淺議辦公室工作的經(jīng)濟(jì)學(xué)

陳梅

摘要：辦公室是各級(jí)、各類機(jī)關(guān)的綜合工作部門(mén)，是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系八方的樞紐。辦公室工作量大面廣，瑣碎繁雜，容易陷入整天忙忙碌碌，懸而未決的事情卻越堆越多的惡性循環(huán)。本文首次用經(jīng)濟(jì)學(xué)原理分析辦公室工作中遇到的問(wèn)題，并對(duì)提高辦公室管理效能提出建議。

關(guān)鍵詞：辦公室；管理；經(jīng)濟(jì)學(xué)；效率企事業(yè)單位的辦公室既擔(dān)負(fù)著協(xié)調(diào)、調(diào)研、參謀等宏觀管理職能，又擔(dān)負(fù)著辦文、辦會(huì)、辦事、接待、后勤保障等微觀服務(wù)工作，每天處理的事情多且雜，任務(wù)繁重，突發(fā)性、瑣碎性強(qiáng)，管理難度大。辦公室常常出現(xiàn)每個(gè)人都很忙碌，整體工作效率卻不高的情況。新常態(tài)下的現(xiàn)代企業(yè)管理，對(duì)辦公室精細(xì)化管理、提高服務(wù)效能提出了更高要求。本文首次用經(jīng)濟(jì)學(xué)原理分析辦公室工作中遇到的問(wèn)題，并對(duì)提高辦公室管理效能提出建議。

一、辦公室工作與經(jīng)濟(jì)學(xué)的關(guān)系

“經(jīng)濟(jì)”一詞起源于希臘，原意是管理一個(gè)家庭的人。經(jīng)濟(jì)與人息息相關(guān)，經(jīng)濟(jì)學(xué)就是研究人類如何管理自己的稀缺資源，如何使用稀缺資源來(lái)生產(chǎn)有價(jià)值的商品的學(xué)問(wèn)。辦公室工作是在現(xiàn)有條件下，優(yōu)化協(xié)調(diào)公司中的人、財(cái)、物，使各要素充分發(fā)揮作用，從事的是公司這個(gè)“大家庭”的管理職能。只不過(guò)經(jīng)濟(jì)學(xué)的應(yīng)用要求管理決策要講究理性，依理決策。而辦公室工作主要是人與人之間的互動(dòng)協(xié)調(diào)，包含領(lǐng)導(dǎo)與基層之間的上傳下達(dá)、部門(mén)與部門(mén)之間的溝通協(xié)調(diào)、內(nèi)部員工之間的分工合作。辦公室工作既要講究科學(xué)性，又要講究藝術(shù)性。

二、辦公室工作的經(jīng)濟(jì)學(xué)解釋

辦公室工作繁雜瑣碎，方方面面的溝通協(xié)調(diào)并不會(huì)一帆風(fēng)順，資源配置很難完全做到科學(xué)合理，信息調(diào)研不可能做到掌握全局。工作中基層職工不理解、部門(mén)配合不如預(yù)期、原定計(jì)劃方案與實(shí)際不符等問(wèn)題都可能會(huì)出現(xiàn)。運(yùn)用經(jīng)濟(jì)學(xué)原理解釋此類問(wèn)題，有利于我們保持清醒的頭腦，理智、冷靜地思考應(yīng)對(duì)措施。

（一） 理性人

經(jīng)濟(jì)學(xué)是基于一系列的假設(shè)來(lái)構(gòu)造其理論框架的。其中最重要的假設(shè)就是理性人。人總會(huì)“理性”地作出選擇，即人從自己的本能愿望上，要做對(duì)自己最有利的選擇，爭(zhēng)取個(gè)人的最大利益。無(wú)論是辦公室內(nèi)部分工還是組織之間配合，簡(jiǎn)單、成熟、易出成果、對(duì)個(gè)人發(fā)展有利的工作從來(lái)不缺人做，而有難度、費(fèi)時(shí)費(fèi)力、付出回報(bào)率較低的“硬骨頭”幾乎沒(méi)有人愿意干。尤其是涉及的人員和流程較多時(shí)，常常會(huì)出現(xiàn)推諉、拖延等問(wèn)題，造成工作效率低下。如果沒(méi)有規(guī)章制度和職業(yè)道德的限制，這幾乎是一定的。運(yùn)用理性人的理論可以合理地解釋這一現(xiàn)象，理性人總會(huì)優(yōu)先選擇投資回報(bào)率高的工作，配合其他部門(mén)的工作相比自己的工作而言并沒(méi)有那么重要。推己及人，我們需要做的是承認(rèn)這個(gè)事實(shí)，并考慮應(yīng)對(duì)的辦法。

（二）資源的稀缺性

資源的稀缺性，是各類管理工作存在的根本原因。如果物品是無(wú)限的，那么勞動(dòng)就不再是必須的，人們就不需要做任何選擇，社會(huì)中的各種現(xiàn)象也都不會(huì)出現(xiàn)了。資源的稀缺性應(yīng)用到辦公室工作中，更具體的表現(xiàn)是，辦公用品及設(shè)備、車(chē)輛、會(huì)議室、各類經(jīng)費(fèi)的預(yù)算、甚至食堂供應(yīng)的廣受歡迎的菜品都是稀缺的。稀缺就有競(jìng)爭(zhēng)，理性的經(jīng)濟(jì)主體會(huì)傾向選擇最多、最優(yōu)質(zhì)的資源。這就需要辦公室統(tǒng)籌考慮，制定盡可能公平公正、科學(xué)合理的分配規(guī)則。當(dāng)然任何組織或個(gè)人都不可能占有所有資源，這就涉及到選擇成本。經(jīng)濟(jì)學(xué)的成本是指為了得到一件物品需要付出的最大代價(jià)。這個(gè)代價(jià)是指有可能從其他方面獲得的所有利益。經(jīng)濟(jì)學(xué)上稱這個(gè)成本為機(jī)會(huì)成本。因此我們?cè)谧鋈魏芜x擇時(shí)，都要采用比較成本優(yōu)勢(shì)的思路考慮，做自己最有比較優(yōu)勢(shì)的決策，而不應(yīng)該什么都想試一試。

（三） 信息的不完全

信息不完全原意是指市場(chǎng)參與者不具有關(guān)于市場(chǎng)環(huán)境狀態(tài)的全部信息。我們可以將這一理論擴(kuò)大到除了市場(chǎng)活動(dòng)以外的各種選擇行為。實(shí)際上，任何組織或個(gè)人在做選擇時(shí)，都不具備完全的信息。但在實(shí)際操作中，我們經(jīng)常會(huì)忽略這一點(diǎn)。馬克思也曾認(rèn)為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)雜亂無(wú)章，不如計(jì)劃經(jīng)濟(jì)井井有條，但計(jì)劃經(jīng)濟(jì)還是失敗了。其原因就在于，計(jì)劃如此大的經(jīng)濟(jì)體，需要異常龐大的信息基礎(chǔ)作為支撐，然后這種條件從來(lái)就不具備。具體到辦公室工作，要隨時(shí)保持警惕。每一次調(diào)研都可能因?yàn)檎{(diào)查方式、樣本、分析方法等原因漏掉信息。因?yàn)樾畔⒉煌耆?，任何?guī)則或制度的制定都不可能讓所有人滿意。工作中，我們希望制定完美的計(jì)劃和方案，按部就班順利達(dá)到期望值，但經(jīng)常會(huì)有突發(fā)狀況或沒(méi)有預(yù)見(jiàn)的種種問(wèn)題打亂我們的步調(diào)，因?yàn)樾畔⑦€會(huì)動(dòng)態(tài)變化。

三、辦公室管理的經(jīng)濟(jì)學(xué)建議

（一）正視理性人的自私性，合理分工，規(guī)范流程

每個(gè)人的比較優(yōu)勢(shì)不同，決定了社會(huì)分工或者專業(yè)化生產(chǎn)存在的必要性。社會(huì)分工和專業(yè)化生產(chǎn)有幾點(diǎn)好處：職責(zé)明確、分工合作、熟能生巧、積累知識(shí)。就辦公室管理而言，部門(mén)內(nèi)部應(yīng)建立精細(xì)化管理模式，按照“定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)”的要求確定清晰明確的崗責(zé)體系和考核辦法，對(duì)每個(gè)崗位的權(quán)限大小、任務(wù)目標(biāo)、工作量等進(jìn)行合理設(shè)定，使每項(xiàng)工作目標(biāo)明確、責(zé)任清晰，引導(dǎo)工作人員各盡其責(zé)。辦公室的各項(xiàng)工作內(nèi)容如何分配、操作順序如何安排、每個(gè)環(huán)節(jié)如何控制，按照從始到終、環(huán)環(huán)相扣、無(wú)縫銜接的工作流程，形成一整套科學(xué)、規(guī)范、可操作的辦公室管理運(yùn)行模式，使辦公室工作始終處于一種規(guī)范有序的狀態(tài)。

（二）認(rèn)清資源的稀缺性，制定規(guī)則，統(tǒng)籌安排

資源是稀缺的，就要從全局考慮，嚴(yán)格按照制度和流程辦事。辦公室既要維護(hù)制度和政策的權(quán)威性，又要做好制度和政策的解釋工作。尤其是當(dāng)資源稀缺到一定程度時(shí)，就更要注意公開(kāi)透明和公平公正。堅(jiān)決杜絕想當(dāng)然、隨意性、開(kāi)后門(mén)，在整個(gè)組織內(nèi)樹(shù)立起規(guī)則意識(shí)。對(duì)辦公室工作人員而言，工作任務(wù)繁重時(shí)，時(shí)間也是稀缺的。制定工作計(jì)劃和安排工作任務(wù)時(shí)要充分考慮各項(xiàng)工作任務(wù)和時(shí)間安排的機(jī)會(huì)成本，權(quán)衡比較成本優(yōu)勢(shì)，結(jié)合輕重緩急、先易后難的原則，才能有效提高工作效率，變被動(dòng)為主動(dòng)。

（三）承認(rèn)信息的不完全，留有余量，加強(qiáng)控制

在作決策、制定規(guī)則之前，要盡可能充分地收集信息，拓寬信息收集的渠道、范圍和方式，增強(qiáng)樣本的典型性和代表性，加強(qiáng)數(shù)據(jù)篩選和分析的科學(xué)性。有條件了解其他單位、部門(mén)或經(jīng)驗(yàn)人士成功的方式方法，可以少走很多彎路。要充分意識(shí)到人預(yù)知未來(lái)的能力是有限的，所以無(wú)論是安排日常工作還是做計(jì)劃和決策，要留有余量和退路。工作任務(wù)盡量提前安排完成，不要因?yàn)橥涎影Y陷入忙天慌地拼命、亂七八糟地對(duì)付的陷阱。信息是動(dòng)態(tài)變化的，計(jì)劃隨時(shí)可能趕不上變化，避免憑經(jīng)驗(yàn)辦事，加強(qiáng)事前、事中、事后的檢查、評(píng)估和控制，才能盡早發(fā)現(xiàn)缺陷并及時(shí)調(diào)整。

辦公室工作的瑣碎性、突發(fā)性決定了必須依靠科學(xué)的管理理念、管理方法和手段，才能使各項(xiàng)工作從被動(dòng)向主動(dòng)、由忙碌繁雜向規(guī)范有序、由“過(guò)得去”向“零差錯(cuò)”轉(zhuǎn)變。新常態(tài)下的信息時(shí)代，現(xiàn)代企業(yè)的辦公室更離不開(kāi)現(xiàn)代化的管理武器。經(jīng)濟(jì)學(xué)原理為辦公室工作提供了理論解釋，讓決策更趨于理性，有利于辦公室效能更有效地發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬文龍.管理中的經(jīng)濟(jì)學(xué)應(yīng)用[J].經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作信息；2006（27）：1-1；

[2]段紹斌.辦公室精細(xì)化管理模式的應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù)； 2013（22）：19-20。