雷 梁（.信陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院；.信陽師范學(xué)院，河南 信陽 464000）

?

計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究

甘 露1，雷 梁2
（1.信陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院；2.信陽師范學(xué)院，河南 信陽 464000）

摘 要：在當(dāng)前信息時代，計算機已然轉(zhuǎn)變成人們生活、工作及學(xué)習(xí)過程中不可或缺的一項重要工具。辦公自動化作為一種結(jié)合計算技術(shù)的現(xiàn)代化辦公手段，其引入了諸多現(xiàn)代化技術(shù)，計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，能夠有效改善辦公水平、辦公效率，提高企業(yè)經(jīng)濟效益、社會效益。文章通過對辦公自動化（概念、特征）進行概述，分析計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用價值（拓寬辦公區(qū)域范圍，改善辦公環(huán)境；降低管理成本，改善工作效率；調(diào)動企業(yè)個人創(chuàng)造力，促進企業(yè)發(fā)展），對計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用展開探討，旨在為如何提升計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用有效性研究適用提供一定參考思路。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；計算機技術(shù)；應(yīng)用價值

0　引言

社會迅速發(fā)展、科學(xué)不斷進步，辦公機構(gòu)需要處理的信息量變得越來越龐大，過去勞動方式已然無法滿足社會發(fā)展需求，辦公自動化應(yīng)運而生。辦公自動化是一種現(xiàn)代化辦公手段，其引入了各式各樣的先進計算機技術(shù)。計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，能夠有效改善辦公水平、辦公效率，提高企業(yè)經(jīng)濟效益、社會效益［1］。由此課件，對計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用展開研究有著十分重要的現(xiàn)實意義。

1　辦公自動化概述

1.1辦公自動化的概念

伴隨信息技術(shù)的迅速發(fā)展，辦公自動化應(yīng)運而生，其通過對一系列計算機技術(shù)的科學(xué)合理應(yīng)用，于企業(yè)內(nèi)容構(gòu)建起具備自動化屬性功能的信息處理系統(tǒng)，全力促進企業(yè)辦公室辦公的自動化。辦公室辦公人員借助各種計算機設(shè)備，開展一系列與信息相關(guān)的工作，諸如加工、處理、存儲、更新、維護等，把企業(yè)公務(wù)管理系統(tǒng)、自動化辦公系統(tǒng)及信息處理系統(tǒng)等收攏至計算機網(wǎng)絡(luò)中。就本質(zhì)上而言，辦公自動化是一個對信息開展收集、分析、處理、利用、傳遞等的過程，其構(gòu)成要素包括辦公場所、組織結(jié)構(gòu)、辦公制度、辦公人員、技術(shù)工具等［2］。

1.2辦公自動化的特征

辦公自動化選取各式各樣的現(xiàn)代化計算機設(shè)備，將計算機技術(shù)作為主導(dǎo)力量，借助系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)及通訊技術(shù)等開展自動化辦公，開展信息（文字、圖形、圖像等）收集、存儲及使用。語音、視頻等相關(guān)信息資源的辦公事務(wù)工作，緊緊圍繞辦公室辦公人員，將計算機技術(shù)作為理論指導(dǎo)，通過對計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等展開系統(tǒng)應(yīng)用，以達成辦公自動化的目的［3］。辦公自動化可將全面辦公室、辦公人員及信息資源有機融合在一起，構(gòu)筑出一個成熟健全的人機信息系統(tǒng)，依托企業(yè)內(nèi)計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)渠道，安全、可靠、高效地進行信息共享交流，完成一系列辦公事務(wù)，全面改善辦公效率。

現(xiàn)階段，我國辦公自動化發(fā)展進程已經(jīng)收獲一定成效，建設(shè)了具備人與系統(tǒng)全面集成化的開放式系統(tǒng)，常規(guī)事務(wù)處理的智能化模式，應(yīng)用方式不斷朝多媒體化方向發(fā)展，電子數(shù)據(jù)交換的自動化傳輸?shù)让黠@特征，同時伴隨信息技術(shù)的進一步發(fā)展，辦公自動化勢必會促進獲取更多、更好的社會效益、經(jīng)濟效益。

2　計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用價值

2.1拓寬辦公區(qū)域范圍，改善辦公環(huán)境

相較于傳統(tǒng)企業(yè)辦公室，引入計算機技術(shù)開展辦公可使企業(yè)發(fā)生極大的轉(zhuǎn)變，計算機技術(shù)猶如將企業(yè)自原本一塊辦公場地引領(lǐng)至地標(biāo)寫字樓，乃至全球各地，辦公人員不再是埋頭苦干，而是能夠借助計算機網(wǎng)絡(luò)開展相互之間的溝通協(xié)作，切實形成人機信息系統(tǒng)，實現(xiàn)自動化管理，實現(xiàn)對辦公環(huán)境的全面改善。此外，計算機技術(shù)應(yīng)用還能夠成為不同行業(yè)不同領(lǐng)域相互之間的連接樞紐，促進實現(xiàn)跨行業(yè)、跨領(lǐng)域的合作交流［4］。伴隨社會的進步、信息技術(shù)的發(fā)展，勢必會有更多的企業(yè)投身應(yīng)用計算機技術(shù)開展企業(yè)辦公自動化管理。

2.2降低管理成本，改善工作效率

伴隨計算機在辦公自動化中的應(yīng)用，勢必會引發(fā)一系列信息、經(jīng)濟方面的變革。企業(yè)引入先進計算機技術(shù)實現(xiàn)自動化辦公，一方面能夠有效縮減企業(yè)辦公所需的材料，一方面能夠省去辦公活動中繁瑣的流程步驟，另一方面還能夠降低企業(yè)管理成本投入。在應(yīng)用計算機技術(shù)開展辦公自動化管理期間，還能夠縮減企業(yè)部分辦公人員，在降低用人成本的一并，提升辦公效率及辦公收益。就好比惠普（中國）公司，借助計算機技術(shù)開展辦公自動化管理，相較于過去辦公經(jīng)費，如今降低了1/3；美國微軟公司應(yīng)用計算機技術(shù)開展辦公自動化管理，每年能節(jié)省約4000萬美元的經(jīng)費，同時還能夠降低人際事務(wù)處理時間。由此說明，計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，既可以降低企業(yè)管理成本，還可以改善企業(yè)工作效率，促進企業(yè)獲取良好的經(jīng)濟效益。

2.3調(diào)動企業(yè)個體創(chuàng)造力，促進企業(yè)發(fā)展

企業(yè)引入計算機技術(shù)開展辦公自動化管理是為了實現(xiàn)自身管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化、交流靈活自由化及辦公協(xié)調(diào)流程化，進一步將辦公人員自枯燥的辦公環(huán)境、繁雜的辦公事務(wù)中解放處理，盡可能調(diào)動起企業(yè)個體的創(chuàng)造力。創(chuàng)造力是促進企業(yè)發(fā)展的一項關(guān)鍵因素，引入計算機技術(shù)開展辦公自動化管理對辦公人員專業(yè)素質(zhì)提供了嚴(yán)苛的要求，每一位辦公人員均應(yīng)當(dāng)貢獻自身的創(chuàng)造力去開展自動化管理，不然的話只會造成企業(yè)被埋沒于激烈的市場競爭中?？偟亩?，在應(yīng)用計算機技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化管理期間，不僅對辦公人員創(chuàng)造力提出了要求，同時也調(diào)動起了辦公人員的創(chuàng)造力，經(jīng)濟促進企業(yè)有序健康發(fā)展。

3　計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

3.1計算機技術(shù)給予辦公自動化充分硬件、軟件支持

在企業(yè)全面工作流程中，辦公自動化涉及的業(yè)務(wù)主要是與信息相關(guān)方面的工作，此部分工作均要對計算機展開應(yīng)用，也就是說不管是計算機硬件方面的設(shè)備，還是計算機軟件方面的資源，均是辦公自動化不可或缺的重要內(nèi)容。其中，辦公自動化特定軟件以財務(wù)管理軟件、設(shè)備管理軟件等為主；支持軟件主要有計算機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、SQL server 2008及Access等；系統(tǒng)軟件則以計算機操作系統(tǒng)為主［5］。

3.2計算機技術(shù)促進文檔管理實現(xiàn)自動化

在辦公文檔管理期間引入計算機技術(shù)，在計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺上開展文件審閱、批復(fù)等工作，辦公人員可依據(jù)辦公實際情況對辦公步驟展開調(diào)整，針對文檔修改歷史痕跡、操作時間、批閱歷史痕跡等均能夠予以留存。辦公人員接收到公文后，第一步于文檔管理系統(tǒng)中開展錄入，然后把文檔傳輸至你辦人、承辦人，最后一步將文檔予以保存歸檔。歸檔完畢后，可通過文檔不同等級開展查詢，而文檔管理系統(tǒng)相關(guān)管理人員可對不同用戶查詢權(quán)限進行設(shè)置。于此期間引入計算機技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)收發(fā)文管理自動化，依據(jù)各種等級、權(quán)限，對一系列信息、文件開展共享、使用及保存［6］。

3.3引入計算機技術(shù)創(chuàng)建信息平臺

二十一世紀(jì)信息時代，企業(yè)加大自身信息宣傳、交流力度是十分有必要的，基于此，諸多企業(yè)通過對先進技術(shù)進行引入，以創(chuàng)建起企業(yè)自身特有的信息平臺，就好比電子公告、電子論壇及電子雜志等，

通過信息平臺企業(yè)能夠?qū)ζ髽I(yè)相關(guān)信息諸如企業(yè)章程、技術(shù)交流及公告事項等進行第一時間公布，幫助辦公人員迅速掌握企業(yè)發(fā)展動態(tài)。

3.4引入計算機技術(shù)促進辦公流程實現(xiàn)自動化

計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，可對企業(yè)全面辦公流程展開實時動態(tài)監(jiān)控，對每一部門、崗位相互的工作內(nèi)容開展協(xié)調(diào)，促進企業(yè)全面資源利用率的改善，促進企業(yè)工作效率的改善。無論是何種企業(yè)其均會面臨到各式各樣的流程化方面的工作，就好比公文的請示、匯報、審批、處理等，該部分工作流程通常有著固定的特征，經(jīng)由對計算機技術(shù)的引入，能夠促進辦公流程實現(xiàn)自動化，降低可避免的事務(wù)，促進資源配置優(yōu)化，提升工作效率。

4　結(jié)束語

綜上，企業(yè)在實現(xiàn)辦公自動化的發(fā)展道路上，經(jīng)對計算機技術(shù)的應(yīng)用有著十分重大的價值意義，現(xiàn)階段，我國辦公自動化發(fā)展進程已經(jīng)收獲一定成效，建設(shè)了具備人與系統(tǒng)全面集成化的開放式系統(tǒng)，為了實現(xiàn)我辦公自動化的進一步發(fā)展，相關(guān)人員務(wù)必要清楚認(rèn)識辦公自動化的內(nèi)涵、特征，全面分析計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用價值，自“計算機技術(shù)給予辦公自動化充分硬件、軟件支持”、“計算機技術(shù)促進文檔管理實現(xiàn)自動化”、“引入計算機技術(shù)創(chuàng)建信息平臺”、“引入計算機技術(shù)促進辦公流程實現(xiàn)自動化”等角度出發(fā)，不斷鉆研研究、

總結(jié)經(jīng)驗，有效提升計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用有效性。

參考文獻：

［1］陳長全.關(guān)于辦公自動化中計算機技術(shù)應(yīng)用研究［J］.科技與企業(yè)，2015，13（04）：68-69.

［2］柴寶芹.計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用［J］.Oriental Enterprise Culture，2012（20）：57-58.

［3］張諾瑤.基于Lotus Domino/Notes的工作流技術(shù)在辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用研究［J］.計算機光盤軟件與應(yīng)用，2012（04）：87-88.

［4］王祥瑞.計算機多功能技術(shù)在辦公自動化實際工作中的應(yīng)用研究［J］.科技傳播，2014（10）：139-140.

［5］施永祥.計算機多功能技術(shù)在辦公自動化實際工作中的應(yīng)用研究［J］.電子技術(shù)與軟件工程，2016（01）：177.

［6］胡勇，沈宏平.基于計算機信息傳輸技術(shù)的辦公自動化研究［J］.計算機光盤軟件與應(yīng)用，2014（07）：123-124.

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.13.128

基金項目：河南省教育廳科學(xué)技術(shù)重點項目《數(shù)字圖像處理技術(shù)在信陽毛尖品質(zhì)等級分類中的應(yīng)用研究》（項目編號：14B520047）

作者簡介：甘露（1981-），女，河南信陽人，碩士，講師，研究方向：計算機網(wǎng)絡(luò)與多媒體技術(shù)，計算機應(yīng)用技術(shù)。