“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案管理策略

楊麗麗

摘要：國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)指出：“給傳統(tǒng)檔案工作插上網(wǎng)絡(luò)這一現(xiàn)代翅膀”。因此，培養(yǎng)高層次的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，加強(qiáng)檔案文化的社會(huì)宣傳和教育，科學(xué)地制定各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)和檔案安全意識(shí)，才能促進(jìn)”互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案管理的互補(bǔ)融合，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理健康快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理

0 前言

進(jìn)入信息時(shí)代以來(lái)，檔案管理工作的理念在不斷的推陳出新，管理水平和效率有了顯著的提高，總體上適應(yīng)了新時(shí)代的發(fā)展需求。然而就目前形勢(shì)而言，特別是在國(guó)家戰(zhàn)略“互聯(lián)網(wǎng)+”的大背景下，眾多行業(yè)依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了自身行業(yè)的飛速發(fā)展，激發(fā)了新的業(yè)態(tài)和活力。檔案部門(mén)也開(kāi)始逐步探索“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”領(lǐng)域的研究和發(fā)展趨勢(shì)。

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 政府對(duì)檔案管理信息化的推進(jìn)力度不足

首先，在思想意識(shí)層面上，政府工作重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，忽視了公共服務(wù)部門(mén)的發(fā)展。檔案管理工作本身不會(huì)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)利益，因此，一段時(shí)期以來(lái)，各相關(guān)部門(mén)不免忽略了檔案管理工作的重要性，缺乏對(duì)檔案文化的宣傳和有效監(jiān)督，忽視了對(duì)檔案的規(guī)范與管理，部分管理人員的綜合工作水平總體偏低，導(dǎo)致檔案管理效率低下。

同時(shí)，在檔案管理信息化發(fā)展的歷程上，我國(guó)經(jīng)歷了單機(jī)管理階段、網(wǎng)絡(luò)管理階段、電子文件管理系統(tǒng)階段以及當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)+管理階段，然而縱觀一段時(shí)期以來(lái)軟件的開(kāi)發(fā)與共享等方面，存在著缺乏國(guó)家主管部門(mén)制定的統(tǒng)一規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)、軟件開(kāi)發(fā)不徹底、軟件更新不及時(shí)等弊端，影響數(shù)據(jù)平臺(tái)的共享。

1.2 檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)化素質(zhì)需要進(jìn)一步的提升

首先，檔案管理工作者是檔案管理和利用工作的行為主體，然而，實(shí)際工作中，有相當(dāng)多一部分檔案管理人員沒(méi)有檔案專(zhuān)業(yè)背景或?qū)嶋H工作經(jīng)驗(yàn)，缺乏理論知識(shí)和責(zé)任意識(shí)，面對(duì)檔案管理工作中的具體問(wèn)題難以規(guī)范處理，進(jìn)而不能有效地發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)下的各類(lèi)檔案管理的作用。

另一方面，檔案部門(mén)作為非盈利性質(zhì)的公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，缺少有效的激勵(lì)機(jī)制，部分檔案管理者的主動(dòng)服務(wù)思想不強(qiáng)，制約了檔案用戶的滿意度和關(guān)注度的提升，進(jìn)而影響了檔案管理信息化的進(jìn)程。相反，物聯(lián)網(wǎng)和購(gòu)物網(wǎng)在經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)使下，與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)系融合得比較緊密。

1.3 企業(yè)對(duì)檔案信息化管理缺乏動(dòng)力

在檔案信息化管理方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)誤認(rèn)為檔案工作不能給單位創(chuàng)造效益，不是單位的主要工作，此外，與公共部門(mén)直屬的檔案管理部門(mén)有財(cái)政支出不同，企業(yè)方面需要獨(dú)自承擔(dān)這一部分費(fèi)用，因此，在檔案管理工作人員的招聘與任用，以及檔案軟件的選用與采購(gòu)方面，未給予較多經(jīng)濟(jì)支持，導(dǎo)致企業(yè)檔案缺乏信息化有效融合和推動(dòng)。

1.4 公共檔案意識(shí)和關(guān)注度有待提升

根據(jù)有關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，當(dāng)前，公眾對(duì)檔案利用方式和途徑存在誤區(qū)，檔案意識(shí)不強(qiáng)，缺乏檔案合理利用的氛圍。公眾對(duì)檔案的特點(diǎn)、保密范圍、利用途徑等不了解，進(jìn)而影響其對(duì)檔案信息獲取途徑的選擇，從而導(dǎo)致檔案價(jià)值以及公眾關(guān)注度的下降。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展策略

2.1 大力宣傳，促進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)思維化

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代是一個(gè)充滿機(jī)遇與挑戰(zhàn)的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已不再適合檔案管理工作，未來(lái)的檔案管理工作是”互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的深度和廣度內(nèi)涵的檔案管理工作，要符合網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的要求，提高管理水平和效率。社會(huì)檔案網(wǎng)絡(luò)意識(shí)需要大力宣傳，需要一個(gè)長(zhǎng)期的漸進(jìn)的過(guò)程，必須經(jīng)過(guò)持之以恒的宣傳和切實(shí)的工作才能完成。提供公共檔案網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)，讓公眾了解檔案、認(rèn)識(shí)檔案，增強(qiáng)公眾檔案網(wǎng)絡(luò)意識(shí)和關(guān)注度，這是實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)+檔案工作全面快速網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的重要一步。

2.2 推進(jìn)統(tǒng)一的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)

檔案管理軟件是互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代中檔案信息化管理的基礎(chǔ)，因此，國(guó)家檔案主管部門(mén)應(yīng)站在全局的高度，積極扶持檔案管理軟件的研發(fā)，制定統(tǒng)一的研發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)展多層次、多類(lèi)型、能滿足不同檔案管理要求的檔案管理軟件，推動(dòng)我國(guó)檔案網(wǎng)絡(luò)化、協(xié)同化、項(xiàng)目化、專(zhuān)業(yè)化、平臺(tái)化進(jìn)程。同時(shí)，在保障檔案安全的前提下，推進(jìn)全國(guó)開(kāi)放檔案信息資源平臺(tái)建設(shè)，逐步把全國(guó)已上網(wǎng)開(kāi)放檔案和政府公開(kāi)信息集中收集起來(lái)，方便社會(huì)利用。

2.3 推動(dòng)新時(shí)期檔案管理體制機(jī)制改革

科學(xué)合理的管理體制、靈活有效的運(yùn)行機(jī)制，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的基礎(chǔ)保障和必要條件。合理劃分檔案管理工作的職責(zé)和權(quán)力?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代，在提高檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、平臺(tái)化的同時(shí)，重點(diǎn)應(yīng)該是強(qiáng)化檔案服務(wù)職能。傳統(tǒng)的管理模式是將主管檔案的單位或部門(mén)作為政府或企業(yè)的附屬機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，導(dǎo)致效率低、重視程度不夠等諸多問(wèn)題的產(chǎn)生。為了與當(dāng)前政府轉(zhuǎn)型、社會(huì)轉(zhuǎn)型相適應(yīng)，必須實(shí)行從國(guó)家事業(yè)向公共事業(yè)的轉(zhuǎn)變，即實(shí)現(xiàn)了政事分開(kāi)，檔案管理單位才能成為自行發(fā)展、自主管理、自我約束的法人實(shí)體，進(jìn)而更好地依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)履行強(qiáng)化服務(wù)的職能，直接對(duì)服務(wù)對(duì)象負(fù)責(zé)，加大事業(yè)服務(wù)與服務(wù)對(duì)象結(jié)合的廣度、深度，保證社會(huì)平等獲得和合理利用檔案的權(quán)利，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的平穩(wěn)健康發(fā)展。

2.4 樹(shù)立安全意識(shí)，做好檔案安全防范工作

檔案信息的保密性與安全性是檔案管理的關(guān)鍵，進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，信息的安全性方面也日益凸顯，因此，需要建立健全檔案信息安全保障體系，以保證檔案信息的使用安全和存儲(chǔ)安全。對(duì)于檔案管理工作，既要提高檔案信息安全意識(shí)，也要防范非法分子利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)盜取檔案信息。