中小企業(yè)信息化成功的關(guān)鍵因素

文/王玲·江蘇龍城精鍛有限公司

中小企業(yè)信息化成功的關(guān)鍵因素

文/王玲·江蘇龍城精鍛有限公司

經(jīng)濟的快速發(fā)展和信息化技術(shù)的不斷提升，加速了中小企業(yè)對信息化的應(yīng)用和依賴，企業(yè)工業(yè)化與信息化兩化融合的進程越來越快，效果也越來越顯著。但是中小企業(yè)在信息化的實施過程中遇到了很多問題，制約了信息化的步伐，本文以江蘇龍城精鍛有限公司為例，闡述了中小企業(yè)信息化成功的關(guān)鍵因素。

在企業(yè)信息化推行過程中，有些中小企業(yè)實施很順利，有些中小企業(yè)實施步步艱辛且沒有效果。從中小企業(yè)的特點和信息化實施的要點來看，存在很多因素制約著企業(yè)信息化目標的達成，其中有若干個占主導(dǎo)作用的因素，這些因素就是企業(yè)信息化成功的關(guān)鍵因素。關(guān)鍵成功因素對中小企業(yè)信息化系統(tǒng)有效推進起著決定性的作用。

江蘇龍城精鍛有限公司，現(xiàn)在員工800余人，自2004年以來，企業(yè)規(guī)模增長了8倍，是典型的從小企業(yè)成長為中型企業(yè)的代表；2006年，從龍城精鍛開始導(dǎo)入ERP以來，企業(yè)的信息管理系統(tǒng)不斷規(guī)范完善，先后實施了ERP、設(shè)備維修保養(yǎng)管理系統(tǒng)、安防管理系統(tǒng)、HR管理系統(tǒng)、數(shù)字資產(chǎn)保護管理系統(tǒng)等信息化項目。依據(jù)中小企業(yè)的特點和企業(yè)信息化推進的重點，本文以江蘇龍城精鍛有限公司為例，在多年實施信息化的經(jīng)驗基礎(chǔ)上，闡述中小企業(yè)信息化成功的關(guān)鍵因素，分別從需求識別、領(lǐng)導(dǎo)支持、項目團隊與領(lǐng)導(dǎo)力、硬件保障、流程重組、管理制度六個方面逐一進行剖析。希望對同類中小企業(yè)信息化的推進工作有所借鑒。

中小企業(yè)信息化成功的關(guān)鍵因素剖析

需求識別

企業(yè)信息化的內(nèi)容包括：產(chǎn)品設(shè)計的信息化、產(chǎn)品過程的信息化、產(chǎn)品及服務(wù)銷售的信息化、管理的信息化、決策的信息化等不同內(nèi)容。因此信息技術(shù)的應(yīng)用不再局限于企業(yè)活動的某些環(huán)節(jié)，而是在企業(yè)活動的各個領(lǐng)域、各個環(huán)節(jié)。但是，企業(yè)的規(guī)模、性質(zhì)、類型、所處的發(fā)展階段又會影響企業(yè)在信息化方面的需求和決策。

因此，作為中小企業(yè)，是否需要信息化、哪些環(huán)節(jié)需要信息化？都應(yīng)該從企業(yè)自身的需求出發(fā)。例如，PDM、ERP、HR、OA管理系統(tǒng)是否需要導(dǎo)入？在何時導(dǎo)入？都要根據(jù)企業(yè)的實際情況來評估。在選擇信息化產(chǎn)品時，不同品牌的產(chǎn)品各有專長，企業(yè)需要仔細識別自身情況、評估產(chǎn)品特點，尋找適合的信息化工具。

龍城精鍛導(dǎo)入企業(yè)ERP管理系統(tǒng)時，就是在企業(yè)快速發(fā)展階段，由于產(chǎn)量大，流轉(zhuǎn)快，依靠傳統(tǒng)的人工管理數(shù)量，保證實時準確越來越難，效率越來越低。產(chǎn)量的飆升，對訂單處理、數(shù)量管理、庫存管理和及時發(fā)貨造成了極大的困難。當(dāng)時，龍城精鍛迫切需要有一套信息化工具來實現(xiàn)對生產(chǎn)、銷售、庫存的管理，以達到生產(chǎn)、銷售及物流管理的實時、準確、有效。通過分析信息化需求，比對不同品牌的信息化產(chǎn)品，從軟件的特點、優(yōu)勢、成本等多方面進行比較分析，選擇了以生產(chǎn)工藝管理為核心的易飛ERP系統(tǒng)，它正符合龍城精鍛以生產(chǎn)工藝管理為主、產(chǎn)品量大、流轉(zhuǎn)快特點。由于需求急迫、產(chǎn)品符合企業(yè)特點，龍城精鍛的ERP項目得到順利的推進。

同樣，隨著企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的擴大，龍城精鍛的生產(chǎn)設(shè)備也越來越多，設(shè)備的日常維護、定期保養(yǎng)，應(yīng)急搶修等工作的安排越來越頻繁，設(shè)備效率的分析數(shù)據(jù)越來越龐大，傳統(tǒng)的管理方法給設(shè)備部的決策效率和準確度造成了阻礙。設(shè)備部門的管理壓力不斷上升，迫切需要有合適的信息化工具能減輕工作量、提升工作效率。于是，龍城精鍛識別了設(shè)備管理的信息化需求，購置了信息化工具進行管理。系統(tǒng)正式運行后，自動排定維護保養(yǎng)計劃，當(dāng)班的維護保養(yǎng)、維修數(shù)據(jù)和情況及時錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)自動計算設(shè)備稼動率，分析設(shè)備故障特點和維護保養(yǎng)重點，大大提高了設(shè)備部門的管理效率。

因此，需求的識別是企業(yè)信息化順利推行和成功實施的關(guān)鍵因素之一。主動的需求是企業(yè)信息化的助推力。

領(lǐng)導(dǎo)支持

企業(yè)信息化推行工作應(yīng)該是“一把手工程”。“一把手工程”并不一定是企業(yè)的CEO親自主抓信息化工作，但是作為中小企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)者董事長或者總經(jīng)理，必須參與信息化的工作，對信息化的工作提供最大限度支持與保障。首先，最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該具備實施信息化工作的強烈的主觀愿望，希望通過信息化來提升企業(yè)的管理效率和水平，并且在信息化的實施過程中，對項目團隊的工作提供資源保障，開辟綠色通道。中小企業(yè)管理層級較少，只要最高領(lǐng)導(dǎo)重視信息化，企業(yè)的各級管理層乃至基層員工都能夠感受到企業(yè)對信息化的關(guān)注度，因而更易推動。

項目團隊與領(lǐng)導(dǎo)力

在中小企業(yè)中，如果CEO的支持是企業(yè)信息化成功的充分條件，那么項目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)力就是信息化成功的必要條件，他將直接決定企業(yè)信息化實施的質(zhì)量。從信息系統(tǒng)來講，信息化包括：信息、流程、人員組織、設(shè)備四大方面，作為項目經(jīng)理，不僅僅領(lǐng)導(dǎo)人員與組織，還包括對信息系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程、信息等方面的有效領(lǐng)導(dǎo)。項目經(jīng)理的能力應(yīng)該體現(xiàn)在對這些方面的有效管理，以及對項目績效的監(jiān)控。因此，優(yōu)秀的項目經(jīng)理是信息化成功的有力保障。

項目經(jīng)理的作用固然重要，然而企業(yè)信息化的實施，單靠項目經(jīng)理的力量還是遠遠不夠的，關(guān)鍵還要依賴項目經(jīng)理與項目團隊的合作和全員的參與。管理信息化項目團隊和吸引全員參與，需要項目經(jīng)理在信息化工作推進中發(fā)揮出色的領(lǐng)導(dǎo)力，體現(xiàn)對信息化團隊的有效管理和對員工心態(tài)的深入理解。否則，單獨依靠項目經(jīng)理個人的力量，無法深入信息化實施的全過程，無法促進信息化與業(yè)務(wù)的有效整合，從而造成業(yè)務(wù)與信息化的斷裂。而作為信息化團隊成員，必須擁有良好的信息化素質(zhì)，接受專業(yè)的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，一方面努力提升業(yè)務(wù)技能，另一方面努力推動周圍員工參與系統(tǒng)實施。

中小企業(yè)規(guī)模、發(fā)展階段和應(yīng)用的信息化產(chǎn)品不同，所需要的項目團隊也不同，比如設(shè)備管理系統(tǒng)、企業(yè)安防系統(tǒng)、數(shù)字知識產(chǎn)權(quán)保護系統(tǒng)的應(yīng)用，具有各自的技術(shù)特點，應(yīng)用范圍小，涉及面??；ERP、OA項目應(yīng)用范圍廣、涉及面大；不同特點的項目，項目團隊成員的選擇也各不相同。

以上，都是作為項目經(jīng)理在信息化實施過程中要考慮的，體現(xiàn)著信息化管理者的綜合管理能力和領(lǐng)導(dǎo)力。因此，也充分體現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)力和團隊合作在信息化實施中的重要性。

硬件保障

高效快捷的信息化，必須要有充分高效的硬件設(shè)施作保障。信息化的實施需要有高速的網(wǎng)絡(luò)、高效的電腦、高質(zhì)量的硬件等。安防系統(tǒng)的硬件，除了網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和電腦外，還需要有清晰的攝像設(shè)備等；HR系統(tǒng)中還會用到照相機、考勤機、打卡機等各類硬件設(shè)備。企業(yè)信息化項目不同，對硬件的需要也不同。硬件配置的質(zhì)量、數(shù)量等都會影響到信息化實施的效果。設(shè)想，在ERP系統(tǒng)中，如果員工用領(lǐng)料單領(lǐng)料，而領(lǐng)料單因電腦速度遲遲無法快速開具，電腦還要時不時中途死機，肯定是會影響工作效率的，員工也會對ERP產(chǎn)生抱怨，從心理上抗拒運用系統(tǒng)，影響系統(tǒng)的正常運行。作為中小企業(yè)，在信息化投入時，必須要考慮必要的硬件投入，才能保證信息化之路的平坦。

龍城精鍛開始實施ERP之初，就遇到過網(wǎng)絡(luò)速度慢和電腦配置低造成ERP系統(tǒng)運行慢、數(shù)據(jù)錄入慢，員工抱怨的情況。為了徹底解決這一問題，重新對硬件進行了布局設(shè)計。具體實施方案如下：⑴全面整改公司網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，將廠區(qū)的辦公區(qū)、車間、餐廳、警衛(wèi)室等均采用獨立線路連接到機房和核心交換機，保證全廠網(wǎng)絡(luò)覆蓋，構(gòu)建了信息化的高速公路，保證數(shù)據(jù)快速準確交互；⑵部署高性能服務(wù)器，保證數(shù)據(jù)的快速處理；⑶部署了防火墻和殺毒軟件，保證網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行；⑷專門配備了專業(yè)的軟硬件運行維護人員，為信息化基礎(chǔ)提供組織保障。經(jīng)過調(diào)整后，ERP運行效率大大提高，員工的抱怨消除了。因此，充足的硬件設(shè)施是企業(yè)信息化實施的必備基礎(chǔ)。

流程重組

有效實施信息化，流程優(yōu)化是核心內(nèi)容。信息化過程，是將原有的管理通過信息手段來實現(xiàn)，原有的流程由人來控制，相對比較靈活多變，不易控制，而信息化就必須要求流程標準統(tǒng)一，易執(zhí)行，否則就無法運行，為了更好地通過信息化實現(xiàn)原有的工作，必定要對流程進行優(yōu)化和重組。中小企業(yè)的發(fā)展過程也是企業(yè)逐步規(guī)范的過程，在流程建設(shè)方面往往比較欠缺。企業(yè)的流程就是企業(yè)各類工作運行的標準，作為中小企業(yè)，要實施信息化，內(nèi)部流程必須要重新進行全面評估，用信息化的思路來規(guī)范現(xiàn)有流程，建立缺失的流程。

每一項信息化的推行，都會帶來企業(yè)內(nèi)部管理或大或小的變革。因此，在流程重組的過程中，必須仔細分析企業(yè)的實際情況，由流程主管部門和相關(guān)部門共同參與討論分析，制訂出切合實際情況的流程。流程必須明確各部門和人員的職責(zé)，設(shè)計合理的傳遞信息的單據(jù)，得到所有有關(guān)部門的認可，為流程運行掃清障礙。

管理制度

完善的企業(yè)管理制度是企業(yè)信息化的保障，企業(yè)應(yīng)用信息化就是要把先進的管理思想和業(yè)務(wù)模式固化到信息管理系統(tǒng)中，再應(yīng)用到企業(yè)管理中。再優(yōu)秀的軟件沒有完善的制度保障，管理都會癱瘓。制度是信息化有效執(zhí)行力的保障。成功的企業(yè)管理源于管理的制度化，管理制度是企業(yè)信息化成功的重要保障。中小企業(yè)在信息化實施過程中，必須逐步建立起一套完善的制度來保障信息化的實施。

信息化管理制度包括很多內(nèi)容，基本的分類包括硬件管理制度和軟件管理制度。硬件管理制度主要是對企業(yè)各類IT設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的管理；軟件管理制度依據(jù)企業(yè)所實施的軟件不同而制訂相應(yīng)的管理制度。在制度建立過程中，可以將各軟件或硬件管理通用制度整合，形成專門的管理制度，不同軟件特殊管理點再制訂有針對性的管理制度。例如ERP、OA、PDM、HR等不同的軟件都會有各自的實施要點，需要有針對性的管理制度來管控。

龍城精鍛在信息化推行過程中建立了完善的管理制度。首先，建立了IT基礎(chǔ)管理制度，計算機、網(wǎng)絡(luò)、機房、監(jiān)督考核等管理制度，為企業(yè)提供了規(guī)范安全的信息化環(huán)境。其中，監(jiān)督考核制度就是各軟件通用的制度。在此基礎(chǔ)上，逐步建立了ERP管理制度、HR軟件管理制度、安防系統(tǒng)管理制度、企業(yè)信息平臺管理制度等針對性的管理制度，形成了系統(tǒng)的制度體系，保障信息化的正常運行。龍城精鍛信息化管理制度框架，如圖1所示。

圖1 龍城精鍛信息管理制度框架

建立信息化管理制度，企業(yè)的信息化管理工作就能有效的控制和管理。比如，龍城精鍛ERP工作準則中要求所有工作中“日清日畢”，有了制度管控，這一要求就不只是停留在口頭上，而是在制度監(jiān)管，如果當(dāng)天的工作沒有完成，會對相應(yīng)的責(zé)任人進行監(jiān)督和考核。另外，在各類軟件的運行中，每一張單據(jù)的簽核都有固定的流程，如果違反流程，相應(yīng)的責(zé)任人員也必須承擔(dān)責(zé)任。制度，保證了龍城精鍛信息化運行有效的執(zhí)行力?？梢?，管理制度對于信息化成功的重要性。

結(jié)束語

中小企業(yè)信息化實施過程就是推進企業(yè)管理不斷完善的過程，也是艱苦的過程。企業(yè)信息化的成功，受諸多因素的影響，但關(guān)鍵還是要清晰地識別需求、取得最高領(lǐng)導(dǎo)的支持、培養(yǎng)卓越的信息化團隊和領(lǐng)導(dǎo)力、建立強效的硬件設(shè)施、完善內(nèi)部流程和健全管理制度作充分保障，才能為中小企業(yè)信息化的實施保駕護航。中小企業(yè)要充分發(fā)揮企業(yè)的工業(yè)化與信息化緊密結(jié)合的作用，讓信息化驅(qū)動企業(yè)的快速發(fā)展。