芻議綜合年鑒的檢索系統(tǒng)

張永興 劉剛

[摘 要]檢索系統(tǒng)是年鑒的重要組成部分，也是編纂年鑒過(guò)程中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。本文結(jié)合年鑒編纂工作實(shí)踐，就綜合年鑒的檢索系統(tǒng)在年鑒不同位置應(yīng)該把握的重點(diǎn)進(jìn)行探討，供年鑒同仁在編輯過(guò)程中參考。

[關(guān)鍵詞]綜合年鑒；檢索系統(tǒng)

地方綜合年鑒是“系統(tǒng)記述本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等方面情況的年度資料性文獻(xiàn)”，它集記、文、表、圖、摘、傳、索引、統(tǒng)計(jì)、指南、便覽于一身，是一個(gè)行政區(qū)域一年的信息集成。當(dāng)人們?cè)谑褂玫胤骄C合年鑒的時(shí)候，面對(duì)龐大的信息量，就需要有一個(gè)較為完整的檢索系統(tǒng)。

地方綜合年鑒的檢索系統(tǒng)主要由卷首的中、英文目錄（部分年鑒還設(shè)計(jì)總目），卷中的天頭頁(yè)眉、外切口內(nèi)白處和類目首頁(yè)面檢索，卷尾的索引三部分組成。在一個(gè)龐大的信息集成中查找所須信息，就得依靠完善的檢索系統(tǒng)提供保障。本文結(jié)合當(dāng)前地方綜合年鑒編纂中檢索系統(tǒng)的編輯，談?wù)勔恍┛捶?，供大家在編輯地方綜合年鑒檢索系統(tǒng)時(shí)參考。

一、首卷檢索應(yīng)做到“全”

年鑒卷首檢索以中文目錄為主，英文目錄為輔。年鑒的中文目錄通常以年鑒的類目、分目、條目和表的標(biāo)題為主，部分年鑒設(shè)置有圖片的標(biāo)題或者文字說(shuō)明；英文目錄一般以類目為主，部分年鑒擴(kuò)至分目標(biāo)題。

從目前國(guó)內(nèi)的城市綜合年鑒來(lái)看，省、市級(jí)年鑒多數(shù)為中、英文目錄分別設(shè)置，中文目錄以年鑒框架內(nèi)容的標(biāo)題為主，英文目錄為類目或?yàn)轭惸俊⒎帜?。少?shù)省、市級(jí)綜合年鑒是中、英文合目，英文以類目為主，如《廣州年鑒》《深圳年鑒》等?？h級(jí)年鑒大多數(shù)只有中文目錄，只有部分的縣級(jí)年鑒編輯中、英文目錄，如《臨安年鑒》《武進(jìn)年鑒》等。另有部分年鑒在中文目錄前以類目標(biāo)題設(shè)總目或者要目，如《蘇州年鑒》《廣州年鑒》《深圳年鑒》等在中文目錄前設(shè)置了總目或要目，來(lái)增強(qiáng)年鑒的檢索功能。

總體說(shuō)來(lái)，在編輯年鑒目錄檢索系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該突出“全”字，括攬全書的記、文、表、圖、摘、傳、附等主要信息。英文目錄可視本地的情況而定?，F(xiàn)目前，很多的年鑒在編纂卷首目錄檢索系統(tǒng)方面也存在不全的現(xiàn)象，如中文目錄中只有年鑒框架設(shè)置標(biāo)題，無(wú)圖、表目錄；有的是框架設(shè)置標(biāo)題和表目錄，無(wú)圖文目錄，包括彩頁(yè)圖片專輯目錄；而更多的縣區(qū)綜合年鑒只有卷中的正文目錄。如《綿陽(yáng)年鑒2007》的目錄有文、表、摘、附等信息，但缺少圖的檢索信息；《綿陽(yáng)年鑒2009》的目錄只有類目、分目、子分目信息，其他的條目、表、圖等信息全沒(méi)有。

二、卷中檢索要“簡(jiǎn)”

卷中的年鑒檢索是卷首檢索的輔助檢索系統(tǒng)。年鑒通常采用卷中的天頭頁(yè)眉標(biāo)注檢索詞或者外切口內(nèi)白處標(biāo)注檢索詞；部分年鑒在設(shè)置類目頁(yè)，將本類目的分目標(biāo)題，在類目的首頁(yè)上顯示出來(lái)。

卷中的天頭頁(yè)眉或者外切口內(nèi)白處的位置空間有限，所以就要求在這兩個(gè)位置設(shè)置檢索內(nèi)容時(shí)需要簡(jiǎn)潔。在天頭頁(yè)眉設(shè)置檢索內(nèi)容目前主要有兩種方式：一種是在單頁(yè)天頭頁(yè)眉設(shè)置年鑒名加年號(hào)，雙頁(yè)天頭頁(yè)眉設(shè)置類目標(biāo)題；別一種是在單頁(yè)天頭頁(yè)眉設(shè)置類目標(biāo)題，單頁(yè)天頭頁(yè)眉設(shè)置分目標(biāo)題，目前以前者設(shè)置為多。在書外切口內(nèi)白處設(shè)置以類目標(biāo)題為主的檢索內(nèi)容，方便讀者快捷閱讀、查找所須內(nèi)容，如《大同年鑒2015》。還有部分年鑒在類目首頁(yè)設(shè)置了類目和分目標(biāo)題的檢索內(nèi)容?？傊?，卷中設(shè)置檢索內(nèi)容應(yīng)該做到簡(jiǎn)潔，突出創(chuàng)意，顯示特色，方便讀者。

三、卷尾檢索要“詳”

年鑒的卷尾檢索指的就是索引，索引是年鑒檢索系統(tǒng)的重要組成部分，也是年鑒的重要內(nèi)容之一，是一本城市綜合年鑒檢索功能是否完備的標(biāo)尺所在。在很大程度上來(lái)說(shuō)，年鑒是一個(gè)區(qū)域內(nèi)的地方（行業(yè)）百科全書，既然是百科全書，就要求年鑒要有完善的索引檢索系統(tǒng)，索引也就成為年鑒必不可少的部分。制作索引也是年鑒的性質(zhì)和功能作用所決定，而且在中國(guó)地方志指導(dǎo)小組和中國(guó)版協(xié)組織的年鑒評(píng)獎(jiǎng)中，年鑒的索引都占有較高的分值，索引檢索系統(tǒng)在綜合年鑒中的地位日益提升。

編輯在制作索引時(shí)，須了解什么是索引?！冬F(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》中對(duì)索引是這樣解釋的：“（索引）是把書刊中的項(xiàng)目或者內(nèi)容摘記下來(lái)，每條下標(biāo)注出處頁(yè)碼，近觀一定次序排列，供人查閱的資料。也叫引得?！币罁?jù)這個(gè)概念，制作年鑒索引時(shí)，我們通常以主題詞內(nèi)容分析為主，包括年鑒中類目、分目、子分目、條目、表格標(biāo)題，圖文說(shuō)明；人名、地點(diǎn)、機(jī)構(gòu)名稱、各類事物專業(yè)術(shù)語(yǔ)名稱；重要活動(dòng)、重要事件名稱；法律法規(guī)、書名、作品、成果名稱等等。編輯要把以上這些具有實(shí)際檢索意義的主題詞都作為索引詞條選取出來(lái)，才能保證索引的真實(shí)檢索性，所以說(shuō)索引制作必須要詳細(xì)。

制作索引的第二步是將所有精選出來(lái)的索引詞條統(tǒng)一編排，也可根據(jù)本年鑒的特點(diǎn)分類編排。如《臨安年鑒2015》索引就分為主題詞索引、簡(jiǎn)略詞和名詞解釋索引、人名索引等；《澳大利亞華人年鑒2014》分類目色系索引、卷首索引、人名索引、社團(tuán)與機(jī)構(gòu)索引、表單索引。

目前，年鑒索引在眾多年鑒人心目中還處于忽略狀態(tài)，感覺(jué)年鑒索引是可有可無(wú)，前面有類目、分目、條目標(biāo)題的目錄，制作索引沒(méi)有必要的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，這在縣級(jí)綜合年鑒編輯中的表現(xiàn)尤為明顯。有些年鑒索引直接把前面的目錄全搬至索引中，內(nèi)容沒(méi)變，把目錄變成了索引，這樣的索引沒(méi)有任何的實(shí)用價(jià)值，就是一個(gè)擺設(shè)，起裝裝門面的作用。存在這樣的現(xiàn)象和問(wèn)題，主要是多數(shù)編輯對(duì)年鑒索引不了解；另外很多編輯不會(huì)制作索引或者交給一些文化公司的人來(lái)制作索引，結(jié)果做出的索引也是不倫不類。如何編制索引，怎樣能夠把年鑒索引編好，是一件任重道遠(yuǎn)的事情，需要年鑒同仁共同努力。

總之，年鑒檢索系統(tǒng)是年鑒不可缺少的部分，至少要保證卷首的目錄、卷中的天頭頁(yè)眉、卷尾的索引這個(gè)檢索系統(tǒng)完整性，其他可根據(jù)本年鑒的特點(diǎn)進(jìn)一步的細(xì)化和完善，以供讀者查閱需要。