淺談高校辦公室精細化管理

陳煒+魯巍+王渝華

摘要：隨著教育體制改革的不斷深入，對高校辦公水平也提出了更高的要求。高校辦公室有必要引入精細化管理理念提高工作質量和效率以應對新的挑戰(zhàn).本文詳細闡述精細化管理的內涵及特征，希望通過對精細化管理的剖析，探究高校精細化辦公的新途徑。

關鍵詞：精細化管理；高校

精細化管理是上世紀50年代發(fā)源于日本企業(yè)的一種管理理念，它代表著近代社會對于分工精細化及服務質量精細化更高層次的要求。作為一種現(xiàn)代科學的管理理念，精細化管理思想被應用于不同領域，并以取得了顯著成效。因此，將精細化管理模式進一步引入高校辦公管理不失為一種好的方法。相比于企業(yè)來講高校雖然與企業(yè)管理對象不同，但他們具有相同的管理理念和方法。高?？筛鶕?jù)自身教育發(fā)展規(guī)律和特點對精細化管理模式進行改造，控制其適用范圍，科學地把握管理程度，將對高校提高辦公質量及效率具有極大幫助。

一、高校辦公現(xiàn)狀及面臨的問題

高校辦公室是學校的綜合性管理機構，其職能幾乎涉及現(xiàn)代高校管理系統(tǒng)中的決策、執(zhí)行、督查、反饋等各個子系統(tǒng)，而且又具有特定的服務及信息傳遞功能[1]?？梢哉f高校辦公室正真起到了上下溝通，內外聯(lián)系，左右協(xié)調調度的重要作用。雖然其在學校日常工作中扮演著重要的角色，但同時也存在不少問題。第一，高校辦公室缺乏一套完整的辦公制度，管理比較混亂。人員分工不夠明確，導致行政效率低下以及難以量化工作績效，無法調動辦公室人員的工作積極性。第二，行政人員思想懈怠，照搬原先工作模式，恪守成規(guī)，較少學習新型管理模式，缺乏創(chuàng)新意識。第三，高校辦公室缺乏長期的工作規(guī)劃和安排，使得其難以應付當下的工作強度。因此，有必要引入精細化管理，進一步解決高校辦公室當下面臨的問題，提高辦公的質量和水平，為高校發(fā)展提供更多空間。

二、高校精細化管理的內涵及特征

（一）高校辦公室精細化的內涵

首先，精細化管理是一種管理理念，不是具體的管理方法。精細化管理使活動達到最佳效果，引導人們朝著既精又細的方向努力。“精”可以是精確、精干、精益求精；“細”可以看做是仔細、細節(jié)等等[2]。所以有助于既精又細的管理做法都是值得肯定的。因此落實到實踐工作中，精細化的管理理念必定要深入人心。精細化管理的關鍵在于細節(jié)處理，只有行政人員中對于精細有一種態(tài)度，才能在日常的工作中更好的體會精細化的理念。

其次，精細化管理常常是針對常規(guī)管理中存在的實際問題而進行改進的，也就是說具體問題具體分析，對癥下藥。這一點需要高校辦公人員通過對日常工作的觀察發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并給出改進的方案，在不斷的實踐中提高辦公室精細化的管理水平。

最后，精細化管理是持久、精進的過程。因為我們無法預知完美的極致，所以我們在不斷追求接近完美。加之外界環(huán)境的變化及人們知識水平的提升，之前認為是符合精細管理的做法或許已經不再適用。所以說追求精細化的管理并不是一蹴而就的，他需要在進行過程中不斷的改造，不斷的準求更加精細的工作方式。

（二）高校辦公室精細化管理的特征

高校辦公室精細化管理可以理解為以避免浪費人力成本為核心，“精湛”“準確”“細致”“嚴謹”開展辦公室各項工作，尋求不間斷提高工作效能、提升服務中心工作水平的機會。因此，可以將高效辦公室精細化管理的特征歸結為四個字，即“精、準、細、嚴”。

1、高校辦公室精細化管理注重業(yè)務能力精湛業(yè)務能力精湛要求不斷提煉，精心篩選，尋找解決問題的最佳方案。高校辦公室工作人員的業(yè)務能力精湛與否直接關乎精細化管理水平是否上得去。在精細化管理要求下，高校辦公室工作人員在工作中應當具備精湛的業(yè)務能力，能夠精心設計工作方案，解決紛繁復雜的工作問題，提升工作效能。

2、高校辦公室精細化管理強調尋找目標準確高校辦公室在接到上級下達任務或下級反饋意見后，能夠準確地把握問題關鍵，并采取行動，提出解決方案或者將問題解決。準確定位目標，這正是提高辦公室辦文、辦會、辦事水平的關鍵之所在，也是精細化管理的顯著特征。

3、高校辦公室精細化管理關注內在聯(lián)系細節(jié)。內在聯(lián)系細節(jié)究其根由是找到工作內在聯(lián)系和規(guī)律，通過對細節(jié)的嚴格把控，實現(xiàn)管理工作由粗放向精細轉變。

4、高校辦公室精細化管理要求工作態(tài)度嚴謹。工作態(tài)度嚴謹主要體現(xiàn)在執(zhí)行和控制上，不放松對每一個環(huán)節(jié)把控，嚴格按照要求執(zhí)行這是精細化轉化為事實的關鍵所在。

三、提高辦公室精細化管理的途徑

面對高校辦公中存在的問題，有必要根據(jù)高校自身特點，探索一條新的精細化管理道路來優(yōu)化高校管理水平，提升高校辦公管理的質量。

第一，堅持人本主義，營造和諧辦公環(huán)境。在對待辦公人員方面，首先要給予其一定的自主性，其次鼓勵他們在工作中創(chuàng)新工作模式，可以適當給予年輕人更多的展現(xiàn)機會，進一步挖掘辦公人員的潛在動能。對待辦公對象，要做到一切以人為本，靈活相關制度，真正服務師生而不拘泥于規(guī)則。同時在高校辦公室中營造輕松和諧的辦公氛圍，通過細致的組織計劃，人員配置和崗位規(guī)劃進一步增強辦公人員對于組織目標的認同感，再者，對于工作分配要科學合理，從而建立良好的辦公室人際關系。為精細化辦公的進一步推進奠定基礎。

第二，培養(yǎng)辦公人員綜合素質能力。辦公人員的綜合素質能力包括，過硬的行政能力，強烈的責任意識，精細化的工作理念，積極的創(chuàng)新意識等。只有辦公室人員真正提高綜合素質能力，才能更好的促進精細化的高校辦公的開展。自身綜合素質較強，更容易接受新的組辦公方式，也可以更好地在短期內完成從思想到實踐思維轉變。可以通過組織辦公室人員定期進行工作交流學習，將工作中遇到的問題和好的解決方法一同與大家分享，不定期的舉行精細化理念的學習，深入了解精細化的理念內涵，正真做到在學習中工作，在工作中學習。

第三，增強辦公人員自我學習能力，熟練運用創(chuàng)新化的管理手段。21 世紀是信息和知識的時代，新的理論不斷涌現(xiàn)，新的領域不斷拓展，辦公人員需要有較強的接受新鮮事物的能力。高校不同于企業(yè)的內部環(huán)境封閉，高校內部文化更加開放，這就要就高校辦公人員有一顆“時尚”的心。通過接受新鮮事物來拉近與服務對象的距離感，并運用新鮮事物服務于工作之中。例如，通過建立微信公眾號提示工作流程等方式。技術革命和信息化時代的到來，大大沖擊了傳統(tǒng)辦公模式，傳統(tǒng)的辦公模式已經不能滿足現(xiàn)實需求。加之近年來高校頻繁合并，跨校區(qū)工作已成為日常管理工作的新常態(tài)。高校辦公人員要學會充分利用現(xiàn)代辦公設備來提高工作質量和效率，并結合辦公室管理的信息調研、溝通協(xié)調、督辦檢查、接待統(tǒng)計等各方面的工作需要，建立適應學校發(fā)展所需信息系統(tǒng)，使事務處理信息化，指揮調控現(xiàn)代化，從而實現(xiàn)真正意義上的辦公自動化和信息化。

第四，優(yōu)化隊伍人員配置，重視制度保障。高效辦公室不僅僅注重個人在其中的作用，更重要的是發(fā)揮集體和團隊在其中的作用。只有充分的發(fā)揮集體的智慧，調動起全員的積極性，使得從領導層面到工作人員層面從上至下的全面參與，提高工作效率，增強服務質量，最大限度上的求同存異，為達到科學管理、創(chuàng)新管理而共同努力[3]。為了符合學校的編制情況，配合辦公室的實際情況，合理調度人力資源，使得人盡其職，人盡其才，避免出現(xiàn)人員冗雜等不良情況出現(xiàn)。同時，還需要建立健全辦公室的各種規(guī)章制度，分清工作關系中的主次關系，創(chuàng)立一套緊密圍繞精細化管理理念的工作制度，精確工作目標，嚴格把控工作流程，反復確認細節(jié)。使得各項工作可以順利有效地運行，達到有條不紊，高效便利的良好效果。

四、結語

在高校辦公管理中引入精細化管理思想， 重點是要把精細化管理的核心理念貫穿到高校辦公管理的各個方面， 從而提高高校辦公管理水平， 保障高校正常完成教學任務。同時要正確理解精細化管理的內涵，根據(jù)高校自身特點創(chuàng)新精細化管理方式。精細化管理是一項長期而系統(tǒng)化的管理過程，要學會在實踐中不斷發(fā)現(xiàn)問題，總結經驗教訓， 制定科學而的對策， 使廣大師生正真受益于精細化辦公管理模式。（作者單位：西南交通大學遠程與繼續(xù)教育學院）

參考文獻：

[1]鄭薇薇.芻議高校辦公室管理的創(chuàng)新性發(fā)展[J].科技信息（學術版）.2007（31）

[2]王殿龍.精細化管理的內涵及其實施問題的思考[J]. 石油化工管理干部學院學報. 2010.（2）

[3]孫旭東.趙映振.高校辦公室管理工作的新舉措和新特點.中國高等教育（半月刊）。2003

[4]楊顯貴.張昌民.精細化管理與大學管理精細化[J].上海管理科學.2008.（2）