企業(yè)檔案管理工作的重要性研究

梁秀坤

摘 要 企業(yè)的檔案管理部門，普遍存在被認(rèn)為是只有投入沒(méi)有產(chǎn)出的部門，因而檔案部門的工作得不到應(yīng)有的重視和承認(rèn)，不同程度地影響企業(yè)檔案管理工作的順利開(kāi)展，影響檔案工作發(fā)揮應(yīng)有的作用。本文對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重要性進(jìn)行了深入的分析，旨在提高企業(yè)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 檔案管理 重要性

檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作之一，是企業(yè)重大經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的歷史記錄，是企業(yè)依法經(jīng)營(yíng)的證明，是企業(yè)當(dāng)前經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的指導(dǎo)依據(jù)，它對(duì)記錄歷史狀況和指導(dǎo)企業(yè)工作，維護(hù)企業(yè)權(quán)益有著極為重要的作用。實(shí)踐證明，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)越充分，搞好檔案管理工作的自覺(jué)性就越高。檔案對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的支持作用就發(fā)揮得越充分。因此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視抓好企業(yè)檔案管理工作。

一、檔案管理工作的投入分析

（一）人力投入

一般來(lái)說(shuō)，任何一個(gè)企業(yè)，只要是正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，都有檔案管理部門，設(shè)立檔案管理組織機(jī)構(gòu)、檔案網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)構(gòu)，配備專職檔案管理人員、檔案網(wǎng)絡(luò)兼職管理人員和檔案各級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)。由于檔案管理有其自身的專業(yè)性，要求95%以上檔案人員必須進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，取得相關(guān)的檔案管理資格證書(shū)，方可從事檔案工作，且每隔5年必須重新取證，同時(shí)還必須接受不得低于40學(xué)時(shí)/人·年的繼續(xù)教育培訓(xùn)，這也是一項(xiàng)不少的投入。[1]

（二）物力投入

由于檔案管理的專業(yè)特殊性，檔案的管理保護(hù)技術(shù)要求是相當(dāng)高的，為了確保檔案的完整和安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案的使用壽命，要求檔案庫(kù)房必須堅(jiān)固、必須留有今后20年存放檔案的余地。庫(kù)房?jī)?nèi)裝有安全門鎖、防盜的監(jiān)控系統(tǒng)、通風(fēng)設(shè)備，備有足量的消防器材、防火監(jiān)控系統(tǒng)等。檔案庫(kù)房必須和辦公室、閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房必須配置有“八防”保護(hù)設(shè)備和安全措施，即做到：防火、防盜、防潮、防光、防溫、防蟲(chóng)、防塵、防有害氣體，等等。如最基本的檔案庫(kù)房的溫濕度要求：一般紙質(zhì)檔案溫度為14℃～24℃，相對(duì)濕度為45%～60%；特殊載體的檔案，如照片/底片檔案保存溫度要求為13℃～15℃，相對(duì)濕度要求為35%～45%。這就要求企業(yè)對(duì)檔案工作投入較多的資金，用來(lái)配置有特定要求的檔案庫(kù)房、檔案保護(hù)設(shè)備、檔案專用裝具等，而且這筆投入是相對(duì)較大的。

（三）財(cái)力投入

由于檔案工作的特殊性，工作的過(guò)程中就是消耗辦公用品的過(guò)程。檔案管理在整理歸檔的過(guò)程中，需要大量的檔案夾具，如檔案夾，檔案卷盒、卷皮、復(fù)印紙張、整理和裝訂工具，涂改液、號(hào)碼機(jī)、專用油墨、裝訂線、標(biāo)簽紙、貼標(biāo)簽專用的雙面膠等，專用檔案夾具要定做（如會(huì)計(jì)、照片/底片等檔案裝具）要定做，價(jià)錢普遍較貴；以上這些都需要企業(yè)加大資金投入，才能保證檔案管理工作正常開(kāi)展。

二、檔案管理工作的產(chǎn)出效益分析

（一）現(xiàn)時(shí)利用檔案效益

完整準(zhǔn)確的檔案資料，快捷方便的查詢方式可以為生產(chǎn)一線的技術(shù)人員帶來(lái)極大幫助，也可以創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟(jì)效益。如某企業(yè)2014年一期運(yùn)煤碼頭在多年使用后部分管樁出現(xiàn)裂縫，能否靠泊進(jìn)口煤船需要重新校核，設(shè)計(jì)部門利用綜合檔案室提供的地質(zhì)資料和原設(shè)計(jì)圖紙，不僅節(jié)約時(shí)間還節(jié)省116.2萬(wàn)元的費(fèi)用。根據(jù)統(tǒng)計(jì)，兩年時(shí)間，該廠利用檔案產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益達(dá)到352.61萬(wàn)元。這些利用情況都體現(xiàn)了檔案的作用及檔案存在的價(jià)值，即檔案的產(chǎn)出。[2]

（二）社會(huì)效益

從檔案作用的雙重性和擴(kuò)展律的另一方面來(lái)說(shuō)，它對(duì)全社會(huì)有用，是長(zhǎng)遠(yuǎn)作用，它體現(xiàn)的是檔案的第二價(jià)值。例如，某廠作為國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)工程，它的設(shè)計(jì)、基建、安裝、調(diào)試、生產(chǎn)運(yùn)行及其經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程和經(jīng)驗(yàn)，都是極其寶貴的財(cái)富，它對(duì)真實(shí)反映我國(guó)的社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)有著重要的作用，而這些作用是呈現(xiàn)擴(kuò)大和發(fā)展趨勢(shì)，這時(shí)檔案的價(jià)值就在檔案不斷被社會(huì)各階層利用、參考時(shí)體現(xiàn)出來(lái)，其價(jià)值是不可估量的。

（三）歷史效益

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，檔案對(duì)一個(gè)國(guó)家的生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究和文化教育事業(yè)的發(fā)展越來(lái)越顯示出重要作用。它體現(xiàn)在利用檔案后，對(duì)促進(jìn)歷史研究及維護(hù)歷史真實(shí)面貌、借鑒和鞭策工作、汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、取長(zhǎng)補(bǔ)短、產(chǎn)生并提高效益發(fā)揮重大作用。當(dāng)經(jīng)過(guò)了漫長(zhǎng)的歷史時(shí)期，一些企業(yè)已經(jīng)不復(fù)存在，但企業(yè)的各類永久保存的檔案仍作為歷史檔案存放在各個(gè)地方檔案館里，它的歷史價(jià)值和效益是不言而喻的。例如，電力工作者可以通過(guò)對(duì)檔案的利用、研究，找出過(guò)去電力生產(chǎn)建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，找出電力企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，找出電力生產(chǎn)企業(yè)機(jī)制改革的思路和模式，這對(duì)推動(dòng)電力事業(yè)發(fā)展所起的作用將是不可估量的。

三、檔案價(jià)值分析

（一）從檔案的定義、本質(zhì)、屬性看檔案價(jià)值

《檔案法》第二條規(guī)定：“檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)、個(gè)人具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”它從法律層面規(guī)定了檔案是必須有保存價(jià)值的歷史記錄。這是對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)的提高。從檔案的本質(zhì)、屬性看，一方面，檔案是人類保存記憶的最好工具，具有原始性、本源性、回溯性，這是檔案的本質(zhì)，它決定了檔案必須加以很好保存，人類文明才得以傳承。

（二）從檔案工作具體內(nèi)容看檔案價(jià)值

檔案工作的內(nèi)容是檔案工作者勞動(dòng)的具體體現(xiàn)，也凝結(jié)了檔案的價(jià)值。檔案工作中的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用幾個(gè)環(huán)節(jié)，其實(shí)就體現(xiàn)了檔案工作的兩個(gè)方面，即收集管理和提供利用。一方面，檔案人員通過(guò)收集、保管、鑒定等手段，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的保存價(jià)值；另一方面又通過(guò)整理、編目、編研和利用等一系列工作，來(lái)確保檔案利用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，收藏管理與開(kāi)發(fā)利用永遠(yuǎn)是檔案工作對(duì)立統(tǒng)一的兩個(gè)方面，是檔案價(jià)值在檔案實(shí)際工作中的很好體現(xiàn)。[3]

（三）從檔案的價(jià)值形態(tài)看檔案價(jià)值

檔案的保存價(jià)值和利用價(jià)值可以涵蓋檔案的所有價(jià)值形態(tài)。如檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值就是檔案保存的時(shí)間性和利用的時(shí)效性的體現(xiàn)；又如檔案的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，它是檔案的兩種基本價(jià)值，其實(shí)就是檔案的利用價(jià)值，它說(shuō)明了檔案能滿足主體的不同需求。

四、總結(jié)

只有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，加大對(duì)檔案工作的投入并通過(guò)檔案人員的積極努力，以“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的精神，認(rèn)真做好檔案管理工作，才會(huì)有“前人種樹(shù)，后人乘涼”的大好局面。事實(shí)證明，對(duì)檔案管理工作的不斷投入，是企業(yè)家遠(yuǎn)見(jiàn)卓識(shí)的體現(xiàn)，它必將產(chǎn)生顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，提高檔案的保存價(jià)值和利用價(jià)值，而檔案就是企業(yè)為歷史留下的一筆寶貴財(cái)富。

（作者單位為湛江經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)國(guó)有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 洪亮.全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化[J].科技與企業(yè)， 2011（10）：108.

[2] 霍瑾玫.現(xiàn)代化信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用探析[J].卷宗，2013（7）：13-11.

[3] 郝水琴，關(guān)鳳明.關(guān)于做好新時(shí)期檔案管理工作的研究與探索[J].中小事業(yè)管理與科技，2011（3）：20-21.